Акт недостачи при инвентаризации: образец

Акт о недостаче товара при его приемке: образец, форма, бланк

Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.

Общие сведения

Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:

акты приемки;
акты недостачи;
акты возврата;
другие акты.

Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.

Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:

Функции и роль документа

Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.

Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.
Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.

При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.

Нормативное регулирование

Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.

ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.

О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций.
Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций.
Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние.
Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации.
Они могут быть выражены в следующих вариантах:
- Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

На акте обязательно указывается дата составления документа. Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.

Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.

Образец акта о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

Что делать дальше с таким документом

После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.

Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

Источник: https://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/tovary/o-nedostache-tovara-pri-priemke.html

Акт недостачи при приемке товара: бланк

Единой, обязательной к применению формы акта о выявленной недостаче товара нет. Поэтому организация может разработать такой акт самостоятельно, взяв за основу, к примеру, форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Какой бы вариант акта организация ни выбрала, важно обеспечить наличие в форме такой первички обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Как правило, акт будет подписываться организацией-покупателем и представителями транспортной организации. Конечно, было бы лучше привлечь к подписанию акта и представителя продавца, если есть такая возможность, а также включить в состав лиц, составивших акт, представителя независимой организации. Соответственно, и количество экземпляров необходимо столько, сколько задействовано сторон. Обычно такой акт составляется в 3 экземплярах – для покупателя, продавца и транспортной организации.

Форму применяемого организацией акта о выявленной недостаче товара необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Пример бланка акта недостачи товара при приемке скачать можно по ссылке ниже.

Акт о недостаче товара при приемке (Word): .

Приведем также для акта о недостаче товара при приемке образец его заполнения:

Пред. / След.

Скачать акт о недостаче груза. Акт о недостаче товара при инвентаризации (образец)

Акт о расхождении (недостаче товаров) форма ТОРГ-2

заполняется при выявлении несоответствия фактически полученного товара и указанного в документах. Как правильно заполнить бланк формы ТОРГ-2? Предлагаем вашему вниманию заполненный образец акта о расхождении, скачать его вы можете по ссылке в конце статьи. Там же вы сможете скачать и сам бланк формы ТОРГ-2.

Итак, вы организация-получатель товара.

При приемке товара вы проверяете его качество, целостность упаковки, внешний вид, товарные свойства и количество получаемых материальных ценностей, сверяете все с прилагаемыми документами.

Если при этом вы обнаруживаете какие-нибудь нарушения: недостачу, излишек, пересортицу, ненадлежащее качество товара, то нужно тут же, пока не уехал водитель, всё это документально оформить.

Какие документы нужно составить?

Прежде всего это «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ»: если принимаются товары отечественного производства, то акт форма ТОРГ-2; если импортные – то форма ТОРГ-3.

На основании заполненного акта о расхождении оформляется претензия на товар, все это передается поставщику на рассмотрение. Образец претензии на товар можно посмотреть .

Образец акта о расхождении форма ТОРГ-2

Бланк акта состоит из 4-х листов.

На первом листе нужно отразить общую информацию об организации-получателе, указать место разгрузки товара, на основании какого документа принимается товар (например, товарная накладная или товарно-транспортная накладная). Далее прописываются реквизиты организации-поставщика, место загрузки товара. Также прописывается необходимая информация о транспортировке товара, его разгрузке.

На втором и третьем листе отражаются непосредственно выявленные несоответствия: нарушение упаковки, недостача, излишки и прочее.

Последний лист являются заключительным, в нем подводится итог, пишется заключение комиссии, проводившей соответствие фактически полученного и указанного в документах.

Все члены комиссии должны подписать акт.

Документу присваивается номер, указывается дата составления, а на первом листе руководитель организации ставит свою подпись, тем самым утверждая данный документ.

заполнения акта о расхождении / недостачи товара

Если же товар принят на склад, а позже выявляются несоответствия документам или брак, то в этом случае также составляется акт о расхождении по количеству и качеству, унифицированной формы он не имеет и составляется в произвольной форме. Можно воспользоваться, как образцом, имеющейся формой ТОРГ-2.

