Сроки хранения штатного расписания Акты, образцы, формы, договоры Консультант Плюс

Сроки хранения штатного расписания в организации

Министерство культуры разработало и утвердило перечень всех возможных документов, которые создаются в процессе деятельности компании и сроки их хранения. Поскольку штатное расписание имеет важное значение для организации, его хранят постоянно на протяжении всего периода функционирования фирмы. Если этот локальный акт передавался в другие организации, то там его хранят в течение трех лет.
В ходе составления штатного расписания либо при необходимости изменений отдельных его пунктов создаются иные документы:

служебные (докладные) записки;
проекты;
заключения;
предложения от отдельных подразделений;
приказы (распоряжения);
иные документы.

Для этих документов также установлены сроки архивного хранения. Все что можно отнести к переписке хранят три года, проектную документацию на протяжении пяти лет, а распоряжения на утверждение (изменение) должны храниться постоянно.

Такие длительные сроки хранения связаны с тем, что штатное расписание является одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри компании. Помимо текущей деятельности, они могут понадобиться при оформлении пенсионного пособия, подтверждения особого стажа работы и т. д.

Проверяют их и контролирующие органы, а отсутствие какого-либо архивного документа может привести к тому, что наниматель получит штраф.

>Штатное расписание организации: срок и место хранения!

По порядку рассчитайсь составляем штатное расписание

Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно{q} Об этом немного позже. Что можно отнести к данной документации{q} Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы.

во-первых, применение штатного расписания обеспечивает наличие четкой и наглядной структуры организации, включая ее подразделения;
во-вторых, в расписании фиксируются штатные единицы;
в-третьих, наличие такого документа в организации позволяет без проблем контролировать количество сотрудников, их качественный состав;
в-четвертых, благодаря штатному расписанию возможно отслеживание системы оплаты труда, а также размеров надбавок;
наконец, в-пятых, расписание существенно облегчает подбор персонала при появлении вакансий.

Третья графа – это место для указания должности (специальности, профессии), разряда, класса (категории) и квалификации сотрудника. Эти данные указывают на основании Общероссийского классификатора профессий и Квалификационного справочника руководителей и специалистов.

Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Штатное расписание – документ, отражающий структуру организации. Оно обязательно составляется в госучреждениях, коммерческие компании прибегают к его помощи только при большой численности сотрудников. В расписании указывается исчерпывающая информация касательно следующих моментов:

профессии сотрудников;
численность работников в каждом отделе или подразделении;
их специальности;
должности;
оклады или тарифные ставки, используемые для расчета заработной платы;
размеры и видаы надбавок для каждой должности.

В штатном расписании не нужно указывать фамилии сотрудников. Это статистический документ, который помогает регулировать численность работников и Фонд оплаты труда. При этом стоит помнить, что реальное количество сотрудников не может превышать число, указанное в штатном расписании.

Как и где хранится?

В архиве

По истечение нескольких месяцев, кварталов, лет у работодателя возникает потребность организовать архив для хранения, комплектования и учета архивных документов.

Штатное расписание на бумажном носителе зачастую хранится в металлическом сейфе или закрывающихся на ключ шкафах. В крупных организациях, государственных учреждениях оборудованы для этих целей специальные помещения с замками и сигнализацией.

В организации

Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.

Приказ об утверждении и штатное расписание в оригинальном виде должны храниться в папке «Приказы по основному виду деятельности». Кадровая служба предприятия считает своей прерогативой хранить оригинал.

Чёткого регламента в этом вопросе нет. Предполагается индивидуальный подход для каждой организации, в зависимости от количества подразделений, объема работы и распределения ответственности между отделами.

Как выглядит и какие пункты должно содержать

Штатное расписание представляет собой документ на бумажном носителе. До 2014 года существовала унифицированная форма № Т-3, которая использовалась для его оформления.

На сегодняшний момент унифицированные формы перестали быть общеобязательными, однако их применение носит рекомендательный характер. На практике подавляющее большинство хозяйствующих субъектов формируют штатное расписание по форме № Т-3, при этом внося в нее изменения, исходя из собственных потребностей.

Так, само по себе ШР, по большей части, представляет собой таблицу, в каждой графе которой содержится необходимая информация:

название структурных подразделений;
должности и квалификации;
количество единиц на конкретной должности в штате;
тарифная ставка (оклад и проч.);
надбавки;
общий размер заработной платы в месяц;
иная информация.

Как правило, ШР подписывается главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.

Сколько лет хранится?

Срок в архиве

Федеральное архивное агентство (Росархив) устанавливает и контролирует временные рамки хранения различных документов. Штатное расписание не является исключением из этих правил.

По регламенту вышеуказанной инстанции штатные расписания, изменения к ним должны находиться в сохранности по месту разработки и/или утверждения постоянно, то есть бессрочно, а в других организациях три года. Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.

