Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

Запись при отказе забрать ТК

Что записать в книге, если отдать ТК непосредственно ее владельцу невозможно?

Если работник в день увольнения не может (или отказывается) получить свою ТК, ему отправляют заказное письмо с предложением забрать ее или согласиться на ее получение почтовым отправлением. Выходные данные письма при этом записываются в графу 12, а дата, когда ТК была отправлена по почте – в графу 13.

Иногда увольняющийся просит отдать трудовую книжку другому лицу (родственнику, другу, коллеге). При этом необходима доверенность, заверенная у нотариуса.

Передача ТК третьим лицам без доверенности возможна лишь в случае смерти её владельца при предъявлении свидетельства о смерти, паспорта и документов, подтверждающих родство. Во всех этих случаях в графах 12 и 13 указывается, когда, кому и на основании чего была выдана ТК.

Кроме журнала учета выдачи трудовых книжек в любой организации должны иметься и другие регистрационные документы, например, журнал учета рабочего времени, бланков строгой отчетности, огнетушителей и проверок, проводимых органами госконтроля. Также следует помнить о том, что в обязательном порядке оформляются журналы проверок воинского учета на предприятии, регистрации трудовых договоров, входящих и исходящих документов, инструктажа вводного и по пожарной безопасности, а также приказов по основной деятельности. Обо всех этих важных для организации документах мы рассказывали в отдельных статьях.

Книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения)

За ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них отвечают кадровики или иное подразделение компании, которое занимается наймом и увольнением работников предприятия.

В журнал учета движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже) вносится информация о всех трудовых книжках, которые приняты от работников. Если у работника нет свободного места в трудовой и ему выдается вкладыш, об этом также нужно внести запись в журнал регистрации трудовых книжек.

Какая информация содержится в книге?

• Номер п/п;
• День, когда работник был устроен на работу, оформлена трудовая книжка или вкладыш: отдельно в каждой ячейке укажите число, месяц, год;
• Далее книга учета трудовых книжек содержит «реквизиты» работника, которому принадлежит книжка: ФИО, реквизиты трудовой книжки или вкладыша (в случае, если вкладыш выдается в процессе работы у работодателя). Данные о вкладыше нужно отразить в отдельной строке, а не вписывать в одну строку с реквизитами трудовой книжки.
• Далее журнал ведения трудовых книжек содержит информацию о должности, профессии, на которой трудится/которой обладает работник;
• Наименование отдела, где трудится сотрудник (с указанием отдела, структурного подразделения);
• Далее журнал учета трудовых книжек содержит данные документа, на основании которого работника приняли на работу (таким документом мог быть приказ, распоряжение руководителя предприятия);
• В отдельной графе расписывается работник отдела кадров, который принял или оформил трудовую книжку;
• Далее книга ведения трудовых книжек содержит сумму, которая была получена от сотрудника за оформление трудовой книжки;
• Число, когда трудовая книжка была выдана работнику в случае увольнения;
• После журнал регистрации движения трудовых книжек содержит запись о том, что при уходе с предприятия работник забрал свою трудовую книжку: работник должен оставить свою подпись, подтверждающую тот факт, что он получил на руки трудовую книжку, в последней колонке книги учета трудовых книжек.

Порядок исправления ошибок в книге учёта трудовых книжек

Случаются неприятные моменты, когда в каких-либо документах допускаются ошибки. Во избежание подобных ситуаций следует знать, как исправлять ошибки, которые также случаются в книге учёта трудовых книжек.

Распространённые ошибки в книге учёта и их исправление.

