Если собственных складских помещений не хватает или в них нет необходимых условий для хранения товаров, организация может обратиться к профессиональному хранителю. О том, как оформляются такие операции, читайте в этой статье.
Предприятие может не только иметь собственное складское хозяйство, но и хранить продукцию или товарно-материальные ценности (ТМЦ) у другой организации, в том числе у профессионального хранителя (например, на товарном складе).
Процесс хранения ТМЦ обычно включает:
- приемку (обработку, в том числе сортировку) грузов;
- организацию надлежащего хранения (создание условий для исключения повреждений, порчи, для поддержания необходимой температуры, влажности);
- постоянный контроль и учет движения материальных ценностей;
- создание условий, предотвращающих хищение материальных ценностей;
- возврат ТМЦ владельцу.
Для производственных предприятий такие склады должны, кроме того, еще своевременно обеспечивать производственный процесс материалами, комплектующими изделиями, осуществлять комплектацию готовой продукции, ее консервацию, упаковку, подготовку отгрузочной документации и отгрузку.
Рассмотрим какими документами необходимо оформлять операции хранения продукции и ТМЦ.
Договор хранения
Если организация передает ТМЦ (продукцию) на хранение профессиональному хранителю, например товарному складу, то она должна заключить с хранителем договор хранения в простой письменной форме. По такому договору организация, передающая имущество на хранение, выступает в роли поклажедателя, а организация, принимающая ТМЦ на хранение, — в роли хранителя. При этом собственником переданных на хранение ТМЦ остается поклажедатель.
Хранителями могут быть юридические (коммерческие или некоммерческие организации) или физические лица, причем хранение может быть как основной так и неосновной целью их деятельности. Хранение ТМЦ профессиональными хранителями осуществляется, как правило, на платной основе.
В договоре можно предусмотреть следующие варианты оплаты услуг хранителя: единовременная оплата по окончании договора хранения; оплата по периодам, выплачиваемая по истечении каждого периода (подекадно, помесячно, поквартально и т.д.).
Договор хранения в соответствии с гл.47 ГК РФ может быть заключен с указанием срока хранения или без указания, т.е. «до востребования». В договоре хранения, как правило, оговариваются условия хранения (место хранения, способ, температурный режим и др.).
В некоторых случаях договором хранения может быть предусмотрено, что ТМЦ одного поклажедателя могут смешиваться с ТМЦ того же рода и качества другого поклажедателя. Такой вид хранения называется хранением с обезличением.
При таком договоре поклажедателю возвращаются ТМЦ того же рода и качества, причем это могут быть не те же самые ТМЦ, что были переданы им на хранение, например в случае хранения зерна на элеваторах или хранения топлива в нефтехранилищах.
Хранитель обязан возвратить хранимые ТМЦ по окончании срока договора, а также по первому требованию поклажедателя, даже если срок договора не истек. Но если поклажедатель выплатил хранителю всю сумму вознаграждения и забирает ТМЦ ранее обусловленного договором срока, плата за оставшийся срок хранения поклажедателю не возвращается.
Обязательство по хранению товара может возникнуть не только по договору хранения, но и в качестве дополнения к другому обязательству. Например, если покупатель отказывается от переданного ему поставщиком товара, он обязан обеспечить сохранность этого товара (ответственное хранение) до момента возврата его поставщику.
Система адресного хранения
Чтобы не тратить много времени на поиски хранящейся продукции и быстро выполнять погрузочно-разгрузочные работы, хранение грузов нужно четко систематизировать. Сейчас наиболее популярной является система адресного хранения.
Ее идея довольно простая: каждой складской зоне, секции, стеллажу, полке или даже ячейке присваивается своя литера или число. Расставив их в определенном порядке, можно точно указать адрес хранения товаров. Он будет зарегистрирован во всех документах, которые станут сопровождать груз.
Длина адреса зависит от размеров складского помещения и объемов размещаемого груза. Например, адрес F0813 может означать, что товар размещен в зоне хранения F, на стеллаже № 08, в первой секции, на третьей полке.
Динамические адреса
Если при системе адресного хранения используются динамические адреса, то прибывшие товары располагаются на свободном месте, а их адреса закрепляется за полученным грузом. Достоинствами этого способа являются, во-первых, эффективное использование складского объема. Во-вторых, ясный и понятный товарооборот. Просмотрев программное обеспечение, используемое на складе, можно будет быстро и легко увидеть востребованность продукции.
