Служебная записка о продлении командировки: образец
Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.
В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку.
В этом случае, основанием для принятия решения о продлении пребывания работника по месту командирования будет больничный лист и служебная записка непосредственного начальника, заболевшего сотрудника, об актуальности выполнения производственного задания в месте командирования.
При этом следует учесть, что все необходимые документы оформляют по новой, а не вносят изменения в изданный ранее приказ о направлении работника в командировку.
https://youtu.be/iCzlus1EMSg
Что говорит закон?
Действующим законодательством определяется порядок направления работников в служебные поездки.
В то же время, не существует документа, который регламентировал бы порядок оформления переноса служебной поездки. На практике сложился определенный порядок действий, который применяют руководители организаций в таких ситуациях.
Таким образом, форму приказа и процедуру его заполнения необходимо закрепить в локальных нормативно-правовых актах предприятия.
Запрещается вносить изменения в основной приказ о направлении в командировку.
Необходимо создание нового документа, в котором будут отражены основные положения и аспекты переноса сроков.
Нормативная база
Направление работников в командировки регламентируется Положением об особенностях направления сотрудников в служебные командировки.
Данный нормативно-правовой акт был утвержден Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года.
Когда нужен?
Приказ о переносе командировки требуется в следующих случаях:
Пример:
Васильев С.А. должен был отправиться в служебную командировку 16 мая 2020 года. Однако из-за сильного наводнения было затруднено движение автомобильного транспорта. Что необходимо делать в этой ситуации?
Решение:
Возможно ли увольнение многодетного отца за прогул? Читайте тут.
Приказ о продлении командировки бланк
- должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
- подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.
Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.
Приказ на командировку в 2020 году: образец для скачивания по форме Т-9
Образец приказа на командировку в 2020 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.
приказа на командировку
Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах.
Если в ходе выполнения командировочного задания возникает необходимость увеличения его срока, это мероприятие осуществляется с соблюдением обязательных требований. В первую очередь формируется Приказ о продлении командировки (образец представлен в конце статьи).
Поездка сотрудника в другой населенный пункт, связанная с разрешением производственных вопросов по поручению руководства фирмы, именуется служебной командировкой. Чтобы поездка считалась таковой, она должна соответствовать следующим условиям:
- Место выполнение поручения должно находиться далеко от основного места работы командированного сотрудника.
- Наличие временных ограничений.
Внимание
Службе бухгалтерского учета произвести расчет с Капитоновым А. Г. за дополнительные дни и оплатить разницу в билетах». На основании служебной записки и распоряжения руководства кадровая служба готовит приказ о продлении срока командировки.
Можно ли продлить командировку без согласия работника
Служебная поездка по заданию руководства является частью трудовых функций, которые необходимо выполнять работающему в силу заключенного с фирмой трудового соглашения.
Поэтому отказаться от участия в поездке без привлечения к дисциплинарной ответственности сотрудник сможет, если на это даст согласие администрация. Данное правило распространяется и на продление служебной поездки, поскольку это также является командировкой.
Вам будет интересно:
Служебное задание на командировку: как правильно заполнить в 2019 году, порядок применения
Не стоит забывать про категории граждан, при оформлении командировки, которых законодательством установлена обязанность руководства фирмы получать от них предварительное согласие на такие поездки.
К таким сотрудникам относятся:
- Имеющие малолетних детей (до 3-х лет), женщины или иные лица, на воспитании которых находятся эти малыши при отсутствии матери.
- Лица, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
- Лица, осуществляющие медицинский уход и присмотр за близкими родственниками.
- Работающие на предприятии инвалиды, за исключением случаев когда поездка влияет на их реабилитационный период восстановления здоровья.
Внимание! Так как эти сотрудники дают первоначальное согласие на служебную поездку, то и на продление ее сроков у них нужно получать согласие. Если такой человек отказывается от этого, то увеличивать срок его командировки нельзя.
Приказ о продлении срока командировки
Общеустановленной формы этого документа нет. Его оформляют либо в свободной форме с соблюдением правил делового документооборота, либо по установленному в организации образцу.
В названии этого документа указывают слово «приказ» и пишут, о чем он.
Например, «приказ о продлении срока командировки, в связи с производственной необходимостью».
В самом тексте указывают основание, например, «На основании служебной записки начальника транспортного цеха Селифонтова П.
Л. о необходимости выполнения дополнительных ремонтных работ на автомобиле Volkswagen гос.
Поэтому устанавливаются они условно и делятся на:
- Зависящие от воли сотрудника.
- Связанные с обстоятельствами, которые не зависят от воли работника.
В связи с производственной необходимостью
Причиной такого продления становится невозможность сотрудника справиться с возложенными обязанностями в установленные сроки. Может возникнуть также, если в ходе командировки работодатель расширил перечень необходимой к выполнению работы.
В связи с болезнью
Если в период командировки сотрудник заболел и обратился в местное лечебное учреждение за получением медицинской помощи, командировку продлевают на срок болезни или меньше.
Инфо
На оригинале он распишется, когда вернется. И конечно, работнику нужно доплатить командировочные, если полученного ранее аванса ему не хватает. Распоряжение об этом, как правило, включается в приказ о продлении.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Есть категории работников, направлять которых в командировку можно только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний, подтвержденных медзаключением. Эти лица указаны в ст. 259, 264 ТК РФ. Полагаем, что у них нужно запрашивать и согласие на продление служебной поездки.
