Общая информация
Бланк утвержден Пост. Госкомстата №66 от 09.08.1999 г. Однако с 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными к использованию. Каждая организация сама решает, применять их или нет. Вместо этого бланка компания может составить собственный, добавив необходимые или убрав ненужные строки таблицы. Свое решение об использовании тех или иных бланков руководство должно закрепить специальным приказом в учетной политике компании.
Бланк используют на складах предприятий или специальных складах, сотрудничающих с предприятием. Контроль и учет товаров, которые хранятся в этих помещениях, ведется постоянно. Проверки регулярны, их количество утверждается руководством компании. Во время мероприятий проводятся пересчет и взвешивание продукции. Каждая выборочная проверка имеет итогом, кроме инвентарной описи, заполненный акт по форме МХ-14.
Прием материальных ценностей в организации
Откуда именно материал поступил в компанию?
Итак, материал может быть получен:
- непосредственно у поставщиков компании;
- подотчетными лицами компании за наличный капитал;
- в результате разборки ликвидированных основных средств;
- в результате собственного изготовления (подразумевается предоставление из склада уполномоченным лицом);
- при оприходовании излишков, которые были выявлены в процессе .
Прием может осуществляться в процессе получения разнообразными способами
.
Процесс оприходования подразумевает под собой не только их физическое получение уполномоченными лицами компании (одним из них может выступать кладовщик), но и отображением по счетам бухгалтерского учета (часто это подразумевает под собой занесение информации в счет 10 «Материалы»
).
Способов документального оформления на сегодня существует несколько, и нередко они напрямую зависят от ситуации, которая возникает в процессе приема, включая и структуру компании и установленной в ней системы документооборота.
Приходный ордер, составленный по форме М-4
, используется в том случае, если по отношению к качеству и ассортименту отсутствуют какие-либо замечания. По причине того, что данный ордер является внушительных объемов, с него допускается
возможность исключить некоторые реквизиты
, которые не имеют отношения к обязательным реквизитам первичной документации (на основании статьи 9 Федерального закона №402), а именно:
- номеров форм относительно ОКУД и ОКПО;
- паспортного номера (допускается возможность только в том случае, если осуществляется процесс приема различных драгоценных камней и так далее);
- сведения относительно страховой компании;
- графу с кодовым отображением единицы измерения.
Печать на накладной может в полной мере заменить приходный ордер, которая подлежит проставлению в подобных ситуациях. К примеру, в процессе оприходования без каких-либо расхождений по объему, качеству либо же ассортименту.
Печать в обязательном порядке должна включать в себя все необходимые реквизиты относительно приходного ордера: кто именно принял, в каком объеме и так далее (на основании пункта 49 Методических указаний, утвержденных Приказом Министерством финансов в декабре 2001 года).
Если же в наличии имеется накладная , которая подписана уполномоченным лицом компании, то необходимость в формировании приходного ордера либо же иной документации отсутствует.
Относительно приема по форме М-7 необходимо формировать только в том случае, если же в накладной, предоставленной от поставщика, указаны одни сведения (одна разновидность), а по факту материалы поступили совсем иные.
Подобный документ необходим будет и в процессе принятия с целью ответственного хранения
. Допускается возможность своего рода «почистить» лишние реквизиты (к примеру, можно убрать сведения относительно страховой компании, времени отправки продукции и так далее). Параллельно с этим в соглашении между компанией и непосредственным поставщиком может быть указано, что с целью фиксации обнаруженных неточностей может быть сформировано иную документацию.
С целью документального оприходования, которые в полной мере должны соответствовать условиям поставки, допускается возможность действующим законодательством разработать персональный универсальный документ компании
, при этом:
- взять в качестве базы стандартный приходный ордер (утвержденный по , убрав при этом все ненужные реквизиты);
- дополнить теми реквизитами, которые могут оказать существенную помощь при выявлении неточностей в объеме либо качестве поступившего материала.
Персонально разработанный документ должен в обязательном порядке утверждаться соответствующим Приказом руководства компании.
Заполняем бланк
Акт по форме МХ-14 имеет лицевую и оборотную стороны. Подробно разберем, как заполнять каждую из них.
