Заявления на выдачу справки 2-НДФЛ – образец и бланк

Все работодатели, являясь налоговыми агентами, ежегодно до 30 апреля отчитываются о доходе физлиц, который те получили от них за прошедший календарный год. По каждому работнику в налоговую инспекцию предоставляется справка о доходах по форме 2-НДФЛ.

Физлицо имеет право обратиться в бухгалтерию работодателя с заявлением и получить свою справку 2-НДФЛ в любое время и за любой период, не превышающий срок хранения налоговых документов (согласно пп.8 п.1 ст. 23 НК РФ – не более четырех лет). Как написать заявление работодателю с просьбой о выдаче такой справки рассмотрим в этой статье.

Может ли предприятие отказать в выдаче документа

По закону работодатель (даже бывший) обязан предоставить справку своему работнику по первому его требованию. Причем сделать это он должен даже в том случае, если сотрудник просит ее в устной форме (письменное заявление нужно для того, чтобы избежать всевозможных проблем, проволочек по времени и т.п. неприятных явлений).

Отказ в выдаче справки может служить поводом для обращения в трудовую инспекцию или даже суд, вследствие чего на предприятие и высших должностных лиц может быть наложено административное наказание в виде достаточно крупного штрафа (за нарушение законных интересов и прав работника).

Исключением являются те ситуации, когда сотрудник предприятия просит выдать ему справку за тот период, по которому истек срок хранения налоговых документов (т.е. по прошествии четырех лет).

Всегда ли нужно письменное обращение за документом?

Каждый работающий россиянин может затребовать и получить документ под кодом 2-НДФЛ, не указывая причин, зачем он необходим.

Правила его выдачи изложены в ст.62 ТК РФ и гл. 23 НК РФ.

Предоставляется она по первому требованию налогоплательщика независимо от того, обратился он к работодателю в устной или письменной форме.

Однако заявитель должен учесть, что преимущества письменного обращения заключаются в следующем:

• указывается дата подачи заявления, являющаяся начальной точкой отсчета для трехдневного периода оформления справки;
• позволяет избежать многих неприятных моментов, т.к. работодатель может отрицать факт обращения к нему сотрудника;
• упрощает действия работника при обжаловании отказа в оформлении справки через другие инстанции.

Подстраховать себя письменным требованием нужно всегда. Хотя большинство работодателей оформляют справку, не создавая проблем сотрудникам по первому их требованию.

А в случае увольнения работника, управляющая администрация обязана выдать такой документ в день расчета трудящегося даже без его личного обращения.

Узнайте, как отражается материальная помощь в справке 2-НДФЛ, из нашей статьи. Что делать, если на новой работе требуют справку 2-НДФЛ? Правомерно ли это? Узнайте тут.

Как составить заявление

То, что вы находитесь на этой странице, говорит о том, что вам понадобилось составить заявление на получение справки 2-НДФЛ, с которым вы прежде не сталкивались. Перед тем как дать вам подробные сведения об этом конкретном документе, предоставим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг.

1. Во-первых, учитывайте, что для этого заявления законодательством не предусмотрено никакой унифицированной формы (таковые для коммерческих организаций были упразднены еще в 2013 году), так что делать его можно в свободном виде. Но, если внутри вашей компании есть разработанный и утвержденный в учетной политике стандартный образец документа – оформляйте акт по его типу, это избавит вас от претензий со стороны бухгалтерии или руководства.
2. Во-вторых, знайте, что заявление допускается создавать на обыкновенном листе любого удобного вам формата (чаще всего используются А4 или А5) или на фирменном бланке – опять же тогда, когда такое условие выдвигается со стороны работодателя.
3. Текст можно писать от руки (но без помарок, ошибок, неточностей и правок) или набирать в компьютере. Если вы пошли по пути электронного оформления, то после того как напишете заявление, обязательно его распечатайте – это надо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись. Предварительно рекомендуем вам уточнить у представителя работодателя, принимаются ли у вас в компании напечатанные заявления – иногда в организациях рассматривают только рукописные документы.
4. Делайте заявление в двух идентичных экземплярах – один из них отдайте работодателю, второй, предварительно завизировав о передаче копии, оставьте себе – он пригодится на тот случай, если вдруг в назначенное время справка не будет вам выдана.

