Уход не по графику
Как оформить отпуск не по графику? Работник должен написать заявление в произвольной форме. В документе сотрудник должен указать другую (новую) дату начала отпуска, а также основания (причины) о его переносе.
Уполномоченный работник должен одобрить данное действие и подтвердить своё согласие, поставив на заявлении свою резолюцию «Разрешаю» или «Возражений не имею» и личную подпись.
ВАЖНО: Если компания имеет несколько подразделений и отделов, то документ изначально должен подписать непосредственный руководитель того отдела, где работает человек, и только потом генеральный директор компании.
Порядок и правила документального фиксирования в организации
После написания заявления и проставления резолюции, а также подписей уполномоченных лиц, издаётся приказ о внесение изменений в график отпусков организации.
Унифицированная форма Т-7 очень удобна в использовании и разработана с возможностью внесения поправок и изменений.
При изменении в датах специалист отдела кадров должен заполнить 8,9 строки в графике отпусков. Графа №8 отображает наименование документа, который служит основанием для переноса дней отдыха. Часто основанием является заявление сотрудника с причинами (болезнь, семейное положение и т. д.), а также с документами, которые подтверждают особенные обстоятельства.- В графе №9 следует зафиксировать новую дату отпуска. Причины для переноса можно отобразить в графе №10 (примечания).
Следом сведения о переносе должны быть внесены в индивидуальную (личную) карточку работника (форма Т-2). Специалист кадров фиксирует количество дней в поле информации об отпуске. Основанием здесь указывается номер и дата приказа о переносе.
Руководство компании может принять отрицательное решение и не перенести запланированный отпуск. При составлении графика отпусков всегда учитываются пожелания всех работников. Дополнительно в расчёт берётся производственная возможность и потребности компании. Поэтому график отпусков – это достигнутое соглашение обеих сторон.
ВНИМАНИЕ: После того, как график утверждается, он становится обязательным для исполнения, как нанимателем, так и сотрудниками.
Если работник желает изменить период изначального отпуска, а наниматель по каким-либо причинам против этого, второй не обязан объяснять причины для отрицательного решения. Для грамотного отказа руководитель должен проставить резолюцию со словами: «Не разрешаю» или «Не согласен», и этого будет вполне достаточно.
Подводя итоги, можно отметить, что оформление отпуска по правилам – процедура серьёзная, которая имеет ряд особенностей. Необходимо ответственно относиться к работе, знать и уметь правильно оформлять все документы.
Заявление
Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.
Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.
Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).
Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.
Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.
Приведем приблизительный текст заявления:
Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2020 года по «28» августа 2016 года.
Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.
Перенос отпуска
Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена. Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.
По инициативе сотрудника:
- если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или выплаты отпускных;
- при болезни сотрудника;
- в других случаях, когда это предусмотрено в трудовом законодательстве или локальных нормативных актах.
В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.
По инициативе работодателя — в связи с производственной необходимостью. Основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.
Такой порядок следует из совокупности положений статей 123 и 124 Трудового кодекса РФ.
При переносе отпусков не обязательно оформлять дополнительный приказ на утверждение их графика в новой редакции. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то соответствующие записи сделайте в графах 8 и 9.
Порядок предоставления и оформления отпусков регулируется ст. 114 ТК РФ.
Согласно ст. 114 ТК РФ всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка. Ежегодный оплачиваемый отпуск имеет продолжительность не менее 28 календарных дней в расчёте на шестидневную рабочую неделю.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
— женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
— работникам в возрасте до восемнадцати лет;
— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
— в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
Например, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
— работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
— работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
— работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней.
Как правильно брать ежегодный оплачиваемый отдых по Трудовому кодексу РФ?
Чтобы оформление отпуска не превратилось в изнурительную бумажную волокиту, работник должен основательно подойти к процедуре сбора документов. Но прежде чем собирать бумаги, работнику необходимо детально ознакомиться с правилами ТК РФ об особенностях предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.
Обратите внимание! Продолжительность оплачиваемого периода отпуска по действующему ТК составляет 28 дней. Существуют условия, при которых отпуск может длиться дольше 28 дней.
ТК РФ выделяет оформление нескольких видов оплачиваемого ежегодного отпуска:
- Дополнительное количество дней для граждан, которые трудятся на предприятиях с вредными для здоровья условиями труда. Учитывая характер выполняемых обязанностей, законодатель установил возможность продления отпуска. Максимальное количество дополнительных дней не может быть меньше одной недели.
- Дополнительный период за особый характер работы. Список профессий, которые относятся к работам особого характера, установлен Правительством РФ.
- Для работников, которые осуществляют деятельность по ненормированной системе. Условия предоставления дополнительных дней оговаривается в коллективном соглашении. Количество дополнительного промежутка не должно быть меньше трех дней.
