Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, как внести запись
Смена сведений о работнице должна быть обоснована, для чего предъявляются подтверждающие документы.
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества – следующий шаг после того, как будет получен новый паспорт после бракосочетания.
Все личные и кадровые документы должны быть оформлены надлежащим образом и содержать актуальную информацию о человеке. После регистрации брака сотрудницы предприятия часто меняют фамилию, что также должно найти отражение в кадровой документации.
Общие правила оформления
Оснований для изменения личных данных может быть несколько, однако самой популярной причиной служит замужество с принятием фамилии супруга. При расторжении брака предусмотрена аналогичная процедура с возвратом прежних сведений.
Сообщать об изменении фамилии необходимо сразу, как только получен новый гражданский паспорт, поскольку предприятие подает ежемесячные и квартальные отчеты о численности сотрудников в государственные структуры и производит соответствующие налоговые и страховые отчисления. Если не произвести своевременную корректировку личной документации у работодателя, могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа и правом на пенсионные начисления.
При смене фамилии работодатель обязан внести изменения в личное дело, трудовую книжку, оформить соответствующие внутренние кадровые приказы. Если по каким-либо причинам сотрудница не успела оповестить об изменениях, и на предприятии документы не были переоформлены, последующий работодатель вправе исправить ситуацию на основании предъявленных документов.
Перечень бумаг, задействованных в переоформлении трудовой, определяется, исходя из конкретной ситуации.
Процедура изменения регулируется пунктом 26 ПП РФ №225 от 16 апреля 2003 года.
Какие документы нужны
Чтобы произвести запись в трудовой о смене фамилии работнику кадровой службы потребуется ряд документов, на основании которых будет издан приказ о внесении исправлений и подготовлено допсоглашение к трудовому контракту.
При определении перечня, подтверждающего факт перемены в личных сведениях, руководствуются п.2.3 Инструкции по оформлению трудовых, утвержденной Постановлением Министерства труда №69 в 2003 году.
Список бумаг, предоставляемый в кадровую службу, включает:
- Новый паспорт.
- Свидетельство о рождении, о регистрации или расторжении брака.
- Подтверждающие справки, оформляемые государственными органами.
Ссылку на документ, давший основание для корректировки, указывают на внутренней стороне первой страницы формуляра. Если фамилия изменена на основании свидетельства о браке, внутри бланка трудовой пишут серию, номер свидетельства, дату оформления.
Корректируя личную информацию и документы работницы, работодатель и сотрудник дополнительно оформляют:
- заявление от сотрудницы с просьбой внести исправление (заполняют по образцу отдела кадров);
- приказ руководства о необходимости корректировки;
- дополнительное соглашение;
- внутренние регламенты, табели учета и т.д.
Пошаговое описание изменения фамилии в трудовой книжке
Действуя в следующей последовательности, кадровая служба меняет информацию о работающем человеке:
- Подача заявления вместе с подтверждающими бумагами.
- Издание внутреннего приказа.
- Подготовка и подписание нового допсоглашения к договору.
- Внесение записи в трудовую книжку.
Поскольку от грамотного оформления книжки зависит благополучное согласование стажа и права получения пенсии, при внесении исправлений важно придерживаться следующих правил:
- Дополняют запись в графе с фамилией на 1-ой странице. Предыдущее значение зачеркивается одной ровной линией, а рядом вписывают актуальные данные. Если места не хватает, слово вписывают над строчкой.
- Ссылка на документальное основание корректировки (из ЗАГСа) записывается с внутренней части обложки формуляра.
- После указания серии и номера свидетельства уполномоченное должностное лицо расписывается, заверяя запись печатью.
Во избежание проблем с расшифровкой информации, вписанной вручную, рекомендуется ставить печать таким образом, чтобы был виден весь текст. В то же время, необходимо учитывать, что формуляр действует на протяжении всей жизни, в течение которой фамилия может меняться неоднократно.
Следует оставлять достаточно свободного места, чтобы впоследствии не было проблем с фиксацией новых данных.
Процесс исправления личной информации не сложен, но требует внимательного отношения, поскольку подчистки и неразборчивые записи недопустимы.
Заявление об изменении личных данных
Смена фамилии работника организации требуют от работодателя или сотрудника отдела кадров отчетливого понимания действий относительно того, как внести изменения в трудовую книжку.
