КОГДА СОСТАВЛЯЕТСЯ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ОБ ИЗМЕНЕНИИ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ И ОБРАЗЕЦ ЕЕ НАПИСАНИЯ

Штатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом.

Оно служит для формирования организационной структуры в компании и отражает в себе все основные производственные моменты, касающиеся сотрудников (в нем указано их рабочее время, размер зарплаты и надбавок, причисление к тем или иным структурным подразделениям и т. д.).

Для того, чтобы при необходимости внести коррективы в этот документ, и составляется служебная записка. Как это правильно сделать и что указать при ее оформлении, будет рассмотрено ниже.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону . Это быстро и бесплатно !

В какие документы нужно вносить преобразования?

Внесение изменений в штатное расписание происходит в связи с необходимостью отражения в документе планируемых перестановок, реорганизаций и прочих рабочих процессов. Изменения на основании, какого либо обстоятельства или события вносятся обязательно документально.
Основанием для внесения корректив в штатное расписание является приказ. Именно этот документ доводит до сотрудников решения, принятые руководителем. Принятое руководителем решение о внесении поправок в организационную структуру или финансовое планирование с целью улучшения деятельности предприятия может быть результатом продолжительной работы всего коллектива. В этом случае первоначальная постановка вопроса, по которому было принято решение, может быть сделана любым сотрудником компании.

Обращение с предложениями или информирование о состоянии дел оформляются следующими документами:

Служебная записка.
Письмо.
Уведомление.
Пояснительная записка.
Финансово-экономическое обоснование.

Почему нужен такой документ?

Во всех организациях штатное расписание составляется строго исходя из требуемого количества сотрудников и объема выполняемых ими работ, а также является локальным актом, определяющим организационную структуру, наличие в фирме отделов, подразделений, их взаимную подчиненность и отражает форму оплаты труда.

Подобное определение закреплено, в частности, в Трудовом Кодексе. В статье 15 ТК РФ указывается, что все трудовые отношения строятся вокруг такого рода локальных актов, включая и само штатное расписание. Его наличие необходимо для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, что может быть проверено контролирующими органами.

Оно должно оформляться с точным указанием количества сотрудников в каждом отделе, объема их занятости, размера оклада и надбавок, а также некоторых других сведений. Оформляется этот документ в соответствии со стандартизованной формой Т-3. В случае возникновения необходимости штатное расписание может изменяться (например, при изменении объема работ, при изменениях, касающихся должностей, – оптимизации количества работников или же, наоборот, при увеличении штата и добавлении новой штатной единицы (образец можно скачать ниже), а также при изменении размера заработной платы).

Пояснительная записка обоснование дополнительных штатных единиц

Терентьев Богдан

Штатная численность устанавливается на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных документов по труду и позволяет определить необходимую численность подразделений предприятия (учреждения, организации) или отдельных работников для эффективного и качественного выполнения запланированного объема работ при обеспечении условий научно-обоснованных режимов труда и отдыха.Штатная численность устанавливается раздельно для руководителей, специалистов, служащих и рабочих.Штатное расписание составляется на списочную численность по предварительным расчетам на плановый пиковый объем работы на год, с увеличением, примерно, на +3% для содержания вакансий (для приема, временной нетрудоспособности и прохождения практики для студентов).Кто должен составлять? Четких указаний насчет этого вопроса в российских законодательных актах не дается.

Пояснительная записка к штатному расписанию пример

Оформляется этот документ в соответствии со стандартизованной формой Т-3. Важно В случае возникновения необходимости оно может изменяться (например, при изменении объема работ, при оптимизации количества работников или же, наоборот, при увеличении штата и добавлении новой штатной единицы (образец можно скачать ниже), а также при изменении размера заработной платы).

Пример служебной записки об увеличении штатной численности

Служебная записка об изменении штатного расписания Руководителю ГУП г. Обоснование для введения штатной единицы Внимание Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти» Наименование работы: обработка отправляемых документов работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

Пояснительная записка о введения новой штатной единицы бухгалтера

Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ (см. таблицу). Служебка об увеличении штатной численности Важно Это быстро и бесплатно!

Почему нужен такой документ?
Кто должен составлять?
Требования
Как правильно написать?
Как верно оформить?
Готовый вариант бумаги при добавлении сотрудников

Почему нужен такой документ? Во всех организациях штатное расписание составляется строго исходя из требуемого количества сотрудников и объема выполняемых ими работ, а также является локальным актом, определяющим организационную структуру, наличие в фирме отделов, подразделений, их взаимную подчиненность и отражает форму оплаты труда. Подобное определение закреплено, в частности, в Трудовом Кодексе.