Однако есть и недостатки. Если по какой-то причине в программе произойдет сбой, найти размещенные грузы будет сложно. Кроме того, успешно работать с динамическими адресами могут только опытные кладовщики, хорошо знающие номенклатуру товаров и складские площади.
Статические адреса
Можно для каждого вида товара выделить постоянное место, тогда адреса будут неизменными. К плюсам данного способа относится простота использования системы: даже неопытные складские работники легко разберутся с местонахождением продукции, поэтому приемка и отгрузка будут проходить оперативно. Однако при поступлении большого количества товара появляются сложности с его размещением и ротацией.
После выбора типа адресного хранения, следует: составить схему, где будут указаны адреса (иногда это удобно сделать в табличном виде); занести адреса в спецификацию товаров; заполнить базу данных; промаркировать продукцию. Потом нужно пометить складские объекты и яркими цветами нанести на них соответствующие буквы или цифры. На стеллажи и полки можно прикрепить таблички.
Схему деления складского комплекса на зоны стоит разместить на видном месте. При использовании статического способа хранения сразу можно указывать названия товаров. Если все выполнено как следует, то любой кладовщик или грузчик сможет найти груз, даже не представляя себе его вида.
Хранение на товарном складе
Товарным складом признается организация (предприниматель), осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая услуги, связанные с хранением.
На товарных складах могут храниться самые разнообразные товары. Как правило, каждый товарный склад оснащается оборудованием, предназначенным для хранения определенного вида товаров. Одним из видов товарных складов является товарный склад общего пользования.
Особенностью хранения на товарном складе является проверка товаров товарным складом при их приеме и во время хранения. Проверка товаров, определение их количества и внешнего состояния согласно ст.909 ГК РФ являются обязанностью товарного склада, если договором не предусмотрено иное, причем производится такая проверка за счет хранителя. Проверка хранителем товаров при их передаче на хранение имеет важное значение для определения степени виновности хранителя в случае утраты или повреждения товаров в процессе хранения.
Обязанностью товарного склада является также предоставление товаровладельцу возможности во время хранения осматривать товары или образцы товаров, если имеет место хранение с обезличением, брать пробы и принимать необходимые для сохранности товаров меры.
В соответствии с общими положениями о хранении при необходимости изменить условия хранения товаров хранитель обязан незамедлительно уведомить поклажедателя. При хранении на товарном складе согласно ст.909 ГК РФ для обеспечения сохранности товаров хранитель имеет право самостоятельно принять решение об изменении условий хранения. Обязанность уведомить товаровладельца наступает в том случае, если требуется существенное изменение условий хранения.
При хранении товаров может случиться повреждение товара не только в пределах обычных норм порчи, но и выходящее за эти пределы и пределы, согласованные в договоре. В этом случае товарный склад обязан незамедлительно составить акт о повреждениях и в этот же день уведомить товаровладельца.
Если при приеме товара на склад его осмотр и проверка количества являются обязанностью товарного склада, то при возвращении товара товаровладельцу и товарный склад, и товаровладелец имеют право требовать осмотра товара и проверки его количества. В этом случае расходы несет сторона, потребовавшая осмотра или проверки качества товара.
Если ни одна из сторон не заявила о своем желании произвести осмотр товара и проверить его качество и данные действия не были произведены, заявление о недостаче или повреждении товара из-за его ненадлежащего хранения делается товарному складу письменно либо при получении товара, либо в течение трех дней, если недостача или повреждения не могли быть обнаружены при обычном способе принятия товара. Если товаровладелец в течение указанного срока не сделал заявления хранителю, считается, что товар возвращен в соответствии с условиями договора.
Хранение на товарном складе
Одним из видов хранения является хранение на товарном складе, и в Гражданском кодексе Российской Федерации (далее ГК РФ) данный вид хранения регламентируется статьями 907 – 918 ГК РФ.
В соответствии со статьей 907 ГК РФ товарным складом признается организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая услуги, связанные с хранением. Договор складского хранения является возмездным договором. По нему профессиональный хранитель, имеющий необходимое оборудование, которым в данном случае будет являться товарный склад, и штат сотрудников обязуется за вознаграждение принять от поклажедателя товары, хранить их и возвратить эти товары в сохранности.
На товарных складах могут храниться самые различные товары и, как правило, каждый товарный склад оснащается оборудованием, предназначенным для хранения определенного вида товаров.