Предусматривается оформление такого документа как выписка из штатного расписания, она предоставляется по месту требования и отражает основные положения первичного документа в разрезе тех разделов, которые интересуют.

Срок в организации

Вопрос о том, сколько лет штатное расписание должно храниться в организации актуален как для предприятий и индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций. Несмотря на минимальные обороты, документооборот обеспечить необходимо, так же, как и вести бухгалтерский и кадровый учёт.

В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив. График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации. При передаче дел необходимо личное присутствие принимающей и сдающей стороны.

В пределах сроков хранения штатного расписания в организации она должна обеспечить выдачу копии документа лицам, которые имеют право на получение, в том числе участникам общества с ограниченной ответственностью.

Особенности разработки кадровой документации

Закон предусматривает ежегодное составление штатного расписания или обновление его с периодичностью, предусмотренную внутренним нормативным актом компании. При выборе, с какой периодичностью составлять расписание, необходимо учитывать численность и структуру организации.

Нормативный акт, регулирующий периодичность создания нового штатного расписания, включает в себя:

порядок составления документа;
требования к оформлению выписок из штатного расписания;
порядок выдачи выписок.

Если вы решили внедрить в своей организации штатное расписание, то лучше всего воспользоваться унифицированной формой № Т-3. В 2019 году ее не обязательно использовать, но большинство компаний не собираются отказываться от готового шаблона. При необходимости эта форма дополняется необходимыми пунктами, что позволяет получить удобный для применения документ. Например, если предприятие использует труд сезонных рабочих, то необходимо добавить еще один пункт «Период существования штатной единицы» (его можно озаглавить иначе – «Период выполнения работ»).

При этом не стоит забывать о правилах составления документа, особенно если на вашем предприятии есть специалисты, трудящиеся в опасных или вредных условиях. Не менее строго закон относится к расписанию, в котором перечислены должности госслужащих. В этом случае особе внимание нужно уделать написанию должности. Она должна соответствовать должности, указанной в:

нормативных документах;
трудовой книжке работника;
отраслевом и общероссийском классификаторе;
справочной литературе.

Приказ

Министерство культуры Российской Федерации регламентирует сроки хранения своим приказом от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Справка. Штатное расписание хранится бессрочно.

Необходимо обращать внимание на периодичность обновления расписания, так как оно может быть бессрочным и неизменным, что встречается редко, или утверждённым на какой-либо срок, а значит, требуется его постоянное обновление.

Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации.

Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

Обязательно ли оно или нет?

Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию.

Роструд объясняет, что в соответствии со статьей ТК РФ под номером 57 в каждой компании должен быть данный документ. Его отсутствие затрудняет проведение таких мероприятий, как, например, сокращение количества трудящихся.

Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером 5.27 КоАП.

Существует стандартизированная форма по составлению штатного расписания, а кроме того его включают в инструкцию по заполнению трудовой книжки.

Штатное расписание не входит в перечень документов налогового учета, однако юридические лица обязаны предоставлять их по запросу различных федеральных проверяющих организаций: налоговых служб, фонда соц. страхования, органов пенсионного фонда, а также государственной трудовой инспекции.

При этом, если расписание отсутствует, то на компанию налагается штраф в размере 50000 рублей, либо её работа приостанавливается на срок до 90 дней, в соответствии со статьей 5.27 Федерального кодекса об административных правонарушениях . Безусловно, это возможно опровергнуть в суде, однако перед этим штраф необходимо оплатить.

По определению ст. 57 Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору – это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию. Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения.

Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании. То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия. Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе.

Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта.

В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса). Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении.

Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п. 2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.

Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание. В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.

Штатное расписание: образец, правила составления и изменения форма

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании.

Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи.

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: зачем нужно штатное расписание, как правильно его составить, кто должен утверждать, как долго оно действительно и, главное, правда ли можно работать без него.

https://youtu.be/SbPOez0KZAw

«Кадры решают все», — сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета — структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:

Сформировать четкую структуру организации.
Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание – это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Еще одна важная причина связана с возможными проверками. На первый взгляд, Трудовой Кодекс не обязывает работодателей составлять ШР: можно прописывать названия должностей, служебные обязанности и оклады в трудовые договоры. С другой, есть ряд законодательных актов, выполнить требования которых без “штатки” довольно сложно.

Например, из статей 15 и 57 ТК явствует, что если по трудовому соглашению сотрудник выполняет обязанности, связанные с определенной должностью, эта должность должна соответствовать ШР. Другими словами, если в договоре сказано, что человек принят на должность офис-менеджера, ШР должно содержать эту должность. А раз так, стоит уделить этому документу должное внимание.

