Как составляется служебная записка на списание материальных ценностей

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.
Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Какие сведения нужно отразить?

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Содержание документа можно разделить на две части:

1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

Как написать

В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.

Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:

1. Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
2. Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
3. Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
4. Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:

• Номер строки;
• Наименование предмета;
• Количество;
• Инвентарный номер;
• Балансовая стоимость.

Обратите внимание! Также в таблице могут быть другие графы. Например, код материала, направление расходования и другие.

1. Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.

Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;

1. Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
2. Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
3. Перечень приложений. Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;

Обратите внимание! Оценить возможность дальнейшего использования вещи или её ремонта может только специалист. Однако вещь может быть списана из-за морального и материального устаревания, если вышел срок её нормативной эксплуатации.

1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
2. Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.

Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении. Далее документ следует в бухгалтерию, где должны быть приняты меры по приведению баланса в соответствие.

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Брак на складе

Составителем обычно выступает завхоз, выявляющий бракованные ценности, которые находятся на складе. Получателем записки выступает руководитель фирмы, который начинает процесс списания.

В документе приводится название продукции, в которой обнаружился брак, ее количество, балансовая цена и номер, который присваивается каждому предмету, передающемуся на склад. В качестве основания для списания могут выступать разные ситуации, например, выявление поломки, дефекта или неисправности.

Внимание! С помощью таких записок владельцы компаний часто реализуют коррупционные схемы, поэтому важно правильно составить документ, чтобы он не вызывал подозрений у представителей ФНС или иных проверяющих инстанций.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Образец текста

Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.

№ 03-64/85 Директору ООО «ТехАртГрупп»

от ДД.ММ.ГГГГ Подольскому М.Е.

Служебная записка

О списании материальных средств

Предлагаем ознакомиться Заказное письмо с описью вложения и уведомлением: как отправить, образец
Подразделение: юридическое бюро.

ведущий юрисконсульт _________ Сергеенко С.К.

Основания для списания: результаты экспертизы, проведённой специалистами ремонтного отдела и проверки использования расходных материалов.

Приложения:

1. Заключение ремонтного отдела № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
2. Акт проверки использования расходных материалов № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.

Начальник бюро Степанов Д.В.

Очень важно вовремя проводить списание определённых материальных ценностей и контролировать нахождение в помещениях организации всех предметов, которым присвоены инвентарные номера. Материально ответственный работник при выявлении нарушений будет отвечать за них из собственных доходов. Поэтому оформление служебной записки входит в его интересы.

Бланк служебной записки на списание материальных ценностей Отличная статья 0{amp}gt;Служебная записка на списание ТМЦ

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Предлагаем ознакомиться Гайд про Переезд в Швейцарию на ПМЖ из России

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Из всех разделов служебной записки, о которых мы говорили в предыдущем разделе, затруднение обычно вызывает описательная часть. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили несколько вариантов формулировок.

Примеры

1. Прошу Вашего разрешения на списание стула компьютерного (инв. № 2008-067) из проектного отдела в связи с поломкой крестовины и деформацией спинки стула. Проведение восстановления (ремонта) нецелесообразно.
2. Прошу разрешить списание материальных ценностей:

1. В связи с тем, что компьютер (инв. номер 383) инженера-проектировщика (отдел ОКС) морально и технически устарел и не способен поддерживать графические программы (CorelDraw, Autocad и др.), прошу списать его и приобрести более мощный компьютер. Параметры требуемого оборудования указаны в приложении.

Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике. Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

• наименование ТМЦ,
• количество,
• балансовая стоимость,
• инвентарный номер.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить.

Зачем списывать ТМЦ?

Это необходимо, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины бывают разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.

Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.

При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию. Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ.

Образец бланка

Образец написания служебной записки к списанию мягкого инвентаря

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Директору ООО “ТеплоВодоСнабжение”

Веселову А.Д.

от начальника отдела кадров

Ипатова К.В.