Вводим штатную единицу: образец обоснования

Основное, чего следует придерживаться – это общего правила по заполнению подобных документов:

вначале следует составить шапку, содержащую в себе основные сведения об адресате и составителе;
затем указать наименование записки и ее номер (в случае его наличия);
после чего описывается основное содержание, рассказывающее о причинах, вызвавших необходимость внесения корректировок в расписание, а также предложения по решению этого вопроса (к примеру, увеличить штатное число работников);
в конце любой служебной записки всегда ставится подпись составителя и ее расшифровка.

Как правильно написать? Cлужебная записка, сообщающая об изменении штатного расписания (с образцами можно ознакомиться ниже), пишется аналогично другим служебным запискам. Сначала следует указать сведения о составителе (к примеру – «от работника кадрового отдела Сидорова А.А.

Кто должен составлять?

Четких указаний насчет этого вопроса в российских законодательных актах не дается. Как правило, их составляют работники службы кадров, которым необходимо сообщить об изменениях в численном составе рабочего коллектива (как при сокращении, так и при приеме новых работников), которое повлечет за собой и изменение расписания.

Кроме этого, записки могут составляться и руководителями отделений (например, если по техническим причинам приходиться сократить общее рабочее время либо если при расширении рабочих мощностей выявилась нехватка рабочих кадров, и требуется набрать дополнительных сотрудников).

Требования

Жестких требований к составлению служебных записок, касающихся штатного расписания, не предусмотрено (равно как и к правилам оформления самого расписания – несмотря на наличие унифицированной формы, допускается ее изменение).

Основное, чего следует придерживаться – это общего правила по заполнению подобных документов:

вначале следует составить шапку, содержащую в себе основные сведения об адресате и составителе;
затем указать наименование записки и ее номер (в случае его наличия);
после чего описывается основное содержание, рассказывающее о причинах, вызвавших необходимость внесения корректировок в расписание, а также предложения по решению этого вопроса (к примеру, увеличить штатное число работников);
в конце любой служебной записки всегда ставится подпись составителя и ее расшифровка.

Как правильно написать?

Cлужебная записка, сообщающая об изменении штатного расписания (с образцами можно ознакомиться ниже), пишется аналогично другим служебным запискам. Сначала следует указать сведения о составителе (к примеру – «от работника кадрового отдела Сидорова А.А. директору ООО «Циклон» Иванову Р. Р.«). Затем указывается наименование записки (об изменении расписания), после чего следует главная информация.

В документе указываются причины, повлекшие за собой необходимость внесения изменений: увеличение либо сокращение рабочего штата, изменения в базовом окладе работников, изменение размера различных надбавок, изменение рабочего времени и другие.

Как верно оформить?

После того, как служебная записка составлена, ее следует зарегистрировать в специальном журнале (предназначенном для внутреннего учета записок). С этой целью ей должен быть присвоен номер согласно с принятой в компании нумерацией такого документа. После этого документ передается начальству (либо лицу, уполномоченному производить корректировки в штатном расписании), которое и принимает решение о том, следует ли принимать обозначенные изменения.

В случае, если расписание изменяется, издается соответствующий приказ, сообщающий о внесении необходимых корректировок.

Готовый вариант бумаги при добавлении сотрудников

Образец готовой служебной записки, сообщающей об увеличении штата сотрудников и необходимости увеличения штатной численности.

Генеральному директору ООО «П-Вест» Воробьеву Р. Л.

от менеджера отдела кадров Кузина Р. Д.

Служебная записка №418-848 28.07.17 г.

В связи с расширением производства прошу вас рассмотреть возможность внесения корректировок в штатное количество рабочих (увеличение) по следующим специальностям:

токарь – до 5 человек (сейчас 3 человека);
слесарь – до 11 человек (сейчас 8 человек);
сварщик – до 2 человек (сейчас 1 человек).

На основании этого прошу вас внести соответствующие изменения в штатное расписание.

Менеджер отдела кадров Кузин Р.Д. 28.07.17 г. (подпись)

Штатное расписание – это акт, в котором прописаны все основные моменты, касающиеся рабочего процесса в организации. Он содержит в себе сведения о количестве работников, их рабочем времени, окладах и другую важную информацию. Вносить какие-либо коррективы в эти данные (например, просто набрать необходимых работников или изменить размер оплаты труда) нельзя. Перед тем, как воплотить в жизнь эти коррективы, необходимо отразить их в измененном штатном расписании.