1. Неправильное написание личных данных. К примеру, фамилия Друщенко была записана как Трущенко. Вместо даты, которая указана по паспорту 7 октября 1987 г., запись 7 ноября 1987г. Если были сделаны ошибки на первой странице, такой бланк считается испорченным и заполняется новый.
2. Когда данные о работнике пишутся на слух, а не с документа. Кадровый сотрудник обязан заполнять главную страницу книжки сотрудника, который только устраивается с паспорта.
3. Случаи, когда на главной странице стоит неразборчивая подпись. Ставится не личная подпись, а фамилия с разборчивым почерком.
4. На первом листе отсутствует печать. Обнаруживши такую нелепость, человеку следует обратиться на предприятие, где он получил данный документ.
5. Во вкладыш не внесли какие-либо изменения. Если трудовая книжка имеет вкладыш, тогда изменения переносятся и на первую страницу вкладыша.
6. Сделаны записи ручками цветного цвета. Любые цвета кроме черного, синего и фиолетового цвета недопустимы при заполнении книжки.
7. Организация написана с ошибкой. Тогда пишется, что была допущена ошибка и пишется правильное название.
8. Неверно указаны даты приёма на работу. Шесть арабских цифр 21.03.09. или римскими. Записи дат ведутся только арабскими цифрами. Например, зачислен на работу 13 декабря 2012 года, а записать надо 13.12.12.
9. Слово было написано сокращено. В трудовых книжках неприемлемы сокращения.
10. Внесены не во время записи о приёме или переводе на другую работу. В недельный срок выполняется запись о приёме или переводе. Увольнение записывается в тот же день.
11. Книжка хранится у работодателя, который является физ. лицом. Если работа связана с предоставлением услуг, таких как повар, няня, водитель, тогда трудовая книжка хранится только у работника.
12. Физ. лицо заполняет первый раз титульный лист, новую книжку. Этот документ вправе заполнять только кадровый специалист, который имеет право выдавать трудовые книжки.
13. Трудовые книжки с чистыми бланками хранятся в сейфах кадровых работников. Бухгалтерия вправе сохранять эти документы. Выдаются после подачи заявки лицом, которое несёт ответственность за трудовые книжки.

Любое предприятие, компания обязана вести книгу, в которой регистрируются трудовые книжки.

Всегда назначается человек, который отвечает за этот документ.

Если работодатель выдаёт устраивающемуся трудовую книжку, тогда с работника взимается сумма денег, которая была потрачена на закупку чистого бланка. Этот факт документируется и регистрируется в книге учёта.

Выполнять записи, следует внимательно, чтобы не допускать ошибок и опечаток.

При допущении ошибок трудовая книжка аннулируется или же возможны варианты исправления ошибок.

Трудовые книжки хранятся в компании, если её представляет юридическое лицо. Во всех остальных случаях документ находится у работника.

При повреждении записей или утере трудовой книжки, следует обращаться на то предприятие, где регистрировалась трудовая книжка и с книги учёта будут возобновлены записи и трудовой стаж не прервётся.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек

Существуют основные правила, которые следует соблюдать при заполнении всех книг учета движения. В первую колонку вносят номера, под которыми регистрируют трудовую книжку. Во втором, третьем и четвертом столбцах ставятся число, месяц и год первого дня на работе. Даты приема на работу и заполнения трудовой книжки могут не совпадать. Это обусловлено ТК Российской Федерации: впервые трудовая книжка оформляется в присутствии работника не позднее семи дней с первого рабочего дня, а также согласно правилам ведения трудовых книжек работнику, который проработал больше пяти дней.

В случае, когда даты не совпадают, будет целесообразнее вписать дату приема на работу, а не дату внесения записей. Все даты должны быть выполнены арабскими цифрами, сокращения запрещены.

В пятую графу вписывают полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращать или писать инициалы также запрещено.

В книге учета движения трудовых книжек заносятся данные о трудовой книжке: серия и номер вписываются в шестой столбец. При этом обязательно нужно учитывать особенности бланков. В старых образцах может не быть серии и номера. В таком случае лучше поставить прочерк, чтобы через несколько лет при необходимости каждый мог правильно воспринять эту запись, а не посчитать пустую строку просто халатным отношением к оформлению книги учета движения.

При регистрации трудовой книжки, которая выдана впервые, необходимо проверить, чтобы бланк обязательно был зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков с указанием серии и номера. Те бланки, которые не оприходованы в бухгалтерии, запрещено использовать.

В седьмой столбец необходимо внести полное название должности работника точно так же, как значится в штатном расписании и трудовом договоре. Иногда (ст. 57 ТК Российской Федерации) может быть указана конкретная трудовая обязанность.

В восьмую графу необходимо внести полное название структурного подразделения, куда принят работник. Если организация очень большая, то, помимо названия подразделения, нужно указать, куда именно принят работник.

Название, дата и номер документа, который подтверждает прием на работу, вносятся в девятый столбец. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ.

Заполнение девятой графы актуально только для ведения учета трудовых книжек. Если происходит регистрация вкладышей, то достаточно поставить прочерк, так как ссылки на приказ или распоряжение быть не может.

