Порядок оформления заявки на закупку товара по требованиям 44-ФЗ и ее содержание

Главная / Госзакупки / 44 федеральный закон

Назад

Опубликовано: 22.05.2020

Время на чтение: 7 мин

0

171

Победа участника в проводимых торгах по нормам 44-ФЗ во многом зависит от того, насколько правильно была составлена заявка на участие. Для корректного составления заявки на участие потенциальным поставщикам нужно понимать, какие сведения являются обязательными, а какие – нет, что нужно включать в цену контракта и когда важно перечислить все параметры и характеристики поставляемого товара и пр.

• Что такое заявка на закупку по 44-ФЗ, и для чего она необходима
• Порядок оформления заявки на закупку товара
• Основные правила и требования к заполнению
• Перечень документов, который прилагается к заявке

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию 8 или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Задать вопрос

Для чего требуется оформление заявки

Важно! Заявка на приобретение товара – это документ, в котором указывается желание заказчика на покупку определенного перечня товаров.

Несмотря на доверительное отношение между контрагентами, они должны подкрепляться определенными документами. Процедура оформления документов основана на документальном бронировании товара за собой для получения его в будущем. Данная заявка необходима в том случае, если стороны при заключении сделки еще не определились с точным ассортиментом и количеством необходимого товара. При таких ситуациях наименование необходимых товаров указывается в отдельном документе – заявке. Данный документ также может рассматриваться в качестве согласия на условия оплаты, предлагаемые поставщиком.

После оформления заявки на покупателя возлагается обязанность по приему и оплате поставленного товара, если перечень, количество и качество товара соответствует тем сведениям, которые указаны в документе. Заявку необходимо составить так, чтобы при необходимости судебных разбирательств между контрагентами, четко можно было определить оговоренные условия сделки (

Образец служебной записки на канцтовары

Самой простой частью к заполнению является шапка. Все данные, которые указываются можно уточнить у других сотрудников или руководства. Имена и отчества могут быть вписаны в полном виде или в формате инициалов. Главным условием является легкость определения, кто и в отношении кого отправил записку.

Главный текст обращения должен начинаться со слов «Довожу до сведения…» и тому подобных. Начало записки должно позволять заявителю легко перейти к сути вопроса, избегая лишних слов.

Доклад должен быть кратким, но полноценным. Вся необходимая информация вписывается в сам текст. Желательно оставлять ссылки на даты, время и обстоятельства. Это позволит облегчить проверку переданных сведений и избавит должностное лицо от дополнительных вопросов.

Служебная записка – это удобный способ запросить у должностного лица решения необходимых задач, например, пополнения запасов канцтоваров. Несмотря на свою законную незащищенность (в законодательстве отсутствуют соответствующие регулирующие акты), такой вид обращения сохраняется в документации организации продолжительное время.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Действия при покупке товара

Закупка товара представляет собой совокупность последовательных взаимосвязанных действий:

1. Составляется заявка.
2. Определяется поставщик.
3. Размещается заказ.
4. Анализируется заказ.
5. Происходит исполнение заказа.

Поставщиком может разрабатываться свой бланк заявки. В этом случае контрагенты должны пользоваться для оформления сделки именно этими бланками.

Важно! Правильно составленная заявка на приобретение товара позволяет урегулировать возможные спорные моменты между покупателем и поставщиком, касаемо сроков, объема и качества поставляемой продукции.

Каких ошибок стоит избегать

Если служебная записка будет составлена не должным образом, то она не будет принята адресатом. Для этого необходимо учитывать ошибки, которые часто совершаются при составлении обращении:

1. Не указывается адресат или введенные данные некорректны.

2. Текст не имеет причины обращения.
3. Не имеется информация о способах решения проблемы.
4. В тексте использованы просторечия.
5. Документ составлен не на бланке организации (если таковой имеется).
6. Введенные данные не соответствуют действительности.
7. Нет подписи должностного лица.

Это интересно: Должностная инструкция юрисконсульта 2020 профстандарт образец

Перед отправкой записки должностному лицу, необходимо перечитать и исправить имеющиеся ошибки и недочеты. После их устранения у руководителей не будет причин для отказа от принятия обращения.