Зачем нужна

Справка 2-НДФЛ требуется в ситуациях, когда гражданину необходимо документально подтвердить размер своего заработка. Это может быть:

• При оформлении банковского кредита. Если гражданин претендует на получение ипотеки, то банк обязательно требует документ, подтверждающий определённый уровень официального заработка клиента;
• При запросе визы для посещения иностранного государства. Принимающая сторона должна убедиться в том, что у гражданина нет финансовых проблем, и он не стремиться остаться в стране нелегально;
• Документ обязательно потребуется при получении налоговых вычетов;
• При переходе на новую работу, если у гражданина имеется право на получение налогового вычета;

Важно! При получении справки гражданину следует проследить, чтобы она была оформлена в соответствии с положениями нормативных актов. При нарушении установленной формы, отсутствии в документе части обязательных сведений или иных неточностях, справка будет недействительна.

Образец заявления на предоставление справки 2-НДФЛ

Вот мы и подошли к самой главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ хоть и довольно простой, но имеет некоторые нюансы, на которые стоит поставить акценты. Воспользовавшись нашими рекомендациями, и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда сформируете нужное вам заявление.

Сначала в документе оформляется «шапка»:

• полное название организации, в которой вы трудитесь;
• должность и ФИО директора (или иного сотрудника, на имя которого у вас полагается писать такие заявления);
• свою должность, название отдела, к которому вы прикреплены и ФИО;
• подробные паспортные данные (по мере необходимости);
• свой номер телефона (для связи).

Затем, ниже, посередине строки, напишите слово «Заявление». После этого можно переходить собственно к просьбе о выдаче справки. Здесь надо указать:

• за какой период вам требуется документ и сколько экземпляров нужно;
• желательно ссылку на норму закона, в которой прописана обязанность работодателя по предоставлению таких справок — в данном случае это статья 62 ТК РФ;
• место назначения справки вписывать не обязательно – отсутствие такой информации не повод для работодателя для отказа в выдаче документа.

Если у вас есть какие-то дополнительные бумаги, которые вы хотите присовокупить к заявлению, укажите данные о них в бланке отдельным пунктом.

В заключение заявление подпишите и датируйте.

Срок выдачи справки

В налоговом законодательстве не установлен чёткий срок выдачи справки 2-НДФЛ. Однако юристы обычно ссылаются на статью 62 ТК РФ, которая устанавливает обязанность работодателя выдавать по запросу сотрудника любые документы, касающиеся его работы, в течение 3-х рабочих дней. Справка об уплате налога, несомненно, относится к этой категории. Такой же позиции придерживается Минфин РФ, что отражено в письме № 03-04-05/36096 от 21.06.2016.

Нарушение указанного срока может повлечь за собой ответственность для должностных лиц организации по статье 5.27 КоАП РФ.

Проблема с получением справки 2-НДФЛ может возникнуть только в небольшой организации, где существует нехватка бухгалтеров. В остальных случаях работник без проблем и задержек получит требуемый документ.

Отличная статья 0

Как поступить, если предприятие ликвидировано

Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.

Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного применения стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.

В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.

Кроме того, физическое лицо может самостоятельно получить необходимые сведения о начисленном и уплаченном НДФЛ через личный кабинет на сайте ФНС России.

Если имеется задержка по выплате зарплаты

В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.

