В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
+7 (499) 110-43-85 (Москва)
+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)
8 (800) 222-69-48 (Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.
Содержание
- Численность штата: какая бывает
- Толкование термина
- Штатная и фактическая численность: отличия
- Зачем нужно штатное расписание и структура
- Методика определения штатной численности
- Нормативы
- Как рассчитать численность штата
- Справка о штатной численности
- Заключение
Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.
Численность штата: какая бывает
Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.
Дадим краткую характеристику каждого типа:
- Явочная. Отражает количество сотрудников, находящихся на месте работы;
- Нормативная. Ее регулируют нормы труда и объем работ, которые нужно выполнить;
- Среднесписочная. Представляет собой среднее значение количества работников, которые выполняли свои обязанности в конкретный промежуток времени. В этот перечень не входят внешние совместители и те, кто работает по гражданско-правовым договорам;
- Фактическая. Представляет собой количество всех работающих сотрудников на определенную дату;
- Штатная. Учитывает только тех работников, ставки которых зафиксированы в штатном расписании, без учета сезонных;
- Плановая. Численность, на которую влияет производительность труда, специфика компании и другие факторы.
Далее более подробно остановимся на штатной и фактической численности сотрудников.
Кто не входит в список?
Смотреть галерею
Не всегда на предприятиях находятся работники списочного состава. Это касается тех категорий граждан, которых не могут включить в перечень:
- не включенные в штат;
- трудоустроенные по совместительству;
- работающие по соглашению с государственной организацией;
- временно трудоустроенные;
- обучающие, которым оформлен перерыв от работы;
- учащиеся школ;
- молодые специалисты;
- уволенные сотрудники.
Есть на предприятии и другие работники списочного состава. Внешние совместители – сотрудники, выполняющие свои обязанности на 2, 1,5 или менее 1 ставки. В этом случае работник учитывается как один сотрудник. Списочный состав работников за месяц должен включать тех специалистов, принятых в штат с конкретной даты. В него не должны входить уволенные сотрудники.
Толкование термина
Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.
Штатная численность организации – это количество работников, которое необходимо, чтобы выполнить производственные планы компании. Этот показатель отражен в штатном расписании, которое сформировано с опорой на этот показатель. Также исходя из штатной численности планируют фонд оплаты труда.
Нормативные акты об определении численности
В рассматриваемой сфере действуют нормы законодательства (преимущественно налогового), а также приказы и инструкции о правилах определения списочной и среднесписочной численности работников для представления этой отчетности в органы статистики.
В приказах также определяется, кто и в какие сроки должен представлять указанную отчетность.
Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.
Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому показатель не очень точный: при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата. Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц.
В широком смысле штатная численность работников – это количество сотрудников компании или предприятия, входящих в его штат. Либо это число, которое значится в утвержденном руководителем (это обязательное требование), штатном расписании.
Отдельно стоит отметить, что сезонные работники либо сотрудники, с которыми вы заключаете временные трудовые договора, в общее штатное расписание не входят. Поэтому учитывать их не нужно.
Предлагаем ознакомиться: Опекун и попечитель: в чем разница и есть ли отличия
Употребление данного понятия стало особенно распространено в бизнес-планировании при определении значения численности персонала. Также оно достаточно часто встречается при обсуждении наиболее эффективных решений управленческих вопросов, связанных с развитием предприятия или компании.
Так как рассчитать штатную численность работников нелегко, необходимо учитывать нормы учета трудового времени. Это существенно облегчит работу специалистам отдела кадров. Этот показатель фиксирует общие затраты рабочего времени, которые руководитель предприятия или соответствующего отдела устанавливает конкретному сотруднику или группе сотрудников.
Важно при этом помнить, что сами сотрудники должны строго соответствовать тому уровню квалификации, который необходим для выполнения определенной задачи. В противном случае нормы учета трудового времени придется корректировать. Причем, если сотрудники менее квалифицированы, чем требуется, то в большую сторону, что приведет к тому, что конечная цель будет достигнута намного позже, чем планировалось.