Наличие ШР налагает определенные обязательства на кадровую службу. Так, если в расписании значится должность, за ней должен быть закреплен работник. Если должность вакантна, HR-отдел должен об этом знать и искать человека. В противном случае при проверке могут быть санкции, ведь это нарушит требования Закона №1032-1 от 19.04.1991 года.

Стоит также отметить, что “штатка” относится к документам первичного учета. Его могут попросить при налоговой проверке, так как по нему удобно проверять оклады и фонд заработной платы.

Оптимальный вариант — составить и утвердить штатное расписание сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.

Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.

Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом.

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР — один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся “штатки”.

Следует принять во внимание особенность этого документа — он объединяет кадровые вопросы с финансовыми.

То есть оптимальный вариант — это сотрудничество кадровой службы и бухгалтерии, но в небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Предлагаем ознакомиться Требования безопасности во время работы: основные положения

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму, которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года.

С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные.

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

— Шапка

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать несколько дат: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.

В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

Как выглядит штатное расписание?

Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото). Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

В данном постановлении также говорится, что в нем должны указываются сведения о:

должностях (профессиях, специальностях) и указывается квалификация;
имеющихся структурных подразделениях;
количестве работающих штатных единиц в учреждении.

К составлению и ведению документа следует подходить ответственно, указывать в нем действительные данные и своевременно вносить в него изменения при их наличии.

Как правильно вносить изменения в штатное расписание читайте в нашей статье.

Этот документ необходим для формирования численности и структуры штата компании в соответствии с ее уставом. В нем содержатся:

ОКПО предприятия;
полное наименование компании;
номер;
дата вступления в силу и время действия документа (как правило, 1 год);
наименование профессий или категории должностей, занимаемых трудящимися (в полном соответствии с ЕКСД);
размер всех выплат;
в верхнем углу справа ставится гриф «Утверждено» и вписываются реквизиты Приказа о введении и утверждении расписания.

Если в учреждении меняется количество сотрудников, перечень должностей или размер выплат, то в документацию в обязательном порядке вносятся коррективы.

Если изменения не внесены своевременно, то у руководства могут возникнуть проблемы с проводящими проверку деятельности компании органами.

Четких сроков, на которые составляется расписание, нет — документ можно составить на полугодие или год, или даже на несколько лет, если фирма не нуждается во внесении изменений.

Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа. При этом, расстановки хранятся более продолжительное время — 75 лет со времени, как были составлены новые.

Где хранятся приказы по штатному расписанию

Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение.
Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Внимание

Какой срок действия штатного расписания Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ.

Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания.

Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Где хранить приказы по штатному расписанию

Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.

Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.

Схема документа

Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.

Бланк штатного расписания скачивайте здесь бесплатно.

Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку:

1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии.

2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.

3 — «Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним.

4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы.

5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях.

6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки.

9 — «Полная сумма». Тут указывается итоговая сумма, получающаяся при сложении сумм, прописанных в графах 5-8.

10 — «Примечания». Если примечаний нет, то данное поле оставляют пустым.

Код в штатном расписании необходим для ведения учета. Если учет ведется в программе 1С, то она автоматически присвоит код каждому подразделению и участку. Если же 1С не используется, то присвоить коды может и сам руководитель, но при этом важно соблюдать иерархию подразделений.

Как демонстрируют итоги регулярных ревизий Гострудинспекции, максимальное число недостатков обнаруживается после попыток заполнения поля 5.

При попытках самостоятельно оформить эту графу индивидуальные предприниматели (как и бухгалтеры) зачастую допускают и позволяют себе погрешности, записывая диапазон значений в пределах, к примеру, 5000-7000 рублей.

Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату.

Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел “надбавки”, либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.

Сколько хранится приказ 5 лет или 75 лет

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации: Обязательно ли оно или нет? Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию.

Порядок внесения сведений в штатное расписание В начале заполняется шапка документа, указывается наименование предприятия в соответствии с учредительными документами. Указывается код по ОКПО. Заполняется поле «Номер документа».

Проставляется текущая дата составления документа. В графе «На период» указывается период действия штатного расписания. В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже – общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел «надбавки», либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.

6, 7, 8 колонки предназначены для указания всевозможных надбавок. Количество колонок может варьироваться, как в меньшую, так и большую сторону.

Здесь указываются только постоянные надбавки для конкретной должности. Самые распространенные надбавки:

Все эти надбавки можно не указывать конкретно, а сделать ссылку на локально-нормативный документ, который полностью регламентирует систему оплаты труда в организации.

Внимание Есть ли обязательная форма штатного расписания? Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

В графе 4 указываются штатные единицы – количество сотрудников, работающих на одной должности. Читайте по теме в электронном журнале Наибольшее количество неточностей и ошибок допускается при внесении в штатное расписание информации об окладах персонала (в частности, вместо точной суммы оклада указывается его диапазон).