Десятая графа предназначена для визы уполномоченного сотрудника, который ведет книгу учета движения трудовых книжек. Личная подпись является подтверждением того, что работник передал трудовую книжку в службу по кадрам. Если трудовая книжка оформляется впервые, то подпись будет служить доказательством того, что документ был выписан по всем правилам в присутствии работника.

Одиннадцатая графа предназначена для того, чтобы можно было зафиксировать сумму, внесенную работником за бланки. В законе указано, что организация имеет право требовать возмещение расходов, которые она понесла при приобретении бланков трудовой книжки или вкладыша. Этот столбец используется только при регистрации трудовых книжек, выданных впервые. В остальных случаях целесообразнее ставить прочерк, чтобы было четко видно, что деньги с данного работника не взимались.

Если организация приняла решение заводить трудовые книжки за свой счет и не требовать компенсации у сотрудников, то необходимо сделать об этом отметку в книге учета движения, чтобы в дальнейшем не возникали необоснованные претензии.

Столбцы под номерами двенадцать и тринадцать нужно заполнять при увольнении работника. В двенадцатом необходимо указать дату увольнения и выдачи трудовой книжки на руки работнику, а в тринадцатом уволенный сотрудник ставит личную подпись, которая свидетельствует о получении трудовой книжки. В тех случаях, когда у работника нет возможности забрать документ в день увольнения, служба по кадрам обязана выслать ему уведомление о необходимости явиться или сообщить о своем согласии, чтобы трудовая книжка была выслана по почте.

Тогда эти графы будут выглядеть так:

1. Дата и номер, когда было выслано уведомление работнику.
2. Если сотрудник даст согласие на отправку документа по почте, то необходимо указать дату, когда трудовая книжка была отправлена. В целях подстраховки можно указать номер квитанции об оплате.

В случае, когда во время работы в организации работнику выдавался вкладыш, поставить подпись он должен не только за полученную трудовую книжку, но и за вкладыш. Это необходимо потому, что вкладыш регистрируется отдельной строкой.

Книга учета движения трудовых книжек

Главная / Трудовая книжка

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

• название документа;
• количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
• дату начала ведения журнала;
• подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится о;
2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

Похожие записи
• Запись о награждении в трудовой книжке: образец
• Пример записи об увольнении в трудовой книжке
• Расписка в получении трудовой книжки
• Как посчитать трудовой стаж по трудовой книжке
• Вкладыш в трудовую книжку
• Заявление на пересылку трудовой книжки почтой
• Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
• Серии трудовых книжек по годам выпуска

Оставить комментарий Отменить ответ

Книга учета движения трудовых документов, все об обязательном журнале

Известно то, что журнал обязан храниться в организации 75 лет. Если происходит ликвидация предприятия, то он переходит в архив и при необходимости должен быть предоставлен лицу, который интересуется документом. Естественно книга учета движения трудовых книжек просто так ни кому не выдается, только по специальному документу. Как отражается информация, рассмотрим далее.

Вначале предлагаем взглянуть на образец документа – это одна страница, оформленная по всем правилам. Вы видите своеобразную таблицу, каждая графа имеет свое наименование. Далее идет внесение информации. Что ж приступим.

Первая графа

В эту графу вносят сведения о документах. Каждому из них дают регистрационный номер. Также в эту графу вписывают сведения о вкладышах.

Вторая графа, а также третья и четвертая

Сюда вносят информацию о сотрудниках, когда поступили, регистрируют книжку и вкладыш – если необходимо. Дата внесения в трудовой книжке и в журнале может отличаться по простой причине. Статья 66 регламентирует, что оформление трудовых книжек на работника производится в том случае, если он отработал в организации 5 и более дней. Сразу в день приема внесения в книжку не делают, а вот книга учета движения трудовых книжек содержит данную информацию. Кадровый работник обязан вносить в книгу дату приема на работу сотрудника, а не дату заполнения трудового документа.

Шестая графа

В этом разделе храниться информация о трудовых книжках, номера и серии документов, а также, номера и серии вкладышей. Серия в новых книжках – это буквенные символы и цифровые символы – номер. А вот, например книжки, выпущенные в 1938 году, не имеют подобных данных, если кадровому работнику попалась именно такая книжка, то можно ставить прочерк вместо данных. Книжки, выпущенные в 1974 году, имеют буквы, римские цифры и номер, состоящий из семи цифр.

Седьмая графа

Сюда вносятся данные о работнике, его специальность. Номер трудового договора. Иногда вместо должности пишут функцию, например, дворник или уборщик, профессии нет, а функция трудовая имеется.

