Сколько хранить кассу и банк. Срок хранения кассовых документов в организации

Z-отчет (на сегодняшний день называемый отчетом о закрытии смены) – это ежедневный отчет по работе кассового аппарата, осуществляемый в конце смены кассира (в онлайн-кассах не обнуляется). Использование онлайн-касс в работе направлено на уменьшение бумажной отчетности, обмена информацией предпринимателя и ФНС в электронном формате. На сегодняшний день предприниматели независимо от применяемого режима налогообложения обязаны перейти на онлайн-кассы, но ведение операций по кассе непосредственно на месте остается тем же. Рассмотрим, необходимость формирования Z-отчетов и их хранения.

Нормативное регулирование использования онлайн-касс

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

• приходные;
• расходные;
• регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

• приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
• расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
• кассовая книга — № КО4 (КК);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

• название;
• дата его составления;
• наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
• содержание операции;
• количественные и денежные измерения операции;
• должность лиц, совершивших и оформивших;
• подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

• суть операции вносится в строчке «Основание»;
• общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
• данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

• наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
• строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
• наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

• он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
• может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

1. Прошить.
2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

• № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
• столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

• отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
• в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

• неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
• над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
• возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
• подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
• исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: https://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Z-отчеты онлайн-кассы

Применение ККТ подразумевает движение наличных средств организации или ИП. Z-отчет подразумевал закрытие и обнуление кассы в сутки один раз обязательно, выручка сдавалась администратору (старшему кассиру) для дальнейшей инкассации. На основании Z-отчета кассир формировал: Справку-отчет кассира и Журнал кассира-операциониста. Эти документы отражали движение денег по кассе за смену и передавались в бухгалтерию.

Документ выводился 1 раз в сутки (в конце каждой смены), то есть обязательно нужно по каждой смене составлять отчет. Формирование Z-отчета представляется несложной операцией в зависимости от конкретной ККТ.

При этом существовали такие ограничения:

• в выходной день не было необходимости обнулять кассу
• в будни при отсутствии операций по кассе Z-отчет снимался с нулевыми показателями, и на его основании также составлялись отчеты кассира.

Z-отчеты, которые должны были храниться в течение 5 лет, при использовании онлайн-кассы утратили свою сущность.

Важно! После перехода на онлайн-кассу организации и ИП получили право отказаться от используемого документооборота старых ККТ или сохранить его. И эти необязательные к использованию старые документы могут быть заполнены в произвольной форме.

Чеки от открытии и закрытии смены куда подшиваются

Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов — чеков, отчетов.

Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров.

• Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе.

из таких операций — отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.

Кассовые операции при использовании онлайн-кассы

Расскажем о том, как повлияет применение новых ККТ на ведение кассовых операций.

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций).

Если это действие не произойдет, то прибор будет заблокирован, при этом функция выдачи чеков покупателям станет недоступной.

При формировании документа о закрытии смены в ОФД должны быть указаны следующие сведения:

1. данные о личности продавца;
2. количество пробитых чеков;
3. количество сформированных чеков, которые не передали в ОФД, это происходит при возврате денежных средств покупателю.

После того как отчетная документация будет сформирована, кассир обязан передать сумму вырученных средств человеку, который отвечает за деньги. Затем следует выключить аппарат и сдать полученное для работы оборудование.Современное оборудование не требует дополнительных финансовых затрат или времени для отправки отчета, так называемого Z-отчета.

Он формируется в автоматическом режиме, и для него не нужно особой информации, помимо той, что вносится на протяжении смены. Кассиру

Обязательно ли хранить чеки закрытия смены для ип

После завершения всех расчетов необходимо пробивать отчет о закрытии смены.

В п.1 ст.4.1 ФЗ-84 акцентируется внимание на невозможности отображения фискальных признаков на формируемых чеках в случае превышения продолжительности смены более 24 часов.

Справка! Смена может открываться в один календарный день и закрываться на следующий, но не может превышать одних суток.

Так как других рекомендаций в Законе не указано, точное время формирования отчета и уменьшение продолжительности смены регламентируется руководством организации, использующей онлайн-кассу. После перехода на новую кассовую дисциплину необходимость в ведении журнала и справки-отчета кассира отпала.

Как закрыть смену на онлайн кассе и получить чек закрытия

Используя кассовый аппарат, требуется распечатать отчет о том, что смена открыта.

