Поездка в командировку всегда означает исполнение трудовых обязанностей за пределами предприятия по месту постоянной работы. В некоторых ситуациях сотруднику необходимо иметь подтверждение того факта, что он в определенный период времени находился в командировочной поездке. Документальным доказательством поездки является справка о направлении по служебным делам в другую местность, и оформляется она у работодателя. Давайте выясним, что представляет собой этот документ, и как выглядит образец справки о командировке.
Что представляет собой справка о командировке
Справка-свидетельство о направлении сотрудника в служебную поездку – это официальная бумага, являющаяся документальным доказательством того, что в какой-то период времени работник находился в командировке по поручению руководства.
При этом не важно, для чего именно работник был командирован – закон не ограничивает работодателей в возможности организации служебных поездок для своих подчиненных при возникновении любой производственной необходимости. Если сотруднику выдается справка о командировке, предполагается, что на предприятии имеются и иные подтверждения того, что она имела место быть:
- приказ начальства или распоряжение об организации служебной поездки;
- уведомление о том, что сотруднику необходимо отправиться в командировку (поручение, служебная записка и пр.);
- заявление сотрудника о выдаче ему денежных средств под отчет;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение сотрудника;
- отчет о командировке сотрудника.
Справка может потребоваться для того, чтобы предъявить ее по месту прохождения обучения, в каком-либо государственном учреждении, в управляющей компании. Документ может понадобиться даже для предъявления в коммунальные службы как доказательство того, что единственного жильца не было дома, и коммунальными услугами никто не пользовался. Подобная справка может пригодиться и в суде, чтобы доказать, что человека не было в городе.
Причем справка о командировке может понадобится работнику не только по приезду в компанию, которая направила его в поездку, но и перед отъездом. Например, подобный документ может помочь ускорить процедуру регистрации брака в ЗАГСе.
Справка в Пенсионный фонд о командировке в районы Крайнего Севера
В отдельном порядке необходимо рассмотреть командирование в районы Крайнего Севера. Такая поездка приравнивается к тяжелым условиям труда. Поэтому даже если основное место работы находится в местности, приравненной к регионам Крайнего Севера, служебное направление в указанную местность влияет на оформление пенсии. То есть, если есть хоть один день трудового стажа в районах Крайнего Севера, то пенсия рассчитывается по смешанному типу начисления.
Подается такое подтверждение в Пенсионный фонд вместе с сопутствующей документацией. На практике ее наличие необязательно, поскольку по месту работы имеются приказы, и предоставить можно их.
Где получить справку о командировке
Любой документ, касающийся официальной трудовой деятельности должен быть получен сотрудником по месту занятости.
Обычно выдачей подобных справок занимаются сотрудники отдела кадров предприятия. Документ обязаны оформить в течение 3 дней с даты обращения работника. Бумага должна быть подписана нанимателем и заверена печатью учреждения. Информация, занесенная в справку является персональными данными сотрудника, а потому:
- только сотрудник имеет право на свободный доступ к документу (получить готовую справку сможет либо он сам лично, либо его доверенное лицо с оформленной и заверенной доверенностью);
- сведения, содержащиеся в документе, не могут быть переданы третьим лицам и сторонним организациям без согласия сотрудника;
- лица, имеющие доступ к сведениям, будут привлечены к ответственности за их разглашение.
Справка с работы о командировке – образец составления
Заполняется форма в произвольном виде, обязательно письменно. Унифицированного бланка не существует, можно заполнить на фирменном. Срок оформления составляет 3 дня (рабочих), как установлено по нормам стат. 62 ТК для выдачи сотруднику документации, связанной с его занятостью. Чтобы быть точно уверенным в том, что работодатель не забудет о просьбе физлица составить документ, рекомендуется подать соответствующее заявление на имя руководителя компании.