Как правильно составить заявку

Оформление заявки начинается с наименования контрагентов, то есть поставщика и покупателя, заключивших между собой договор на поставку товара.Помимо этого указываются юридические и фактические адреса сторон, контактные данные и платежные реквизиты. В заявке также должна присутствовать ссылка на реквизиты договора о поставке, заключенного между сторонами. Именно на его основании и указывается последующая информация в заявке.

Далее прописывается непосредственная заявка на поставку товара, которая включает в себя:

• наименование товаров;
• характеристики товаров;
• количество единиц всего перечня необходимых товаров;
• стоимость единицы товара, а также полная стоимость заявки.

Важно! Одним из важных пунктов заявки является – сроки поставки. Если поставка должна производиться в несколько этапов, то следует также в заявке указать график поставки с указанием конкретных дат, а также конкретным перечнем и количеством товара.

В конце документа ставятся подписи уполномоченных представителей компании, а также проставляются печати организации. Если представители компании действуют на основании доверенностей, то реквизиты этих доверенностей также вносятся в заявку. Поставщик при получении заявки должен поставить на ней отметку о принятии ее к исполнению. Кроме того, покупателю подтверждение может быть направлено в письменном виде.

Образец заявки

Основные требования к заполнению

Оформить служебную записку можно самостоятельно, особенно, если на предприятии не имеется установленного образца. Но есть перечень реквизитов, которые нужно включить в документ в обязательном порядке:

1. Справа сверху – должность и ФИО сотрудника, который является адресатом, т. е. получателем документа.
2. Немного ниже отмечается составитель бумаги, т. е. лицо, которое формирует обращение.
3. Строкой ниже по центру отображается его название.
4. Далее указывается цель его составления: «на закупку материалов», «на получение материалов со складского помещения».
5. Просьба о предоставлении.
6. В нижней части прописывается регистрационный номер и дата, в которую производится оформление записки.
7. Подпись и расшифровка фамилии и инициалов ответственного лица.

Допускается включение таблицы с перечнем предметов канцелярии или оформление ее посредством отдельного приложения.

Заявка в устной форме

Иногда стороны договариваются между собой о подаче заявки в устной форме, например, по телефону. В этом случае каждая заявка покупателя фиксируется в специальном журнале и ей присваивается определенный номер. Далее подобное устное обращение также может подтверждаться на бумаге.

Несмотря на то, в каком именно виде составляется заявка, в ней всегда предусматриваются определенные условия ее исполнения. Основная часть документа, содержащая непосредственную заявку, заполняется как правило в виде таблице. В не отражаются те сведения, которые характеризуют запрашиваемые товары:

• наименование;
• артикул;
• характерные особенности;
• количество товара каждой позиции;
• стоимость единицы товара;
• общая стоимость каждого наименования товара;
• итоговая сумма заявки.

В заявке также могут указываться общие требования к товарной упаковке, габаритов товаров, методов и даты поставки, адреса получателя. У покупателя должно быть четкое представление о сроках, которые включают в себя не только непосредственную доставку товара, но и время для ее подготовки.

Если покупателю предоставляются скидки по договору поставки, то об этом также следует указать в заявке. Кроме того, в документе могут указываться и иные дополнительные договоренности и особые условия оплаты. Например, по соглашению сторон может предусматриваться предварительная оплата товара или оплата товара уже после поставки.

Важно! По своей форме все заявки на поставку могут разделяться внутренние и внешние. Внутренние заявки представлены в виде деловых писем и составляются они при участии в различных мероприятиях, тендерах и др. с целью получения услуг от иных организаций.

Что такое служебная записка

Служебная записка – это документ, где содержится просьба или предложение, адресованное другому сотруднику. Такой документ может быть не только внутренним, но и внешним, то есть отправляться за пределы организации.

Используется для предложений и прошений между подразделениями и сотрудниками, находящимися не в прямом подчинении. В документе отражается не только краткая информация относительно ситуации, но и план решения.