У нас на сайте вы найдете и другие образцы документов по командировкам, в т.
ч.
- лица, воспитывающие ребенка с установленной медицинскими документами инвалидностью;
- сотрудники, ухаживающие за больными родственниками.
Помимо письменного согласия с продлением командировки, эти категории работников также уведомляются об установленной законодательством возможности отказа от увеличения срока командирования без объяснения причин.
В таком случае дополнительно потребуется оформить и передать с ознакомлением и согласие либо отказ от продления командировки.
Например, по факсу или в электронном виде кадровая служба передает такому работнику приказ о продлении срока командирования и дополнительно оформленное уведомление о возможности отказа от увеличения дней пребывания в пункте командировки.
Это может быть, как отдельный документ, так и запись в конце приказа.
Например, «С приказом ознакомлен менеджер Макаров Ю.
Как оформить продление командировки, ни в ТК РФ, ни в положении о командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) не описано. Очевидно, что для этого нужен приказ. Специальной формы для него нет, поэтому составить его вы можете в произвольной форме. Обязательно укажите в нем причину продления командировки и новый срок (дату окончания). В остальном приказ оформляется по общим правилам, предусмотренным для приказов по основной деятельности.
Образец приказа о продлении командировки вы можете скачать у нас на сайте.
приказа
После составления приказа о продлении командировки нужно уведомить работника. Форма уведомления — любая удобная. Например, можно направить ему скан приказа.
Остальные расходы могут быть также оформлены как аванс, либо перечислены после прибытия к месту работы, на основании отчета работника о командировке.
Кроме того, при продлении командировки из-за болезни сотрудника, он может передать по почте больничный лист, который должен быть оплачен сразу после получения.
Еще одним из дополнительных расходов, которые связаны с увеличением срока пребывания в командировке, может быть разница в стоимости первоначально заказанного проездного документа и цены вновь приобретенного билета. Эти деньги возмещаются сотруднику после прибытия к месту работы и заполнения отчета о поездке.
Командирование сотрудников для выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте является обычной практикой в деятельности любой организации.
До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:
- название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
- номер и дата оформляемого документа;
- Ф.
И. О.
Единой формы Приказа о продлении командировки законодательство не предоставляет. Фирмы разрабатывают его самостоятельно, но с соблюдением ряда устоявшихся правил. Такой приказ должен содержать следующую информацию:
- Основные паспортные данные командированного сотрудника.
- Полное наименование фирмы и ФИО руководителя.
- Название документа.
- Причина увеличения срока и новая дата завершения командировки.
- Распоряжение главбуха о переводе командированному сотруднику дополнительной денежной суммы на производственные расходы (в случае необходимости).
- Подпись ответственного лица с расшифровкой и дата составления.
Расчеты с сотрудником
В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:
- питание;
- оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
- приобретение (обмен) обратного билета.
Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.
Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.
Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.
Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:
- дни пребывания (в том числе, добавленные);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нахождения в пути;
- время вынужденной остановки.
Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.
Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.
Пример:
Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).
Решение:
Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.
Организация должна начислить:
- суточные за период с 27 июня по 12 июля;
- больничное пособие за период 4 – 6 июля;
- компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).
А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.
Причины продления сроков командировки
Законодательно причины продления никак не определены.
При отправке в командировку устанавливают дату ее начала и завершения.
- Выполнение производственных поручений только по месту прибытия, отсутствие их во время поездки к нему.
Сроком начала командировки считается дата отъезда, а сроком окончания – дата прибытия. Их указывают в Приказе руководства фирмы об отправке сотрудника для выполнения производственного задания.
В ряде случаев к моменту окончания срока командировки возникает необходимость его продлить. В такой ситуации работодатель обязан соблюсти правила, установленные трудовым законодательством. Во-первых, потребуется документ, обосновывающий необходимость увеличения срока командировки.
Приказ о продлении командировки не имеет определенной, строго унифицированной формы, обычно он оформляется на бланке организации.
Должны быть зафиксированы следующие моменты:
- Наименование предприятия, дата выпуска приказа и его номер.
- ФИО командированного сотрудника, дата начала командировки.
- Причина продления служебной командировки, срок продления.
- Дата, в которую сотрудник должен выйти на место работы после командировки.
- Ответственные лица за: учет рабочего времени, донесение информации до командированного и за контроль над выполнением приказа.
Эта юридическая тонкость частенько используется при судебных разбирательствах работника с работодателем.
По этой причине будет необходимо оформить письменное согласие сотрудника для соблюдения его гражданских прав.
Особенности процедуры
Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.
Она должна отвечать следующим условиям:
- выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
- быть ограниченной по сроку;
- не иметь разъездного характера;
- не допускать выполнения поручений во время пути.
Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).
ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.
По инструкциям максимальная продолжительность составляет 5 дней.
Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.
Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:
- в приказе;
- в служебном задании.
Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.
Главное требование – наличие всех обязательных реквизитов.
В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.
К поездке не могут быть допущены беременные женщины, инвалиды, зарегистрированные кандидаты.
Если срок сократился
Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.
Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.
Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время.
В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.
На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.
