Минтруд рекомендует работодателям перевести сотрудников на труд удаленно на период активного распространения коронавируса (COVID-19). Дистанционный труд требует правильного документального оформления с точки зрения трудового законодательства, в частности написания работником заявления о переходе на удаленку и составления работодателем приказа о переводе трудящегося на удаленную работу.
Рекомендуем прочитать: Незаконное увольнение из-за коронавируса.
Перевод работника на дистанционную работу: как это сделать
Дистанционные сотрудники не обязательно должны трудиться дома. Их рабочее место может располагаться где угодно в пределах Российской Федерации, но не в месте нахождения работодателя, его филиала, представительства или обособленного подразделения (ст.312.1 ТК РФ). Если сотрудник изначально принимается на дистанционную работу, это прописывается в его трудовом договоре.
Однако бывают ситуации, когда гражданин устраивается работать в обычном порядке, в помещении работодателя, но затем его решают перевести на дистанционный труд. Причиной такого перевода может стать не только активно распространяющийся коронавирус, но и переезд работника в другой город, внезапная болезнь, ограничившая его передвижение, и т.д.
Так как переход на дистанционную работу влечет изменение условий трудового договора, применяется следующий алгоритм действий:
- Работник пишет заявление на имя руководителя организации, где просит перевести его на дистанционную работу с определенной даты. Можно указать причину, по которой возникла такая необходимость.
- Работодатель визирует заявление о переводе на дистанционную работу, например, пишет в верхнем углу: «С переводом согласен», после чего ставит свою подпись и дату.
- Между сотрудником и работодателем заключается дополнительное соглашение к трудовому договору – в соответствии со ст.72 ТК РФ. Его действие может быть ограничено определенным сроком (если переход работника на «удаленку» связан с временными обстоятельствами).
- Руководитель организации издает приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу. Работника под роспись знакомят с содержанием данного документа.
- Соответствующие изменения вносятся в личную карточку сотрудника, делаются отметки в табеле рабочего времени.
Временный или постоянный переход сотрудника на удаленную работу не должен повлечь снижения заработной платы, если его трудовые функции, их объем остаются неизменными. Оплата труда не зависит от места работы подчиненного (оно влияет только на наличие или отсутствие районных коэффициентов, а также на их размер), а определяется его квалификацией, качеством и количеством вложенного труда, сложностью работы (ст.132 ТК РФ).
Перевод работника на «удаленку» в его трудовой книжке не фиксируется.
Нужно ли писать заявление о дистанционной работе в связи с коронавирусом?
С помощью заявление сотрудник может обратиться к руководству с любой просьбой. В качестве таковой может выступать и желание работать из дома в тяжелых эпидемиологических условиях распространения коронавируса.
В связи с вирусом COVID-19 Путин объявил нерабочие дни до 30 апреля 2020 года с возможным продлением этого срока в зависимости от обстоятельств. Многих организациям пришлось приостановить деятельность и закрыться. Сохранить занятость и рабочий процесс работодателям можно с помощью перевода персонала на дистанционный режим, именно этот способ организации рабочего процесса рекомендует Минтруд.
Если директор не предлагает перейти на удаленку, то работник вправе сам заявить о своем желании работать удаленно из дома в период угрозы коронавируса.
Свою просьбу рекомендуется изложить письменно с помощью заявления. Вопрос о переводе решается по согласованию, нет норм в трудовом законодательстве, обязующих стороны в одностороннем порядке переходить на дистанционную работу.
Написав заявление и подав его работодателю, работник может рассчитывать на то, что его просьба будет рассмотрена работодателем. Со стороны директора в целях безопасности разумно организовать для заявителя условия труда для работы из дома — если такое возможно для должности сотрудника.
Таким образом, если человек понимает, что может работать с не меньшей эффективностью из дома, а работодатель не предлагает перейти на дистанционный режим, то рекомендуется самостоятельно внести такое предложение в форме заявления. Образец написания текста представлен ниже для бесплатного скачивания.
Когда требуется согласие работника на удаленку?
Согласие на удаленный режим работник пишет в случае, когда получает письменное предложение о переводе от начальства. Если уведомление руководитель направляем в письменном виде, то и согласие свое сотруднику также нужно подготовить на бумаге.
