Оформление приказа об отмене командировки в связи с коронавирусом + образец

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

https://youtu.be/DIbNUb2yTqM

Алгоритм действий при отмене служебной командировки

Пример оформления порядка отмены командировки в положении о служебных командировкахОбразец докладной записки об отмене служебной командировки Образец оформления отмены командировки в виде отдельного пункта приказа Образец аннулирования записи о командировке в журнале учета работников, выбывающих в командировки Правовое регулирование:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь;
• Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству) и др.

В ряде случаев нанимателям приходится отменять ранее принятое решение о командировке. Действия нанимателя в данной ситуации законодательством также не урегулированы. Примерный порядок действий в данной ситуации представлен на схеме 1. Как видно, количество действий, которые необходимо произвести после отмены командировки, зависит от того, получен ли был работником аванс и произведены ли были им отдельные командировочные расходы до отъезда в командировку. Схема 1. Действия при отмене командировки

Заметим, что командировка отменяется в том случае, когда ее невозможно перенести. Отмена командировки может произойти в любой момент, вплоть до выезда работника в командировку. Нельзя считать отменой командировки ситуацию, когда работник выехал в командировку или уже прибыл на место назначения командировки, возможно, пробыв там несколько дней, и только после этого выяснилось, что в данной командировке нет необходимости и по этой причине она отменяется. В данной ситуации время командировки уже пошло, и командированный, по сути, уже начал выполнять командировочное задание. В подобной ситуации речь фактически идет об изменении срока командировки.

Шаг 1. Регламентация порядка отмены командировки в локальном нормативном правовом акте.

Поскольку на законодательном уровне порядок действий в случае отмены командировки не урегулирован, целесообразно его предусмотреть на локальном уровне, например, в положении о служебных командировках.

Пример оформления порядка отмены командировки в положении о служебных командировках

Шаг 2. Установление факта невозможности направления работника в служебную командировку и инициирование отмены командировки.

Инициатором отмены командировки могут быть как наниматель, так и работник. Наниматель принимает решение об отмене командировки, как правило, в тех случаях, когда отпадает производственная необходимость или возможность такой командировки.

В отдельных случаях командировка невозможна по причинам, связанным с работником. Такие причины могут быть как уважительными (например, временная нетрудоспособность, не позволяющая перенести срок командировки, кража документов, необходимых для командировки, и т.п.), так и неуважительными (например, прогул). Уважительность причины в последнем случае важна для решения вопроса о компенсации уже понесенных работником расходов (например, на покупку проездных билетов).

В случае если причины отмены командировки исходят от работника, нередко происходит замена командируемого работника. Основанием к отмене служебной командировки могут являться докладная или служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится работник, командировку которого планируется отменить, полученные от работника документы, подтверждающие невозможность его направления в командировку (листок нетрудоспособности и т.п.).

Образец докладной записки об отмене служебной командировки

Шаг 3. Издание приказа об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь, п. 2 Инструкции № 35 направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу. Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от продолжительности командировки: для недлительных (менее месяца) командировок – 3 года, для длительных (более месяца) – 75 лет (подп. 21.3, 21.4 Перечня типовых документов № 140*).

Соответственно, отмена командировки также производится аналогичным правовым актом с таким же сроком хранения и регистрационным индексом «л» (подп. 142.3 Инструкции по делопроизводству).

Распорядительная часть приказа об отмене командировки оформляется в соответствии с частью 12 п. 99 Инструкции по делопроизводству, согласно которой в случае если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ… от… №…».

*Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

В приказе об отмене командировки, как правило, указывается также причина отмены командировки и дается распоряжение командированному работнику и другим должностным лицам нанимателя осуществить определенные действия, которые необходимы в связи с отменой командировки.

Образец оформления отмены командировки в виде отдельного пункта приказа

Шаг 4. Внесение корректирующей записи в журнал учета работников, выбывающих в командировки, аннулирование командировочного удостоверения.

В случае если согласно п. 2 Инструкции № 35 была сделана запись в журнале учета работников, выбывающих в командировки, выдано командировочное удостоверение, то целесообразно их аннулировать на основании приказа об отмене командировки. Действующим законодательством не установлен порядок отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, а также порядок аннулирования командировочного удостоверения, а только утверждены их формы (соответствующие приложения к Инструкции № 35). Возможный вариант отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, приведен ниже. Образец аннулирования записи о командировке в журнале учета работников, выбывающих в командировки

Аналогичные исправления вносятся в журнал регистрации командировочных удостоверений.

Шаг 5. Возврат работником аванса и предоставление им авансового отчета, если часть выданных средств уже была израсходована.

Командированный работник после принятия решения об отмене командировки должен вернуть в кассу предприятия выданный ранее аванс, а также представить авансовый отчет, если часть выданных ранее средств на командировку была израсходована.

Заметим, что согласно подп. 4.1 Инструкции № 35 в случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению.