Наиболее распространенный случай для смены фамилии — это изменение семейного положения работника и принятие фамилии супруга.
В этом случае внести корректировки в трудовую книжку нужно сразу же после того, как работник поменяет паспорт на новую фамилию.
Кроме того, фамилия может быть изменена по собственному желанию человека. Как правило, изменения в трудовую вносятся также после получения нового паспорта.
Смена записи в трудовой относительно фамилии вносится и по другим причинам, к примеру, после бракоразводного процесса.
Оформляется такое действие всегда за одинаковым алгоритмом.
После этого необходимо придерживаться такого алгоритма действий:
- Работнику следует подготовить необходимый пакет документов.
- Внесение изменений в трудовую книжку обязанность сотрудника отдела кадров.
- Прежде, чем в трудовую будут внесены изменения, работник должен внимательно прочесть приказ, который ему выдаст работодатель.
- Работнику не обязательно видеть факт внесения изменений в трудовой документ, но для собственного спокойствия лучше осмотреть книжку и проверить правильность заполнения новой информации.
Процедура внесения записей в трудовую книжку осуществляется после заявления сотрудника с просьбой о внесении изменений в трудовую.
Затем на его основании создается приказ руководителя организации о произведении соответствующих исправлений в отношении сотрудника.
Под датой и подписью нужно обязательно указать в приложении перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно изменить индивидуальные данные работника.
Список необходимых документов от работника выглядит так:
- паспорт на новую фамилию;
- свидетельство о браке, если данные были изменены в результате его заключения;
- иное свидетельство, которое подтверждает изменение фамилии, имени или отчества.
Но специалисты настоятельно рекомендуют провести подобные изменения в трудовой книжке как можно быстрее, сразу после получения паспорта с новой информацией.
https://youtu.be/MIioSnzZjIY
Заявление о смене фамилии
Подача заявления на смену фамилии осуществляется лично лицом, которое эту фамилию меняет. В территориальном ЗАГСе заявитель заполняет бланк по форме №15.
Сведения, подлежащие обязательному отражению в заявлении:
- действующие фамилия, имя, отчество;
- число, месяц и год рождения, а также место рождения;
- гражданская принадлежность;
- семейное положение;
- реквизиты записей актов гражданского состояния, уже имевшие место на момент подачи заявления;
- анкетные данные несовершеннолетних детей, по каждому ребенку отдельно;
- фамилия, избранная взамен имеющейся;
- основание, послужившее смене фамилии;
- опись документов, приобщаемых к заявлению;
Заявление полежит обязательному подписанию и датированию заявителем.
Бумаги, подлежащие приобщению к заявлению:
- фото для документов с изображением заявителя;
- паспорт;
- свидетельство о рождении;
- автобиография, в которой излагается информация о дате и месте прежней регистрации актов гражданского состояния;
- свидетельство о браке либо свидетельств о его расторжении;
- свидетельства о рождении имеющихся несовершеннолетних детей;
- иные документы, подтверждающие наличие предусмотренного в законе основания для смены фамилии.
ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Как правильно провести расчет цены иска, пример
На основании каких документов меняют данные в трудовой книжке
Перечень документов, которые позволяют оформить запись об изменении фамилии в трудовой книжке, установлены постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Пункт 2.3 утвержденной им инструкции определяет перечень документов-оснований:
- паспорт;
- свидетельство о рождении;
- свидетельство о браке или о его расторжении;
- документы с подтверждением изменения (с указанием номера и даты).
Наличие этих бумаг позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудкнижку сотрудника.
Трудовой договор
Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.
Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.
Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.
Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.
Должны быть подтверждающие документы
Важно понимать, что к заявлению о смене фамилии после замужества следует обязательно приложить копии подтверждающих документов. Без них заявление кадровику принимать нельзя
Тем более что они должны быть на руках у сотрудницы. Специалисту кадровой службы останется просто сделать с них копии и приложить их к заявлению.
В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:
Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.
Причины изменения фамилии
Самая распространенная причина изменения фамилии – это вступление в брак, причем в этом случае фамилию могут поменять не только женщины, но и мужчины. Такая же ситуация возникает при разводе и возвращении добрачной фамилии. Особенно запутанные случаи встречаются при неоднократных браках и разводах.