Требования к нему точно такие же, как к любому аналогичному фискальному документу. Отчет об открытии смены онлайн кассы в электронном виде будет автоматически отправлен в ОФД с отражением необходимых сведений:

1. информации о том, какой конкретно работник открыл новую смену.
2. идентификационных данных самого устройства;

Учет разменных денежных средств ведется по-другому.

Он не входит в регистры онлайн-кассы. Однако для его фиксации также используются специальные учетные формы: учет отражается в кассовой книге, суммы проставляются в расходных и приходных ордерах.Закрытие смены с применением ККТ должно произойти не позднее 24 часов после ее открытия.

При несоблюдении данного условия терминал будет автоматически заблокирован, выдавать покупателю чеки станет невозможным.Работа заканчивается формированием специального фискального документа.

Отчет о закрытии смены куда подшивать в 2020 году

Оформление и подшивка документов PDA Просмотр полной версии : Касса.

Оформление и подшивка документов KrutoFF 23.01.2008, 20:46 Здравствуйте!

Не нашла ничего похожего, чтобы обобщенно вопрос по кассе раскрыт был. Проконсультируйте пожалуйста! В октябре зарегистрировали ККМ.

Никогда я с кассой на предприятии не работала, всегда была оптовая торговля. Чеки бить научилась, X и Z отчеты делаю, журнал кассира-операциониста веду. Но не понимаю, куда подшиваются чеки X и Z отчета после закрытия смены?

И как правильно формировать отчетность, папки и т.д.

Кассовые документы, используемые в онлайн-кассах

При использовании онлайн-кассы, аппараты должны быть оснащены фискальными накопителями, которые являются аналогом электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), но сущность онлайн-кассы состоит в том, что вся информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И одним из документов, хранящихся в финансовом накопителе является отчет о закрытии смены (современный аналог Z-отчета). На основании этого документа также можно сформировать отчеты кассира (при их сдаче). Но онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.

Допускается оприходование выручки на следующий день после снятия фискального отчета, например, когда режимы работы общества (с 12.00 до 24.00) и администрации (с 10.00 до 19.00) не совпадают.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

И. Башкирова

Документирование при работе онлайн-кассы: фискальные записи и Кассовая книга

Работу кассы в магазине можно представить как последовательность следующих ключевых этапов:

1. Начало смены.

Основные действия кассира:

• в рамках фискализации — создание отчета об открытии смены на онлайн-кассе;
• в рамках учетного документирования — внесение записи о разменных денежных средствах в ПКО.

Чтобы сформировать указанный фискальный отчет, кассиру необходимо, задействовав кассовую программу, выбрать соответствующую функцию и дождаться создания отчета. Он будет автоматически направлен в ФНС через ОФД.

Если кассир получил в распоряжение разменные денежные средства, то их сумма должна быть отражена в приходном ордере на соответствующую сумму.

1. Работа в течение смены — прием оплаты от покупателей за товары или услуги.

Основные действия кассира:

• в рамках фискализации — формирование кассового чека в подтверждение оплаты, либо в подтверждение возврата денежных средств от покупателя (при эквайринге — чека от банка-эквайера, подтверждающего транзакцию);
• в рамках учетного документирования — нет;
• прочие документы — в предусмотренных случаях (например, это могут быть документы, удостоверяющие правомерность проведения операции).

При формировании кассового чека продавцу нужно убедиться, что в чеке будут корректно проставлены реквизиты:

а) «Признак расчета».

Здесь возможны следующие основные варианты:

• «приход» — когда происходит обычная оплата за товар или — когда купленный товар был возвращен (как некачественный);
• «расход» — когда магазин купил что-то сам у физического лица;
• «возврат расхода» — когда купленный у физического лица товар был возвращен магазином.

В случае возврата товара покупателем продавец вправе запросить заявление о возврате. Оно будет оправдательным с точки зрения придания операции по возврату законности, опять же, при проверке ФНС. В отсутствии такого заявления ФНС может обвинить магазин в неправомерном «обнулении» выручки.

б) «Признак способа расчета».

Здесь реквизиты выбираются в соответствии с перечнем, определенным приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected] (ССЫЛКА), который устанавливает форматы фискальных документов.

Реквизиты указываются в настройках кассового ПО (которое до того может быть предварительно настроено специалистами — для обеспечения безошибочного применения реквизитов в чеке).