К составленному акту также оформляется претензия на товар, оба документа направляются поставщику на рассмотрение. На основании решения поставщика выполняются дальнейшие действия по исправлению всех нарушений.

Случай возврата товара подробно рассмотрен в , там же вы узнаете, какие проводки должен выполнить бухгалтер поставщика, а какие бухгалтер покупателя.

https://youtu.be/AsEh_s-QKIY

Документы делопроизводства предприятия → Акт о недостаче и(или) пересортице товара

акт

№от «»20г. о недостаче и(или)
пересортицетовара
1. название организации 2. фио уполномоченного ли…

Образец
.
Акт
контрольной проверки правильности погрузки продукции (
товара
)
Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара)
акт
контрольной проверки правильности погрузки продукции (
товара
) наименование и реквизиты предприятия: “” 20 г. no…
Образец
.
Акт
на порчу, бой, лом
товара
(материала). Форма № 12
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на порчу, бой, лом товара (материала). Форма № 12
Его уценке (списанию) вследствие материала. (порчи, боя и т.д.) в результате осмотра оказалось: – no. колич. актир
уценка сумма прей- +- +-уценки скур.наименование
товара
,сортедин.бруттонетто цена сумма новаясумма или материалов, арт…
Образец
.
Акт
на передачу
товаров
, тары и инвентаря при смене буфетчиков
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на передачу товаров, тары и инвентаря при смене буфетчиков
код по окуд 0903115 (предприятие, организация) акт
no. на передачу
товаров
, тары и инвентаря при смене буфетчиков на 20 г. сдающий: принимающий: (должность, фа…
Образец
.
Акт
об обнаружении недостачи продукции (
товара
) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)
Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении недостачи продукции (товара) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)
акт
об обнаружении недостачи продукции (
товара
) при вскрытиивагона (контейнера, автофургона) “” 200 г. место составления…
Образец
.
Акт
об установленном расхождении в количестве при приемке импортных
товаров
. Специализированная форма № 2-он
Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров. Специализированная форма № 2-он
специализированная форма no.2-он +-+ код по окуд 0903002 +-+ “утверждаю” “” 20 г. акт
no. от “” 20 г. об установленном расхождении в количестве при приемке импортных
товаров
место составления
акта
: …
Образец
.
Акт
инвентаризации
товаров

Источник: https://kapitalists.ru/download-the-certificate-of-shortage-of-goods-act-on-the-shortage-of-goods-in-inventory-sample.html

Инструкция по заполнению акта

Данный акт заполняется в следующем порядке:

Сначала заполняется шапка акта: указывается полное и сокращенное название организации, ее адрес, контактный номер телефона, а также наименование подразделения.
После этого заполняется небольшая табличка, расположенная справа. В нее вписываются коды по ОКВЭД и ОКПО, а также дата составления документа и его номер по порядку.
Затем можно переходить к заполнению основного поля акта при недостаче товара при инвентаризации. Необходимо указать, где происходил прием товара (к примеру, на складе). Акт можно составлять только после того, как комиссия полностью закончит проверку.
Если был обнаружен брак или недостача продукции, необходимо вызвать отправителя груза. Для этого нужно отправить ему письмо почтой или факсом. Сведения об уведомлении должны быть отмечены в акте.
В акте необходимо прописать реквизиты отправителя груза, изготовителя, продавца и компании, занимающейся страхованием (если продукция застрахована). Также нужно вписать дата и номер контракта о поставке и номера всех сопроводительных бумаг.
Нужно указать, каким способом доставляется товар; точку отправления и точку прибытия; время погрузки и разгрузки продукции. Вся информация берется из накладной на товар.
После этого заполняются сведения о поставке. В таблицу вписывают следующие сведения: вид упаковки, масса груза, число мест.
В следующей таблице отражаются фактические данные и выявляются несоответствия. Указывается дата, когда упаковка была открыта.
После этого указываются методики, с помощью которых происходило выявление несоответствий. Подробным образом описываются все дефекты и возможные причины, по котором они могли появиться.

Недостача при инвентаризации что делать?