Лицевая сторона
Сначала заполняют реквизиты документа:
- Коды по ОКПО.
- Вид деятельности по ОКДП.
- Наименование организации, структурного подразделения.
- Основание составления акта (приказ или распоряжение). Номер и дата составления этого документа.
- Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя компании. Такие отметки делаются после того, как акт будет заполнен. Этим действием руководитель утверждает документ.
- Номер данного акта и дата его составления.
Далее идет табличная часть, куда вносят следующую информацию о ТМЦ:
- Название ТМЦ, характеристика.
- Код, если ТМЦ имеет таковой.
- Единицы измерения (наименование и код по ОКЕИ).
- Какова учетная цена, в рублях и копейках.
- Количество мест, штук и масса, значащиеся в документах.
- Количество мест, штук и масса фактически.
- Данные об излишках, недостачах: количество, масса, сумма (в рублях и копейках), если они были найдены при проведении проверки.
Если ТМЦ очень много, то таблицу можно продолжить на нескольких листах. В конце таблицы на каждой странице указывают результат. В графу «Итого по странице» вносят данные по массе (значащейся в документах и фактически) и отклонениях.
Оборотная сторона
Здесь таблица продолжается. Заполняют ее так же, как и лицевую сторону. Добавляется только графа «Итого по акту», в нее вносят общий результат показателей таблиц на всех страницах документа.
Затем свою подпись и ее расшифровку ставит материально ответственное лицо. Этим оно подтверждает, что документы по учету ТМЦ были сданы в бухгалтерию предприятия.
Далее указывают условия хранения и состояние учета ТМЦ. Затем комиссия пишет заключение. В нем нужно объяснить, по какой причине возникли излишки или недостача при их наличии.
В конце документа расписываются члены комиссии. Должности и расшифровки их подписей также необходимо указать. Заключительная строка акта выделена под распоряжение руководителя организации. Он решает, как поступить с обнаруженными излишками или недостачами.
Важна проверка обеспечения сохранности материальных ценностей. Для этого ревизор должен проверить: организацию складского хозяйства и охраны складов; подбор и расстановку кадров материально ответственных лиц; заключение договоров о материальной ответственности; организацию пропускной системы и внутрихозяйственного контроля.
Особое внимание уделяют, в частности, тому, заключены ли договоры о материальной ответственности, а также своевременности их заключения; согласован ли прием, перемещение и увольнение работников с главным бухгалтером; не привлекались ли они ранее к уголовной ответственности за расхищение товарно-материальных ценностей и денежных средств и т. д. Эти вопросы ревизор проверяет путем сопоставления данных отдела кадров и по месту работы материально ответственных лиц, а также путем устных опросов.
Проверяя складирование материальных ценностей, важно выяснить, как оборудованы складские помещения и достаточно ли в них места для хранения материальных ценностей; нет ли потерь сверх норм при хранении; оснащены ли места хранения материальных ценностей контрольно-измерительными приборами (весами, мерной тарой и т. д.) и соблюдаются ли сроки их клеймения; не хранятся ли материальные ценности в неприспособленных помещениях или под открытым небом.
На обеспечение сохранности имущества влияют организация пропускной системы, порядок выдачи пропусков, их учет в бухгалтерии и на пропускном пункте организации; контроль на пропускном пункте ввоза и вывоза материальных ценностей со складов; состояние противопожарной безопасности; наличие надежных запоров и сигнализации, сторожей в ночное время суток.
Ревизор выясняет случаи выявления недостач, хищений и порчи материальных ценностей и обоснованность их списания, прослеживает, как эти потери и недостачи учитываются в бухгалтерском учете; принимаются ли меры к взысканию ущерба с виновных лиц.
Сохранность имущества обеспечивается путем внезапных инвентаризаций, следовательно, необходимо проводить внезапные инвентаризации материальных ценностей, а также годовые инвентаризации и инвентаризации при смене материально ответственных лиц.
Ревизор должен убедиться, что инвентаризации проводятся своевременно; данные, отраженные в инвентаризационных ведомостях, учтены в полном объеме и верны; все сроки проведения инвентаризации соблюдены; инвентаризационные описи оформлены в соответствии с установленными требованиями.