Девятая графа

Какой документ служит основанием для приема человека на работу. В основном – это приказ, но может быть протокол собрания, в случае если на должность избран директор.

Десятая графа

Эта графа отведена под роспись сотрудника, который вносил данные в документ.

Одиннадцатая графа

В этом разделе обозначается информация о сумме, которую внес работник за ведение трудовой книжки или покупку вкладыша. Ведение трудовой книжки, то есть получение нового экземпляра. Если ни вкладыш, ни книжка не была заведена, значит ставить прочерк в данной графе.

Тринадцатая графа

Этот раздел предназначен для подписи сотрудника. Бывают случаи, когда при увольнении сотрудник не забирает трудовую книжку с работы так, как уволен, был по не особо приятным причинам. Ему почтой высылают уведомление. В книге делают запись – номер уведомления, дата отправки.

Какая обязана быть книга учета движения трудовых документов

Обязательно в твердом переплете, страницы пронумерованы. Прошивка станиц в настоящее время не обязательная процедура. Сегодня можно купить уже полностью готовый для заполнения журнал. Пронумерованные страницы и так далее. Сотрудникам остается только ее прошнуровать и повесить сургучную печать. Книгу заверяет руководитель, а также уполномоченное вести журнал лицо. Сзади книги ставят печать и роспись, также указывают точное количество страниц.

Журнал учета трудовых книжек: характеристика документа

Принимая человека на вакантную должность, и оформляя договор, работодатель заполняет имеющуюся у того книжку по труду или открывает новую. После внесения соответствующей записи он отправляет данный формуляр на хранение. Но поскольку штат во многих учреждениях исчисляется десятками, а иногда сотнями или тысячами сотрудников, обеспечить сохранность и отследить движение документа становится сложным. Для четкой организации делопроизводства предписано использовать специальный реестр.

Роль в организации трудового процесса

Указанным выше реестром является книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – особый вид печатного издания формата А4, позволяющий фиксировать поступление каждой единицы документа, обеспечивая детальный и прозрачный учет. В ней должны регистрироваться все формуляры, принятые от сотрудников при устройстве на работу или открытые впервые. Здесь же фиксируется их выдача в случае расторжения договора и увольнения персонала.

Внимание! Книга имеет стандартную форму, которая утверждена Положением №3 Постановления Минтруда РФ за № 69 от 10. 10. 2003. На ее станицах отображается вся информация о внутренних перемещениях данных документов.

Книга должна заполняться и храниться в административной службе организации (компании), занимающейся приемом и увольнением персонала, сюда относятся такие подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, секретариат. Вести документ и своевременно вносить данные обязано должностное лицо. Оно же отвечает за прием, учет, выдачу и сохранность трудовых книжек.

В последние годы довольно часто учет сотрудников в различных организациях и компаниях ведется в электронном виде. Не составляет исключения и книга движения трудовых. Ее страницы разрабатываются в формате Ворда или эксел, что удобно для внесения информации. Чиновники не имеют возражений, тем более, что в 2002 году был принят Федеральный закон об электронной подписи.

Содержание журнала

Согласно предписаниям, книгу учета следует заполнять только в двух случаях – во время приема на работу или увольнения. Поэтому ее часто называют «журнал регистрации трудовых книжек». Документ содержит тринадцать граф, обязательных к заполнению. Необходимыми являются сведения:

• порядковый номер внесенной записи;
• дата трудоустройства сотрудника;
• личные данные и сведения об образовании;
• должность, на которую принят сотрудник;
• название подразделения или службы, куда определен новый человек;
• реквизиты основания приема на работу (распоряжения, приказа);
• подпись и данные лица, ответственного за введение информации.

Для ведения учета следует использовать книгу в твердом переплете, так она дольше сохранится. Один том может быть действительным несколько лет, а не именно один отчетный период. Срок зависит от того, как быстро заполнятся все страницы регистра.

Требования к книге учёта

Оформление журнала иметь несколько требований, которые выполняются в независимости от величины компании:

• Ввиду того что журнал хранится долгое время, его переплёт должен быть твёрдым, страницы прошиваются нитками.
• Все листы пронумерованы. Прошитые страницы закрепляются на последнем листе. Листком бумаги заклеиваются концы шнура.
• Наличие пломбы или сургучной печати. Концы шнура, обложка, край листа бумаги фиксируются печатью. Концы шнура, которые выступают пломбируются.
• Обязательное наличие подписи лица, которое ответственное за журнал, с указанным количеством пронумерованных и прошнурованных страниц.