По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/[email protected], если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки (по запросу или в ограниченный срок — до 1 апреля) еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Итоги

Справка по форме 2-НДФЛ формируется налоговым агентом, осуществляющим выплату доходов физлицам, по каждому физическому лицу, получившему доход, подлежащий обложению НДФЛ. В качестве обязательной отчетности такие справки сдаются в ИФНС в году, следующем за отчетным:

• до 1 марта – в отношении тех лиц, с дохода которых удержать налог не удалось;
• до 1 апреля года – по физлицам, с доходов которых налог удержан.

Однако чаще всего такие справки создаются работодателями по запросу работника. Количество экземпляров справки, выдаваемых работнику, равно как и число обращений за этим документом, ничем не ограничено. Это значит, что налоговый агент должен удовлетворять каждое поступившее от работника заявление о выдаче 2-НДФЛ.

На изготовление работодателем документов, запрашиваемых у него работником, отводится 3 дня — такой срок прописан в ТК РФ и может быть использован в отношении выдачи справки о доходах. Справку можно оформить на бланке, имеющемся в любой бухгалтерской программе. Также он доступен для скачивания на всех бухгалтерских порталах (в т. ч. на нашем). Кроме того, можно загрузить программу по заполнению этой формы на сайте налоговой службы.

Для скорейшего получения справки работнику следует составить письменный запрос и передать его работодателю. Справка 2-НДФЛ требуется работнику довольно часто, поэтому бухгалтерии любого налогового агента следует побеспокоиться о правильном ведении налогового учета и своевременном исправлении выявленных ошибок.

С 01.01.2019 бланки справок для ИФНС и для работника различаются.

Как написать и образец

Законодательно не установлена форма для заявления на оформление справки 2-НДФЛ. Документ пишется от руки или при помощи печатной техники. В нём должны быть отражены следующие сведения:

• Наименование организации, её адрес;
• Должностное лицо, которому подаётся заявление (директор компании или главный бухгалтер) с указанием должности, фамилии и инициалов;
• Должность, фамилия и инициалы работника, структурное подразделение (отдел, цех, служба и т.д.);
• Просьба о выдаче справки 2-НДФЛ;
• Норма законодательства, в соответствии с которой на нанимателя наложена обязанность выдать справку. Это статья 62 ТК РФ и пункт 3 статьи 230 НК РФ;
• Период, который должен быть включён в справку;
• Количество экземпляров документа;
• Подпись работника, фамилия и инициалы, дата подачи заявления.

На заявлении руководитель компании или иное уполномоченное лицо (главный бухгалтер) ставит резолюцию о выдаче справки. Такая надпись является распоряжением для работников бухгалтерии приступить к оформлению документа.

Для военнослужащих действует иная процедура. Указанным лицам следует обратиться в управление финансового обеспечения соответствующего военного округа. Если гражданин не имеет возможности самостоятельно подать заявление, то это можно сделать через почту.

Заполняем приложение

Вторая страница отчета — это помесячная расшифровка данных разделов № 2 и № 3.

В шапке документа снова укажите ИНН и КПП отчитывающегося учреждения. Номер страницы — 002.

Затем повторно внесите сведения о номере справки, отчетном периоде и ставке налога.

Затем приступайте к заполнению полей. Сначала укажите месяц: январь — 01, февраль — 02, март 1 03 и так далее. Затем укажите код дохода и сумму, полученную в соответствующем месяце. Ниже впишите код вычета, если такой предоставлялся, и укажите сумму 1 в каком размере.

Информацию внесите отдельно по каждому месяцу, в котором производились выплаты доходов.

Теперь приложение должен подписать налоговый агент или его представитель и поставить дату. Отчет готов.

С подробной инструкцией по заполнению новой формы справки 2-НДФЛ, сдаваемой в ИФНС, вы можете ознакомиться на этой странице.

В каких случаях нужна справка?