В процессе ревизии следует установить, принимаются ли меры к виновникам недостач, выявленных в ходе инвентаризации; не было ли случаев сокрытия недостач под видом пересортицы материальных ценностей; не завышались ли нормы естественной убыли и не применялись ли они к тем материальным ценностям, по которым не было установлено недостач.
Важными этапами ревизионной работы являются:
¨ проверка организации приемки и отпуска сырья и материалов;
¨ изучение распределения транспортно-заготовительных расходов и отклонений от принятых учетных цен между отнесенными на затраты материалами и их остатками на складах к концу отчетного периода;
¨ установление того, своевременно ли поступающие материалы приходуются и отражаются в бухгалтерском учете; имеются ли сопроводительные документы на поступающие материалы и правильно ли они оформлены; наличие перечня работников, имеющих право получать материалы по доверенности, и т. д.;
¨ проведение выборочной проверки путем сопоставления данных первичных документов с данными счетов, предъявленных к оплате от поставщиков;
¨ определение правильности оформления доверенностей; наличие приказа на лиц, имеющих право подписи доверенностей; соблюдение сроков действия доверенностей; своевременности возврата неиспользованных доверенностей, по которым истек срок действия; порядка уничтожения этих доверенностей; отчитываются ли лица, получившие доверенности, после каждого получения ценностей;
¨ проверка поступления материалов от подотчетных лиц, соответствие цен. Путем сопоставления остатков материальных ценностей на складе и счетов поставщиков ревизор может определить, соответствует ли данная цена приобретения материальных ценностей тем остаткам, которые находятся на складе.
Проводя проверку операций по отпуску материальных ценностей, ревизор в первую очередь должен выяснить:
¨ лимитируется ли отпуск материальных ценностей со склада в производство, а также вносятся ли корректировки в лимит в связи с допустимой заменой материалов в производство;
¨ правилен ли расчет лимита в соответствии с нормами отпуска материальных ценностей на производство, кем эти нормы были утверждены, для каких организаций и в какое время.
Путем сопоставления норм расхода материальных ценностей за предыдущие годы, а также норм расходов за соответствующий отчетный период ревизор может выявить завышение расходов материальных ценностей.
Выяснение правильности применения норм расходов материальных ценностей целесообразно осуществлять путем контрольного запуска сырья и материалов в производство
. Контрольный запуск ревизор проводит вместе со специалистами, по результатам составляется акт, который содержит следующие обязательные реквизиты: дата составления; вид контрольного запуска; участок (цех), материально ответственное лицо (бригада); члены комиссии; результаты контрольного запуска; подписи членов комиссии, а также виза руководителя организации, утверждающего результаты контрольного запуска.
Для проверки использования материалов ревизору необходимо ознакомиться со спецификой производства, так как методы контроля и использования материальных ценностей в производстве зависят от типов производства, особенностей организации технологического процесса, методов учета затрат на производство, а также от видов используемых материальных ценностей.
Методом документального контроля проверяется правильность израсходованных на производство материальных ценностей те материальные ценности, которые в период проведения ревизии имеются в наличии, рекомендуется проверять методом фактического контроля.
Правильность использования материалов на производство ревизоры проверяют путем сопоставления количества списанных на производство материальных ценностей с расходом по нормам, необходимым для выпуска продукции, а также с учетом остатков незавершенного производства.
Для проверки правильности применения норм расходов при отпуске материальных ценностей со склада в производство ревизор сопоставляет данные об отпуске материальных ценностей по лимитно-заборной карте с действующими нормативами расхода на производство. Действующие нормы ревизор может получить путем контрольного запуска материалов в производство.
Все выявленные случаи расхождений должен ревизор проанализировать и определить:
¨ какое количество сырья и материалов выдано на производство сверх установленных норм расходов по конкретным товарным группам или номенклатуре;
¨ были ли оформлены соответствующие документы;
¨ как были использованы выданное сырье и материалы;
¨ установлены ли причины и виновные лица перерасхода, применялись ли к ним меры взыскания ущерба;
¨ была ли учтена излишне выпущенная готовая продукция и т. д.