Регистрация временной выдачи

Раньше временная выдача ТК была запрещена.

Однако иногда ее оригинал требуется для выписки нотариально заверенной копии, необходимой при получении профессиональных сертификатов бухгалтерами, юристами, аудиторами, или в Пенсионный фонд для оформления пенсии.

С 1 января 2020 года работник может подать, а работодатель должен удовлетворить письменный запрос на временную выдачу ТК.

При этом рекомендуются три варианта оформления записей в журнале выдачи:

• в графе 12 отметить временную выдачу, а после возвращения ТК сделать новую запись;

приказом ввести неунифицированную форму книги учета и дополнить типовой бланк книги;

оформить отдельную книгу учета, где отмечались бы цель и даты временной выдачи и возвращения ТК.

Требования к заполнению и оформлению

Книга учета движения ТК должна содержать 13 граф и соответствовать образцу, утвержденному Министерством труда и социальной защиты РФ.

В отличие от ведения других журналов регистрации документов, заполнение этой книги должно быть сквозным, то есть не оканчиваться вместе с календарным годом, а продолжаться в течение многих лет, пока не будет заполнена последняя страница.

Общие правила оформления книги сводятся к следующему:

• поскольку книга будет использоваться несколько лет и долго храниться, рекомендуется снабдить её твердой обложкой;

страницы следует пронумеровать и прошить прочной ниткой, концы которой вывести после завершающей страницы и прикрепить изнутри к обложке бумажной наклейкой;

бумажная наклейка должна быть опечатана сургучом или пломбой с захватом обложки и концов нитки.

Многими кадровиками оспаривается необходимость сургучной печати, но пока этот пункт в Правилах ведения ТК остается без изменений, лучше придерживаться этих требований и приобрести сургуч и пломбу в канцелярских магазинах или почтовых отделениях;

на бумажной наклейке цифрами и прописью указывается, сколько страниц пронумеровано и прошито, и ставится подпись руководителя.

Основные требования к оформлению

Нельзя заполнить, а потом выкинуть тетрадь. Ведь журнал учета трудовых книжек должен сохраняться внушительный срок – 75 лет.

3 причины сделать запись в журнале:

1. Новый сотрудник принимается на работу и отдает свой документ о трудоустройстве.
2. Открывается вкладыш, поскольку в основном бланке закончилось место, негде стало делать записи.
3. Расторгается контракт с сотрудником и документ выдается на руки.

Если новый сотрудник приносит основной документ и приложение к нему, то регистрировать нужно только основной бланк. Информация о приложении журнал записи трудовых книжек не включает.

Если вы хотите правильно вести журнал учета трудовых книжек, следуйте пяти основным правилам:

1. Установить плотную обложку, тогда книга, показывающая движения трудовых книжек, будет долго храниться.
2. Пронумеровать каждую страницу, которую включает тетрадь, показывающая движения трудовых книжек, до того, как начнете вести документ.
3. Прошнуровать тетрадь и поставить пломбу.
4. Сделать завершительную надпись. Проставьте прописью и цифрами, сколько имеет листов документ.
5. Заверять журнал подписью руководителя. Книга, показывающая движения трудовых книжек, не может заверяться подписью кадровика.

https://youtu.be/DkAS_r_YUxY

Журнал учета трудовых книжек образец

Книга учета движения трудовых книжек образец

• в графу 7 вносится запись о должности, согласно существующему штатному расписанию, на которую был принят сотрудник;
• в следующей, 8-й графе, указывается наименование отдела организации, или ее подразделения, в которое принят на работу сотрудник;
• 9-я графа содержит информацию об основании принятия работника на указанную должность: номер и дата приказа о зачислении в штат;
• в десятой графе расписывается ответственный сотрудник, принявший документ на регистрацию;
• в следующей, одиннадцатой, графе указывается сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый ему предприятием, в случае, если оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению бланков, в этой графе ставится прочерк.

Неправомерность подтверждается невозможностью оригинальных подписей руководителя, ответственного лица и работников организации. Вопрос №3

Можно ли пропускать строчки в Журнале? Пропуски не являются нарушением, важно лишь соблюдение хронологии внесения трудовых книжек и порядка сквозной нумерации. Вопрос №4

Обязательно ли оформление титульного листа Журнала? Да, обязательно, так как на нём фиксируются такая важная информация как наименование документа «Журнал учёта…», наименование организации (ИП), дата начала и окончания ведения Журнала.