Иногда в период осуществления процесса по инвентаризации выявляется недостача или излишество товаров. Какие действия следует предпринять учреждению при инвентаризации и как возместить итоговый ущерб? Можно ли использовать излишки товаров или списать их количество, выявленное в категории по недостачи?

Акт о недостаче товара при приеме товара

В первую очередь, если была выявлена нехватка товара, нужно оформить документ, подтверждающий нарушение условий договора ответственного хранения. Акт о недостаче считается официальным документом, который отражает точное количество товара, несоответствующего в накладных.

Похожий документ создается не только при отправке или приеме товара. Если норма не превышается, недостающая продукция списывается. Если количество превышает итоговый товар, ответственность возлагается на тех, кто хранит продукцию или виноват в его утери или порче.

В таком случае убытки возмещаются им.

Образец акта по инвентаризации

Образец приказа об удержании недостачи по итогам инвентаризации

Если показатели по бухгалтерскому учету и данные по инвентаризации разнятся, оформляется ведомость. Представляет собой документ, в котором отражаются все итого инвентаризации при потере учетной информации. Сумма нехватки или излишек продукции в подобных ведомостях отмечается по аналогичной схеме бухгалтерского учета.

На базе итоговых результатов деятельности комиссии, которая оформляет протокол, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Создается соответствующий приказ об инвентаризации и удерживаются денежные средства с виновных лиц.

Образец приказа

Списание недостачи при отсутствии виновных лиц

Если существующие меры, которые были предприняты компанией, не позволили выявить ответственных или виновных лиц, то итоговая сумма нехватки товара списывается на основании предварительно созданного приказа.

Если итоговая сумма оказалась выше нормы текущей прибыли или норма по недостающему имуществу не утверждается, то недостача относится в дебет согласно счету под номером 91. Иными словами, относится к прочим расходам.

НДС со счета, который раньше был принят для вычета, не нужно восстанавливать, так как Налоговый кодекс не упоминает в собственном учете ситуацию, когда этот коэффициент подлежит восстановлению.

По какой цене отражается списание недостачи по итогам инвентаризации?

По сравнению с предыдущим годом, в налоговом учете никаких изменений не произошло. Чтобы рассмотреть правильное списание по результатам инвентаризации, следует привести пример.

Пример:

При проведении инвентаризации в оптовой компании были обнаружены излишки товаров. По причине отсутствия первичных документов на схожий товар, к стоимости привлекалась сторонняя компания. Стоимость товаров, которые оказались в излишке, по оценкам составила 3,5 миллиона рублей. Стоимость услуг оценщика составила 249,6 тысяч рублей, включая НДС 41,6 тысяч.

Увольнение материально-ответственного лица из-за недостачи

Если работодатель выявил ответственного лица за недостачу, он вправе его уволить. Как правило, это делается по собственному желанию. Для этого нужно уведомить его за 14 дней об увольнении.

Если нет никаких оснований для того, чтобы сотрудника задерживать, это можно сделать сразу.

Однако в двухнедельный период сотрудник должен передать ценности, за которые он ответственен по трудовому договору

Материальные ценности передаются на базе акта приема.

В период подписания акта договор по материальным ценностям прекращает собственное действие в том случае, если работник не считает материально ответственной личностью.

При передаче ценностей работодатель должен успеть в течение двухнедельного периода. Если это не было осуществлено, руководитель компании больше не сможет задерживать сотрудника.

Объяснительная по недостаче

Подобный тип документа относится к служебным кадровым типам. Сдавать необходимо или в отдел кадров или секретарю руководителя.

Объяснительная составляется от руки или на специальном листе в виде внутреннего нормативного акта предприятия. Включает в себя две основы:

О том, что по его вине была произведена нехватка;

Причина, по которой это произошло. Во второй части документа сотрудник производит доказательства и доводы, которые могут оправдать факт опоздания.