Примечание. В случае командирования за границу и отмены такой командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, бронированию мест в гостиницах, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании документов, подтверждающих расходы в соответствии с законодательством (п. 30 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115). При этом работник обязан не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем решения об отмене служебной командировки за границу, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, возвратить иностранную валюту или белорусские рубли путем внесения их в кассу либо осуществления банковского перевода на счет юридического лица, индивидуального предпринимателя, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК. По решению нанимателя при отсутствии израсходованных сумм иностранной валюты или белорусских рублей работник не представляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты (см. п. 34-1 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).

Действующие нормативные документы не устанавливают сроки возврата наличности в случае отмены командировки. На практике, как правило, при отмене командировки руководствуются общими сроками, установленными для их возврата.

Однако, поскольку день возвращения из командировки, от которого исчисляются указанные сроки, в рассматриваемом случае отсутствует, отсчет можно начинать со дня:

• отмены командировки, не считая дня отмены (даты издания приказа);
• ознакомления работника с приказом об отмене командировки;
• выхода на работу после болезни (при отмене командировки по причине болезни работника).

В локальном нормативном правовом акте (например, в положении о служебных командировках) или в приказе об отмене командировки целесообразно закрепить, с какого дня следует начинать отсчет.
Владимир Эдуардович Самосейко, юрист

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Перенос командировки: ходатайство, причины, приказ, образец письма

Стабильность — замечательный фактор. Но жизнь полна неожиданностей, так что абсолютной стабильности в любой сфере ожидать не приходится. Касается это и служебных командировок, установленный срок которых может измениться в любой момент по независящим от нас причинам.

Изменение срока командировки необходимо правильно оформить. Разрешенные вопросы избавят от хлопот, недоразумений и неприятностей, которые вполне возможны в подобной ситуации.

Нормативное регулирование вопроса

Служебная командировка является одной из составляющих трудовой деятельности сотрудника, т. е. она имеет необходимые нормативы, которые опираются на Трудовой Кодекс Российской Федерации и соответствующие постановления Правительства.

В служебную командировку сотрудник отправляется по специальному распоряжению руководства. Это может быть приказ или резолюция, в которых отмечены все необходимые составляющие. Поскольку сроки командировки могут измениться, причин для этого порой возникает достаточно много, то вопрос о перенесении командировки также имеет место, он учтен и прописан в общих положениях о командировках.

Следовательно, существует нормативная база, служащая «плацдармом» для безошибочного оформления соответствующих документов:

• Трудовой кодекс РФ (ч. 1, гл. 24, ст. 166),
• Налоговый Кодекс РФ (Статья 264),
• Кодекс об Административных Правонарушениях РФ (Статья ),
• Постановление Правительства РФ от 13. 10. 2008 г. №749,
• Письмо Роструда (ПГ 1487-6-1).

При переносе командировки безоговорочно оформляется приказ или распоряжение о ее переносе и указывается причина этого действия. Приказ сопровождается документами, подтверждающие его необходимость.

В каких случаях возможен перенос командировки

Перечислить все причины переноса служебной командировки в принципе невозможно, поскольку здесь роль играют как служебные обстоятельства, так и человеческий фактор.Но основные выделить можно. Например:

• Производственная необходимость,
• Инициатива, исходящая с принимающей стороны,
• Невозможность выезда сотрудника,
• Препятствия непреодолимой силы.

Основной причиной чаще являются медицинские показание, т. е. командировку переносят в связи с болезнью сотрудника. В тех случаях, когда командировка является единственным средством решения вопроса, а основания для ее переноса малоубедительны, перенос командировки является невозможным.

Как оформить приказ об этом

Для оформления приказа о перенесении срока командировки используют общие положения по этому вопросу: есть приказ о командировке, должен быть приказ о ее продлении. К приказу обязательно прилагаются сопровождающие документы.

Какими документами сопровождается

1. Основание для изменения сроков командировки,
2. Служебная записка.

Структура

Общего регламента на составление приказа о переносе командировки не существует и он, как правило, составляется в произвольной форме. Но при этом есть ряд моментов, которые опускать недопустимо, т. е. приказ имеет определенную структуру. В приказе обязательно прописывается:

• Основание,
• Сроки,
• Дополнительные условия: возврат билетов и суточных (при необходимости),
• Компенсации и штрафы,
• Число написания приказа,
• Подпись главного руководителя,
• Дополнительные подписи лиц, ознакомленных с приказом.

Образец

ООО «ИК»

ПРИКАЗ

от 1 декабря 2020 года №111 г. Москва

о переносе командировки

В связи (основание)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Источник:

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Этапы оформления отмены командировки в связи с пандемией коронавируса

Далее рассмотрим, какие основные этапы отмены командировки в связи со сложившейся ситуацией в 2020 году.

Во-первых, необходимо оформить приказ об отмене командировки.