Вопрос №5. Каким должно быть оформление записей и возможны ли сокращения? Текст оформляется тёмными чернилами, сокращения в написании имён, должностей и места работы специалиста не допускается. Вопрос №6.

Книга учета трудовых книжек

Для всех компаний, где ведутся книги учёта, предусмотрена специальная форма заполнения. В ней ведётся регистрация, когда была создана или получена трудовая книжка. В обязанности работодателя входит регистрирование трудовых книжек. Принимаются в учёт все книжки и уже наёмных работников и тех, кто только начинает трудоустраиваться. В журнале записываются трудовые книжки, которые поступили, а также их последующее перемещение.

Расходы компании, которые предполагают покупку чистых бланков или вкладышей трудовых книжек документируются в специально прикреплённой книге. Хранение такого журнала составляет 75 лет.

Журнал учета трудовых книжек как правильно вести

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ. Можно ли пропускать строчки? Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации. Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

Оформление титульного листа Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке. Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа.

На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала. При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа.

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Прошивка книги – это один из этапов защиты ее от вредительства, изъятия листов недобросовестными работниками. Данная процедура выполняется ответственным работником кадровой службы (или иного отдела, отвечающего за ведение журнала учета выдачи трудовых книжек). На книге необходимо сделать два или три прокола, воспользовавшись дыроколом или шилом. Проколы делаются аккуратно, на левой части книги, на полях. Отверстия должны располагаться друг над другом, в линейку. Затем в отверстия необходимо продеть нить, скрепив между собой листы, концы нити вывести не на титульный лист книга учета движения трудовых книжек, а с обратной стороны, к внутренней стороне задней обложки и поставить на них сургучную печать или пломбу.

Печать из сургуча – сложный вариант, так как обладает очевидно выраженными недостатками: является сложной в изготовлении, объёмной, но в то же время хрупкой и ломкой. Вид пломбы, которым необходимо «запечатать» журнал выдачи трудовых книжек (образец), законодательно не установлен, поэтому это можно сделать с помощью того вида пломбы, который удобен вам. Главная задача пломбы (как и печати из сургуча) – защита от доступа посторонних лиц в журнал движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже), в частности, для того чтобы удалить, выкрасть или заменить ее страницы. Самым простым вариантом является бумажная пломба: концы нити необходимо закрепить и аккуратно приклеить небольшим листом бумаги, поставить печать (это необязательно: можно поставить печать в случае, если она есть в наличии у предпринимателя).

Так как книга регистрации трудовых книжек используется в компании длительное время, то можно предусмотреть другие варианты пломбы: пластиковая, металлическая, пленочная. Выбор пломбирования остается на усмотрение работодателя.

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек? Финальную подпись на книге ставит именно руководитель предприятия, а не работник кадрового отдела. Заверительная подпись должна содержать в себе сведения о количестве листов в книге, написанное числовым значением и прописью, должность подписанта, ФИО и подпись. Подпись в журнал регистрации трудовых книжек (образец): «В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) листов. Директор Назаров Д.В. (подпись)».

Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк.

Это означает, что деньги с сотрудника не взимались. Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку. Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку.

Что такое книга учета движения трудовых

Книга учета движения трудовых книжек это специальный журнал, который должен вестись на каждом предприятии или у каждого предпринимателя.

Форма этого документа утверждена еще в далеком 2003 году Постановлением Минтруда №69 от 10 октября. С тех пор бланки документов не изменились.

В книге отражается приход книжки при приеме сотрудника в штат и ее выдача в случае увольнения работника, а также другие случаи движения трудовых книжек и их вкладышей.

В связи с тем, что форма книги строго оговорена, ее нужно либо купить в специализированном магазине, либо получить бланк посредством интернета, распечатать и заполнять в соответствии с требованиями законодательства.

Как уже было сказано выше, в книге учета отражаются все движения трудовых книжек и их вкладышей. В таблице рассмотрим подробнее как и когда делаются записи в книгу.

Мнение эксперта

Если на предприятии долгое время ведется с ошибками книга учета движения трудовых книжек и их вкладышей, то есть возможность ее замены, в порядке, который должен быть закреплен во внутреннем акте организации.

Эксперт службы Правового Консалтинга ГАРАНТ, И. Наумчик