Например, Рифкина-Гиндельштейн-Абрамян-Коваленко-Ривкина
Обратите внимание, что в этом примере возвращенная добрачная фамилия отличается на одну букву, потому что реальная добрачная фамилия была «Ривкина» (по добрачным паспортным данным), но при заполнении первой записи в трудовой книжке кадровик написал фамилию с ошибкой. Поэтому при изменении фамилии следует знать, как в трудовой книжке исправлять ошибочно написанную фамилию
Фамилия может поменяться и по личному заявлению, когда человек хочет сменить неблагозвучное имя или отказаться от фамилии по иным причинам. В любом случае изменение фамилии должно подтверждаться официальными документами.
Смена фамилии в трудовой книжке пример, образец, изменить фио после замужества
Форма заявления стандартная, с просьбой о внесении изменений. Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.
Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника.
Если же по каким-либо причинам это не было сделано, то исправления вносятся следующим работодателем данного гражданина.
Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии.
Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.
2003 года)
Как оформлять приказ об исправлениях в трудовой книжке
Получив обращение сотрудника, работодатель издает локальный распорядительный акт, который дает возможность внести запись в трудовой при смене фамилии и утвердить необходимость скорректировать кадровые документы. Форма приказа законодательно не установлена, его оформляют произвольно.
С приказом знакомят всех упомянутых в нем работников.
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ПРИКАЗ 27.01.2020
Москва О внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой работником фамилии В связи со сменой фамилии главного бухгалтера Викторовой Виктории Викторовны (новая фамилия — Никанорова) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителю отдела кадров А.А. Александровой внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить личные и паспортные данные. 2. Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя отдела кадров А.А. Александрову. Основание:
Директор Иванов И.И. Иванов С приказом ознакомлены: Руководитель отдела кадров Александрова Александрова А.А. 27.01.2020 |
В какие еще документы следует внести изменения
После оформления и утверждения приказа об использовании новой фамилии сотрудника необходимо произвести обновление записей в таких бумагах:
- в личном деле исправляют в карточке информацию о работнике;
- переоформляют документацию по лицевым счетам;
- обновляют измененную в отношении сотрудника персонализацию во всех других кадровых и бухгалтерских бланках, где есть индивидуальные данные трудящегося.
Личная карточка
Внесение изменений в личную карточку может быть выполнено разными способами.
Рассмотрим подробнее пример:
Наиболее распространенный вариант, когда работница после свадьбы берет данные своего мужа, — например, была Анохина — стала Данильченко.
Девичью фамилию зачеркивают чертой и если позволяет место рядом вписывают новую.
На внутренней стороне обложки вносят название официальной документации, серию, номер и дату, например, «Свидетельство о регистрации брака II-ВВ №342876 от 11.04.2015 г.» Под этой записью кадровый сотрудник должен поставить подпись с указанием своих данных и поставить печать. Обязательно необходимо указать дату выполнения обновления. Если же не хватает места, то запись о персональном параметре вносят над вычеркнутым словом.
ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Образец заявления об объявлении несовершеннолетнего полностью дееспособным: эмансипация
Параметры о свидетельстве, в соответствии с которым изменяют запись с подтверждением достоверности ее подписью кадрового сотрудника, можно указать также в карточке, где есть место в разделе «Дополнительные сведения».
Иногда кадровики распечатывают бланк страницы из карточки трудящегося с новыми параметрами, а на старом листе оставляют пометку об его замене.
Трудовой договор
Не все кадровые служащие сходятся в едином мнении, что при смене личного параметра необходимо подписывать новый трудовой договор или оформлять дополнительное соглашение к нему.
В ней допускается редактирование текста только с целью несения недостающих сведений, а не измененных.
Поэтому при смене персональных данных работников нужно подписывать дополнительное соглашение.
Как пройти тестирование при приеме на работу? Узнайте тут.
Для чего нужна голограмма в трудовой книжке? Информация — здесь.
В какие еще документы нужно внести изменения
Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее. Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения
Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку. Необходимо также указать дату изменения сведений
Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку. Необходимо также указать дату изменения сведений.
Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.
Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:
- в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
- в графике отпусков, ф. Т-7;
- в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).
В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:
- пенсионного свидетельства;
- банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).
Это продиктовано важностью корректной сдачи индивидуальных сведений в Фонд на сотрудника. Ошибка может вылиться для организации в отказ приема отчетности и штрафные санкции
Несвоевременное же перечисление заработной платы чревато конфликтом с сотрудником и перспективой внеплановых проверок для фирмы.
