Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Во многих организациях кадровый учет ведется ненадлежащим образом. Это происходит из-за попыток сэкономить в не самой важной области бизнеса: по крайней мере, так кажется неопытным руководителям, которые еще не сталкивались с проверками от трудовых инспекций. Многие вообще не уделяют этому вопросу какого-либо внимания, другие, и их большинство, кадровое делопроизводство ведут, но с ошибками и не в полном объеме. Можно только посочувствовать таким компаниям, так как, например, отсутствие трудового договора только с одним сотрудником может привести к штрафу до 100 тыс. рублей в ценах 2020 года. Для тех, кто хочет исправить ситуацию и произвести восстановление кадрового учета — наша пошаговая инструкция. Надеемся, она поможет вам.

Когда восстанавливать кадровый учет

Ситуаций, когда требуется восстановить кадровый учет много, но есть наиболее типичные, перечисляем их:

• При покупке бизнеса. Новые хозяева понимают, чем грозит «беспредел» в бумагах, который им оставили, и принимают решение навести в них порядок.
• На компанию жалуется бывший сотрудник. Тогда увеличивается частота визитов контролирующих органов, поэтому устранить ошибки в делах необходимо оперативно.
• Вскрывается деятельность работников. Случается, что в отделе кадров может работать недобросовестный сотрудник, преднамеренно уничтоживший часть документов — тогда необходимо их оперативно восстановить.

СРОК ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА

Восстановление кадрового учета в компании процесс довольно трудоемкий, который зависит от количества работников и периода за который необходимо провести восстановление кадровых документов.

В среднем время восстановления кадровых документов нашим специалистом по одному сотруднику за один год занимает не более одного рабочего дня.

Алгоритм действий

Составляется в зависимости от степени запущенности кадрового учета. Именно поэтому нет какого-то одинакового алгоритма действий, так как могут быть проблемы с электронной базой, отсутствовать бумажные документы и т.д. В первую очередь нужно выяснить:

• Для чего необходимо восстановление, причины, которые привели к появлению проблемы.
• В каком режиме работает компания, какой установлен внутренний распорядок, выяснить систему оплаты работников предприятия.
• Анализируется наличие документов и выполняется их сверка с реестрами баз данных, естественно, если они есть в наличии.

Следующий шаг — составление таблицы. В ней указываются фамилии всех работников предприятия и напротив каждого отмечаются документы, которые на него есть. Учитывайте, что на каждого работающего должен быть оформлен трудовой договор и книжка, карточка Т2 и приказы о приеме/увольнении, его перемещениях и т.д. Отсутствующие документы необходимо восстановить.

После ответа на все вопросы и составления таблицы необходимо приступить к восстановлению документов.

ЭТАПЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА

1. Вы оформляете заявку на восстановление кадрового учета, после чего наш специалист связывается с Вами для уточнения организационных вопросов, оценки состояния кадровых документов и объема работ. Как только все необходимые данные будут получены, Вам направляется индивидуальное коммерческое предложение.

Для ускорения процесса восстановления кадрового учета. Вы можете оставить заявку на данную услугу онлайн

2. Согласование коммерческого предложения, подписание договора и оплата услуг по восстановлению кадрового учета.

3. После завершения организационных моментов специалист нашей компании готовит план проверки, который предоставляется Заказчику. Только после утверждения данного плана, наш специалист приступает к работе по восстановлению кадрового учета.

4. По завершению восстановления кадрового учета, Вы получаете отчет о проделанной работе, а так же полный комплект исправленных, укомплектованных документов по своим сотрудникам.

Восстановление обязательных ЛНА и кадровых документов

Многими компаниями такие документы не воспринимаются всерьез, поэтому их оформлению уделяется минимум внимания. Но именно на эти документы сразу смотрят инспекторы или суд, который выносит решения по трудовым спорам. Надо ли говорить, что большинство компаний проигрывает из-за этого дела своим сотрудникам или получает штрафы от трудовых инспекций.