Перед тем как написать заявление о предоставлении очередного отпускного периода, работник должен учесть некоторые нюансы из статьи 122 ТК РФ.
В частности, он должен знать, что работодатель имеет право отказать в оформлении отпуска, если к моменту подачи заявления, сотрудник не отработал у него установленный законом период.
Иначе говоря, для получения возможности выйти на оплачиваемый отдых необходимо отработать не менее 6 месяцев на том предприятии, где и оформляется отпуск.
Однако в этой статье установлено, что работодатель по своему усмотрению может дать согласие о выходе на отдых и до 6 месячного стажа.
Обратите внимание на ежегодный отпуск может претендовать и работник, работающий по совместительству, при этом дата ухода должна совпадать с отпускными сроками по основному месту.
Пошаговый порядок ухода
Чтобы взять очередной ежегодный отпуск по всем правилам, работнику нужно действовать пошагово:
- Определиться, предоставляется отдых по графику или по договоренности с работодателем. В первом случае оформления дополнительных документов от работника не потребуется, во втором — нужно заявление.
- Если отпуск положен по графику, и дата уход в него четко совпадает с запланированной, то нужно просто дождаться, когда работодатель предоставит приказ о предоставлении отдыха для ознакомления и выплатит отпускные. Это должно быть проделано за 3 дня до начала отпускного времени. Если приказ не оформлен, то необходимо выяснить, с чем связано нарушение ТК РФ.
- Если графика нет, или работник только устроен на работу в текущем году и в расписание не попал, то оформляется заявление как минимум за 3 дня. Далее нужно дождаться приказа о директора для ознакомления.
- В день, обозначенный в приказе Т-6, можно не выходить на работу и начать свой очередной отдых.
Важно! Пока не произойдет ознакомление с приказом под роспись уход в отпуск не допустим. Работодатель может обвинить в прогуле, так как официального распоряжения о начале отдыха нет.
Уведомление
Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.
Уведомление о начале заслуженного отдыха – важный и обязательный документ.
Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.
Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.
Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.
В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.
Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.
Приведем пример:
На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2020 года по «25» августа 2020 года.
Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.
Правила документирования
Все официальные документы, предназначенные для упорядочивания и оформления отпусков, имеют правила составления вне зависимости от наличия или отсутствия конкретной формы. Документальное оформление отпуска содержит три основных пункта.
График отпусков
Оформление графиков отпусков обязательно для каждой организации — как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц. Составляться документ может по форме Т-7, но с 2013 года это стало необязательным условием, поэтому руководством организации может быть разработана собственная форма графика. Составляется документ с учетом дополнительных дней отдыха для определенных категорий граждан, пожеланий сотрудников и особенностей работы производства.
В случае неиспользования какого-либо числа отпускных дней за определенный период, с согласия сотрудника, они переносятся на следующий год и также фиксируются в графике.
Правильно составленный документ должен содержать следующую информацию:
- ФИО сотрудников;
- табельные номера;
- наименования отделов, в которых работают сотрудники;
- должности работников;
- числа положенных для отпуска дней;
- даты отпусков.
В случае каких-либо изменений в график могут вноситься поправки с указанием причин.
Хранение документации за предыдущий период должно осуществляться в течение года.
Для сотрудников, с которыми трудовой договор заключен не более чем на полгода, вопрос о внесении их в график отпусков решается в индивидуальном порядке.
Уведомление
Данный документ не имеет четкой структуры, но обязательно должен содержать следующие позиции:
- название организации;
- ФИО и должность сотрудника;
- дату отправки и получения;
- сроки отпуска;
- ФИО руководителя;
- подписи работника и начальника.
График отпусков
Документы, обязательные для отпуска, начинают оформлять задолго до его начала, и первым из них является график отпусков. Для его составления применяют бланк формы Т-7. Цель создания графика – равномерное распределение отпусков в течение всего года, чтобы у каждого человека была возможность отдохнуть, и не накапливались неиспользованные дни. При этом работа оставшихся сотрудников должна быть запланирована таким образом, чтобы производственный процесс не останавливался из-за одного отсутствующего специалиста. Кадровые службы обязаны оформить график за две недели до начала года и ознакомить с ним всех работников под роспись. В дате начала отпуска может быть указано точное число. Но допускается и проставление только месяца. От этого зависит оформление последующих документов.
Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь
Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.
С 30.03.2020 президент РФ объявил нерабочие дни с целью нераспространения коронавирусной инфекции. Можно ли отправить в отпуск всех сотрудников в период пандемии и как правильно оформить отпуск в этот период, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс»:
Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в готовое решение.
Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.
Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете здесь. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.
Какие документы оформить на отпуск по уходу за ребенком до трех лет внешнему совместителю, узнайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