Одним из видов товарных складов является товарный склад общего пользования. Договор хранения, заключаемый товарным складом общего пользования, признается публичным договором. Это означает, что товарный склад общего пользования должен принять товары на хранение от каждого поклажедателя, который к нему обратится, и не имеет права оказать предпочтение одному поклажедателю перед другим, кроме случаев, установленных законом и иными правовыми актами. Отказ от заключения договора хранения не допускается, кроме тех случаев, когда хранитель не располагает необходимым оборудованием для хранения какого-либо вида товара, к примеру, нефтехранилище не сможет заключить договора на хранение зерна, поскольку не сможет обеспечить его сохранность. Вознаграждение за хранение должно быть одинаковым для всех поклажедателей.
Особенностью хранения на товарном складе является проверка товаров товарным складом при приеме и во время хранения.
Проверка товаров, определение их количества и внешнего состояния согласно статье 909 ГК РФ являются обязанностью товарного склада, если договором не предусмотрено иное, причем производится такая проверка за счет хранителя. Проверка хранителем товаров при их передаче на хранение имеет важное значение для определения степени виновности хранителя в случае утраты или повреждения товаров в процессе хранения.
Обязанностью товарного склада является также предоставление товаровладельцу возможности осматривать товары во время хранения или образцы товаров, если имеет место хранение с обезличением, брать пробы и принимать необходимые для сохранности товаров меры.
В соответствии с общими положениями о хранении при необходимости изменить условия хранения товаров хранитель обязан незамедлительно уведомить поклажедателя. При хранении на товарном складе согласно статье 909 ГК РФ для обеспечения сохранности товаров хранитель имеет право самостоятельно принять решение об изменении условий хранения. Обязанность уведомить товаровладельца наступает в том случае, если требуется существенное изменение условий хранения.
При хранении товаров может иметь место повреждение товара не только в пределах обычных норм порчи, но и выходящее за эти пределы и пределы, согласованные в договоре. В этом случае товарный склад обязан незамедлительно составить акт о повреждениях и уведомить в этот же день товаровладельца.
Если при приеме товара на склад осмотр товара и проверка его количества являются обязанностью товарного склада, то при возвращении товара товаровладельцу и товарный склад, и товаровладелец имеют право требовать осмотра товара и проверки его количества, причем расходы несет сторона, потребовавшая осмотра или проверки качества товара.
Если ни одна из сторон не заявила о своем желании произвести осмотр товара и проверить его качество, и данные действия не были произведены, заявление о недостаче или повреждении товара из-за его ненадлежащего хранения делается товарному складу письменно при получении товара либо в течение трех дней, если недостача или повреждения не могли быть обнаружены при обычном способе принятия товара. Если товаровладелец в течение указанного срока не сделал заявления хранителю, считается, что товар возвращен в соответствии с условиями договора.
ДОКУМЕНТЫ, УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА НА ХРАНЕНИЕ
Остановимся на заключении договора. Товарный склад и поклажедатель, передающий на хранение товары, заключают договор, письменная форма которого считается соблюденной, если заключение договора и принятие товара на хранение удостоверены складским документом. Виды складских документов приведены в статье 912 ГК РФ:
двойное складское свидетельство;
простое складское свидетельство;
складская квитанция.
Двойное складское свидетельство
состоит из двух частей – складского свидетельства и залогового свидетельства (варранта), отделяемых друг от друга. В соответствии со статьей 913 ГК РФ в каждой части двойного складского свидетельства, указываются:
наименование и место нахождения товарного склада, принявшего товар на хранение;
текущий номер складского свидетельства;
наименование юридического лица или гражданина, являющегося поклажедателем, а также местонахождение владельца товара;
наименование принятого товара, его количество с указанием числа единиц и (или) мера товара;
срок хранение товара или указание на то, что товар хранится до востребования;
размер вознаграждения либо тарифы, на основании которых он определяется, порядок оплаты;
дата выдачи складского свидетельства.
Обе части документа должны иметь идентичные подписи уполномоченного лица и печати товарного склада. Документ, в котором отсутствуют необходимые реквизиты, подписи и печати считается недействительным.
Простое складское свидетельство
на основании статьи 917 ГК РФ состоит из одного документа, выдаваемого на предъявителя и должно содержать те же реквизиты, что и двойное складское свидетельство, кроме наименования юридического лица или гражданина, являющегося поклажедателем, а также местонахождения владельца товара. В документе должно содержаться указание на то, что он выдается на предъявителя. Документ, в котором отсутствуют необходимые реквизиты, подписи и печати, не является простым складским свидетельством.
Складская квитанция
или складская расписка – это документ, вручаемый складом поклажедателю и подтверждающий принятие товара на хранение на определенный срок и за установленную плату указанных в нем товаров. Складская квитанция выдается либо самому владельцу товара, либо лицу, действующему по доверенности, оформленной надлежащим образом.
Согласно пункту 3 статьи 912 ГК РФ двойное складское свидетельство, каждая из его двух частей, а также простое складское свидетельство являются ценными бумагами. Определение ценной бумаги содержится в статье 142 ГК РФ. В соответствии с ним ценная бумага является документом, удостоверяющим с соблюдением установленной формы и обязательных реквизитов имущественные права, осуществление и передача которых возможно только при их предъявлении. С передачей ценной бумаги переходят все удостоверяемые ею права в совокупности (статья 142 ГК).
ПРАВА ДЕРЖАТЕЛЕЙ СКЛАДСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Товар, принятый на хранение по двойному или простому складскому свидетельству, может быть в течение его хранения на товарном складе предметом договора о залоге путем передачи под залог соответствующего свидетельства.
Статьей 914 ГК РФ определяются права держателей складского и залогового свидетельств, причем данные документы могут находиться как у одного лица, так и у разных лиц. Права держателей указанных документов различны.
Держатель складского свидетельства имеет право распоряжаться товаром, но сам товар продолжает оставаться на товарном складе и не может быть взят оттуда до погашения кредита, выданного по залоговому свидетельству. Передача складского свидетельства новому держателю осуществляется по передаточной надписи, именуемой индоссаментом.
Держатель залогового свидетельства, если он не совпадает в одном лице с держателем складского свидетельства, имеет право залога на товар в размере кредита, выданного по залоговому свидетельству, и процентов по нему. При залоге товара на складском свидетельстве также совершается передаточная надпись.
Держатель залогового и складского свидетельства имеет право распоряжаться, в полном объеме, товаром, хранящемся на товарном складе.
Двойное складское свидетельство и каждая из его частей согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 145 ГК РФ являются ордерными ценными бумагами, поскольку права, удостоверенные ими, могут принадлежать лицу, названному в ценной бумаге, а также назначенному этим лицом другому уполномоченному лицу.
Мы уже упоминали, что права по ордерной ценной бумаге передаются путем совершения на ней передаточной надписи. Лицо, передавшее ордерную ценную бумагу, именуется индоссантом, и несет ответственность не только за существование права, но и за его осуществление. Лицо, которому передана ценная бумага, именуется индоссатом.
Согласно пункту 3 статьи 146 ГК РФ индоссамент может быть:
бланковым, то есть без указания лица, которому должно быть произведено исполнение;
ордерным, то есть с указанием лица, которому или по приказу которого должно быть произведено исполнение.
Индоссамент может быть ограничен только поручением осуществлять права, удостоверенные ценной бумагой, без передачи этих прав индоссату (препоручительный индоссамент). В этом случае индоссат выступает в качестве представителя.
Выдача товара со склада может быть произведена:
держателю складского и залогового свидетельств, причем выдача производится только в обмен на оба эти свидетельства вместе. Держатель имеет право требовать выдачи товара по частям, в этом случае товарный склад выдает ему новые свидетельства на товар, который остается на складе;
держателю складского свидетельства, не имеющему залогового свидетельства, но который внес сумму долга по нему. Товар выдается в обмен на складское свидетельство, при этом его держатель одновременно должен представить квитанцию об уплате всей суммы долга по залоговому свидетельству. Если товарный склад выдал товар держателю складского свидетельства, не имеющему залогового свидетельства или не внесшему сумму долга по нему, он несет ответственность перед держателем залогового свидетельства за платеж всей суммы по нему.
В соответствии со статьей 918 ГК РФ товарный склад может распоряжаться товарами, сданными ему на хранение, если только это предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором хранения. В этом случае отношения сторон регулируются главой 42 ГК РФ о займе, однако время и место возврата товаров определяются в соответствии с правилами, применяемыми к договорам хранения.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ХРАНЕНИЯ
Рассмотрев правовую основу хранения на товарных складах, мы знаем, что в соответствии со статьей 912 ГК РФ прием товарных ценностей на хранение подтверждается выдачей хранителем поклажедателю двойного складского свидетельства, простого складского свидетельства или складской квитанции.