Не исключено, что в ходе работы кассиру придется применять чек коррекции — документ, предназначенный для фискализации в конце рабочего дня выручки, не проведенной по каким-либо причинам через кассу в течение дня (например, если отключалось электричество). Либо — наоборот, если в кассе обнаружилась недостача наличных средств (и это означает, скорее всего, что продавец по ошибке назвал покупателю меньшую сумму к уплате, чем та, что была отражена в кассовом чеке).

Чек коррекции — это, по сути, разновидность обычного чека, но только без детализации фискализируемой суммы (поскольку, очевидно, состав товаров, которые бы эту сумму составляли, определить крайне сложно).

Сформировав в конце смены чек коррекции, кассир должен сопроводить данную операцию дополнительным документом — пояснительной запиской об обстоятельствах, при которых не было возможности в штатном режиме фискализировать сумму, соответствующую той, что отражена в чеке коррекции. То есть — разъяснив, к примеру, что отключалось электричество (в случае с излишком наличности в конце дня) или сославшись на ошибочно названную при расчетах покупателем суммы (в случае с недостачей).

Пояснительную записку нужно передать на хранение в бухгалтерию. Вполне возможно, что она пролежит там невостребованной, но ФНС при проверке вполне может запросить ее.

1. Завершение смены.

Основные действия кассира:

• в рамках фискализации: формирование отчета о закрытии смены (практически всегда дополняемого отчетом о состоянии счетчиков);
• в рамках документирования: заполнение РКО, ПКО и Кассовой книги.

На онлайн-кассе рабочая смена должна быть в любом случае закрыта не позднее, чем через 24 часа после формирования отчета об открытии смены.

Закрывается смена также с помощью специального отчета на онлайн-кассе. По умолчанию в большинстве онлайн-касс настроено одновременное формирование двух отчетов:

• о закрытии смены;
• о состоянии счетчиков.

Они, как и отчет о начале смены, автоматически отправляются в ОФД.

Кассир, используя отчеты о состоянии счетчиков и закрытии смены — которые можно распечатать отдельно в формате, близком к формату кассового чека, заполняет РКО, ПКО (соответственно, по расходным и приходным операциям), после — вносит сведения по ордерам в Кассовую книгу.

Важный нюанс: в отчете о состоянии счетчиков, который дополняет отчет о закрытии смены, операции по приему (выдаче) наличных денежных средств и те, операции, что совершены в рамках эквайринга, разделены. В РКО и ПКО нужно отразить только операции с наличными денежными средствами по отчету.

Эквайринговые операции документируются:

• в рамках фискализации;
• в рамках бухгалтерского учета (по счету 51);
• в различных регистрах налогового учета (как вариант, в целях дальнейшего отражения в декларации — если используемый налоговый режим предполагает учет выручки).

Количество расходных кассовых ордеров, оформляемых по окончании смены, в общем случае не превышает одного — поскольку РКО составляется, как правило, только по чекам с общим признаком «расход». Если по чеку указан признак «возврат прихода», то РКО по такой операции не выписывается: вместо этого формируется ПКО — нулевой или с суммой, меньшей (уменьшенной на величину возврата) в сравнении с той, что была бы отражена в ПКО по чеку (группе чеков) с признаком «приход».

Документы, заполняемые на основе отчета о закрытии смены

На основе Z-отчета заполнялись такие документы:

1. КМ-4
2. КМ-6

С началом использования онлайн-касс обязательность ведения этих документов отменена, поэтому организации и ИП принимают решение на собственное усмотрение о ведение этих документов.

Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 N 132н утвержден административный регламент о проведении контроля со стороны ФНС, где отражены документы, которые могут быть затребованы для проверки и хотя в регламенте отражена, что требуемые документы зависят от проверяемого периода, могут быть в составе проверяемых документов затребованы:

• журналы кассира-операциониста
• справки-отчеты кассира-операциониста.

Таким образом, необязательность ведения этих документов приводит к тому, что все-таки желательно их оформлять или же сослаться на Письмо Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413.

Как сохранить и как хранить кассовые чеки?

Чеки – вещь не долговечная. Однако они являются бухгалтерскими документами, а значит, их нужно сохранить, причем, на определенный срок.
Нормативный срок хранения документов, относящихся к контрольно-кассовой технике, согласно постановлению Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470, составляет не менее пяти лет с даты окончания их использования. Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков. Они хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Однако это тоже срок. А чеки, выбиваемые современными кассовыми аппаратами, со временем выцветают. На них уже не видно ни даты, ни суммы, ни какой-либо еще информации.