У ответственных лиц фирмы отсутствует обязанность извещать о смене анкетных данных Фонды соцстраха, медстраха. Нет необходимости и в обращении в налоговую за получением обновленного ИНН на сотрудника. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.
Итоги
При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу. Четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет. Целесообразно вносить изменения на основании заявления гражданина с приложенными копиями соответствующих документов: свидетельства о браке (разводе), решения суда, нового паспорта, после издания приказа руководителя. Особое внимание следует уделить корректировкам в трудовой книжке и договоре с работником. Исправления в любых документах, содержащих персональные сведения, должны вноситься так, чтобы сведения не могли быть искажены при прочтении и копировании.
Приказ об изменении персональных данных
Данный приказ издается на основании заявления работника, чьи данные подлежат изменению.
Писать заявление с просьбой изменить фамилию сотруднице не обязательно, но желательно. К заявлению она должна приложить копии документов, на основании которых просит внести изменения. Оригиналы этих документов работница предъявляет для подтверждения копий работодателю. К ним относятся:
- свидетельство о регистрации брака}
- паспорт.
Изданный приказ служит основанием для кадровой службы организации произвести изменения в документах, содержащих персональные данные:
- трудовой книжке}
- личной карточке работницы}
- лицевом счету и других документах.
Как и все приказы, приказ об изменении персональных данных работницы должен быть официально зарегистрирован и занесен под порядковым номером в специальный журнал регистрации приказов.
О содержании приказа об изменении фамилии сотрудницы в связи с замужеством информируют под подпись саму работницу, работников бухгалтерии и кадровой службы организации.
О чем еще нужно знать
Смена подписи
Кадровому инспектору необходимо не только внести изменения фамилии в документацию, а еще и получить у сотрудника новый образец подписи, об этом не стоит забывать.
Возврат фамилии при разводе
Бывает, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В таких случаях необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.
Пример:
Внесение записи при повторном браке
Следующий брак также необходимо отразить в трудовой книжке, как и первый.
Если перемена фамилии произошла во время повторного брака с одним и тем же человеком, то в записи указывают, что старая изменена на новую на основании свидетельства о браке, так же как при возврате ее при расторжении брака.
Как исправить неправильно внесенные изменения?
В инструкции есть информация о порядке исправления ошибочной записи, но по вопросу титульного листа она отсутствует.
ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Каков срок регистрации права собственности на квартиру через МФЦ
Если трудовая оформляется впервые, то в случае ее неправильного заполнения она подлежит уничтожению.
Это рассматривается в п. 42 Правил. В соответствии с п. 48 работодатель должен заплатить за ее замену.
Но как быть, если трудовая книжка уже имеет записи с предыдущих мест работы? В таких случаях необходимо вносить изменения с пометкой «взамен ошибочной» под роспись и печать.
Всегда нужно помнить, что, прежде всего, руководитель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек, т.к. он назначает сотрудников отдела кадров. Назначенные им должностные лица за нарушение учета или хранения несут дисциплинарные наказания и другие санкции, предусмотренные в законодательных актах.
Неправильно внесенные изменения: как исправить
Были случаи, когда работница меняла фамилию в связи с браком на предыдущем месте работы, а сотрудник, обязанный вести трудовые книжки, не знал, как правильно написать в трудовой книжке изменение фамилии. Он просто перечеркнул старую и написал новую фамилию сотрудницы, без каких-либо обоснований и подтверждений изменения подписями и печатью.
В связи с тем, что любые изменения информации в трудовой книжке следует подтверждать соответствующими документами и заверять печатями и подписями, данная запись с изменением фамилии без обоснования является, по сути, незаконной. Но так как запись не является ошибочной и не требует исправления, а информация представлена неполной и нуждается в дополнительных сведениях, данный недочет оформления документа можно исправить по последнему месту работы, не обращаясь в организацию, допустившую неполное внесение изменений в титульный лист книжки.
Чтобы устранить недочет записи новой фамилии сотрудницы, работник кадровой службы или ответственное лицо организации на свободном месте обложки делает запись о документе с указанием его номера и даты, который является основанием для изменения фамилии работницы. Предпочтение отдается первичному документу, т.е. свидетельству о браке, но в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет запрета записывать основанием для изменения фамилии паспорт работницы.