Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Особенности профессии

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

• закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
• контроль за чистотой в офисе;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
• проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
• контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
• административно-хозяйственная работа;
• прием и регистрация почты, ее распределение;
• встреча гостей;
• прием звонков;
• организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
• работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Должностная инструкция офис-менеджера

546 84808

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера — образец 2020 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

https://youtu.be/ZlJBJGA0tZA

Плюсы и минусы профессии

Плюсы:

1. Не возникают сложности с трудоустройством.
2. Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
3. Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
4. Работа несложная и достаточно интересная.

Минусы:

1. Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
2. Высокая ответственность и много обязанностей.
3. Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
4. Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.

Положение в компании

Занимающий место офис-менеджера человек относится к руководящему составу фирмы. Этот сотрудник является связующим звеном между работниками и директором. Ему необходимо быть в курсе всех ситуаций внутри предприятия, вовремя и адекватно реагировать на все происшествия.

Особенное внимание нужно уделить умению обеспечить нормальный рабочий процесс именно в стрессовых ситуациях, которые нередко возникают как за пределами фирмы, так и внутри ее.

Напрямую офис-менеджер подчиняется директору или его заместителю, реже руководителю отдельного сектора или отдела.

https://youtu.be/Ctdx1A5Pfbw

Личные качества

Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.

1. Коммуникабельность.
2. Отличная память.
3. Доброжелательность.
4. Пунктуальность.
5. Грамотность и обучаемость.
6. Умение работать в коллективе.
7. Неконфликтность.
8. Задатки и руководителя, и организатора.
9. Хорошее знание иностранного языка.
10. Терпеливость.
11. Понимание корпоративной этики.

Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.

Ответственность

Офис-менеджер – профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.

1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность – вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
2. За разглашение конфиденциальной информации. В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности – это также сфера ответственности сотрудника.

Налагаемая ответственность

Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе. При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия. Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора. Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание. Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:

1. Внутренние правила дисциплины и трудовых норм.
2. Правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
3. Нормы делового этикета.
4. Использовали ложные сведения ради личной выгоды.

Перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным

Требования к сотруднику

На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее 2 лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.

Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.

Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:

• структуру компании и принципы зонирования различных служб;
• принципы управления персоналом компании;
• сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
• методы планирования и мотивации, используемые в компании;
• особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
• особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
• принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
• техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2016)».

Первый раздел инструкции: старт работы

Должностная инструкция менеджера или другого работника не является строго обязательным для предприятия документом и не имеет утвержденной формы. Типовой образец включает в себя 4 раздела, среди которых вводные положения, обязанности, права, ответственность.

Первая часть «Общие положения» дает представление о требованиях к кандидату на должность, подчиненности работника и необходимых для него знаниях.

Должностная инструкция офис включает следующие положения.

1. Должность относится к группе технических исполнителей.
2. Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
3. Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
4. Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы – минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
5. В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).

В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.

Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей

Основные права офис-менеджера следующие:

• ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
• внесение предложений по улучшению офисной работы;
• подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
• распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
• подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
• требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.

В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.