Именно с этой целью и составляются служебные записки, сообщающие уполномоченному лицу о необходимости внесения этих самых изменений.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (Москва) Это быстро и бесплатно !

Вывод вакантных должностей

К обособленным подразделениям относятся любые отделения компании, в том числе филиалы и представительства, удаленные от центрального офиса на достаточно большие расстояния. При этом считаться таковыми могут только те подразделения, которые имеют стационарные рабочие места (т.е. они должны быть зарегистрированы и функционировать по одному адресу не менее одного месяца).

Открывать обособленные подразделения имеют право только предприятия и организации, индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, потому что по закону они могут осуществлять свою деятельность в любой точке страны совершенно свободно.

Обособленные подразделения ни в коей мере не являются самостоятельными юридическими лицами, действуют строго в рамках, установленных головной компанией и располагают только теми средствами, которые она предоставляет.

Создание обособленных подразделений должно проводиться в определенном порядке, и сведения об этом любая компания должна вносить в свои регистрационные документы.

Унифицированных, единых для всех стандартов по написанию приказа о создании обособленного подразделения нет, так что предприятия и организации могут создавать этот документ в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Так или иначе, приказ должен содержать в себя ряд определенных сведений, а именно:

номер, дату и место создания — населенный пункт, в котором зарегистрирована компания и ее полное наименование;
отразить факт создания обособленного подразделения;
указать его статус (филиал или представительство);
указать адрес, по которому оно будет находиться;
перечислить список функций, которые возлагаются на отделение;
определить порядок, в котором оно должно осуществлять свою деятельность (как правило, здесь пишется то, что подразделение обязано работать так, как прописано в Уставе головной организации);
отметить факт, что по закону структурное подразделение не является юридическим лицом;
в завершение в приказе нужно указать ответственных за его исполнением лиц: это может быть сам директор или какой-то другой сотрудник предприятия (как правило, заместитель руководителя).

Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Как сформулировать обоснование введения новой должности в штатное расписание? Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату.

Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст.15 ТК РФ).

ВажноОсновная часть 2.1 Алгоритм ввода дополнительной единицы на склад ГП В случае необходимости увеличения численности персонала на складе ГП применяется следующий порядок действий: 2.1.

Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

Объемы работ были увеличены;
Внедрены дополнительные технологии или направления;
Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота.

Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

Количество ежегодно формируемых дел;
Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

В приказе указываются следующие пункты:

Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
Название вводимой вакансии;
Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу.Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

Расчет объемов образовавшихся работ;
Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Предлагаем ознакомиться Формы реорганизации при которых ликвидируется юр лица

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

Штатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом.

Генеральному директору ООО «П-Вест» Воробьеву Р. Л.

от менеджера отдела кадров Кузина Р. Д.

Служебная записка №418-848 28.07.17 г.

токарь – до 5 человек (сейчас 3 человека);
слесарь – до 11 человек (сейчас 8 человек);
сварщик – до 2 человек (сейчас 1 человек).

На основании этого прошу вас внести соответствующие изменения в штатное расписание.

Менеджер отдела кадров Кузин Р.Д. 28.07.17 г. (подпись)

Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.

Какое изменение придется зафиксировать в ШР:

появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
изменили название должности, переименовали отдел;
изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
ликвидируют отделы и вакантные позиции;
проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:

в шапке документа указывают наименование предприятия;
ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
указывают предложения по решению описанных вопросов;
закрепляют ответственных за исполнение приказа;
при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
подпись составившего и ее расшифровка.

150 единиц входящих документов,
160 единиц служебной корреспонденции,
50 распоряжений руководства,
60 обращений контрагентов,
дополнительно: 100 телефонных звонков.

токарь – до 5 человек (сейчас 3 человека),
слесарь – до 11 человек (сейчас 8 человек),
сварщик – до 2 человек (сейчас 1 человек).

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Докладная на введение штатной единицы в кадры

Аналогично нужно рассчитать трудозатраты по категориям работ на вводимой вакансии. Если текущая нагрузка работника превышает число рабочих часов за месяц, введение должности вполне обосновано.

На основании расчета трудозатрат определяются и корректируются нормативы функций, которые будет выполнять новый работник. После этого осуществляется подготовка проекта должностной инструкции.

Новую должность вводят в конкретное структурное подразделение, следовательно, записку на имя директора пишет начальник этого отдела.