Какие данные следует отразить в справке? В первую очередь приводится наименование работодателя, его юрадрес и основные коды, а также название документа, его дата выдачи и №. Затем указывается ФИО и должность командированного сотрудника, даты пребывания в поездке, наименование органа, куда подается документ. Заверяет форму руководитель предприятия или уполномоченное должностное лицо.
Общество с ограниченной ответственностью «Ростов-электрик»
ИНН 6164075025 КПП 616401001
г. Ростов-на-Дону ул. Социалистическая, 24 оф. 63
Справка № 3/05 от 15.05.18 г.
«О пребывании в командировке»
Настоящий документ выдан менеджеру Петрову Олегу Леонидовичу в том, что он действительно находился в командировочной поездке по делам организации в период с 07.05.18 г. по 11.05.18 г. Направление в командировку было оформлено по распоряжению директора ООО «Ростов-электрик» в соответствии с условиями трудового договора № 44 от 12.02.18 г., который заключен с Петровым О.Л.
Справка выдана для предоставления в суд по Октябрьскому району г. Ростова-на-Дону.
Генеральный директор ООО «Ростов-электрик»____________________/Имедашвили А.И./
Вывод – в этой статье мы разобрались, как заполняется справка о направлении в командировку, образец приведен в произвольном виде. Отдельно указано, кто именно выдает форму и для чего она может понадобиться.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
По инициативе работодателя сотрудники иногда вынуждены выполнять трудовые обязательства за пределами населенного пункта, в котором находится компания.
По требованию работника поездка в командировку должна быть подтверждена документально.
В соответствии со статьей 62 Трудового Кодекса РФ, работодатель не вправе отказать и обязан оформить такую справку в течение 3 дней.
Как составляется справка о командировке
Справка о командировке может оформлена на листе формата А4 или на фирменной бланке компании, в зависимости от места требования.
Унифицированной формы справки о командировке не существует, а потому она составляется в произвольном порядке или по образцу, утвержденному внутренними актами компании. Текст справки и содержащаяся в ней информация будет зависеть от того, куда сотрудник намерен ее передать. В тексте документа непременно указываются:
- кому предназначена справка (может быть указан адресат, или прописана общая фраза “по месту требования”);
- название бумаги;
- дата составления справки и порядковый (регистрационный) номер документа;
- место оформления справки;
- текст справки, содержащий в себе информацию о трудовых отношениях работника и работодателя, о времени направления сотрудника в командировку и периоде его пребывания в поездке, о пункте назначения;
- подпись сотрудника отдела кадров и руководителя, печать предприятия.
Справка расчет по командировке
Пока работник находится в командировке, работодатель выплачивает ему суточные. Они необходимы для удовлетворения естественных потребностей человека: в еде, жилье и прочем. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в другом месте, отличном от места работы. Оплачиваются не только будни, но выходные и праздничные дни, а также день отъезда и день приезда.
Унифицированной формы справки для расчёта суточных не предусмотрено, работодатель имеет право самостоятельно её разработать. Лучше, если она будет оформляться на фирменном бланке предприятия. Но если такового нет, то нужно указать:
- полное название юридического лица;
- его юридический адрес;
- ИНН, КПП и ОКТМО;
- контактную информацию;
- должность руководителя;
- его ФИО.
Далее даётся расшифровка по оформляемому документу. В частности, нужно указать:
- его название;
- дату составления;
- номер справки по порядку;
- дату составления.
Сама справка состоит из нескольких граф, в каждой из которых необходимо указывать конкретные сведения:
- номер по порядку;
- ФИО человека, которому выплачиваются отпускные. Если в командировку едут сразу несколько человек, то нет необходимости на каждого оформлять свой документ. ФИО идут по порядку, необязательно в алфавитном порядке, можно по должностям по ранжиру;
- табельный номер конкретного сотрудника;
- реквизиты приказа о направлении его в командировку;
- потом указывается наименование расхода. В данном случае это может быть питание, проживание или просто суточные. Рекомендуется указать это в названии документа, тогда не нужно будет выделять лишнюю графу;
- установленный норматив по данной статье расходов. Законом установлен минимальный размер суточных при поездках по территории России в рамках исполнения служебных обязанностей. У работодателя есть право установить больший размер, но меньше он платить не имеет права;
- дату отъезда и дату приезда;
- количество дней поездки;
- конечный итог, который является произведением норматива на количество дней.