Востребованность документа под кодом 2-НДФЛ достаточно высока, т.к. он подтверждает получение официальных доходов физическим лицом.
Наиболее часто справку просят предоставить в таких случаях:

• при получении кредитных финансов в банковских учреждениях;
• для ипотеки (при оформлении договора о займе средств на приобретение жилого помещения);
• во время трудоустройства на новое предприятие;
• при обращении за налоговым вычетом при наличии следующих обстоятельств: оплата за учебу; приобретение жилплощади; получение платного лечения; прочие расходы.

Для всех организаций существуют такие основания для выдачи подобной справки за налогоплательщика:

Где взять справку безработному и пенсионеру

Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.

Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.

Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.

Порядок оформления

Для тех, кто не знает, как написать заявление на 2-НДФЛ, существуют простые правила. В первую очередь, нужно помнить, что подается оно в произвольной форме. А чтобы быть уверенным, что компания (ИП) его получит, лучше воспользоваться услугой отправки заказным письмом с уведомлением о вручении.

Имейте в виду, что образец запроса предполагает наличие данных:

• о заявителе и его паспорте;
• почтовом адресе;
• номере телефона для связи;
• подписи с датой под текстом заявления.

Ответственность работодателя за невыдачу

Законодательные акты обязывают работодателей выдавать справку по первому требованию трудящихся, получающих у них выплаты за свой труд. Сделать это ему нужно в любом случае, независимо от того, просит ли работник в устной или письменной форме.

За отказ в оформлении документа руководителю грозит административный штраф с внушительной суммой:

• для ответственных лиц от 1–5 тыс. руб.;
• если откажет ИП, то его штраф будет равен первому пункту;
• в отношении юридического лица размер взыскания составит от 30–50 тыс. руб.

Нарушение администрацией организации отведенного законом срока оформления справки или отказ в ее предоставлении документа может повлечь наказание.

Об ответственности в отношении администрации предприятия за такие действия указано в ст.5.27 КоАП РФ.

В данном случае основание наказания будет изложено, как нарушение законных интересов и прав трудящегося.

Обратите внимание! Если работник просит оформить справку за прошлые года, которые превышают период хранения налоговых документов, то работодатель имеет право отказать и его за это не накажут.

В остальных случаях отказ может быть обжалован в таких инстанциях:

• трудовой инспекции;
• прокуратуре;
• судебных органах.

Получить справку совсем не сложно. Для этого следует выбрать подходящий образец заявления из приведенных выше примеров, оформить документ от своего имени и подать его работодателю.

Администрация предприятия не имеет права отказать в предоставлении такой информации.

В данном случае закон стоит на стороне трудящихся и если руководство уклоняется от выполнения своих обязанностей, то к нему может быть применено строгое наказание из-за обжалования таких действий.

Поэтому часто справку предоставляют в течение 3 рабочих дней, как и указано в порядке их выдачи.

https://youtu.be/7EHDwfUKgZQ

Порядок, по которому работодатель выдает сотрудникам на руки справки по форме 2-НДФЛ является стандартным. Как правило, для получения справки работникам приходится писать заявление на имя руководителя компании. Срок, в течение которого работодатель должен подготовить справку составляет 3 рабочих дня. Отказывать в предоставлении такого документа работодатель не вправе. Кроме того, потребовать справку 2-НДФЛ работник может как в период работы у настоящего работодателя, так и после увольнения. В статье рассмотрим порядок выдачи справки 2-НДФЛ, а также приведем образец заявления на выдачу справки 2-НДФЛ.

Законодательные нововведения

Раздел 1 «Данные о налоговом агенте». Если компания была ликвидирована, то перед физлицом может ответить и правопреемник, владеющий информацией о фирме-предшественника.

• Адрес физлица в новой форме справки можно не указывать.
• Компания-правопреемник должна писать свои реквизиты, а не предшественника.
• Инвестиционные вычеты по налогу можно больше не отражать в разделе 4 соответствующего документа.
• Меняется штрих-код на бланке.

Если работник нуждается в справке, подтверждающей его доходы за текущий календарный год, то работодателей указывается информация с января по последний месяц, когда он обратился за документом.