Рассмотрим пример. Работник фирмы устно отпросился у руководства компании отлучиться на некоторое время, но отсутствовал, к неудовольствию последних, несколько часов. Отгул не оформлен, работа не сделана и принимается решение наказать сотрудника. Теперь смотрим правила внутреннего распорядка этой компании и видим, что в нем нет пункта, что человек при отпрашивании с работы должен оформлять строго письменное заявление. А если пункта такого нет, то и наказание не может следовать, особенно при наличии свидетелей.

Чтобы такие казусы не происходили, необходимо привести ЛНА (акт) в соответствии с правилами, действующими в компании. Важно выполнить такие действия:

• Написать или привести в порядок нормативные акты, регулирующие трудовые отношения согласно правилам компании.
• Сделать анализ макета существующего трудового договора и довести его «до ума», добиться полного соответствия законодательству.
• Выполнить восстановление всех обязательных бумаг кадрового делопроизводства.

Что вы получаете в итоге? Комплект документов, которые соответствуют специфике организации, трудовому законодательству и уставу.

СТОИМОСТЬ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА

Специальное предложение для компаний

Восстанавливаем документы сотрудников

Оформленные с нарушениями документы работников — один из источников доходов государства в виде штрафов. Поэтому на следующем этапе проверяем их наличие и правила оформления. Обращаем внимание на:

1. Трудовые договора. В них необходимо занести всю информацию, которая предусматривается ст. 57 ТК. Важно: они составляются в двух экземплярах, один передается сотруднику, второй остается на предприятии. При его отсутствии необходимо быстро восполнить пробел и составить договор.
2. Должностные инструкции. Практически повсеместно с интернета скачиваются типовые экземпляры инструкций, которые по своим положениям не имеют ничего общего с реальными делами предприятия. Поэтому, скачивать шаблоны можно, но при этом учитывайте реалии, приводите инструкции в соответствие с ними.
3. Должны быть приказы о приеме на должность, на переводы внутри компании, на изменение зарплаты. Проверьте наличие согласия сотрудников на обработку личных данных.
4. Дополнительные соглашения. В процессе работы в отношения работодателя и сотрудника вносятся изменения, которые оформляются допотношениями. Проконтролируйте оформление.
5. Трудовые книжки, карточки Т2. В них должны быть внесены все записи, книжка не должна храниться у сотрудника, в карточке обязательна подпись про ознакомление.

Все перечисленные документы должны соответствовать друг другу и трудовому законодательству, на них необходимо проставить подписи и печати.

Основы ведения кадрового учета персонала

Основной нормативный акт, регламентирующий отношения между работодателями и наемными рабочими – Трудовой кодекс РФ. В настоящее время организации имеют право на самостоятельную разработку всех необходимых форм и образцов документов.

Любая фирма обязана иметь учредительную документацию, которая берется за основу при разработке всех остальных внутренних нормативов и форм, в том числе и для кадрового учета персонала.

Законодательно установлена обязанность работодателей разрабатывать и утверждать следующие акты: связанные с заработной платой (трудовое соглашение, табель для учета рабочего времени) и по организации рабочего процесса (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Также должны быть разработаны требования трудовой дисциплины на предприятии, штатное расписание и ежегодный график отпусков.

Есть две группы документов в кадровом учете персонала:

• документы по личному составу (личные карточки, приказы о трудоустройстве и увольнении, приказы о премировании и взыскании, об отпусках, командировках и др.);
• документы по управлению персоналом (требования трудовой дисциплины, положения о подразделениях, отчетность по размеру штата, составу сотрудников).

Также в кадровом отделе создается архив заявлений работников, объяснительных и докладных, на основании которых издавались те или иные приказы. Обязательно в рамках кадрового учета персонала нужно заполнять ведомости и документы, связанные с финансами и заработной платой (к примеру, расчетный лист, форма которого утверждается директором).

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

• Как выбрать систему налогообложения, чтобы сэкономить на платежах
• Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
• Как создать электронную подпись быстро и без проблем

Определенные обстоятельства требуют наличия в кадровом отделе дополнительных бумаг:

• коллективного договора, если от персонала или работодателя поступило предложение его заключить;
• должностных инструкций (при отсутствии полного перечня обязанностей в трудовом соглашении);
• положения о зарплате и назначении премий (если изменились условия расчета и выдачи зарплаты, и они не оговорены в договоре или штатном расписании);
• другие положения, например о прохождении персоналом аттестации.