Если уезжало несколько человек, то в конце документа нужно подвести общий итог, который будет являться суммой по всем сотрудникам. Подписывает справку главный бухгалтер и руководитель организации. Заверяется она печатью.
Составить справку по расчёту суточных в командировке по конкретному сотруднику можно, ориентируясь на образец:
Типичные ошибки
Ошибка: Сотрудник отдела кадров потребовал оплату процедуры оформления справки о командировке.
Комментарий: Любые документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудника, должны быть оформлены на безвозмездной основе.
Ошибка: Сотрудник оформил справку о командировке, чтобы ускорить процесс регистрации брака, хотя в ней содержится информация о направлении сотрудника в поездку через 2 месяца с момента подачи справки в органы ЗАГС.
Комментарий: Чтобы ускорить регистрацию брака в органах ЗАГС, справка должна сообщать о направлении сотрудника в поездку раньше, чем истечет месяц с даты подачи документа сотрудникам учреждения. Это связано с тем, что регистрация брака должна быть произведена в течение месяца, на общих основаниях, что в рассматриваемом случае никак не препятствует отъезду заявителя в командировку.
В каких случаях оформляется?
Справка о пребывании в служебной поездке выдается руководством предприятия (организации), на котором трудоустроен работник, и выдается последнему при необходимости по его ходатайству.
Сотруднику представленная бумага может потребоваться в следующих ситуациях:
- Для предоставления в судебные органы. Если лицо, направленное в командировку, является участником (стороной) судебного процесса, и дата слушания совпадает с днями пребывания в служебной поездке, он может предоставить в суд соответствующую справку с прошением о переносе заседания. В некоторых случая суду могут потребоваться дополнительные подтверждающие документы, например, проездные билеты к месту командировки и обратно и т.п.
- Для расчета пенсии по смешанному типу. Представленная ситуация имеет отношение лишь к работникам регионов, приравниваемых к условиям Крайнего Севера при поездках на выполнение служебного задания на Крайний Север. На основании предоставленной справки пенсионное обеспечение будет рассчитываться по увеличенной ставке.
- Для подтверждения уважительности причины отсутствия на сессии в высшем учебном заведении. Имеет отношение к работникам, которые совмещают учебу и работу. При подаче в вуз представленной справки можно просить о переносе дат сдачи экзаменов на более ранние или поздние.
- Для уменьшения срока между подачей заявления в органы ЗАГС на бракосочетание и самого процесса. В случае, когда жених и невеста запланировали роспись на конкретную дату, но одного из них на соответствующий период направляют в командировку, можно предоставить представленный документ сотрудникам ЗАГСа с целью переноса даты росписи на более раннюю или позднюю.
- Для предоставления в органы полиции. Представленные органы могут потребовать справку о командировке, если лицо, направленное в служебную поездку, имеет условный срок осуждения или является условно досрочно освобожденным, поскольку такие категории граждан пребывают на специальном контроле правоохранительных органов и не имеют права покидать место проживания без уважительных причин и уведомления участкового.
- В компанию, занимающейся управлением в многоквартирном доме. При длительных поездках, особенно заграничных, командированные граждане имеют право требовать перерасчета квитанций по оплате коммунальных платежей в связи с продолжительным отсутствием по постоянному месту проживания. Для изменения счетов необходимо предоставить документальное подтверждение нахождения длительного промежутка времени вне дома.