На практике встречаются случаи отпуска материальных ценностей в производство без оформления каких-либо документов со склада, что является серьезным нарушением положения по ведению бухгалтерского учета, поэтому ревизор проверяет документы по ежедневному отпуску материальных ценностей в производство. Встречаются также следующие нарушения:
¨ материальные ценности отпускаются в производство без взвешивания, обмера, пересчета;
¨ переданные в производство материальные ценности не оформляются сопроводительными документами;
¨ передача материальных ценностей из смены в смену носит формальный характер, составляются акты, но не пересчитываются ценности;
¨ порча, брак в производстве, отходы сырья не отражаются в технологических журналах;
¨ отпуск продуктов для проведения анализа не оформляется документами;
¨ производственные отчеты материально ответственных лиц составляются в соответствии с выпущенной продукцией, встречаются неоговоренные исправления, не соблюдаются сроки сдачи в бухгалтерию и т. д.
При ревизии расхода материалов на производство ревизор изучает незавершенное производство
и устанавливает:
¨ какие виды затрат включаются в его состав;
¨ нет ли случаев завышения объема;
¨ нет ли фактов сокрытия брака, недоделок, недостач материальных ценностей и т. д.
Ревизор должен знать, что в состав незавершенного производства не включаются:
¨ материалы, которые получены со склада в производство, но еще не участвуют в производственном процессе;
¨ полуфабрикаты, полученные со стороны или от вспомогательных производств;
¨ комплектующие изделия;
¨ окончательно забракованные изделия.
Правильность определения остатков незавершенного производства влияет на реальность информации о себестоимости готовой продукции и соответственно на размер прибыли, получаемой от реализации готовой продукции, а также и на другие показатели, характеризующие деятельность предприятия.
В связи с этим ревизор должен выяснить:
¨ насколько часто проводится инвентаризация незавершенного производства;
¨ каким образом определяется его объем и производится оценка;
¨ встречались ли случаи неточного учета незавершенного производства, которые выявлялись в ходе контрольных проверок;
¨ устанавливались ли причины искажения данных и принимались ли меры к виновным лицам;
¨ правильно ли отражались на счетах бухгалтерского учета недостачи и излишки, выявленные в ходе инвентаризации.
Основными нарушениями, которые ревизор может выявить при проведении ревизии отпуска материальных ценностей в производство, являются: завышение норм расходов; списание материальных ценностей в производство по нормам, а не по фактическому расходу; сокрытие экономии материалов, полученных от внедрения прогрессивных технологий; нарушение производственных технологий.
Операции по внутреннему перемещению материалов проверяются с точки зрения их экономической целесообразности и по местам возникновения.
При проверке операций по отпуску материальных ценностей на сторону ревизору необходимо установить, по чьему распоряжению они были осуществлены, чем были вызваны и к каким дополнительным расходам привели. Все операции на отпуск материальных ценностей на сторону следует проверить сплошным путем; на документах обязательно должны стоять визы руководителя предприятия и главного бухгалтера. При этом ревизору рекомендуется сверить данные расходных документов склада и платежных документов, а также количественные данные по наименованиям материальных ценностей по заявкам (договорам, соглашениям) с их количеством по расходным документам склада. Необходимо проанализировать все случаи неправильного распределения материальных ценностей, которые привели к нанесению материального ущерба.
Что важно помнить
- Документ должен быть составлен как минимум в 2 экземплярах. Количество зависит от ситуации. Обычно один акт остается у бухгалтера, второй — у материально ответственного лица, работающих на складе. Еще один экземпляр может понадобиться владельцу товара, который был подвержен проверке (если речь идет о специализированном складе, а не о собственном складе предприятия).
- Если по итогам проверки обнаруживают недостачу, порчу или излишки, собственно, то, ради чего и проводят ревизию, то по каждой такой ТМЦ составляют свои документы. При порче это акты на списание, при излишках — опись для постановки ТМЦ на учет.
- Исправлять допущенные фактические ошибки в уже заполненном и подписанном документе нужно правильно. Для этого используют стандартный метод. Ответственный за заполнение акта сотрудник аккуратно зачеркивает фрагмент, содержащий ошибку, сверху указывает верный вариант, рядом пишет: «Исправленному верить» и ставит свою подпись в подтверждение того, что все изменения носят подлинный характер.
К сведению! Акт по форме МХ-14 передается в бухгалтерию для отражения результатов проверки в бухгалтерском учете компании. Хранить документ нужно в течение 5 лет, затем его передают в архив.
Демонстрация печати актов МХ-1, МХ-3 в 1С:Бухгалтерия 3.0
Вы можете самостоятельно посмотреть работу печатных форм МХ-1, МХ-3
в «1С:Бухгалтерия 3.0».
Для этого зайдите в нашу демо-базу по адресу https://5.101.63.154:8090/AccDemo
Далее в программе Вы можете перейти в разделы «Покупки» — «Поступление,акты»
или
Продажи — Реализация товров услуг
Выберите существующие документы или создайтие свои документы со своей номенклатурой.
В документах выбираете печатную форму. И в зависимости от документа формируется печатная форма.
Порядок списания
Для того что списать какие-либо товары или продукты необходимо знать точный порядок и способы оценки ТМЦ.
Это обычно делает бухгалтерия. С ее помощью можно точно предположить себестоимость товара и за сколько можно его предложить какой-либо организации или на рынке сбыта.
Порядок списания обычно не сложный и справиться с ним сможет любой, даже не самый опытный работник бухгалтерии.
Однако стоит точно соблюдать все правила и заполняться все документы должны аккуратно и внимательно, это позволит в будущем избежать большого количества проблем и сэкономить на сбыте.
Составление акта можно разделить на несколько простых этапов:
- Форма ТОРГ-16, дата и место ее заполнения.
- Количество и Ф.И.О. членов комиссии, занимающихся составлением акта. Официальное заявление о непригодности товаров.
- Причина списания, наименование всех списанных товаров и информация о них.
Подписывают акт все члены комиссии.
Какие действия необходимы после списания?
После составления и подписания акта, материальные активы могут быть утилизированными. Для того чтобы они не числились на балансе компании, бухгалтер должен провести проводку Д94К10 и Д20К94
. В проводке Д94К10 указывается балансовая стоимость списанных ТМЦ. Данную информацию бухгалтер берет с ранее составленного акта.
В проводке Д20К94 указывается сумма недостачи в связи с порчей материалов по причине естественной убыли.
Эта информация берется с акта на списание материальных ценностей. Если эта сумма превышает лимит суммы естественной убыли, разницу должен возместить виновник такой недостачи.
В случае когда ТМЦ списываются вследствие стихийного бедствия, нужно указывать суммы в проводке Д99К10. После этого в проводке Д99К68 восстанавливается уплаченный НДС.
Кроме этого, ТМЦ могут списываться вследствие их передачи для безвозмездного пользования. В таком случае нужно заполнить проводку Д91/2 К10 и К68. Если руководство компании не сочло нужным составлять акт на списание ТМЦ, можно обойтись без него
, но при этом нужно выполнять правила учета материально-производственных запасов.
Составление акта о списании ТМЦ не вызовет больших сложностей, если вы будете четко придерживаться вышеизложенных правил, однако, если при заполнении бланка у вас возникли вопросы, вы можете задать их юристам на нашем сайте в режиме онлайн.
Акт списания позволяет списывать товарно-материальные ценности по различным актуальным причинам. О том, как его правильно составить, расскажем в статье.
Форма МХ-3: образец заполнения акта
Форма МХ-3 заполняется так же, как и любой другой складской документ. В шапке укажите:
- название, контакты, код по ОКПО обеих компаний: собственника и той, которая хранила ТМЦ,
- номер и дату составления формы.
Затем в акте идет табличная часть. В ней надо указать:
- порядковый номер,
- название товара и вид упаковки,
- характеристики ТМЦ,
- количество, цену и стоимость товаров,
- примечания, если они есть.
Скачайте наш акт МХ-3 — образец заполнения содержит все нужные графы и поля. Обратите внимание, что ошибки в документе допускать нельзя. Чтобы их избежать, заполните акт МХ-3 онлайн в сервисе МойСклад — это быстро, удобно и гарантирует правильность оформления.