Довожу до Вашего сведения, что в ходе инвентаризации основных средств в отделе кадров установлено, что системный блок компьютера (инв. № 59-К) не исправен. А именно: сгорел блок питания, что повлекло неисправность остальных составляющих. Замена блока питания не возможна по причине отсутствия аналогичного товара на рынке.

На основании изложенного прошу списать системный блок компьютера инв. № 59-К, а также организовать приобретение нового системного блока в срок до 05.10.2022 г. На указанный период до ремонта сотрудник отдела кадров работает на личном компьютере.

25.09.2022 г. Ипатов Ипатов К.В.

Пример служебной записки на списание задолженности

Генеральному директору ООО “Консалт”

Радионову А.Д.

от начальника юридического отдела

Цыпкиной В.Д.

Докладываю, что 18.11.2023 г. в соответствии со служебной запиской главного бухгалтера о взыскании дебиторской задолженности, юридическим отделом осуществлена проверка документов для обращения в суд. Данная задолженность ООО “Авангард” по договору поставки от 11.05.2018 года признается нереальной к взысканию в связи с истечением срока исковой давности. Меры, предпринятые для взыскания задолженности ООО “Авангард” в течение срока исковой давности, оцениваются как достаточные.

В связи с изложенным прошу рассмотреть вопрос о списании данной задолженности в налоговом и бухгалтерском учете.

Начальник юридического отдела Цыпкина ЦыпкинаВ.Д.

Главный бухгалтер Михайлова Михайлова У.Д.

Например, код материала, направление расходования и другие.

1. Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
2. Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
3. Перечень приложений.

Для целей бухгалтерского учета под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету.

Полномочия по определению стоимости возлагаются на специально созданную в учреждении комиссию по поступлению и выбытию нефинансовых активов.

В качестве источников информации комиссия использует данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов на добровольных началах) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

Аналитический учет ведут по наименованиям предметов, количеству, их стоимости, группам и материально ответственным лицам на Карточках количественно-суммового учета.Единица учета мягкого инвентаря выбирается учреждением самостоятельно и указывается в его учетной политике.

Ее следует выбирать таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации о запасах в учреждении. Кроме того, при выборе единицы учета следует принимать во внимание возможность надлежащего контроля за наличием и движением мягкого инвентаря в учреждении.

Например, можно учитывать комплект спецодежды как один объект или как несколько самостоятельных объектов (куртка, брюки, рубашка).

Но если в накладной поставщика указана стоимость всего комплекта без указания цены на каждый предмет комплекта, то возникает вопрос определения цены единицы учета.

Предлагаем ознакомиться Отказывают в выплате зарплаты после увольнения

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Образцы служебной записки Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ.

Внимание

Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.

Докладная внутренняя Адресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальству Может носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.

Докладная внешняя В адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проект Обычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

https://youtu.be/2CnJsWZS37w

Операции по внутреннему перемещению мягкого инвентаря оформляются записью:Дебет 0 105 35 340″Увеличение стоимости мягкого инвентаря — иного движимого имущества учреждения»Кредит 0 105 35 340″Увеличение стоимости мягкого инвентаря — иного движимого имущества учреждения».

Выдача мягкого инвентаря в эксплуатацию отражается материально ответственным лицом в Книге (карточке) учета материальных ценностей на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Сроки использования предметов мягкого инвентаря исчисляются со дня их фактической выдачи в эксплуатацию.

Время хранения на складах в срок эксплуатации не засчитывается.При увольнении работник обязан сдать на склад пригодную для дальнейшего использования спецодежду.

Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала. Оформление служебной записки Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации.

К записке прилагаю отчет подразделения информационных технологий о проведенной диагностике и ее результатах. Начальник отдела Л. А. Кудрявцев» В заключение Обычно написание служебной записки не вызывает проблем. Этот внутриштатный документ — довольно привычное средство общения между различными уровнями управления.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу.

Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки.

Выходом была избрана служебная записка на командировку.

Грамотное заполнение Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей.

Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

• реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
• наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
• просьбу о списании обозначенных вещей;
• информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
• основания для списания.