В тексте он вправе согласиться с предложением удаленного труда или отказаться, обосновав свою точку зрения.
На самом деле, согласие работника — это не обязательный документ. Стороны на словах могут договориться об организации дистанционного режима труда, после чего подписать двустороннее дополнительное соглашение о новом рабочем месте и изменившихся условий труда.
Приказа от руководителя и доп. соглашения будет достаточно для переводе человека на удалёнку.
Если работодатель требует написать ответ на предложение о перехода на режим труда дистанционно, то сотруднику следует это сделать. Документ не сложный, пишется за 5 минут, образец оформления предлагаем скачать ниже.
Как оформить для перевода на удаленный режим?
Если работник хочет работать удаленно из дома в целях безопасности в период эпидемии по коронавирусу, то следует написать заявление такого содержания:
- вверху указать ФИО и должность руководителя, название организации;
- написать свои ФИО и должность;
- обозначить по центру название и заголовок документа;
- высказать просьбу о переводе на дистанционную работу в связи с распространением коронавируса и нависшей угрозой заражения, при этом указывается на факт сохранения всех обязанностей согласно должностной инструкции и сохранении заработной платы в прежнем объеме (при условии выполнения того же объема работы);
- желаемые сроки удаленного труда, возможно указать общую фразу — до режима повседневной деятельности в России (нормализации эпидемиологической обстановки в стране);
- подпись и дата составления.
Если работник пишет согласие на перевод в ответ на полученное уведомление от начальства, то в тексте следует указать свое решение — согласие или отказ от дистанционной работы.
Составленный документ подписывается лично и передается руководству. При принятии решения об удаленном режиме не достаточно обговорить это на словах. Работнику нужно лично убедиться в том, что он действительно переведен, и это закреплено в документах согласно ТК РФ.
Сотрудник должен увидеть приказ о дистанционной работе с указанием сроков и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Пример заявления о переводе на дистанционную работу в связи с коронавирусом — .
Образец согласия на удаленный режим на период эпидемии — .
Перевод на дистанционную работу – образец заявления
Заявление с просьбой перевести его на дистанционную работу сотрудник составляет в произвольной форме. Но в нем следует отразить:
- ФИО, должность работника (указывается в «шапке», в правом верхнем углу);
- просьба о переводе на дистанционную работу, пояснение, чем она вызвана;
- характер перевода – временный или постоянный;
- дата начала удаленной работы;
- срок ее окончания, если она носит временный характер (может быть связан не с конкретной датой, а с наступлением какого-то события, например, отменой карантина в городе);
- дата написания заявления, подпись сотрудника.
Ниже приведен образец заявления от работника, желающего трудиться дистанционно:
Генеральному директору ООО «Топаз»
Колышеву П.О.
от главного бухгалтера
Алмазовой Г.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи со сложной эпидемиологической ситуацией в г. Москве, прошу временно перевести меня на дистанционную работу с сохранением трудовых функций в полном объеме с 23.03.2020 и до окончания ограничительных мер, введенных в связи с угрозой распространения коронавируса.
19.03.2020 г. Алмазова
Можно ли перевести сотрудника на удаленную работу временно?
Хотя такой нормы в ТК сейчас еще нет, но ничего и не противоречит возможности использовать удаленку временно. Для этого нужно осуществить следующие шаги:
- Провести собрание коллектива, на котором разъяснить причину перехода на дистанционную работу и порядок взаимодействий в этом режиме.
- Собрать заявления согласных с переводом.
Далее все пункты будут совпадать с указанными в предыдущем разделе статьи. Отличием дополнительного соглашения и приказа при этом будет только указание, что на удаленную работу сотрудник переводится не навсегда, а на некий промежуток времени, то есть временно.
Можно указать вариант: «с …. до особого распоряжения». В таком случае за три рабочих дня сотрудник должен получить уведомление, что его вызывают обратно на «очную» работу. Дата выхода должна быть отражена приказом («Экономисту Иванову А.А. с 15 апреля 2020 года приступить к исполнению своих трудовых обязанностей на территории работодателя … по адресу …»).
Если же указать точные временные рамки, то, возможно, понадобится еще одно дополнительное соглашение, чтобы продлить период дистанционной работы.