При этом сотрудники просят, чтобы все документы были написаны от руки. Это перестраховывается от обвинений. Бывали ситуации, когда сотрудники не признавали объяснительную, написанную ими же на компьютере.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://classomsk.com/alimenty/zadolzhennost/nedostacha-pri-inventarizacii-chto-delat.html

Как составить акт о недостаче

В деятельности любого предприятия есть такая статья прихода, как закупка товарно-материальных ценностей у сторонних организаций.

ТМЦ закупаются и принимаются по особой процедуре с соблюдением установленных правил и норм.

При обнаружении излишков товара или его недостаточности данный факт фиксируется документально. Составление акта о сумме выявленной недостачи ТМЦ входит в компетенцию кладовщика или иного уполномоченного на прием товара сотрудника. Данный бланк также используется при обнаружении недостачи при ревизии хранящихся в организации ценностей.

Случаи, когда составляется акт

ТМЦ всегда принимаются и хранятся сотрудниками, которые по документам несут ответственность за их приемку и дальнейшую сохранность. С такими сотрудниками организации заключают договоры о полной материальной ответственности. Такой договор наделяет работника рядом полномочий, но в то же время и увеличивает до максимума степень ответственности.

При приемке товарных ценностей уполномоченный работник обязан проверить их количество и качество, а по их результату составляется:

Акт приемки, если никаких несоответствий не выявлено и нареканий нет.
Акт возврата, при выявлении порчи всей поставленной продукции или большей его части.
Акт о недостаче, в случае недопоставки.
Акт об обнаруженных излишках, если принимающая сторона желает забрать лишнее себе.

Любой документ составляется по строго установленным нормам, с четким указанием причины его написания и письменным свидетельствованием обеих сторон.

Акт о недостаче – это документ, который составляется в различных случаях:

Принимаемая партия товара не соответствует количественному параметру, прописанному в товарной накладной.
Ревизионная комиссия обнаруживает разногласия между указанными в перечне остатками товара и действительному количеству на складе или в ином помещении при инвентаризации.
Обнаружена недостаточность денег в кассе организации или в банковском пакете.

Акт о недостаче может выражаться в различных единицах измерениях: вес, штуки, денежные суммы.

Кто составляет документ

Обычно приемкой товарных ценностей занимаются кладовщики, если, конечно, такая единица в организации введена. Если фирма небольшая, а поставка ТМЦ не регулярна и берется только для собственных нужд, то такая обязанность может быть возложена на любого другого работника. Главное, что человек, который принимает ценности и отвечает за их хранение, отличается следующим:

В его должностной инструкции прописаны четкие указания о наличии у него таких обязательств.
С ним заключен договор о полной материальной ответственности.

При отсутствии уполномоченного на приемку работника его обязанности выполняет тот сотрудник, который по должности обязан его замещать.

Такие строгие правила позволяют наладить учет ТМЦ и иметь возможность впоследствии строго спросить за выявленные несоответствия.

Документ о недостаче составляет именно ответственный работник, чаще всего это:

Кладовщик.
Кассир.
Специально назначенная ревизионная комиссия.

В отличие от кладовщика и кассира полномочия комиссии непостоянны, они ограничены не только временем, но и пространством. Комиссия назначается для проверки ТМЦ на складе или денежных средств в кассе или проверки наличия оборудования и в иных случаях, но в строгих пределах.

Правила оформления

Кладовщик или иное ответственное лицо при приемке товара обязан тщательно сверить все прописанные в ТТН позиции с их реальным отгружаемым количеством. До того как ТМЦ будут сверены по количеству и качеству подпись о приеме товара в ТТН не проставляется.

Если получатель смог обнаружить недостачу или выявить порчу части доставленной продукции, то он должен придерживаться следующих правил оформления:

Распечатать нужную форму документа.
Определиться с точным количеством недостачи. В бланк можно включать не только отсутствующие позиции, но и те, что неполно укомплектованы.
Бланк заполняется только в присутствии второй стороны представителя.
Вместе с актом о недостаче составляется претензия, в которой получатель указывает возможные пути решения проблемы.
Если поставщиков одновременно несколько, то документ выписывается на каждого представителя отдельно.

При наличии разногласий по поводу количества или качества, приглашаются иные представители, например, транспортной компании.