В бухгалтерском учете движение указанных документов оформляется актами приема-передачи и у поклажедателя, и у покупателя переданных на хранение ценностей, и у кредитора. Следует учесть, что по договору хранения с выдачей двойного складского свидетельства, в том случае, если складское с залоговое свидетельство отделены друг от друга, акты приема-передачи составляются отдельно. Акты приема-передачи должны содержать все необходимые реквизиты, установленные статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Унифицированные формы первичных учетных документов, применяемые для отражения операций по передаче имущества хранителю, а также операций по возврату этого имущества поклажедателю утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 9 августа 1999 года N 66 «Унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».
Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N МХ-1) применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных поклажедателями на хранение организации-хранителю. Поклажедателями могут выступать организации и индивидуальные предприниматели. Данный документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей.
Пунктом 2 статьи 886 ГК РФ установлено, что профессиональным хранителем может быть коммерческая либо некоммерческая организация, осуществляющая хранение в качестве одной из целей своей профессиональной деятельности. В договоре хранения, заключаемом с профессиональным хранителем, может быть предусмотрена обязанность хранителя принять на хранение вещь от поклажедателя в предусмотренный договором срок. Если хранитель взял на себя такую обязанность, согласно статье 888 ГК РФ, он, тем не менее, не имеет права требовать передачи ему этой вещи на хранение. Если же поклажедатель не передал вещь на хранение в предусмотренный договором срок, хранитель освобождается от обязанности принять ее по истечении указанного срока, а поклажедатель несет ответственность перед хранителем за причиненные ему убытки, если иные условия не предусмотрены договором или законом. Если поклажедатель в разумный срок сообщит хранителю об отказе от его услуг, то он освобождается от ответственности за возможные причиненные убытки.
Хранение вещей профессиональными хранителями осуществляется на платной основе, в то время как хранение вещей непрофессиональными хранителями осуществляется безвозмездно, если договором хранения не предусмотрено иное. Профессиональными хранителями являются, в частности, гостиницы, ломбарды, банки, таможенные склады; непрофессиональными хранителями – библиотеки, театры, поликлиники, образовательные учреждения.
Акт формы МХ-1 составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и до востребования).
В соответствии со статьей 889 ГК РФ если договор заключен с указанием срока хранения, то в этом случае обязанностью хранителя является хранение вещи в течение всего срока, обусловленного договором. Хранитель не вправе требовать от поклажедателя, чтобы он забрал вещи, переданные на хранение, до истечения срока договора. Поклажедатель имеет право забрать вещи в любое время.
При заключении договора хранения до востребования хранитель вправе по истечении обычного при данных обстоятельствах срока хранения вещи потребовать от поклажедателя взять вещь обратно, предоставив ему для этого разумный срок.
Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае.
Для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, применяется Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-2). Данный журнал ведется материально ответственным лицом организации-хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, то есть на основании актов формы N МХ-1. Прием товарно-материальных ценностей на хранение должен быть подтвержден подписью материально ответственного лица.
При возврате поклажедателю товарно-материальных ценностей составляется Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3).
Акт составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации — хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр остается у организации — хранителя, второй экземпляр передается поклажедателю.
Если грузы в места хранения (на плодоовощные базы, склады, холодильники) поступают различными видами транспортных средств (автомобильным, железнодорожным, водным, воздушным и тому подобным) применяется Журнал учета поступающих грузов (форма N МХ-4). Записи в журнал производятся уполномоченными работниками по мере поступления товарно-материальных ценностей. Основанием для записи в журнал являются сопроводительные товарно-транспортные документы, приходные ордера, акты о приеме. Если груз был доставлен по железной дороге или водным транспортом, в акте в графе «Примечание» следует зафиксировать время подачи, разгрузки, уборки вагонов или барж, время простоя. В случаях выявления повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, содержащимся в транспортном документе, составляется коммерческий акт, данные о котором указываются в этой же графе.
Для ведения количественного учета движения и остатков продукции, товарно-материальных ценностей материально ответственными лицами в местах хранения применяются:
— Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (форма N МХ-5);
— Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-6);
— Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения (форма N МХ-7);
— Журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения (форма N МХ-8).
Учет ведется по отдельным культурам, товарно-материальным ценностям на основании приходно-расходных документов. В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации, возможно ведение учета как в виде ведомостей, так и в виде общего (единого) журнала учета движения продукции, товарно-материальных ценностей.
Для учета контроля вывоза товарно-материальных ценностей из мест хранения весовщиком ведется Весовая ведомость (форма N МХ-9).