Деятельность каждой организации специфична, а потому перечень документов и актов для кадрового учета персонала определяется конкретно в каждом случае и утверждается приказом.

В рамках кадрового документооборота специалисты выполняют следующую работу:

• оформляют личные дела и карточки;
• ведут книги или журналы для учета бумаг;
• создают кадровые дела и номенклатуры дел;
• работают над факультативной документацией (наличия которой не требует закон).

Заводить личную карточку по форме Т-2 и личное дело необходимо на каждого трудоустраиваемого работника. В отдельной папке нужно хранить копии его документов, распечатку приказа о трудоустройстве, копию трудового соглашения и опись бумаг.

Кадровый учет персонала требует ведения следующих книг и журналов:

• книги регистрации трудовых книжек, учета бланков и вкладышей к ним;
• журнал для командировочных удостоверений;
• журналы для учета приказов и трудовых соглашений (его наличие не является обязательным, хотя лучше все же иметь такой журнал).

Страницы в книгах и журналах кадрового учета персонала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Приказы и другие бумаги кадрового делопроизводства должны храниться в отдельных папках или делах.

Обязательные составляющие кадровых дел:

• приказы по личному составу (о переводах сотрудников, о премировании, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
• приказы по личному составу (о взыскании, тарифном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
• внутренние нормативные акты предприятия (положения, инструкции, учет рабочего времени).

Допускается выделение в отдельные дела важной деловой переписки. Удобно также формирование дел для штатного расписания, графиков отпусков или дежурств. Оформленные дела нумеруются в соответствии с принятым в делопроизводстве порядком.

Завершается формирование кадрового учета разработкой факультативных актов, к которым относятся должностные инструкции, положения о персонале и др.

Восстановление документов по процедурам

На этом этапе проверяем правильность оформления таких процедур:

• Оформление основных отпусков. Должны быть графики предоставления, заявления сотрудников, приказы и т.д.
• Оформление дополнительных отпусков. Проверяют подписи и основания для предоставления. К ним относятся отпуска: внеочередные, за свой счет, декретные, по уходу за ребенком и др.
• Командировки. Важно проверить приказ на наличие всех подписей, правильность оформления командировочного листа.

Кроме того, обратите внимание на то, как оформлены премии, увольнения, выходы сотрудников в нерабочее время, больничные и т.д.

ЧТО ВЫ ПОЛУЧАЕТЕ, ПОСЛЕ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА

По завершению восстановления кадрового учета Вам будет предоставлен отчет о проделанной работе, в котором подробно изложено какие документы были восстановлены или исправлены.

Пакет восстановленных и недостающих кадровых документов, согласно плану восстановлению кадрового учета.

Персональную скидку на кадровый аудит или ведение кадрового учета.

Какие документы можно не восстанавливать?

Есть приказ Минкульта за номером 558. В нем — сроки хранения для каждого типа документа. Смотрите дату оформления бумаги и сравнивайте с текущей датой. Если срок уже больше того, который указан в приказе Минкульта, то восстанавливать документ нет необходимости.

Как видно из приведенной информации, восстановление кадровой документации — это долгая работа, которая должна выполняться с особой тщательностью. Чем больший период восстановления, тем сложнее его выполнить. Но сделать это обязательно надо, чтобы избежать штрафных санкций при проверке.

Кадровый учет с нуля пошагово

Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.

Все же основная масса компаний — это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).

Основные ошибки ведения кадрового учета персонала

Ведение кадрового учета персонала с ошибками может повлечь за собой административную и материальную ответственность перед органами контроля. Выделяют три категории ошибок в кадровом делопроизводстве.

1. Ошибки ведения личных дел.

Формирование личных дел осуществляется при трудоустройстве, после чего их ведут, пока человек не уволится. При этом чаще всего кадровики допускают следующие ошибки:

• вкладывают в дела не все требуемые бумаги;
• не соблюдают порядок бумаг;
• вовсе не заводят личные дела;
• не сверяют документы в соответствии с утвержденным графиком;
• заполняют не личный листок учета кадров, а анкету работника;
• вкладывают в дела не относящиеся к ним бумаги;
• нарушают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Безошибочное оформление и ведение личных дел персонала – это гарантия сохранности всех бумаг и оперативного доступа к ним.