Вот несколько примеров:

• на премирование сотрудника;
• на отправление работника в командировку;
• сообщение в материально-технический отдел по поводу неисправности оборудования;
• служебная записка на приобретение;
• уведомление начальника охраны от начальника любого другого подразделения о необходимости пропуска посторонних лиц (не сотрудников) в здание компании с указанием причин;
• просьба в виде служебной записки, направленной в бухгалтерию, о выделении материальных средств на те или иные нужды и т.п.

Отдельные случаи составления служебных записок Хотя служебная записка и считается внутренней бумагой, одна из ее разновидностей — это документ, направленный аттестационной комиссии. Однако использование записок исключительно для рабочей связи все же более распространено.

Служебная записка на списание материальных ценностей –образец

Любая вещь имеет свой эксплуатационный срок и рано или поздно окончательно приходит в негодность. Типичным примером такого процесса внутри предприятия является спецодежда, заказываемая для определённой категории рабочих и активно эксплуатируемая.

Кроме этого, компания может столкнуться с приведением в негодность или моральным устареванием мелкой техники, используемой в работе (калькуляторов, например).

Прежде чем рассматривать нюансы списания той или иной ценности, необходимо определиться с категориямиРазличают:

• Основные средства (ОС) – это жизненно важный элемент деятельности любого предприятия, ведь под эту категорию попадает то имущество, без которого затрудняется или вовсе может прекратиться работа организации. Они имеют ряд подвидов, среди которых – здания и сооружения, оборудование, спецтехника и т.д. Срок использования ОС – более одного года.
• Товарно-материальные ценности. Сюда относятся те активы, которые также будут использоваться предприятием в процессе осуществления своей деятельности. Существуют в форме сырья или запасов. Именно эта категория имеет активную динамику оборачиваемости и подлежит регулярному списанию.
• Малоценное имущество – под эту категорию попадает то имущество, срок службы которого составляет менее одного года и является быстроизнашивающимся. Кроме этого, важным критерием для отнесения к этому виду является и её стоимость. К малоценному имуществу относится, как правило, спецодежда, предметы хозяйственной деятельности, узкопрофильные рабочие инструменты и так далее.

Сама процедура списания включает несколько этапов:

1. Определение состояния имущества.
2. Составление мотивированной служебной записки о необходимости списания.
3. Получение разрешения руководства организации на проведение инвентаризации.
4. Непосредственно, проведение инвентаризации и составление акта непригодности имущества.
5. Утилизация пришедшего в негодность имущества.
6. Списание по бухгалтерскому учёту.

Предлагаем ознакомиться Образец иска к филиалу — Юрист скажет

При необходимости списания малоценного актива перед материально-ответственным лицом возникает задача исключить такое имущество из своей зоны ответственности. Конечно же, такой процесс должен проходить с составлением бумаги — служебной записки о списании материальных ценностей.

Как правило, списание материальных ценностей (ТМЦ) осуществляется по инициативе материально-ответственного работника, который обязан следить за своевременностью операций с ними и сам должен быть заинтересован в их корректном учёте.

Также списание может быть результатом проведённой инвентаризации или проверки.

Данный вид документа имеет цель донести информацию от работника к вышестоящему руководству о необходимости списания того или иного вида имущества. Внешний вид служебной записки на списание материальных ценностей может варьироваться в зависимости от особенностей работы конкретного предприятия или организации, ведь законодателями не принят стандартизированный бланк. В данном вопросе управленцу предстоит исходить из требований локальных документов предприятия, регламентирующих делопроизводство.

При проверке контролирующими органами основное внимание уделяется документальному оформлению тех или иных операций внутри предприятия. Исходя из этого, каждое изменение статуса того или иного имущества необходимо отражать посредством составления служебной записки и других документов.