Если работнику требуется представленная справка для предоставления в несколько мест, в шапке документа может быть указано обозначение «по требованию», однако следует учитывать, что ряд государственных органов (особенно суд) не принимает справку о командировке в виде копии или без указания учреждения, в которое она предоставляется.
Кто может оформить?
Трудовой кодекс России наделяет всех трудящихся правом получения документации, подтверждающей их трудовую деятельность. Справка о командировке относится именно к представленной группе документов и выдается по заявлению самого сотрудника.
Как правило, соответствующее ходатайство следует подавать в отдел кадров предприятия (организации), поскольку именно здесь фиксируется вся информация о трудовой деятельности.
Ответ на заявление должен быть предоставлен не позднее трех рабочих дней с момента его подачи.
В некоторых случая представленную подтверждающую бумагу может выдавать начальник или руководитель (например, в небольших юридических лицах, где отсутствует отдел кадров).
Также иногда требуется справка о командировке с расчетом суточных. Такая бумага выдается бухгалтерией предприятия с согласия и по требованию работника (глава 14 Трудового кодекса РФ).
Как составить для суда?
Справка о командировке не относится к отчетным или строгим документам.
Она выдается по требованию и составляется в произвольной форме с соблюдением требований относительно обязательной информации, которая должна в ней содержаться.
Если документ требуется для предоставления в суд, в нем указывается полное наименование судебного учреждения в графе места предъявления.
Также обязательно указываются реквизиты предприятия (организации), данные о сотруднике и датах его командировки (при этом важно указывать лишь временной промежуток, а не место командирования). Также в справке не нужно указывать причину служебной поездки.
оформления справки о нахождении в командировке в суд – образец.
Так выглядит образец:
Образец для института
Если документ необходим для подачи в институт, в нем указывается название вуза, в который он будет подаваться, а также сведения об официальном трудоустройстве работающего студента, его должность и даты пребывания в командировке.
Справка может быть составлена как на фирменном бланке предприятия (организации), утвержденном в локальных актах, так и на листе формата А-4.
справки о нахождении в поездке для института – образец.
Так выглядит образец:
Пример для ЗАГСа
Для предъявления справки в ЗАГС она должна содержать информацию о месте предоставления или иметь обозначение, что выдана для использования «по требованию».
Основными сведениями, которые она должна содержать является наименование предприятия, направляющего в командировку, данные о работнике, а также даты отъезда и возвращения из командировки.
справки для ЗАГСа – ссылка.
Так выглядит образец:
Ответы на распространенные вопросы про образец справки о командировке
Вопрос №1: Может ли работодатель передать справку о командировке сразу по месту требования, указанному сотрудником при запросе документа?
Ответ: Нет, сотрудники отдела кадров не имеют таких полномочий.
Вопрос №2: Может ли справка о командировке быть написана от руки, не на компьютере?
Ответ: Да. Главное, чтобы документ содержал в себе все обязательные реквизиты, подпись руководителя и печать организации.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Что это за документ?
Справка о командировке представляет собой официальное подтверждение того, что работник находился (или планируется поездка) в определенный период в другой местности по уважительной причине – выполнял свои рабочие обязанности.
Этот документ может оформляться до убытия к месту выполнения служебного долга или после него, в зависимости от конкретной ситуации и цели запроса.
Справка содержит в себе только сведения, подтверждающий факт командировки. Причины поездки не указываются и считаются производственной необходимостью без конкретизации.
Как написать служебную записку на командировку?
Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется. Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием.
Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. Если же такового не имеется, можно обратиться к общим положениям в оформлении.
Можно выделить два основных типа служебных записок о направлении в командировку:
- те, что используются как основание для издания приказа и последующего назначения работника в командировочную поездку;
- уведомления, которые составляются уже самими сотрудниками для указания сроков.
Во втором случае такое пояснение необходимо тогда, когда поездка была совершена личным транспортом и нет прямых указаний на подтверждение командировочного периода.