Форма и содержание

Существует несколько различных форм актов недостаточности ТМЦ:

ТОРГ-2, самый распространенный бланк, применяется при обнаружении несоответствий ценностей при приемке. Пишется в четырех экземплярах.
ТОРГ-3 понадобится тем организациям, которые сотрудничают с зарубежными организациями и закупают товары у них. Заполнение производится в пяти экземплярах.
ТОРГ-12 совмещает в себя две функции – перечисляет ТМЦ, которые необходимо вернуть из-за несоответствия качества или их излишка, а также одновременно приводят перечень недостающих ценностей.

Каждый из них заполняется с учетом индивидуальных особенностей, но с большего все три бланка имеют много общего.

При заполнении бланка необходимо указать:

Название принимающей организации, от имени которой документ составляется.
Юридический и фактический адрес, телефоны для связи.
Основание для приемки, указывается номер и дата ТТН, по которой осуществлялась приемка.
Номер формы и дата ее заполнения.
Место приемки.
Реквизиты фирмы-поставщика, грузоотправителя или иных посредников.
Данные договора поставки.
Откуда прибыл товар.
Дату и время прибытия ТМЦ.
В таблицу сначала вносят все данные с ТТН, а затем прописывают расхождения, с обязательным указанием упаковки и количественного исчисления.
На второй странице фиксируются методы, которые позволили обнаружить несоответствия, например взвешивание, замер и т.д.
Указать все обнаруженные дефекты, если речь идет не только о полном отсутствии.

Сам бланк подписывается кладовщиком и представителем поставщика, а затем утверждается подписями главного бухгалтера и директора предприятия.

Образцы документов

Акт о недостаче – бланк

Источник: https://znatoktruda.ru/otvetstvennost/akt-o-nedostache/

На что обратить внимание

Проверяя наличие товаров и ценностей на предприятии на текущий период, материально-ответственному лицу и составу комиссии нужно учитывать ряд особенностей процедуры и заполнения ИНВ-3. Пять особенностей процедуры инвентаризации и заполнения акта инвентаризации:

При проверке иногда используют бланк ревизии, составленный собственноручно. Но в формуляре указываются реквизиты с унифицированного бланка. Но есть и исключения ─ бюджетные организации, которым унифицированный формат ИНВ-3 обязателен к заполнению.
В проверке участвует комиссия, утвержденная руководителем предприятия либо другим лицом, которое инициировало ревизию.
Фиксирующий протокол ─ приложение к соответствующему приказу. Поэтому без оглашения и письменного составления последнего акт не имеет юридической силы.
Выявленные ТМЦ, которые не учтены бухгалтерией, также вносятся в инвентаризационную опись.
При обнаружении товаров, пришедших в непригодность для дальнейшего использования, составляют соответствующий протокол с внесением списка найденных ТМЦ.

Формуляр, в котором фиксируются результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей предприятия, заполняется в обязательном порядке только бюджетными предприятиями, а остальные — по усмотрению руководства. При оформлении бланка участникам нужно опираться на законодательство РФ. Поэтому следует сначала просмотреть заполненные шаблоны протоколов. Также стоит использовать унифицированный бланк, так как там указаны обязательные реквизиты.

К содержанию

Недостача при инвентаризации и ее оформление

Недостачей при инвентаризации принято называть такую нехватку товарных или материальных ресурсов, которая превышает допустимые нормы трат.

Понятие и особенности

Для того чтобы обеспечить правдивость показателей бухгалтерского учета и всех данных в отчетах, необходимо в обязательном порядке проводить полную инвентаризацию товарных и материальных ресурсов на предприятии. Именно во время этой процедуры можно убедиться в том, что все имеющиеся ценности действительно присутствуют (совпадение того или иного ресурса с его наличием в бухгалтерском регистре).

Все несоответствия, которые могут быть выявлены во время инвентаризации, должны фиксироваться в бухгалтерской отчетности.