В документе нужно подробно описать обоснование введения новой вакансии.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

Выявить необходимость во внесении изменений;
Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

Объемы работ были увеличены;
Внедрены дополнительные технологии или направления;
Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

В примере обоснования указывают:

Количество ежегодно формируемых дел;
Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

В приказе указываются следующие пункты:

Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
Название вводимой вакансии;
Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

Образец служебной записки на добавление штатной единицы

Таможенное правоСлужебная запискасогласовать дополнительную единицу в штатном расписании

Предписаний органов электронадзора, прошу включить в штатное расписание предприятия должности электрика в количестве 1 единицы и мастера в количестве 1. Предложения руководству желательно оформить в виде служебной записки. Образцы приказов о внесении изменений в штатное Введение в штатное расписание новой должности 2.

Служебной записки от руководителя подразделения с А я генеральный директор и на себя эти обязанности Руководство сказало, что без пояснительной записки новую штатку не примут, к процессу надо подойти творчески, а образец Эстель, обычно, если новая штатка и введены новые должности, то пишут обоснование их введение и по всем изменениям должны быть служебные записки от руководителей SOS! Пояснительная записка к штатке.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Образец служебной записки
Увеличение штатного расписания служебная записка
Как написать служебную записку на ввод новой штатной единицы
Служебная записка на добавление штатной единицы образец
Служебная запискасогласовать дополнительную единицу в штатном расписании

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Договоры (приобретение)

Предписаний органов электронадзора, прошу включить в штатное расписание предприятия должности электрика в количестве 1 единицы и мастера в количестве 1.

Предложения руководству желательно оформить в виде служебной записки. Образцы приказов о внесении изменений в штатное Введение в штатное расписание новой должности 2.

Служебной записки от руководителя подразделения с А я генеральный директор и на себя эти обязанности Руководство сказало, что без пояснительной записки новую штатку не примут, к процессу надо подойти творчески, а образец Эстель, обычно, если новая штатка и введены новые должности, то пишут обоснование их введение и по всем изменениям должны быть служебные записки от руководителей SOS!

Это быстро и бесплатно! Елена 11 10 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, необходимо составить служебную записку на посещение предприятия нашего партнера сотрудником нашей организации.

Как грамотнее написать? Заранее спасибо! Можно написать, например, так: Цель визита — сбор информации для отдела, планируемая дата — 17 октября г.

AIDA 12 10 Здравствуйте! Подскажите, как заполнить служебную записку, если на объект нет поставки модульных зданий и мы не можем во время построить общежитие.

Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству. Несколько рекомендаций относительно того, как обсуждать с руководством загруженность персонала и необходимую численность подразделения

Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность. По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации (на расширение штатов и/или повышение зарплаты) и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена.
На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей.

Как составить приказ об изменении штатного расписания Следовательно, они влекут за собой и необходимость внесения изменений в основной организационный документ, устанавливающий должностной и численный состав сотрудников, коим является. В письме Федеральной службы по труду и занятости от 22.03.

2012 №428-6-1 говорится, что штатное расписание изменятся в таких случаях как: переименование структурных подразделений; переименование должностей; изменение окладов; сокращение численности или штата работников .

25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 ). Такая информация предоставляется в органы службы занятости.

Дело в том, что избыточные звенья в бизнес-процессах замедляют его, причём иногда многократно.

— документ нужно подписать у 5-12 согласующих, и более половины из них не имеют отношения к нему в принципе (например, заявку на внесение изменение в корпоративную информационную систему может быть необходимо согласовывать с директором по правовым вопросам); — соответственно, более половины согласующих не читают документ, но часть их них «для порядка» или в силу природной любознательности задают несколько вопросов;

Внимание Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

Составитель должен четко помнить, что этот тип документов применяется только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. В случае, когда адресатом документа является вышестоящее должностное лицо, его необходимо именовать «Докладной запиской».

Рекомендуем включить служебную записку образец 2020 в альбом с образцами других документов, используемых в документообороте предприятия.

Это позволит исполнителям иметь под рукой примеры правильного написания и оформления всех типовых деловых бумаг: писем, докладных и служебных записок, отчетов, актов и пр.

По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

Как ввести новую должность в штатное расписание? Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

Выявить необходимость во внесении изменений;
Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Внимание

Какими документами оформляется? На начальном этапе оформляется служебная записка, в которой отражаются сведения, выступающие основанием для внесения изменений в штатное расписание. К примеру, в связи с увеличением объема труда может быть предложено ввести дополнительные вакансии. А вот при снижении объема поставок может быть предложено и сократить некоторые должности.