Для того, чтобы написать такое уведомление, необходимо придерживаться общих правил:
- название документа, полное название компании, а также имя руководителя;
- указывается полное имя командированного сотрудника, его должность и подразделение, в котором он работает;
- предписывается место назначения, а также длительность периода пребывания;
- приводится список приложений, если они имеются;
- проставляется дата составления и подпись составителя.
Если при этом необходимо указать на дополнительные сведения, то они также вносятся в образец в требуемом порядке. К примеру если поездка осуществлялась личным транспортом, потребуется указание его модели и номера. А для подтверждения установленных сроков могут быть приложены квитанции об оплате заправки или стоянки.
Служебная записка о продлении командировки
Уведомление о продлении командировки является неотъемлемой частью для оформления аналогичного приказа. В зависимости от основания, она может подаваться как командированным работником, так и отделом внутри компании.
Главным аспектом такого образца становится именно причина, по которому командировочный период необходимо продлить. Ею может служить одно из следующих оснований:
- наличие дополнительных задач и необходимость в соответствующем времени для их выполнения;
- транспортные проблемы или отсутствие билетов, что исключает возможность в установленный срок вернуться из поездки;
- временная болезнь командированного;
- обстоятельства, не зависящие от какой-либо из сторон и при этом препятствующие выполнению поручения.
Чаще всего служебная записка о продлении командировки составляется самим командированным и направляется руководителю. Далее последний издает соответствующий приказ о продлении, прилагая к нему полученный образец уведомления.
Служебная записка на командировочные расходы
Командировочные расходы оплачиваются работодателем. Однако в некоторых вопросах может потребоваться представить своеобразную докладную о затратах. Чаще всего это касается личного транспорта и затратах на топливо. Нередко возникают ситуации, когда работнику приходится из собственных средств оплатить часть расходов.
В этом случае также составляется служебная записка о командировочных расходах
. К ней прилагаются квитанции о вложениях. На основании данного уведомления сотруднику возмещаются понесенные расходы.
Пример служебной записки на командировку — образец написания
При оформлении образца данного уведомления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
- в случае, если порядок компании не регламентирует иное, служебная записка о направлении в командировку
пишется на имя руководителя компании или организации; - необходимо точное указание временных рамок — это обусловлено тем, что суточные расходы начисляются согласно указанным данным;
- если рассчитывается поездка на личном транспорте, требуется указывать его данные;
- для упрощения системы можно указать также и назначение направления, а также принимающее лицо или организацию.
Бухгалтерская справка: как правильно составить
Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы.
Последним днем командировки считается 11 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере. Важно! Задержка в командировке должна быть подтверждена документами, иначе учесть такие расходы при расчете налога на прибыль будет нельзя. Поэтому специалист должен различать, как оформить образец бухгалтерской справки:
- в качестве «первички»;для совершенно других целей (информационных и т. п.). Например, для фиксации хозяйственной операции в документе, который может стать доказательством в судебных разбирательствах.
В сложных ситуациях бухгалтер рискует запутаться в исправлениях.
В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.Справка обычно лишь подтверждает сведения, уже представленные в системе внутреннего учета.
Чтобы этого не произошло, рекомендуем включать в текст справки максимум информации и прилагать копии расчетных, а также неверно заполненных документов.Независимо от предназначения, документ должен быть оформлен правильно, поскольку играет роль первичного.
Где купить справку
По запросу сотрудника справка должна быть выдана предприятием на протяжении трех дней, но не всегда руководители придерживаются этих сроков. Кроме того, сам командировочный бывает не может предъявить документы о проживании в гостинице, так как сэкономил на расходах и проживал у родственников или на съемной квартире. В этих и других случаях, недорого приобрести справку о нахождении в командировке можно в нашей компании. У нас все документы без исключения выполнены на бланках установленного образца для той или иной организации, снабжаются всеми необходимыми подписями и печатями.