Важно!
Сотрудников, которые откажутся писать заявление об удаленной работе, принуждать к ней нельзя. Если работодатель не может обеспечить им условия труда, прописанные в трудовом договоре, то он должен оплачивать им вынужденный простой по ставке 2/3 заработной платы. Допустим, в офисе ломают стены, 5 человек соглашаются взять работу «на дом», а 3 – нет. Последним придется платить две трети зарплаты. Вынуждать их взять отпуск за свой счет или настаивать на удаленке – опасно (возможны санкции со стороны трудинспекции, прокуратуры и суда).
Перевод на дистанционную работу: как контролировать удаленного сотрудника
Некоторые работодатели не торопятся переводить подчиненных на удаленную работу, опасаясь, что их сложно будет контролировать. В решении этой проблемы может помочь видеосвязь, устная и письменная отчетность, фото- и видеодокументы, предоставляемые дистанционным сотрудником в течение рабочего дня и по его итогу через интернет. Обязанности работника подготавливать такую отчетность и своевременно передавать ее работодателю, оставаться на связи в течение всего рабочего времени, следует включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Там же нужно прописать, что их неисполнение является основанием для применения к сотруднику дисциплинарных взысканий (ст.192 ТК РФ).
Когда понадобится документ
Сейчас, на фоне объявления всеобщей самоизоляции из-за пандемии коронавируса, работать из дома — единственный вариант для многих россиян. Но и в «мирное» время стороны вправе договориться о том, что работник трудится на расстоянии, регулярно отчитывается, представляет результаты по ранее оговоренному порядку.
Подробнее: Информация о дистанционном труде
Но если заключен обычный трудовой договор, и рабочее место находится на территории работодателя, необходимо правильно оформить перевод на удаленку. Делается это с помощью нескольких документов:
- заявления или согласия сотрудника о переходе на новый режим — в зависимости от того, кто выступил инициатором перевода;
- дополнительного соглашения к трудовому договору;
- приказа об организации дистанционной работы.
Подробнее: Как заключить дополнительное соглашение на дистанционную работу
Несколько слов про заявление от работника. Составляется оно в произвольной форме с соблюдением общих правил: указанием адресата, оснований для перевода, периода, на который меняется режим труда.
В качестве примера предлагаем образец заявления на дистанционную работу от юриста Пенкина И.И.
Если инициатором перевода выступает работодатель, ему следует придерживаться норм ст. 72 ТК РФ. Главное правило — получить согласие подчиненного.
Подробнее: Как составить уведомление об изменении условий трудового договора
О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.
Причина изменений условий трудового договора
Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах – угрозу распространения в России опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.
Место работы
В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.
Режим работы
Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.
Охрана труда
Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Материальные ценности
Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:
Средства связи
В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.
Контроль
Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.
Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.
Можно ли перевести на удаленку принудительно
Глава 49.1 ТК РФ регулирует, как оформить перевод на удаленную работу и оплачивать труд такого персонала. Трудовой кодекс гарантирует им права, установленные законодательством о труде, в полном объеме.
Труд вне местонахождения работодателя — это важное условие трудового договора. Трудовые отношения строятся на добровольном соглашении работника и работодателя. Значительные изменения организации рабочего процесса обязательно согласовываются обеими сторонами. Принудительный перевод, в том числе на дистанционный режим труда, запрещен. Необходимо не только издать приказ о переводе сотрудников на удаленную форму труда, но и заручиться их согласием.
Вот краткая методичка по переводу офиса на удаленную работу в условиях форс-мажора:
- Проводим опрос, чтобы узнать, кто согласен на новую форму труда.
- Оцениваем возможность компании предоставить удаленный доступ к локальным электронным ресурсам.
- Оцениваем наличие необходимого оборудования у дистанционных работников, возможность компании предоставить его.
- Оформляем приказ о переводе работников на удаленную работу.
- Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым, кто планирует трудиться дистанционно.
- Внедряем систему контроля исполнения поставленных задач.
Как оформить удаленную работу при коронавирусе
При введении удаленного режима работы кадровику необходимо проделать большой объем работы, внося изменения в трудовые соглашения с сотрудниками. Для этого нужно выполнить несколько шагов.