Кстати, если вакансии заняты, то процедура оформления изменений в штатное расписание будет инициирована как минимум за два месяца, ведь сотрудников в порядке ст.74 ТК РФ нужно будет предупредить об изменениях и предоставить возможность согласиться либо отказаться. Но если должности вакантны, двухмесячный срок не соблюдается и соответственно оговоренные штатные места можно сократить в любой момент.

Обоснование для введения штатной единицы
Пример служебной записки на изменение штатного расписания
Как составить приказ об изменении штатного расписания
Приказ о внесении изменений в штатное расписание Служебная записка о необходимости изменения штатного расписания (образец заполнения)

Служебная записка о необходимости изменения штатного расписания (образец заполнения)

Служебная записка об изменении штатного расписания

/ Госы / практ.

Предлагаем ознакомиться Порядок и сроки оплаты больничного листа

Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Выявить необходимость во внесении изменений,
По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице,

С следовательно, при внесении изменений в минимальный размер оклад тоже должен быть увеличен, что подразумевает внесение изменений в штатное расписание.

Про важность и значение мотивации персонала читайте тут.

Форму выписки из штатного расписания вы найдете здесь. Штатное расписание является локальным документом, при принятии которого должна соблюдаться установленная законом процедура, подразумевающая издание определенного пакета документов, а в ряде случаев — и согласование с Профсоюзным комитетом. Также внесение изменений по инициативе руководства предприятия допускается и в порядке ст.74 ТК РФ, но только при соблюдении определенной процедуры, а именно, уведомления сотрудников о переименовании должности как минимум за два месяца.

Количество ежегодно формируемых дел,
Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

ст. 57 (предоставление конкретным должностям дотаций и льгот, наличие ограничений),
ст. 195.3 (применение профстандартов).

Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

Расчет объемов образовавшихся работ;
Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке Mincredit.ru

Похожее

Ситуация с заработной платой в компании может меняться в зависимости от развития и финансового состояния…

На сегодняшний день нет фиксированной позиции по поводу переименования должностей в штатных расписаниях. Но это…

Уход с вакансии в связи с несоответствием – процесс крайне сложный, содержащий массу нюансов, знать…

Необходимость корректировки названия должности влечет за собой внесение правок в штатное расписание. Переименование должности на…

Любая организация, предприятие или фирма имеют ряд внутренних документов, обязательных для заполнения. Их наличие регламентируется…

Штатное расписание решает многие проблемы на предприятиях, в том числе и организационные. Составление документа позволяет…

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Предлагаем ознакомиться Дом с земельным участком какие документы необходимо собрать и куда обратиться для приватизации

Чем же отличаются документы на утверждение и изменение? Оформление приказов регламентируется Постановление Госстандарта России №65-ст от 3 марта 2003 г.

В соответствии с

ГОСТ Р 6.30-2003

в бланке приказа должны присутствовать такие переменные реквизиты, как заголовок и текст. Отличие приказа об изменении от утверждающего распоряжения заключается в формулировках этих реквизитов.

В случае корректировки утвержденной формы издается приказ с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» Если корректировки масштабные, то правильнее утвердить новую обновленную форму. Заголовок приказа будет таким: «Об утверждении штатного расписания».

Внесение правок в документ, отражающий структуру организации, происходит в результате рассмотрения:

служебной записки;
письма;
пояснительной записки;
уведомления;
технико-экономического обоснования;
финансового отчета;
аналитической записки.

Последствием принятия решения о необходимости корректировки ШР, например, в связи с изменение окладов, должностей и их наименований, условий труда, сокращением штата, у работодателя возникает необходимость оформления ознакомительных, информирующих, согласующих документов:

Согласие работника.
Трудовое соглашение.
Личная карточка.
Трудовая книжка.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Положение об оплате труда и премировании

Расширение штата сотрудников — когда оно может потребоваться

Ситуаций, в которых может потребоваться расширение штата сотрудников, очень много. Так, к причинам возникновения необходимости увеличения штата сотрудников можно отнести:

Повышение объемов нагрузки на персонал.
Временную потерю трудоспособности одного или нескольких работников.
Выход работника в декрет или перевод его на другую должность.
Открытие новых структурных подразделений.
Усложнение технологических или организационных процессов.
Появление новых задач, нуждающихся в решении.
Необходимость расширить объемы производства или оказываемых услуг.