Мы гарантируем быстрое изготовление документов, полную конфиденциальность сведений о клиенте. Обеспечивается доставка справки к станции метро или по указанному адресу. Оплата при получении. Цены доступны для заказчиков с любым достатком.
Получить консультацию, заказать справку о командировке и другие отчетные документы можно по телефону либо оставить заявку на сайте.
Командировочные документы
На возмещение командировочных расходов можно рассчитывать только в том случае, если все командировочные документы будут не просто в наличии, а еще и корректно оформлены. До момента отправки сотрудника компании в командировку производится оформление следующих видов командировочных документов:
- Цели поездки;
- Подписание приказа о том, что сотрудника отправляется в командировку, и будет там выполнять задания руководства;
- Удостоверение, которое служит подтверждением факта командировки, в нем обязательно указывается время отъезда работника.
После того, как работник возвращается из командировки, он должен предоставить в трехдневный срок командировочные документы, в перечень которых входят следующие:
- Командировочное удостоверение, в котором отмечены даты прибытия и убытия работника, а также дата его возвращения на основное место работы;
- Отчет, в который включены все данные по затратам;
- Документы, которые используются в качестве подтверждения расходов;
- Отчет, содержащий информацию о выполненном служебном задании.
Может потребоваться так же справка о длительной командировке, если поездка была слишком продолжительная. Все понесенные работником расходы будут возвращены после предоставления соответствующей документации в бухгалтерию.
Как заказать отчетные документы и какую информацию для этого нужно предоставить?
Для того чтобы сделать заявку на документы, подтверждающие ваше проживание в отеле, необходимо позвонить по телефону, указанному на сайте +79267891045, либо заполнить форму онлайн-заявки. После этого с вами связывается наш оператор для уточнения времени и места доставки, а так же других интересующих вас моментов. Для оформления отчетной документации необходимо предоставить следующую информацию: — Ф. И. О. — Дата заезда и дата выезда из гостиницы — Стоимость 1 суток проживания — Ваш контактный телефон Так же все данные вы можете переслать на указанный номер с помощью смс-сообщения, либо при помощи Viber или Watts Up.
Что входит в стандартный комплект документов?
В стандартный комплект документов входит кассовый чек, гостиничный счет по форме 3-Г и копия свидетельства о регистрации гостиницы. Дополнительно бухгалтерия может потребовать акт о приемке выполненных работ, счет-фактуру, прейскурант цен или его копия, договор на проживание. Справка о наличии номеров может выдаваться по запросу клиента при ограниченном командировочном бюджете.
Почему в чеке и других документах не выделена строка с НДС?
Организации, работающие по упрощенной системе налогообложения, либо по ЕНДВ (единому налогу на вмененный доход) не являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Соответственно гостиницы работающие по данной системе относятся к числу таких организаций. По запросу бухгалтерии мы можем выдать копию уведомления о постановке нашего отеля на учет в налоговой организации как плательщика УСН или ЕНВД.
Какова стоимость отчетных документов и сроки доставки?
Наша комиссия составляет от 7 до 10 % от суммы, указанной в чеке. Процент зависит от общей суммы заказа. Снижение комиссии возможно при крупных заказах, а так же для постоянных клиентов. Минимальна стоимость документов 1000 рублей.
Какие данные необходимо предоставить для оформления счет-фактуры?
Счет-фактура оформляется на организацию, которая является юридическим лицом. Выдается клиенту она при наличии у него доверенности, предоставленной предприятием. Для оформления счет-фактуры необходимо предоставить данные: — Полное название вашего предприятия — Полный юридический адрес — ИНН и КПП вашей организации
Как происходит подтверждение проживания в гостинице?
В случае проверки со стороны вашей бухгалтерии, подтверждение пребывания в нашем отеле происходит в нескольких формах. Оно может в устной форме по телефону, может быть официально в виде письма, либо в электронной форме на email. При любом запросе подтверждение будет гарантированно.