На основании данных взвешивания груза или товаров на автомобильных (возовых) весах заполняются графы ведомости «Масса порожнего транспорта» и «Масса груженого транспорта». По окончании смены ведомость сдается в бухгалтерию.
При партионном способе хранения применяется Партионная карта (форма N МХ-10). Эта форма составляется материально ответственным лицом на каждую партию товаров для контроля над поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости поступивших товаров, при этом партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу.
Допускается считать одной партией:
— товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и так далее);
— товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству.
В партионной карте, выписываемой в двух экземплярах, указывается:
— необходимые реквизиты отправителя, получателя, станции отправления;
— номер и дата акта о приемке товара;
— наименование, артикул, сорт, цена, количество и масса товара.
Экземпляр партионной карты, остающийся на складе, служит регистром складского учета товаров, второй экземпляр передается в бухгалтерию.
По мере отпуска товаров материально ответственное лицо в экземпляре карты, оставшемся на складе, указывает дату отпуска, номер расходного документа и количество отпущенного товара. Полный расход каждой партии товаров оформляется в карте подписями уполномоченных на это лиц с указанием данных о применении норм естественной убыли и окончательного результата учета товаров (ценностей). После полного выбытия данной партии товаров партионная карта склада передается в бухгалтерию для проверки и принятия соответствующего решения.
При партионном учете при полном израсходовании каждой партии товаров применяются следующие документы:
Акт о расходе товаров по партии (форма N МХ-11), составляемый при обнаружении расхождений по приходу и расходу товаров по отдельной партии;
Акт о расходе товаров по партиям (форма N МХ-12), составляемый во всех остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям.
Акты составляются в двух экземплярах членами комиссии, один экземпляр передается не позднее следующего дня в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.
При вывозе продукции и товарно-материальных ценностей из мест хранения дежурный охраны производит ее проверку. В случае обнаружения расхождений в ассортименте, количестве мест или массе вывозимой продукции составляется Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения (форма N МХ-13).
Акт составляется на основании данных проверки вывоза грузов (товаров) с обязательным участием кладовщика, отпустившего товар, получателя товара, представителя администрации и охраны. Составленный акт передается в бухгалтерию, количество необходимых экземпляров и комплектность документов определяется в каждом конкретном случае.
Во время хранения проводятся выборочные (контрольные) проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, количество и частота проведения которых устанавливается руководителем организации или уполномоченным лицом. Для этих целей применяется Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-14), количество экземпляров которого и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае. Акт составляется и подписывается ответственными членами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.
На выявленные в ходе проверки негодные или испорченные товарно-материальные ценности составляются соответствующие акты. Если выявлены товарно-материальные ценности, не отраженные в учете, комиссия включает их в опись товарно-материальных ценностей для принятия к учету.
В некоторых случаях во время хранения товарно-материальных ценностей происходит их моральное устаревание, снижение покупательского спроса на ценности, обнаруживаются признаки понижения качества по различным причинам. В этих случаях производится уценка товарно-материальных ценностей. Для оформления уценки применяется Акт об уценке товарно-материальных ценностей (форма N МХ-15), составляемый и подписываемый в двух экземплярах ответственными лицами комиссии.
Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй — материально ответственному лицу или лицам для хранения или прикладывается к товарной накладной для передачи в торговые организации для перепродаж товарно-материальных ценностей по более низким ценам или для возврата их поставщику (производителю).
При закладке продукции (овощей и картофеля) по каждому месту хранения применяется Карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах) (форма N МХ-16), заполняемая ежедневно в одном экземпляре работником овощехранилища или базы.
Для учета операций, произведенных по окончании реализации, отпуска продукции, заложенной на хранение, применяется Акт о зачистке бурта (траншеи, овощехранилища) (форма N МХ-17). Акт составляется членами комиссии, количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются в каждом конкретном случае.
Для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения применяется Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (форма N МХ-18). Накладная составляется материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию, в двух экземплярах. Один экземпляр служит основанием для списания продукции (ценностей) структурным подразделением, а второй служит основанием для принятия к учету продукции (ценностей) складом (цехом, участком, бригадой).
Подписанная материально ответственными лицами сдатчика и получателя накладная передается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей).
В организациях, учитывающих товарно-материальные ценности по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу учета, применяется Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-19), заполняемая на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков из карточек в ведомость подтверждается подписью проверяющего.
Для представления в бухгалтерию отчета о движении товарно-материальных ценностей (товарного отчета) за отчетный период применяется Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (формы N МХ-20, N МХ-20а). Отчет составляется и подписывается материально ответственным лицом.