И это — лишь список наиболее популярных ситуаций, в которых могут потребоваться подобные мероприятия. На практике же необходимость увеличить штат или его численность может диктоваться самыми разнообразными требованиями, вплоть до необходимости выполнения квоты по трудоустройству инвалидов — для них могут быть внедрены отдельные специальные должности.

Кто инициирует увеличение штата сотрудников

Полномочиями на проведение фактического расширения штата сотрудников по умолчанию обладает лишь непосредственно руководитель предприятия. Однако данные полномочия могут также делегироваться иным сотрудникам, чаще всего — непосредственно руководителям структурных подразделений или работникам кадрового отдела. Порядок расширения штата, права и обязанности по приему на работу новых специалистов, если они имеются, должны быть отражены в локальных нормативных документах предприятия — в противном случае окончательное решение всегда должен принимать непосредственно руководитель субъекта хозяйствования.

Соответственно этому, инициировать увеличение штата может:

Непосредственно директор предприятия. В данном случае ему необходимо лишь издать приказ об изменении штатного расписания и увеличении штата трудящихся.
Руководитель структурного подразделения. В зависимости от принятых локальных нормативных актов, руководителям отдельных структурных подразделений могут предоставляться права на принятие самостоятельных решений о расширении штата вверенных им отделов.
Кадровый работник или менеджер по персоналу. В некоторых случаях право на расширение или увеличение штата предоставляется работникам кадрового отдела, которые принимают окончательное решение по данному вопросу.
Рядовой сотрудник. Сообщить о необходимости расширения штата может и рядовой трудящийся — однако окончательное решение должно принимать исключительно уполномоченное на проведение данных действий лицо.

Таким образом, практически каждому работнику необходимо знать, как составить обоснование увеличения штата сотрудников и подать на имя руководства необходимую документацию.

Способы увеличения штата сотрудников

В вопросах расширения штата сотрудников, необходимо понимать, что оно может проводиться двумя путями. Так, увеличение штата работников может предусматривать как непосредственно создание новых должностей в штатном расписании, так и увеличение штатной численности трудящихся на уже существующих должностях. Каждый из этих аспектов может иметь свои особенности правового регулирования в рамках локальных нормативных документов и актов.

Увеличение численности работников без внедрения новых должностей является актуальным, когда необходимо повысить производительность уже существующих отделов, создать новое, идентичное уже существующим, структурное подразделение или обеспечить функционирование оперативного резерва на предприятии на случай болезни или декрета имеющихся работников в целях отсутствия простоя и своевременного исполнения экономического плана.

Добавление же новой должности при расширении штата сотрудников может потребоваться как для более эффективного разделения трудовых обязанностей, так и в соответствии с изменением организационных или технологических условий трудовой деятельности. Кроме этого, дополнение штата новыми должностями может использоваться для дифференциации обязанностей и окладов между сотрудниками одного уровня, имеющими схожие задачи, но разную производительность труда и стаж.

Что такое обоснование увеличения штата сотрудников

Как можно понять из вышеприведенной информации — инициировать увеличение штата может даже простой рядовой сотрудник, который понимает, что данная процедура необходима. Однако данную информацию также необходимо донести до руководства предприятия и конкретных лиц, ответственных за принятие решения об увеличении штата сотрудников.

В целях обеспечения рационального использования ресурсов предприятия и оценки практической пользы от расширения штата может потребоваться составление обоснования для увеличения штата сотрудников. Данное обоснование является служебной запиской, в которой изложена не только информация о необходимости увеличить штат, но и конкретные причины, по которым означенные кадровые мероприятия должны проводиться.

При этом на предприятии даже может устанавливаться особая форма составления обоснования увеличения штата, а может быть предусмотрено составление данной записки в свободной форме. Чаще всего в обосновании указывают количество фактически выполняемых работником операций при необходимости увеличить штат без расширения должностей. Или же описывают целесообразность внедрения новой должности для более эффективного разделения труда и успешного ведения экономической деятельности.

Служебная записка об увеличении штата сотрудников — образец, пример составления

Если вам необходимо составить служебную записку об увеличении штата сотрудников, нужно учесть несколько важных деталей:

Во-первых — если на предприятии предусмотрены какие-либо специальные формы для составления служебных записок, то необходимо использовать именно их.
Во-вторых — сама записка должна составляться на имя либо руководителя структурного подразделения, либо руководителя предприятия, либо — ответственного за кадровую политику и расширение штатов лица.
В-третьих — обоснование должно демонстрировать прямую выгоду от расширения штата руководству, а не просто сообщать о высокой нагрузке на работника и необходимости её снижения.