Справка о командировке представляет собой особый документ, который может потребоваться в любой ситуации. Ее особой чертой является то, что ее можно предоставить по требованию. Наша компания помогает в получении этой справки, а также в оформлении множества других документов, без которых сложно представить возврат компенсации сотруднику за персональные денежные средства, потраченные в поездке.
Одним из основных документов, который используется внутри компании, является служебная записка. Ее назначение — предоставление информации. Такие уведомления используются для официальной связи между отделами или между работником и работодателем. Они также служат основанием для издания соответствующих приказов. В этом случае такой образец документации становится основным приложением и хранится вместе со всеми установленный период времени.
Причины, по которым может потребоваться данная справка
Оформление командировочной поездки сопряжено с заполнением определенного ряда документов, которые не оставляют у работодателя вопросов о том, куда именно и с какой целью уезжал служащий. Для достоверного подтверждения этого требуют обычно лишь проездные документы и квитанции из гостиниц или какого-нибудь другого жилья на время командировки. Одним словом, данная справка о командировке требуется не для работодателя, а для какой-либо иной организации.
И случаев, когда может работнику потребоваться данный вид справки, может быть предостаточно. Вот лишь некоторые из них:
А также многие другие причины, в том числе, и семейные. В любом случае, главная цель данной справки – это подтверждение того факта, что работник отсутствовал в данной местности в тот или иной промежуток времени, причем, по уважительной причине. Обстоятельств же, при которых может быть востребован подобный документ, великое множество.
Нужно иметь в виду также, что согласно главе 14 существующего трудового законодательства РФ:
- любые сведения касательно командировки передаются лишь с полного согласия самого сотрудника;
- лица, которые имеют доступ к личной информации своих коллег, несут полную ответственность за ее несанкционированное разглашение.
В том случае, если отдел кадров в компании отсутствует, то работник может обращаться напрямую к руководителю. Тот при этом, как правило, поручает оформление документов лицам, которые имеют доступ к персональным данным сотрудников.
Когда может потребоваться?
Подобный документ необходим для использования не у работодателя – он нужен, чтобы предъявить его в сторонние организации. Он может понадобиться как до поездки, так и после возвращения, в частности, в следующих ситуациях:
- Для предъявления в вуз (суз), чтобы перенести экзамены или обосновать причину своего отсутствия на сессии или на занятиях.
- Для предоставления в органы ЗАГСа с целью ускорения процедуры регистрации брака. Также вескими факторами могут стать перевод в другой округ для прохождения службы, отбытие жениха в армию, выезд за границу (органы ЗАГС вправе затребовать копии авиабилетов).
- Для передачи в судебные органы, чтобы обосновать причины не присутствия на судебном заседании. По сложившейся практике судьи более лояльно относятся к неявке в зал суда, если он заранее обозначен и подтвержден документально, наряду с независящими от человека основаниями погодного, транспортного, техногенного характера, в отличие, например, от таких расплывчатых формулировок, как «по семейным обстоятельствам».
- Для отправления в управляющую компанию, чтобы осуществить перерасчет платежей за коммунальные услуги.
Оформляется по тем же правилам, как и любая другая исходящая документация. Строгого шаблона для нее не существует. Содержание составляется в зависимости от места предъявления, но есть обязательные сведения, которые должны присутствовать всегда:
- Название учреждения, в которое будет предоставляться бумага. Может использоваться общее понятие «по месту требования».
- Номер, под которым зарегистрировали бумагу, дата выдачи.
- Текст с изложением исчерпывающих фактов о рабочем отъезде.
- Имя и должность сотрудника фирмы.
- Подпись и печать директора предприятия.
Кроме того, обязательно должна содержаться информация о сроках отъезда из города, дате выезда и времени прибытия. В отдельных случаях может потребоваться указание заработка, описание расходов, например, на гостиницу, покупку топлива, парковку, оплату еды в кафе, ресторанах, столовых, или некоторые другие пункты, которые зависят от конкретного случая.