В детстве, чтобы прочитать информацию на кассовом чеке, мы подносили его к лампочке. От нагревания на нем проступали заветные буквы и цифры. Понятно, что такой метод налоговой инспекции или бухгалтерии не предъявишь. Но проблему выцветших чеков можно решить при помощи ксерокопирования. Ксерокопии тоже могут подтвердить расходы. Для этого копии чеков должны быть заверены подписью должностного лица, а также печатью организации. Оригиналы, пусть даже выцветшие, нужно хранить вместе с ними.

Но чеки это еще полбеды. На такой же кассовой ленте печатаются Z-отчеты. Они, согласно положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 г. N 745), в отличие от чеков должны храниться не менее пяти лет, как и все первичные документы.

За пять лет Z-отчет может выцвести. Поэтому ему также можно ксерокопировать. Однако он должен храниться вместе со справкой-отчетом кассира-операциониста по унифицированной форме N КМ-6 о выручке за смену, так как, по сути, является приложением к ней. Обычно Z-отчеты прикрепляются к обратной стороне справки. Однако правила документооборота кассовых документов все равно нужно отразить в учетной политике организации.

При этом кассовый чек первичным документов не является, а Z-отчет как раз таковым считаются. В случае налоговой проверки оштрафовать могут как раз за отсутствие первичных документов. Но даже при этом в законе есть лазейка – величина штрафа за отсутствие первичных документов, если они не привели в занижению налоговой базы, не должна превысить 5 тысяч рублей. То есть Z-отчет может отсутствовать (например, если не «дожил» до проверки с момента печати), главное, что у организации все было в порядке с уплатой налогов и бухгалтерской отчетностью.

Нередко люди сталкиваются с проблемой того, что кассовые чеки быстро выцветают, становятся белыми. А ведь они могут быть необходимы для налоговой, для оплаты обучения, для подсчета семейных расходов в конце месяца либо для получения скидки в каком-либо магазине.

Большая часть магазинов печатает чеки на специальной термобумаге, которая требует нагрева, чтобы получить надпись или изображение. Для предпринимателей очень удобно использовать данный способ, так как он не требует особых затрат на краску. Тем не менее для покупателей есть существенный недостаток такой бумаги – она быстро выцветает под воздействием солнечного света, высокой температуры и влажности. Чек может стать либо белым и пустым, без единой надписи, либо почернеть.

Информация, отражаемая в отчете о закрытии смены

Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/[email protected] определены основные реквизиты, которые должны быть указаны во всех документах, получаемых с онлайн-кассы. Отчеты могут настраиваться компанией, осуществляющей поддержку программного обеспечения, с которой заключен договор в качестве оператора фискальных данных. Этот отчет может быть использован для организации внутреннего документооборота организации, если это отражается в локальных актах организации.

Письмом Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413 отменены кассовые документы, кроме кассовой книги, если организация не намерена их использовать во соответствии с законодательством, это нужно указать в локальных актах.

Для чего нужно сохранять чеки

В первую очередь, наличие сохраненных чеков обусловлено необходимостью для самого предприятия:

• Во избежание штрафа от налоговой инспекции (например, при утере Z-отчета) и для корректного ведения бухгалтерии (для наличного и безналичного расчета выделяются разные секции кассы, что позволяет избежать двойного налогообложения).
• Для урегулирования спорных ситуаций с клиентом.
• Для возврата денежных средств.
• В некоторых случаях для проверки статуса платежа.

Помимо этих случаев, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков предоставление требуемой информации займет меньше времени, чем установленные договором три дня.

Разберемся, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Современные кассовые аппараты печатают чеки, как правило, на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают. Никакие особые условия хранения не смогут повлиять на этот процесс. Но чеки от эквайринга надо хранить определенное время. А как это сделать, если через несколько месяцев вся информация исчезнет?

Сохранить данные отчетов или чеков поможет ксерокопия документа. При этом оригинал прикладывается к копии (даже если он выцвел), а сама копия заверяется ответственным лицом и печатью организации. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.

Подшивать чеки (слипы) к каким-либо документам по кассе не требуется. Оптимально их складывать в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам. Для этих целей подойдет невысокий короб или крышка от упаковки ксероксной бумаги.