Форма МХ-3: из МоегоСклада
×
Как составить акт списания
Существует общая форма акта списания, которую необходимо заполнять относительно общепризнанной инструкции. В таком документе нужно указывать все причины по которым происходит списание продукта, его масса, наименование, количество и прочая необходимая информация.
Для того чтобы правильно заполнить такой документ лучше всего заранее посмотреть его образец.
Учет всех товаров и ценностей регулируется специальными правилами, о которых необходимо знать работникам данной сферы. Часто для удобства используются различные программы на основе 1C.
Товарно-материальные ценности в разных отраслях представляют различные позиции. Это может быть какая-либо номенклатура, партии или склады. Некоторые большие компании учитывают все сразу и для этого необходима сложная и точная система, способная помочь с регулированием всей продукции.
Поступление и списание товарно-материальных ценностей можно автоматизировать. При списании можно отдавать товары нуждающимся компаниями по себестоимости, что позволит избежать каких-либо убытков.
ТМЦ можно разделить на несколько категорий:
- Сырье.
Продукты, которые будут использовать в производстве конечного товара. - Незавершенная продукция.
Товары, завершенные не до конца или непригодные для завершения. - Готовые товары.
Продукты, готовые к продаже или употреблению.
Товарно-материальные ценности всегда отражаются в общей отчетности, так же как их поступление и списание.
- сырье;
- звероводство и животные;
- малоценные товары;
Образец
Существуют некоторые отличия между составлением акта сбыта относительно товара, который будет подвержен данному документу. Иногда в его составлении просто нет необходимости, например, когда продукция просто морально устарела.
Для своей организации можно использовать любую документацию, главное чтобы она регулировала все необходимые пункты в соответствии с предъявленными требованиями налоговой.
Для бланка на списание ТМЦ за основу берется общеизвестная форма ТОРГ-16.
Правила заполнения
После заполнения акта сбыта следует несколько раз проверить его, так как в будущем, если будет указано неверное количество или наименование, может быть объявлена недостача, что для любой фирмы большая проблема.
Лучше всего если сбытом будет заниматься целая комиссия.
Это позволит избежать в будущем каких-либо ошибок и неприятностей с налоговой. К сожалению, далеко не каждая организация может позволить себе содержать целую комиссию для составления актов сбыта.
Правила списания ТМЦ
Списание ТМЦ происходит только тогда, когда материальные ценности компании износились и стали непригодными для дальнейшего использования либо в случае их утери.
Правила списания:
- Прежде всего, следует определить техническое состояние каждой ТМЦ по отдельности. Вследствие этого выясняется, пригодны ли активы к дальнейшему использованию либо же их следует списать.
- Оформляется соответствующая документация, в которой говорится о конкретных вышедших из строя ТМЦ.
- Составляется акт о списании конкретных ресурсов.
- После этого нужно получить разрешения директора компании на осуществление списания ТМЦ.
- После получения разрешения директора предприятия и составления соответствующего акта, списанное имущество подлежит демонтажу и последующей утилизации.
- Ценности списываются с учета.
Главное в списании материальных запасов – это правильно составленный и заполненный акт.
Порядок заполнения формы
Данный бланк заполняется стороной хранителя. Поклажедатель предоставляет ему все необходимые сведения о передаваемых на хранение ТМЦ. Они должны соответствовать сопроводительным документам, на основании которых ТМЦ переходят в ведение хранителя.
В акте указываются:
- сведения о хранителе (наименование, телефон, адрес);
- сведения о поклажедателе (наименование, телефон, адрес, ФИО);
- реквизиты договора, на основании которого будет осуществляться хранение;
- сведения о предмете хранения (наименование ТМЦ, их характеристики, единицы измерения, количество, стоимость);
- условия хранения;
- дополнительные сведения (графа «Особые отметки»);
- сведения о лице, сдавшем ТМЦ (ФИО, должность);
- сведения о лице, принявшем ТМЦ (ФИО, должность).
Стороны могут установить в договоре количество экземпляров, в которых должен быть составлен акт.
Акт подписывается, как правило, материально ответственными лицами с обеих сторон – хранителя и поклажедателя.