2. Ошибки при составлении трудового соглашения.

Если оформить трудовое соглашение или расторгнуть его с нарушением правил, то возможны серьезные последствия в процессе разрешения трудовых споров. Наиболее распространенные ошибки этой категории:

• оформление трудового соглашения в одном экземпляре;
• пренебрежение регистрацией трудового соглашения, отсутствие даты регистрации;
• отсутствие подписей в трудовом соглашении;
• невнесение в договор обязательных данных и/или условий;
• отсутствие письменных трудовых соглашений с сотрудниками;
• невыдача экземпляра трудового соглашения работнику либо отсутствие отметки о получении им этого документа; неопределенные сроки действия соглашения, отсутствие в нем условий трудоустройства с испытательным сроком (если он есть);
• не определенный в договоре размер зарплаты, неустановленные сроки и способ ее выдачи, график работы и продолжительность отпуска.

3. Ошибки в записях в трудовых книжках.

В большинстве случаев ошибки этой категории заключаются в неверном оформлении записей в трудовых книжках. К ним относятся:

• пренебрежение оформлением расписки о получении трудовой книжки от работника;
• отсутствие назначенного приказом лица, ответственного за внесение записей в трудовые книжки, а также за их учет, выдачу и хранение;
• невнесение в раздел сведений о сотруднике данных о повышении им уровня образования;
• неправильная нумерация записей (не по порядку);
• внесение не всех записей в трудовую (в том числе о переводах);
• отказ оформлять трудовые книжки работникам, являющимся студентами (параллельно получающим образование);
• выдача дубликата без пометки «дубликат»;
• неправильное оформление исправлений в разделе сведений о работе;
• неправильное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (или ее отсутствие);
• оформление вкладыша без заполнения раздела данных о сотруднике;
• отсутствие подписи сотрудника в разделе сведений о сотруднике;
• отсутствие в разделе сведений о работе полного наименования организации;
• отправка трудовой уволенному работнику почтой без его заявления с такой просьбой в письменном виде.

Перечисленные ошибки серьезны, любая из них может повлечь за собой негативные последствия, в том числе и для руководства компании. Поэтому кадровым учетом персонала должны заниматься грамотные, высококвалифицированные специалисты, знающие требования действующего законодательства и органов контроля. Можно также отдавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг, но только проверенным организациям.

С чего начать

В первую очередь определите:

• за какой период будут восстанавливаться документы;
• какие документы должны быть в организации.

Трудовое Законодательство РФ предусматривает для организаций три типа документов: обязательного характера, рекомендательно – обязательного характера и рекомендуемого характера.

Разберем какие документы, к какому характеру относятся

Обязательные:

• локально-нормативные акты (далее по тексту – ЛНА);
• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу;
• трудовые договоры (далее по тексту – ТД);
• личные карточки Т-2;
• график отпусков;
• книг учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Рекомендательно – обязательные:

• штатное расписание.

Рекомендуемые:

• журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним;
• журнал учета приказов по личному составу / основной (производственной) деятельности;
• должностные инструкции для каждой должности.

Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства — это возможность избежать всех потенциальных рисков, а также ответственности, которые могут быть вызваны различными нарушениями, установленными законом к оформлению всей необходимой кадровой документации. Наша компания быстро и профессионально восстановит кадровое делопроизводство, и вы сможете больше не беспокоиться об этом вопросе на протяжении всего нашего с вами сотрудничества. Как правило, перед восстановлением кадрового делопроизводства нашим сотрудникам необходимо провести тщательный аудит всей кадровой документации.

Разработка и внедрение недостающей документации

На основании полученных данных мы сможем разработать, а также внедрить пакет всей недостающей документации и некоторых процедур, которые нужны для корректного оформления трудовых отношений в организации. Обращаясь к нам, вы делаете правильный выбор. Это максимальная оперативность и индивидуальный подход к каждой отдельной компании — это наши правила, которых мы постоянно придерживаемся. Мы непрестанно следим за всеми изменениями в законодательстве, поэтому наши сотрудники всегда в курсе даже самых малейших изменений в любых документах, законах и положениях.