Шаг 1. Определить, каких именно работников можно перевести на удаленную работу
Вместе с руководителями подразделений необходимо определить, кто из сотрудников сможет работать в домашних условиях без потери качества работы.
Для этого необходимо обеспечить их на рабочих местах необходимыми программами, открыть внешний доступ к сетевым ресурсам фирмы.
Желательно оформить в виде распоряжения список, кого из работников поименно, либо сотрудников каких должностей можно временно перевести на удаленную работу.
Шаг 2. Обговорить с работником перевод на удаленную работу
Необходимо обсудить с сотрудниками их возможность трудиться удаленно, уточнить — у кого есть для этого необходимая компьютерная и оргтехника.
Если работник не согласен с таким переводом, то сделать это принудительно только на основании распоряжения руководителя нельзя.
Все дело в том, что изменение места работы — это существенное условие трудового соглашения, а оно в свою очередь должно быть осуществлено только путем подписания допсоглашения.
Даже введение региональных профилактических мер не изменяет данный порядок, и не может являться основанием для одностороннего внесения изменений.
Внимание! В такой ситуации перевод на дистанционную работу может быть осуществим только в рамках ТК, а это предполагает уведомление сотрудника за 2 месяца до изменений, что в условиях распространения коронавируса не приемлемо.
Шаг 3. Оформить дополнительное соглашение
При получении от работника согласия на удаленную работу, необходимо подготовить дополнительное соглашение.
Необходимо помнить, что такой переход на удаленную работу — это только изменение места работы сотрудника. Он остается у того же работодателя и будет выполнять все те же трудовые функции. Таким образом, это не является переводом на другую работу.
В дополнительное соглашение необходимо внести следующие условия:
- Указать, что работа будет выполняться дистанционно — это главный пункт изменений;
- В качестве места работы необходимо указать наименование работодателя. Списывать адрес проживания на период удаленной работы сюда не нужно;
- Необходимо указать порядок обеспечения безопасных условий труда сотрудника;
- Определить порядок обмена информацией между работником и офисом, либо между работниками. Отдельно необходимо оговорить правила обмена данными, которые составляют государственную либо корпоративную тайну;
- Определить порядок обеспечения работника имуществом, необходимым для исполнения обязанностей;
- Определить условия контроля за трудом сотрудника — например, как он должен отчитываться о проделанной работе, как часто это должно происходить и т.д.
Внимание! Если сотрудник будет для исполнения обязанностей использовать личную технику (планшет, компьютер, принтер и т. д.), необходимо описать порядок начисления и выплаты компенсации за это.
Шаг 4. Оформить приказ
На основании заключенного трудового соглашения издается приказ, который закрепляет перевод сотрудника на удаленную работу на определенный срок. Текст приказа оформляется в произвольной форме.
Вам будет интересно:
Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкция
Порядок утверждения и хранения заявления
После рассмотрения заявления работодатель должен принять решение о переходе или непереходе сотрудника на удаленный режим работы.
С точки зрения законодательства введение дистанционного режима работы не является переводом, так как оно подразумевает только изменение условий труда и снятие с сотрудника обязанности находиться на территории работодателя в определенное время.
Заявление может быть предоставлено работодателю в одной из двух форм:
- Письменной.
- Электронной.
Форма представления документа не влияет на порядок его рассмотрения.
Работодатель вправе потребовать от работника нотариально заверенные копии документов, напечатанные на бумажном носителе.
Оформление дистанционного работника состоит из нескольких этапов:
- Прием документов.
- Ознакомление работника с локальными нормативно-правовыми актами.
- Заключение трудового договора, в котором должны быть прописаны все условия труда. При переводе на дистанционный режим договор не заключается. К нему составляется дополнительное соглашение, в котором должны быть прописаны все пункты, содержащие в себе информацию об особенностях организации дистанционной работы.
- Принятие приказа о приеме дистанционного работника в штат.
- Начало ведения трудовой книжки сотрудника. Этот этап не является обязательным.
- Заполнение карточки сотрудника.
Соблюдение всех этих пунктов необходимо при приеме в штат нового человека. Перевод уже работающего сотрудника осуществляется намного быстрее.
После передачи заявления работодателю оно должно храниться в организации.