В каком порядке происходит получение товаров по заявке

Порядок получения товара по предварительно направленной заявке выглядит следующим образом:

1. В первую очередь представитель заказчика связывается с представителем поставщика для того, чтобы уточнить все детали будущей заявки. Требуется уточнение наличия товаров на складе поставщика, его объемы, качество и иные параметры. Если необходимый товар у поставщика отсутствует, то нужно будет выяснить дату его поставки на склад.
2. После этого выясняется, каким способом направить заявку поставщику. Заявка может быть передана по электронной почте, либо факсом.
3. Далее происходит непосредственное составление заявки на товар и передача ее представителю поставщика.
4. После этого поставщик переходит к обработке заявки. Если при этом у него возникают какие-либо вопросы, то он может связаться с представителем заказчика для уточнения вопросов. Если вопросов у поставщика не возникает, от заявка просто подтверждается и направляется на склад. Далее на основании заявки бронируется необходимый товар уже на складе поставщика.

Важно! Подача заявки на приобретение товара требует соблюдения определенного порядка действий. В этом случае стороны могут быть уверены в том, что товары покупателю поступят в нужном объеме, нужного качества и в оговоренные сроки.

Составление и содержание записки

Требования к оформлению документов», что позволит соблюдать принцип однотипности оформления деловой документации. В целях упорядочивания внутреннего движения документов компании, каждая служебная записка должна иметь собственный регистрационный номер, присваиваемый ей при составлении.

Основными реквизитами являются:

• сведения об адресате (структурное подразделение, должность, ФИО);
• регистрационный номер и дата составления служебной записки;
• наименование документа («Служебная записка»);
• подзаголовок к основному тексту, частично раскрывающий предмет сообщения;
• текст записки;
• подпись составителя, его ФИО, должность и наименование структурного подразделения.

Пример служебной записки о премировании скачать (Размер: 36,0 KiB

Положительные и отрицательные стороны подачи заявки на приобретение товара

Стилизация служебной записки

Служебная записка должна составляться в деловой форме. В тексте должны отсутствовать просторечия, матерные выражения, а суть обращения излагаться лаконично и четко. Обязательным условием является способ решения имеющейся проблемы.

Форма, в соответствии с которой составляется записка, может быть отражена в уставной документации организации. В противном случае сотрудник имеет право составлять документ в свободной форме, но при учете некоторых обязательных частей обращения.

Все разновидности докладной, к которой относится служебная записка, должны составляться в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, где указаны обязательные реквизиты.

Бланк, на котором составляется записка, может предусматриваться уставной документацией организации. Если же правил относительно строгого бланка не установлено, то документ составляется на обычном белом листе формата А4. Если размер докладной превышает один формат, то информация должна продолжаться на другом листе. Заполнение обратной стороны не рекомендуется, так как может привести к отказу от принятия подобного способа подачи обращения. Если документ состоит из нескольких листов, то они должны быть пронумерованы и скреплены.

Отказ от заявки

Законодательство предусматривает для покупателя возможность отказа от заявки на приобретение товаров при наступлении определенных обстоятельств. Например, если у заказчика возникли сложности с финансами, которые не позволяют ему выполнить те обязательства, которые ранее были оговорены с поставщиком. Но в этом случае покупателю нужно будет подтвердить тот факт, что он действительно находится в трудной ситуации. Если обоснования отказа от заявки нет, то такой отказ считается нарушением условий договора.

Структура документа

Отсутствие закрепленной законодательством формы для составления записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. За основу для документа берется стандартный алгоритм оформления:

1. В правом верхнем углу указываются данные адресата, который является получателем записки. Сюда входит информация о должности, ФИО.

2. Ниже должны быть отражены аналогичные данные относительно заявителя.
3. Далее указывается дата составления записки, номер, выданный для внутреннего документооборота, населенный пункт регистрации организации.
4. По центру указывается название документа «Служебная записка».
5. В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы. Сюда необходимо включать информацию о возможном пути решения вопроса.

В конце записка заверяется подписью составителя. Также потребуется роспись от руководителя для утверждения обращения.

Чем записки различаются между собой

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

Как правильно составлять записки

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123

Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

• наименование структурного подразделения — составителя записки;
• наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
• дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
• адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
• заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
• отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
• подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Это интересно: Акт приема передачи объекта недвижимости образец

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю. », «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Генеральному директору ООО «Альфа» И.И. Стасову

Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И. Богдановой

Главному бухгалтеру А.Д. Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012

от 30.08.2012 № 12

О причинах утраты оригинала ГТД

Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.