Форма и образец штатного расписания организации Несмотря на необязательность использования унифицированных форм первичного учета, многие организации продолжают использовать стандартный бланк штатного расписания Т-3, удобный и хорошо знакомый кадровикам и сотрудникам бухгалтерии.

Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок. Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях.

Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств.

Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению.

Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности.

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558).

Хранение штатного расписания организации осуществляется по месту разработки и утверждения, при этом все предложения, заключения и справочные документы, имеющие отношение к разработке и согласованию штатного расписания, хранятся не менее пяти лет.

Аналогичный срок хранения установлен и для проектов штатных расписаний (п.72 «Перечня»), в то время как переписка, связанная с разработкой документа, хранится всего три года (п.73 «Перечня»).

дата, с которой вносятся изменения;
количество исключенных штатных единиц.
наименование исключенных должностей;

не предусмотрено, так как данные должности не заняты 3.

Создание приказа об исключении конкретных штатных единиц либо об утверждении нового штатного расписания, в которое не будут внесены сокращаемые должности
Уведомление работников о намерении провести сокращение;

Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в действие нового штатного расписания/внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ)

Должности в штатном расписании

Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:

базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.

При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.

Постановление Минтруда под номером 29 разъясняет, что производные наименования могут быть признаны базовыми, если в их основе базовое название, прописанное в Классификационном справочнике.

Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:

Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Оптимизация документа

Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Результатом оптимизации зачастую является сокращение штата, но при этом у работодателя остаются только те труженики, которые способны эффективно трудится и максимально выполнять определенные обязанности. Соответственно, оптимизация является наилучшим способом увеличения эффективности работы организации.

В соответствии с федеральным законом под номером 98 штатное расписание не относится к списку документации, в которой содержится коммерческая тайна.

Так, наниматель не в праве включить в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну компании, сведения о наличии вакантных мест, численности, системе оплаты и прочие сведения. Соответственно, применять понятие «коммерческая тайна» к данной первичной документации не приемлемо.

Все о штатном расписании узнайте из ролика:

https://youtu.be/k04Jf3rVQdY

Сколько лет хранится штатное расписание в организации

Штатное расписание — один из наиболее важных документов по кадрам в организации. Более полно с необходимым комплектом кадровых документов на примере ООО можно ознакомиться в нашей статье по ссылке: Необходимые кадровые документы с нуля для ООО.

Вопрос о том, сколько хранить штатное расписание, представляет особую важность как для оптимизации кадровой работы, так и для предотвращения негативных правовых последствий.

Сроки хранения штатного расписания установлены п. 71 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень).

Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
3-летнее хранение — для иных организаций.

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
переписка по разработке расписания — 3 года;
штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации

При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание. Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц).

При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению. Сам по себе факт утраты документа не освобождает компанию от обязанности по его представлению, если такое требование основано на законе (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661).

Необходимость хранения штатного расписания и принятия мер по его восстановлению обусловлена, в частности, тем обстоятельством, что данный документ может быть доказательством при спорах о назначении пенсий (апелляционное определение Брянского облсуда от 16.05.2017 № 33-1954/2017).

Итак, законодательство устанавливает необходимость по общему правилу постоянного хранения штатного расписания, а также сроки хранения сопутствующих документов, таких как проект штатного расписания и документы по его разработке, переписка по согласованию штатного расписания, штатные расстановки.

Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению. Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности.

Обязательно ли должно быть в организации

На сегодняшний день ни в одном нормативном акте, регулирующем отношения между работником и работодателем, нет указаний на обязательность наличия рассматриваемого акта. Кроме этого, ранее обязательная унифицированная форма Т-3 с 2013 года стала рекомендуемой к использованию.

Таким образом, ответить на вопрос об обязанности организации утверждать ШР однозначно невозможно. По сути, отсутствие данного документа не является каким-либо нарушением законодательства о труде.

Периодически контролирующие органы налагают весьма серьезные штрафы на юридические лица (до 50 тысяч рублей) за отсутствие данного документа. Однако данные постановления легко могут быть обжалованы в судебных органах.

Однако в Трудовом кодексе РФ имеются упоминания о рассматриваемой форме. Так, ст. 57 ТК РФ определяет понятие трудовой функции, являющейся существенным условием договора между работником и работодателем, в числе которой и непосредственная работа в соответствии со штатным расписанием.

Кроме этого, нередко контролирующие органы, в числе которых ФНС, ФСС и ПФР, требуют предоставлять документы, относящиеся к кадровому учету, поскольку в них может содержаться информация, имеющая значение для налогообложения и начисления страховых взносов. Этим документом, в первую очередь, может являться именно штатное расписание.

Таким образом, наличие ШР в организации является не обязательным, однако рекомендуемым.