При составлении важно помнить о следующих обязательных реквизитах документа:

• Дата составления, номер и наименование документа. Сюда же рекомендуется добавить небольшую преамбулу, раскрывающую тематику вопроса.
• Адресат или получатель. Это то должностное лицо, которому направляется документ для рассмотрения и принятия решения. Следует указать его Ф.И.О и должность полностью.
• Основная часть. Здесь следует отразить основания, отражённые в акте на списание, само прошение, а также виды и наименования списываемого имущества. Помимо этого, следует указать балансовую стоимость, инвентарный или номенклатурный номер.
• Данные о материально-ответственном лице. Обычно им же выступает сам автор служебной записки.

Текст документа должен быть кратким, но раскрывать суть. В этом может помочь прикрепление к служебной записке подтверждающих документов (таких как акт на списание, заключение компетентного подразделения организации и т.д.).

Перед тем, как направить документ на рассмотрение, его необходимо подписать не только материально-ответственному лицу, но и его непосредственному руководителю, подтверждающему достоверность описанных сведений.

После должного оформления и визирования документ подлежит регистрации в приёмной предприятия, после чего направляется на рассмотрение адресата. Именно его резолюция определяет дальнейшую судьбу того или иного имущества.

№156-сз от 20.05.2018 г. Директору ООО «Вертикаль»

Иванову П.О.

Служебная записка

«О списании товарно-материальных ценностей»

Довожу до Вашего сведения, что в связи с истечением срока ношения форменной спецодежды охранника отдела по безопасности ООО «Вертикаль» (выдана 15.05.2017 г.) прошу Вас разрешить произвести списание данного вида спецодежды.

Основание для списания: Истечение срока ношения

Начальник отдела по безопасности ООО «Вертикаль» Петров В.С.

20.05.2018 г.

Охранник отдела по безопасности ООО «Вертикаль» Сидоров А.О.

Таким образом, в статье были определены основные моменты, с которыми может столкнуться управленец в процессе списания материальных ценностей. Для исключения возможных негативных последствий ему необходимо следить за состоянием и движением своих активов, а также вовремя их утилизировать.

Основные средства

Документ требуется, если основное средство, представленное оборудованием, износилось или устарело, поэтому не может далее использоваться в производственном процессе. При составлении этой служебки указываются данные:

• название основного средства;
• должность и ФИО составителя;
• название документа;
• дата формирования;
• номер регистра;
• предмет, нуждающийся в списании;
• описание возникшей ситуации, из-за которой основное средство не может использоваться для производства продукции;
• подпись заявителя.

При составлении этого документа важно придерживаться стандартных правил.

Все о служебных записках смотрите на видео:

https://youtu.be/BVRH7z_NHpM

Образцы для разных случаев

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте{amp}lt; в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Когда писать СЗ необходимо

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование ТМЦ.
2. Количество и единица измерения.
3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

Но нас больше интересует вопрос, когда нужна служебная записка на списание ТМЦ: образец рассмотрим после того, как это выясним:

1. Истек срок службы ТМЦ. Их дальнейшая эксплуатация может негативно повлиять на качество конечного продукта. К примеру, просроченные продукты нельзя использовать в пищевом производстве. Тут уже понадобится служебная записка на списание материалов, образец которой будет приведен ниже.
2. ТМЦ внезапно сломались или потеряли качество до истечения срока службы. Например, работник порвал спецодежду или повредил инструмент. В этом случае нужна еще дефектная ведомость. Прежде чем списывать предмет, необходимо доказать, что он не подлежит ремонту или восстановлению.
3. Ценности морально устарели. Например, старый компьютер непригоден для современных программ. И снова это придется подтверждать документально, привлекая экспертов.

Таким образом, если запасы не направляют в производство, а избавляются от них, об этом нужно предупредить при помощи СЗ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Правила составления

Подобный документ должен быть составлен по общим правилам, прописанным выше, и должен содержать:

1. Наименование адресата.
2. Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
3. Прошение о списании определённых материалов.
4. Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
5. Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
6. Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.

Если записка на списание материалов будет составлена с нарушением, то скорей всего её не примут к рассмотрению.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.