Возникает вопрос: куда девать невостребованные чеки? Слипы, у которых истекли сроки хранения, либо складируют в архив, либо утилизируют.

Пример Положения в части документов по кассе

Порядок формирования и хранения документов: (нажмите для раскрытия)

1. Документы, предусмотренные Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, оформляются на бумажном носителе с применением компьютера и подписываются собственноручно кассиром.
2. Кассовые документы должны оформляться кассиром или лицом, в соответствии с отдельным приказом руководителя.
3. Документы формируются в тот день, когда проведена кассовая операция и подшиты в хронологическом порядке.
4. Документы по кассе подлежат хранению в бухгалтерии в течение 5 (пяти) лет с с 01 января того года, в котором они оформлены. За их сохранность несет ответственность главный бухгалтер.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2019-2020 году?

Содержание статьи

Изначально работа с фискальными чеками регулировалась ФЗ №54, который был принят в далеком 2003 году. В то время о такой процедуре, как эквайринг, еще не было и речи – банковские карты только начинали входить в повседневную жизнь граждан. Естественно, что о хранении фискальных чеков в законе не было ни слова.

В 2020 году ситуация выглядит иначе. Сейчас все кассовые расчеты регулируются ФЗ №290, вышедшим в июле 2020 года. Согласно этому нормативному документу, фискальные чеки должны в обязательном порядке сопровождать такие операции, как:

• продажа товаров и услуг;
• проведение электронных платежей (например, пополнение баланса мобильного телефона);
• выплата выигрышей;
• приобретение платного контента и т.д.

В числе прочего, закон обязывает предпринимателя, выдавшего чек, сохранять свою копию в течение некоторого времени. Разберемся, для каких целей предусмотрена данная процедура.

Заполнение кассовой книги

Кассовая книга (форма N КО-4) утверждена Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

КО-4 отражает поступления и выдачу наличных денег в кассе. Порядок ведения информации, указываемой в кассовой книге от руки:

1. Кассовую книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и опечатать печатью на последней странице, а также заверить подписями главного бухгалтера и руководителя.
2. Каждая страница кассовой книги представлена двумя таблицами, несущих одинаковую информацию и нумеруются одним номером (первые экземпляры – подшиты в кассовой книге, а вторые экземпляры –отрываются в конце дня).
3. Записи начинаются с указания остатка на начало дня. Лист по линии отреза должен быть согнут, а для ведения идентичных записей они делаются через копировальную бумагу.

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Министерством культуры РФ, также составляют 5 лет (п. 362 Перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.

См. также «Какой срок хранения кассовой книги?».

Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:

• административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
• административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Кассовая дисциплина при использовании онлайн-кассы

Для организации и ИП формируются Правила работы с ККТ в отношении движения денежных средств, их хранения и работы с ККТ в целом.

Приказом устанавливается лимит остатка для организаций, остальное сдается в банк (если нет приказа, то лимит = 0), ИП может хранить наличные в том количестве, сколько это необходимо. Превышение лимита допускается в дни зарплаты, выходные и праздничные дни.

По расчетам наличными организациям и ИП установлен лимит 100000 руб., с физлицами ограничений нет.

При введении онлайн-касс применение форм №КМ-4 и №КМ-6 не обязательно.

Как себя вести, если касса заблокировалась

Прежде всего – не паниковать, а действовать согласно правилам:

• устранить проблему (закрыть смену на кассе, сформировав отчет);
• открыть смену снова.

Если не случилось сбоев в программе кассового аппарата за время блокировки фискального накопителя, касса начнет работу.

Если ККТ перестала функционировать, следует обратиться к техподдержке производителя кассы.

Ответственность при нарушении правил работы с ККТ

Наказание регламентирует КоАП исходя из тяжести нарушения.

Проверку кассовой дисциплины ФНС может проводить без ограничений. ФНС формирует план проверок, рассчитанный для внутреннего использования. Проверка происходит не чаще 1 раза в год, также при поступлении жалобы и при наличии нарушений ранее, а также при работе с убытком.

Сколько хранятся кассовые чеки в бухгалтерии 2020

Персональные данные Пользователей относятся к конфиденциальной информации ограниченного доступа.

2.10.4. Обеспечения конфиденциальности персональных данных не требуется в случае их обезличивания, а также в отношении общедоступных персональных данных.

2.10.5. Оператор не имеет права собирать и обрабатывать персональные данные Пользователя о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, частной жизни, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.