Форма N МХ-20 составляется при ведении учета товарно-материальных ценностей по наименованиям, ассортименту и количеству, записи производятся по каждому приходному и расходному документу и остаткам товаров по ассортименту.
Форма N МХ-20а составляется и при ведении учета по отдельным партиям (внутри ассортимента) товарно-материальных ценностей. Данная форма составляется по наименованию (ассортименту) товарно-материальных ценностей с указанием общего количества по приходу и расходу товаров по итогам прилагаемых к отчету накопительных ведомостей за день или другой установленный период (приход, расход и остаток на начало и конец отчетного периода).
Количество экземпляров и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае.
Для учета товарно-материальных ценностей, доставленных грузополучателям через экспедицию организации-производителя (поставщика) применяется Отчет экспедитора (форма N МХ-21).
Экспедитор или водитель-экспедитор отчитывается перед бухгалтерией своей организации за доставленные товарно-материальные ценности грузополучателям по каждому рейсу автотранспорта, составляя данный отчет на основании результатов доставки товарно-материальных ценностей.
Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов также определяется в каждом конкретном случае.
Данный материал подготовлен
группой консультантов-методологов
ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»
СКЛАД ЗАКОНОВ
Бухгалтерский учет при хранении на складах
Операции хранения оформляются актами приема-передачи и у поклажедателя, и у хранителя переданных на хранение ценностей. Формы первичных учетных документов, применяемые для отражения операции хранения ТМЦ, утверждены Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».
Унифицированные формы этих документов следует применять как организациям, оказывающим услуги по договорам хранения, так и организациям, хранящим свою собственную продукцию (товары) на собственных складах.
О необходимости оформления первичных документов особенно важно помнить организациям-хранителям при заключении договора хранения. Хранитель обязан оформлять первичные документы, подтверждающие приемку товара на склад и его возврат, согласно унифицированным формам.
Так, например, хранитель и поклажедатель по каждой проведенной операции хранения должны оформлять акты о приеме-передаче (форма N МХ-1) и о возврате ТМЦ (форма N МХ-3).
Организация, оказывающая услуги по ответственному хранению, должна также вести журнал учета ТМЦ, сданных на хранение (форма N МХ-2), и ряд других журналов, предусмотренных Постановлением Госкомстата N 66. Ниже мы расскажем об этих формах подробнее.
Учет принятых на хранение материальных ценностей хранитель должен вести на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Аналитический учет к этому счету необходимо организовать по поклажедателям, видам имущества, переданного на хранение, местам хранения.
Учет имущества, переданного на хранение, поклажедатель должен вести на счетах, предназначенных для учета этого имущества (10, 40, 41, 43 и т.д.), на соответствующих субсчетах, причем аналитический учет необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить учет имущества по местам хранения на собственных складах, а также на складах сторонних организаций.
Организации — переработчики давальческого сырья отражают ТМЦ, принятые на хранение, на счете 003 «Материалы, принятые в переработку».
Способы складского хранения
Организация внутреннего пространства склада, размещение и систематизация его содержимого выполняются исходя из:
- вида продукции и ее целевого назначения;
- индивидуальных требований к способу хранения товаров;
- степени защищенности;
- необходимости размещения груза в обособленной зоне;
- востребованности продукции.
В зависимости от того, какой полезной площадью обладает склад, какова оснащенность инженерными коммуникациями, однородность грузооборота определяют рациональный способ групповой компоновки. В связи с этим хранение продукции может осуществляться партиями, которые объединяются по:
- наименованию;
- сортовой принадлежности
- партии;
- сорту и партии одновременно.
Относительно способа укладки наибольшее распространение получили: ответственное хранение продукции в штабелях и использование унифицированных стеллажей. Подобный способ складирования оправдан для большинства групп товаров, в том числе: штучные, упакованные в короба, мешки, ящики, цилиндрические емкости и другие. Как правило, навалом товар не хранится в виду неэкономного использования площади.
Неотъемлемым условием ответственного хранения продукции служит ее безопасность. Именно поэтому при формировании штабеля обеспечивают его целостность и устойчивость. Высота штабельной укладки определяется видом продукции, его упаковкой, несущей способностью пола, техническими возможностями складской техники.
Устойчивость штабеля обеспечивается одной из техник его укладки. Так, для безопасного ответственного хранения груза, упакованного в одинаковые по размеру ящики или бочки, используется самая простая прямая укладка. В этом случае каждый элемент устанавливается друг на друга. Стабильности штабеля добиваются прямой пирамидальной укладкой. В этом случае вышележащий товар устанавливается на два нижних, а каждый последующий ряд уменьшают на один элемент.