Все работы на предприятии должны быть охвачены данными временными нормами. Только в этом случае производство будет функционировать четко и бесперебойно. К тому же, благодаря учету трудового времени, вы получите объективные данные по требуемой численности персонала. На данном этапе возможен пересмотр количества сотрудников в сторону увеличения или сокращения штатной численности работников.
Также обязательным для отдела кадров считается расчет временных норм. Их также относят к временным затратам. К ним причисляются исследование положений нормативно-правовых документов, оформление и отправка соответствующих запросов, изучение и анализ материалов и данных, относящихся к конкретной отрасли, в которой ведет свою деятельность ваша компания. Также важно контролировать реализацию намеченных программ и планов.
Также в нормы времени включаются те затраты, которые необходимы для реализации мероприятий, без которых выполнение поставленных задач окажется невозможным, а также часы, которые уйдут на подготовку итоговой финансовой отчетности.
Определяются данные нормы исходя из установленной штатной численности персонала. Соответствующие цифры включаются в табель.
Данные показатели, как правило, во всех фирмах устанавливаются за один финансовый год. При этом численность сотрудников должна соответствовать нормативам, совокупным трудовым затратам, которые необходимы, чтобы выполнить конкретную задачу.
Определяя конечную штатную численность, важно учесть и правильно рассчитать коэффициент невыхода. В него необходимо включить время, которое сотрудники проводят в плановых отпусках, дни, которые в среднем будут посвящены повышению квалификации, обучению и переобучению, учесть временную нетрудоспособность.
Не стоит забывать и о поправочных коэффициентах. К ним относят то время, которое работник тратит на личные нужды или отдых в процессе работы. Например, к ним стоит отнести перекуры. Про них нельзя забывать, так как в противном случае цифры на выходе будут неверными, и вы не получите тот результат, на который рассчитывали.
Штатная и фактическая численность: отличия
Исходя из определения штатной численности, отличие заключается в следующем: численность по штату включает в себя все должности, включая вакантные, а фактическая только те, что заняты сотрудниками.
Фактическую численность определяют, взяв за основу табель рабочего времени, который ведется в компании или на предприятии. При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников.
Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную. Причина этого – привлечение временных работников, которые только периодически выполняют какие-либо работы.
Если предприниматель работает на УСН или патенте, превышать штатную численность нельзя.
Где нужно составление списочной численности?
Это необходимо всем предприятиям, у которых есть свой баланс. Списочная численность относится к юридическим лицам. Все сведения о подразделениях, бригадах, находящихся в составе организации, вносятся в эту документацию.
Смотреть галерею
Следует учитывать, что даже если отдел не в составе фирму, но относится к ней, но его обязательно надо включать в отчет. К исключению относят подразделения со своим балансом. В этом случае можно передавать нужные сведения в центральный офис или в органы статистики.
Процедура составления отчета разбивается по срокам. Их оформлять за месяц, квартал или год. Всегда нужно выполнять правило: промежуток начинается в 1 числа периода и заканчивается последним днем. Например, отчет может быть составлен с 1 января по 31 декабря, даже если это праздники. Нужно своевременно сдавать документацию, иначе надо платить штраф.
Зачем нужно штатное расписание и структура
Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.
Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.
Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.
Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.
Утверждается расписание приказом по организации.
Что это такое?
Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.
Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.
Пример кадрового замещения
В чем удобство:
- наглядно отражены существующие вакансии;
- видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
- позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.
Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.
Методика определения штатной численности
Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.
По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.
Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.
Сведения в кадровой расстановке
Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:
- наименование подразделения предприятия (название отдела, цеха, филиала, представительства);
- код подразделения (в случае, если предприятие имеет большое количество отделов, может вестись их кодификация, но данный пункт не является обязательным);
- должности и их количество, предусмотренное в отдельных структурных подразделениях;
Образец кадровой расстановки в организации
- заработная плата в разбивке по трем составляющим – оклад, надбавки, общая сумма;
- фамилия, имя, отчество работников;
- реквизиты приказов о кадровых передвижениях;
- дополнительные сведения по желанию работодателя (отпуск, декрет, временная нетрудоспособность, отстранение от работы и так далее).
Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.
https://youtu.be/k04Jf3rVQdY
Нормативы
Чтобы рассчитать оптимальную численность штата, нужно использовать следующие виды нормативов:
- Нормы времени работы;
- Нормы выработки;
- Нормы управляемости;
- Нормы по обслуживанию.
Что подразумевается под этими показателями, поговорим дальше.
Нормы времени работы.
Это величина рабочего времени, которое необходимо, чтобы сотрудники выполняли определенную работу.
Нормы выработки.
Это фиксированный объем работ, который должен выполнить один человек или группа в границах рабочего времени.
Нормы управляемости.
Это число работников, деятельность которых может скоординировать один менеджер.
Нормы по обслуживанию.
Это рабочие места или клиенты, которых специалист должен обслужить за свое рабочее время.
Далее поговорим о порядке расчета численности.
Требования к отчету
Документ составляется по установленной форме. Их бывает много видов, но для каждого случая есть подходящая. Только тогда получится точно определить число работников. Это нужно для правильного ведения документооборота. При этом все пометки вносятся на основе оригиналов. Например, если сотрудник болен, то запрещено вносить изменения без больничного листа.
Другим важным моментом является передача отделов или сотрудников между компаниями. В этом случае удалять человек из документа можно только в следующий период. Внесение данных осуществляется также. Если была замечена ошибка, то изменения надо внести в тот отчет, в котором появилась проблема.
Смотреть галерею
Среднесписочная численность применяется для выявления производительности труда, средней заработной платы, оборот. Необходим расчет за конкретный период. Чтобы определить среднесписочную численность, необходимо количество сотрудников разделить на количество дней в месяце (включая рабочие, праздничные).
Как рассчитать численность штата
Чтобы выполнить расчеты грамотно, надо решить, сколько вообще сотрудников требуется, для того чтобы предприятие работало продуктивно.
Итак, нужно брать во внимание:
- Какой объем работ планируется выполнить в конкретный период времени;
- Какую выработку делает в час один сотрудник и так далее.
Помимо этого, нужно учитывать, что все работники берут отпуска, отгулы, ходят на больничный. Поэтому нужно определить еще и коэффициент невыхода людей на работу. Он выражается в часах, а рассчитывается по следующей формуле: 1 * % людей, которые не вышли на работу (от общего количества работников) / 100.
Когда определяем нормативную численность, то применяем уже другую формулу: время работы * планируемая выработка * планируемый размер выручки * коэффициент выполнения запланированной нормы / планируемый объем работы.
Получается, что оптимальная численность штата будет равна: нормативная численность * коэффициент невыхода сотрудников.
Справка о штатной численности
Зачем нужен этот документ?
На самом деле, причин может быть несколько:
- Требует налоговая служба. Эта причина самая часто встречающаяся. На основе информации из этой справки инспекторы выясняют, какая компания должна предоставить отчетность в бумажной форме, а какая может отчитаться в электронном виде;
- Запрос банковской организации. Сейчас также нередко встречается, особенно если компания обратилась за услугой кредитования;
- Запрос ПФР.
Как составить?
На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:
- Наименование справки;
- Название органа ФНС полностью;
- Название юрлица или , который делает расчет;
- Свидетельство ИНН;
- КПП;
- Количество сотрудников по штатному расписанию на конкретную дату;
- Число, когда заполнили бланк;
- Подпись и расшифровка подписи ответственного лица.
Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.
Коротко о Bank Кабинете
Из-за большого количества финансовых организаций и способов регистрации, пользователям бывает сложно разобраться в тонкостях оформления личного кабинета.
Весь интернет банкинг России
В помощь клиентам банков на сайте Bank Кабинет выложена следующая информация:
- кратко о банке, ссылка на официальный сайт и контактная информация;
- подробные инструкции по созданию своего аккаунта для физических и юридических лиц;
- описание возможностей и свежие предложения от финансовых организаций;
- требования к пользователям, желающих создать свой профиль или оформить кредит.
В случае, когда гость сайта не может найти ответа на свой вопрос, он может обратиться к юристу, написав ему сообщение в нижнем окошке справа. Также пользователь имеет возможность заказать звонок специалиста, который сможет перезвонить в удобное время.