Недостачи бывают разных типов, которые зависят, прежде всего, от степени самого несоответствия и от типа материальной ценности ресурса. Рассмотрим виды недостач:

Недостача нормальных пределов. Нормой (для товаров) считаются следующие показатели:
0,25%: товары продовольственного типа;
0,3%: товары, распространяемые в больших торговых площадках, площадью 350 квадратных метров и более.
Недостача-пересортица. Согласно инструкциям, излишки и недостачи, в связи с пересортицей, возможны только в рамках товара с одними и теми же названиями, в одинаковый период проверки и у одного проверяющего.
Недостача необоротных активов. В тех случаях, когда наблюдается несоответствие между фактическим и регистровым значением необоротных активов, недостачу принято списывать, уменьшая при этом первичную цену активов. Выполняется это при помощи проводок по дебету счета 13 «Амортизация«.
Недостача ценных бумаг. Недостачи подобного типа обнаруживаются, как правило, тогда когда их эмитируют в документальную форму. В случаях, когда недостачи акций приводят к потере прав на них со стороны инвесторов, бумаги отправляются в колонку расходов.

Что такое недостача при инвентаризации, расскажет видео ниже:

Первые шаги

Как только несоответствие фактических ресурсов обнаруживается, первое, что необходимо сделать, это определить причину утечки.

Зачастую, оказывается, что недостачи на самом деле нет, а виной всему — ошибка бухгалтера. Такое происходит чаще всего, когда после отгрузки товара операция не проводится документально.

Вследствие этого на складе не обнаруживают товар, который по бумагам все еще должен там быть.

В случае если бухгалтерские отчеты верны, в недостача все же имеет место, необходимо понять причину недостачи, провести расследование, заставить работника составить акт недостачи и взыскать потерянные средства.

Акт и объяснительная

Согласно закону, в случае недостачи, руководство не просто «может», но и обязано потребовать от работника объяснительную записку. В этом случае, согласно трудовому законодательству, подчиненный не имеет права отказаться от написания объяснительной; он обязан изложить проблему в течение двух рабочих дней.

Акт недостачи необходимо писать на имя своего непосредственного руководителя (исполнительный, финансовый или генеральный директор).

В акте должно присутствовать:

Описания всех моментов и ситуаций, которые привели к недостаче. Пример: «14 марта на складе «Izona» состоялась проверка инвентаризации. В результате проверки обнаружилась недостача в составе…».
Описание причины недостачи. Здесь не должно быть долгих и детальных пояснений; только факты.
Реквизиты акта. Здесь необходимо вписать все формальные данные — название компании, имя и фамилию руководителя, должность работника, название акта (Объяснительная записка), дата, инициалы и подпись работника.

Бланк акта можно скачать здесь.

Образец акта о недостаче товара при инвентаризации

Списание недостачи в 1С Бухгалтерия — тема данного видео:

Все тонкости несовместимости фактического имущества с плановым, необходимо отражать таким образом:

Численную сумму недостачи требуется списать со счета. Для этого используется не цена товара, а его себестоимость. Нередко можно заметить, как недостача списывается по внешней цене, это является грубым нарушением.
Расчет частей недостачи должен быть установлен руководством.
Все недостачи необходимо отразить в счете 94 «Недостача и порча ресурсов».
Отметить недостачу по дебету счета 94 «Недостача и порча ресурсов».
Отметить в отчетности отклонение от нормативных естественных убытков.

Ответственность

Согласно части 2 статьи 247 Трудового Кодекса Российской Федерации, если работник предприятия является материально ответственным лицом и при этом у него обнаружили недостачу, то он должен написать объяснительную. В противном случае, его действия фиксируются в акте. Привлечение к ответственности проходит согласно следующим этапам:

Работник уведомляется о том, что руководство требует пояснить недостачу.
Если работник этого не сделал, то он должен получить уведомление и подписаться на нем.
Если работник не подписался или не желает это делать, то в присутствии свидетелей, данное уведомление прочитывается работнику вслух.
Если работник, несмотря на это, не поясняет ситуацию, то оформляется документ, подтверждающий отказ и уклонение лица от объяснений.

Образец акта

Образец акта недостачи при инвентаризации приведен ниже:

Акт недостачи товара при ревизии образец