Добавляем штатную единицу в штатное расписание: образец приказа

Приказ о введении новой должности в штатное расписание – обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).

ФАЙЛЫ

ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников. Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами. Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.

Порядок вынесения приказа

Необходимость внесения изменений в структуру компании может возникнуть:

• в результате введения нового направления деятельности;
• при привлечении новых специалистов из-за модернизации производства;
• ввиду сокращения должностей;
• в связи с повышением или понижением окладов и т.д.

Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований для срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому данные вопросы отводятся на усмотрение руководителя. Если в организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение, то целесообразно поменять само штатное расписание. Если нужно добавить новую штатную единицу, вполне достаточно изменить кадровое расписание путем издания соответствующего документа.

Приказ о введении новой должности может быть разработан по распоряжению руководителя организации:

• кадровой службой;
• юристами;
• секретарем.

При разработке такого приказа необходимо:

1. Провести анализ общей информации:
   о должностных обязанностях;
2. об оптимальных временных затратах;
3. о часовых нормах, предусмотренных для соответствующего типа труда.
4. Решить вопрос о допустимых часовых объемах работы (ставка, 0,5 или 0,25 ставки или менее) для нового сотрудника.
5. Разработать проект должностной инструкции.
6. Подготовить предложение на имя руководства об увеличении штата. Оно может быть направлено от имени:
   начальника кадрового подразделения;
7. начальника отдела, в который предлагается новая единица.
8. Разработать форму приказа.

В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.

Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела.

Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

• если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю;
• если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.

К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.

Добавляем штатную единицу в штатное расписание: образец приказа

А как составить приказ о добавлении штатной единицы? Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату.

Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ). Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому и нужен приказ на добавление штатной единицы в штатное расписание.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст.

22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.

Структура приказа

Трудовое законодательство не содержит утвержденной формы документа о введении в штат новой должности. На основании анализа требований к кадровой документации можно сделать вывод, что в приказе следует указать:

1. название организации (как в учредительных документах);
2. город составления, номер и дату составления;
3. наименование приказа (например: «Приказ о введении новой должности в штатное расписание», «Приказ о включении новой должности» и т.д.);
4. основание увеличения штата сотрудников (например, служебная записка, результаты статического анализа и т.д.);
5. наименование должности;
6. количество единиц, необходимых для выполнения имеющегося объема работы;
7. величину должностного оклада.
8. ответственных за выполнение приказа лиц (им могут быть бухгалтер или кадровый работник).

Документ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на то заместителем. Подписанный бланк передается в отдел кадров, а его копии – в бухгалтерскую службу и отделы, в которых будут работать данные специалисты.

Приказ об изменении штатного расписания

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

приказа о штатном расписании

Скачать

Образец приказа о внесении изменений

при сокращении подразделения

Скачать

при переименовании должности

Скачать

Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота.

Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив.

Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Возможные ошибки

При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей. Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников. Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия. В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания. Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

1. По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
2. Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
3. Выявить необходимость во внесении изменений;

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню. Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Рекомендуем прочесть: Исполнительный сбор при солидарном взыскании

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

Как оформить изменения в расписании при…

…введении новой должности

Данный вид приказа единственный, который начинает действовать сразу после его издания. Дело в том, что при введении в штат новых должностей (подразделений), старые сотрудники никак не затрагиваются вводящимися изменениями.

При составлении приказа необходимо указать полное наименование новой должности (или подразделения) и дату, когда полномочия этой должности вступают в силу и сотрудники, назначенные на новую должность приступают к работе. Кроме того, должны быть указаны оклады или тарифные ставки.

Должна стоять отметка о дате принятия в штат новой должности или подразделения.

…сокращении штата

Такой вид приказа должен содержать список мест, подлежащих сокращению, с указанием даты вступления приказа в силу.

Работодатель вправе сократить или вывести должность и оставить сотрудника в штате фирмы, переведя его на другое место работы. Если оклад по новой должности будет меньше, чем по старой, сотрудник обязательно должен изъявить свое согласие на перевод.

В любом случае, наниматель обязан ознакомить всех сотрудников, попавших под сокращение, с документом под роспись.

Также он должен помнить, что Трудовой кодекс РФ, статья 179, четко обозначивает несколько категорий граждан, не подлежащих увольнению по причине сокращения штатов. Такие сотрудники могут быть только переведены.

Статья 179. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников

При сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

…изменении должности либо ее наименования

При издании приказа с таким основанием, руководитель должен учитывать, занята изменяющаяся должность или нет. В связи с изменением вакантной должности проблем для кадровых служб не возникает никаких.

Применяется упрощенная схема изменений. Но если должность занята, то тут имеется ряд особенностей:

Кроме того, как и в других случаях издания приказа, должна стоять дата вступления изменений в силу.

…изменении оклада/тарифной ставки

Здесь важно разделять увеличение и уменьшение оклада сотрудника. О увеличении оклада обычно просит непосредственный руководитель работника в служебной записке, составленной на имя руководства фирмы.

Согласно ст.74, руководитель фирмы обязан за 2 месяца предупредить своих сотрудников об уменьшении их окладов и получить подписи на дополнительных соглашениях к трудовому договору.

Если кто-то из работников организации не согласен работать при таком окладе, то работодатель предоставляет вакантную или нижестоящую должность, соответствующую профилю сотрудника, его образованию и состоянию здоровья.

Должности предоставляются сотруднику в списке, с указанием оклада по ним.

Если сотрудник отказывается занять другую должность, то оформляется приказ о расторжении трудового договора.

После ознакомления работников с изменениями оклада или тарифных ставок и подписания ими дополнительных соглашений, специалистами кадровой службы предприятия составляется приказ на изменение штатного расписания образец которого приводится ниже, с указанием новых окладов/ставок.

…ликвидации вакантных должностей

При таком изменении штатного расписания не происходит затрагивания интересов работающих сотрудников организации. Поэтому такие изменения проходят достаточно быстро и тихо.

Подготавливается приказ о исключении незанятых должностей с указанием даты, когда они должны быть убраны из состава организации. После чего эти изменения отражаются в штатном расписании.