2.10.6.

Оператор не имеет права получать и обрабатывать персональные данные Пользователя о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

2.11. Способы обработки персональных данных.

2.11.1.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как хранятся отчеты о закрытии смены? (нажмите для раскрытия)

Ответ: Фискальный накопитель онлайн-кассы предусматривает хранение отчетов о закрытии смены в период 30 календарных дней в некорректируемом виде.

Вопрос №2: Будет ли легальным чек, полученный по электронной почте, когда осуществляется возврат товара?

Ответ: Кассовый чек в электронном виде имеет равную силу с распечатанным на онлайн-кассе, информация, указанная в чеке должна быть достоверной. Таким образом, на основании электронного чека делается возврат.

Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе

Разберем две ситуации, при которых кассир может забыть закрыть кассовую смену на кассе.

Случай 1. Обычный магазин, закрытие торговой точки происходило в спешке, и кассу не выключили вечером. Утром кассир пришла, а касса заблокировалась, так как забыли закрыть смену.

В этом случае нарушение небольшое, так как чеки на заблокированной кассе не выдавались, торговля не велась.

Необходимо немедленно закрыть смену, и написать в налоговую объяснительную. В письме в свободной форме сообщить, что касса заблокировалась в то время, пока магазин не работал и чеки не выдавались. На сайте ФНС описан подобный случай, причем с пометкой, что это не является серьезным нарушением.

Случай 2. Магазин круглосуточный, кассир пропустила время закрытия смены. Чеки выдавались, хотя фискальный накопитель был заблокирован.

В этом случае также необходимо закрыть смену незамедлительно. Объяснительная будет содержать информацию о причинах незакрытия смены с полным описанием ситуации. Так как в кассе появились «неучтенные» деньги, необходимо сформировать чек коррекции.

Где хранить чеки

В законодательстве не прописаны нормы и особые требования по хранению чеков эквайринга. Предприниматель выбирает, как и где хранить чеки для отчетности: в небольшой коробке, жестяной банке или пластиковом контейнере. Кассовая бумага, на которой печатаются слип чеки, чувствительна к свету. Поэтому хранить квитанции стоит под плотной крышкой.

Не следует хранить чеки в бумажных конвертах, папках и изделиях из текстиля: есть риск, что данные могут просто со временем стереться. Когда чеки понадобятся налоговой, инспектор может их не принять.

Лучшим вариантом будет сделать дополнительно ксерокопии. Это гарантирует, что информация останется на фискальном документе после длительного периода хранения. Копии следует сделать, когда данные на фискальных документах отчетливо видны. Если срок хранения слипов давно истек, квитанции следует перенести в архив или уничтожить.

Две недели на раздумья

Стоит отдать должное: ответственно относиться к крупным покупкам мы более‑менее научились, храним чеки, проверяем гарантию на товар. Многие хорошо знают и свои права. Например, что вернуть можно не только некачественную или бракованную вещь, но даже платье, которое так нравилось в примерочной магазина, а дома у зеркала вы вдруг поняли: не мое. В течение 14 дней со дня покупки вы можете его вернуть, попросив назад всю уплаченную сумму, или поменять на другое любого фасона, цвета или размера (в случае разницы цен просто провести перерасчет с продавцом). Правда, есть некоторые условия.
— Товар можно вернуть, если им не начали пользоваться, сохранены все его потребительские свойства, упаковка, ярлыки, бирки, —

объясняет тонкости закона
председатель Белорусского общества защиты прав потребителей Анна Суша. — Но вернуть можно избранные непродовольственные товары — такой перечень существует у нас давно, в прошлом году была утверждена новая редакция списка. Сейчас в нем 33 товара. Добавились, к примеру, жидкости для электронных парогенераторов, почтовые марки, некоторые виды строительных материалов…
Какой алгоритм действий? Идем в магазин, пишем заявление, указываем причину возврата и четко формулируем, что хотим: возврат средств или обмен. К слову, вернут всю сумму вам в той форме, в которой проходила оплата: платили с карточки — получите безналом, наличными — значит, деньги отдадут в руки. Причем если квиток по каким‑то причинам у вас не сохранился, продавец не вправе отказать. Правда, и здесь есть несколько нюансов.

Закон «О защите прав потребителей» говорит: отсутствие чека не может служить основанием для отказа удовлетворить требования покупателя о возврате покупки.