Второй вариант штабельного ответственного хранения– техника перекрестной и обратной клетки. Первую используют, когда необходимо складировать разноразмерные ящики. В этом случае в смежных по высоте рядах товар укладывают во взаимно перпендикулярном направлении. Способ обратной клетки предполагает обратный порядок укладки верхних и нижних рядов относительно друг друга.
Неизменный лидер с точки зрения удобства – многоярусные сборные стеллажи. При этом на нижних полках стеллажной конструкции размещают вручную отобранный груз, тогда как на верхних находится товар на поддонах.
Передача ТМЦ на хранение и их возврат
При сдаче на хранение и при возврате ТМЦ обязательно проверяются по количеству и по качеству. Передача имущества от поклажедателей хранителю оформляется Актом о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N МХ-1).
Акт составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании договора хранения. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются договором или конкретной ситуацией.
Если ТМЦ поступают в места хранения автотранспортом, по железной дороге, водным или воздушным транспортом, то для регистрации этих грузов за отчетный период (ежемесячно) используется «Журнал учета поступающих грузов» (форма N МХ-4). Записи в журнале производятся уполномоченными работниками хранителя по мере поступления ТМЦ на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме.
При оформлении возврата ТМЦ поклажедателю от организации-хранителя используют Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3). Составляется он в двух экземплярах материально-ответственным лицом организации-хранителя при возврате ТМЦ поклажедателю. В акте указываются количество и цена возвращаемых товаров, а также рассчитывается стоимость услуг по хранению.
Акт о возврате (форма N МХ-3) сходен с актом о приемке (форма N МХ-1), только в основной части акта о возврате присутствует дополнительная графа «Примечание».
Кроме того, форма N МХ-3, по существу, является актом сдачи-приемки. В отдельной ее таблице содержатся данные о работах и услугах, выполненных организацией-хранителем. Надлежащим образом оформленный акт по форме N МХ-3 служит основанием для включения в затраты стоимости оказанных услуг по хранению у организации-поклажедателя.
Акт о возврате завершается распиской материально-ответственных лиц хранителя и поклажедателя в получении ТМЦ. Один экземпляр остается у организации-хранителя, второй — передается поклажедателю.
Для контроля за вывозом ТМЦ из мест хранения (баз, складов и т.д.) применяется также Весовая ведомость (форма N МХ-9), которая ведется весовщиком.
В каждой строке табличной части этого документа указываются получатель ТМЦ, реквизиты транспортного средства, наименование ТМЦ, единица измерения веса, масса порожнего транспорта, масса груженого транспорта, масса ТМЦ нетто, подразделение организации-отправителя груза, номер пропуска, номер и дата накладной, по которой отгружаются ТМЦ. Причем графы «Масса порожнего транспорта» и «Масса груженого транспорта» ведомости заполняются на основании данных взвешивания ТМЦ на автомобильных весах. По окончании рабочего дня (смены) ведомость сдается в бухгалтерию хранителя.
Акты проверки
Если при вывозе ценностей из мест хранения дежурный охраны обнаружил расхождения с сопроводительными документами по ассортименту, количеству мест или массе продукции или ТМЦ, то он должен составить Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения (форма N МХ-13). Акт составляется на основании данных проверки вывоза грузов с обязательным участием кладовщика, отпустившего товар, получателя товара, представителя администрации и охраны и передается в бухгалтерию.
Кроме того, администрация организации-хранителя обязана вести постоянный контроль и учет движения материальных ценностей. Для этого руководитель своим приказом утверждает количество и периодичность выборочных проверок.
При выборочной проверке ТМЦ в местах хранения составляется акт по форме N МХ-14. В актах проверки сопоставляется количество ТМЦ по документам и по факту и делается расчет излишков или недостач. Составляется и подписывается акт ответственными лицами комиссии по результатам пересчета, взвешивания, измерения иных параметров ТМЦ отдельно по каждому месту хранения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются индивидуально в каждом случае.
На негодные или испорченные ТМЦ, выявленные при выборочной (контрольной) проверке фактического наличия, составляются соответствующие акты. При выявлении ценностей, не отраженных в учете, комиссия включает их в опись ТМЦ для оприходования.
Описанные выше документы могут использоваться также и при передаче организацией ТМЦ на свои удаленные склады или обособленные подразделения.