Есть 2 варианта: аннулирование и создание нового приказа. Аннулирование ранее изданного приказа можно сделать при условии, что ни выплаты суточных, ни оплаты проживания не было.

Новый же приказ формируют, если была оплата суточных и проживания, проезда.

Образец приказа об отмене командировки из-за коронавируса прикреплен ниже. Его можно бесплатно скачать.

ПРИКАЗА ОБ ОТМЕНЕ КОМАНДИРОВКИ ИЗ-ЗА КОРОНАВИРУСА: ОБРАЗЕЦ

Следующий этап – отмена бронирования билетов и отелей.

Возврат билетов при командировке актуален в сегодняшней мировой обстановке. После того, как приказ издали, необходимо отменить бронирования и сдать билеты. В большинстве случаев за отмену бронирования взимают штрафы или компенсации (в т. ч. это делают гостиницы). В данном случае такие выплаты можно учесть в расходах.

Возврат авиабилетов

Для начала стоит различать вынужденный и добровольный отказы от авиабилетов.

Под добровольным отказом принято понимать прекращение договора по инициативе пассажира, забронировавшего место на самолет. Вынужденный же отказ происходит, если рейс, указанный в билете, отменен или задержан; если не удалось предоставить пассажиру место, рейс или дату, и по другим причинам.

Нормативная база

Часть 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это поездка сотрудника организации в определенное место для выполнения задания руководства предприятия.

Абзац 2 пункта 3 Положения о служебных командировках регламентирует, что направление сотрудника в поездку осуществляется согласно приказу по формам № Т-9 и Т-9а.

Трудовой кодекс РФ

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Отмена или перенос командировки должны производиться также согласно особому приказу или распоряжению.

Причем документ должен быть издан заново – запрещается вносить поправки в основной приказ о командировке.

Отмена и перенос командировки — приказ как оформить причины

Перенос запланированной поездки на другое время возможен в связи с совершенно разными обстоятельствами. Отзыв работника с выезда или изменение даты его поездки не имеют строгого регламента,но исходя из законодательства, можно сформулировать и рекомендовать типовой порядок оформления.

Основания для отмены командировки могут иметь связь со следующими группами обстоятельств:

• Объективные причины – их состав не зависит от сотрудника, например, руководитель партнерской компании перенес переговоры;
• Субъективные причины – их определяет работник, например, если сотрудник не может уехать в связи с болезненным состоянием или в связи с семейными сложностями.

Данный перечень может составлять произвольный порядок из аналогичных обстоятельств. Перенос или полный возврат работника необходим, если ранее произошло стихийное бедствие.Если в данный момент в месте прибытия возникли непредсказуемые ситуации или организация сталкивается с другими неотложными решениями, работодатель имеет право отменять приказ о поездке.

Когда близится день, в котором начинается поездка, работник может сообщить о плохом самочувствии, чтобы преждевременно сделать возврат билетов или командировать другого специалиста. В связи с этим оформляется специальный приказ (распоряжение). Стандартный порядок оформления данного мероприятия можно сформировать через представленный далее образец алгоритма действий.

Отмена командировки оформление – это следующие действия:

• Оформляется служебная записка, заполнение которой раскрывает, в связи с чем делается перенос или полностью аннулируется поездка;
• Составляется приказ, должный образец которого подписывается сотрудником;
• В служебный журнал вносятся сведения, что был издан такой документ как данный приказ, вносится его номер;
• При наличии средств делается оформление отчета по расходам и их возврат;
• Если был выдан аванс, делается его возврат, тогда как стоимость билетов возмещается средствами предприятия.

Этот документ потребуется издавать в каждом случае, когда нужно сделать перенос рабочей поездки. При потребности унифицировать стандартный шаблон под заполнение стало возможным просмотреть стандартный образец, форма которого поможет написать новый личный образец для своего предприятия. Такая форма как служебная записка начинается с обращения к руководителю. Далее в документ вписывается его название, дата и год, когда делается издание.

В основной части, служебная записка описывает причины, в связи с которыми делается перенос поездки или даже возврат билетов.Здесь работник ссылается на прежний приказ как на удостоверение своей потребности в поездке, далее он указывает, в связи с чем установленный срок выезда необходимо перенести или аннулировать. В конце служебная записка, как и любая форма, подписывается.

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

Как правильно оформить?

Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

• сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
• составление служебной записки с указанием на причины отмены;
• издание приказа об отмене командировки;
• возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.

Документы

Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

• приказ;
• служебная записка;
• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.

Образец приказа:

Образец служебной записки:

Нужен ли авансовый отчет?

Возможны две ситуации:

Пример № 1:

Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

Решение:

Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

Пример № 2:

Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

Решение:

Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

Особенности возврата расходов

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:

Авансовый отчет-ao-1

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

• документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;
• справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.

Возврат командировочных

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Налоговые последствия

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

• удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
• цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Проводки

Пример бухгалтерских проводок при отмене командировки: