Как оформить журнал учета выданных доверенностей – форма М-3

Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей

Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.

Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2020 года образец вы сможете в конце статьи).

О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».

Обязательно ли заводить

По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.

Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.

Срок хранения регистра — не менее 5 лет.

Законодательные сведения, которые могут помочь в составлении

Правила по оформлению и выдаче доверенности такой формы закреплено п. 45 приказа Минфина РФ «Об утверждении…» от 28.12.2001 № 119н. В произвольной форме такие документы не составляются, заполняется специальный бланк, в котором должны быть указаны все необходимые сведения.

Обязательно должны быть указаны сроки доверенности и дата оформления, без этих сведений документ не будет считаться действительным.

Паспортные данные доверенного лица должны полностью совпадать с указанными в документе, т.к. предъявляться поставщику бумага будет вместе с паспортом.

Какой бланк использовать

Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:

• номер по порядку;
• дата выдачи;
• дата, до которой действует документ;
• должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
• название контрагента;
• основание — номер договора или счета;
• подпись работника;
• результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

Что нужно знать о подобной доверенности?

Доверенность по форме М-2 теоретически может быть оформлена любым имеющим соответствующие полномочия лицом, вплоть до владельца фирмы, но чаще всего её составлением и подписанием занимаются специалисты отдела бухучёта: именно в их обязанности входит контроль финансовой части любой осуществляемой сделки, включая оприходование переданных контрагентом товарно-материальных ценностей.

Чтобы документ вступил в силу, его должен утвердить (завизировать) руководитель организации: без его подписи доверенность М-2 не имеет юридической силы и не может использоваться для передачи и приёма ТМЦ.

Совет: хотя указанный документ может быть составлен без участия юридического отдела компании, в целях обеспечения финансовой безопасности обеих сторон и предотвращения дальнейших рисков не помешает перед подписанием и передачей доверенности М-2 на руки избранному сотруднику представить бумагу на рассмотрение юристу. Процесс не отнимет много времени, зато позволит действовать без оглядки на возможные неблагоприятные последствия.

Кроме того, каждая доверенность по форме М-2, как и большинство других внутренних документов, регистрируется секретарём юридического лица, делопроизводителем или любым другим уполномоченным сотрудником: номер и название исходящего документа вносятся в журнал, который может вестись как вручную, так и в электронной форме.

Смотрите также: Как найти ИНН физического лица по паспортным данным?

Срок, на который выдаётся доверенность М-2, обычно всего составляет две недели с даты подписания; когда доверенное лицо получит документ на руки, не имеет значения. Однако двухнедельный срок не является фиксированным: при необходимости руководитель может определить, в течение какого времени будет действовать документ. В таком случае в бланке доверенности М-2 делается соответствующая пометка — от руки или на этапе допечатной подготовки.

Важно: внесение уточнений по сроку не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, однако при желании руководитель предприятия или подразделения может дополнительно проконсультироваться с сотрудником юридического отдела — или отправить на рассмотрение уже готовый документ.

Выдача доверенности М-2 на срок, отличающийся от стандартного, оправдано, когда принимающая организация ожидает перебоев с поставками или заранее уведомлена контрагентом о возможных несостыковках. Хотя в деловой практике таких случаев почти нет, доверенность может быть выдана и на меньший срок — к примеру, на десять дней или неделю. Тогда, как и в случае с продлением периода действия, необходимо сделать соответствующую пометку от руки или в печатном виде.

Указанный документ, как и доверенность в налоговую от юридического лица, должен быть заверен не только подписью руководителя, но и печатью предприятия. Хотя в отношениях между постоянными контрагентами этому требованию может не придаваться значения, не стоит пренебрегать формальностями: никто не застрахован от судебных разбирательств, и правильно оформленный документ может стать решающим доводом в пользу принимающего торгово-материальные ценности юридического лица.

Важно: если организация часто принимает ТМЦ от постоянных поставщиков, на каждого из них может быть оформлена «расширенная» доверенность по форме М-2а, являющейся, в отличие от М-2, «многоразовым» документом.

Использование доверенности М-2 в настоящее время не имеет прямой альтернативы: осуществлять приёмку указанных оборотных активов без оформления документа имеют право лица, заблаговременно указанные в уставных документах компании; в остальных случаях специалистам бухгалтерского отдела неминуемо придётся оформлять одно- или многоразовую доверенность.

Положительные стороны использования доверенности М-2:

1. Ограниченность полномочий ответственного сотрудника. Юридическое лицо может быть уверено, что по истечении указанного срока работник уже не сможет использовать документ в своих целях. Кроме того, в списке (третьей части доверенности по форме М-2) перечислены все находящиеся в обращении объекты, поэтому сотрудник без сговора с другой стороной е сможет принять ничего лишнего. Это обезопасит организацию от необходимости проведения дальнейших расследований в случае непреднамеренной или умышленной неточности принимающего лица.
2. Официальное закрепление полномочий. В доверенности однозначно указано, кто наделён полномочиями принимать товарно-материальные ценности. Никто, кроме названного в документе лица, не сможет воспользоваться документом в своих интересах. Следовательно, и ответственность за приёмку оборотных активов целиком ложится на одного человека, что позволяет в случае неувязок провести чётко ориентированное внутреннее расследование.

Минусы доверенности М-2:

1. Ограниченный срок действия. Если контрагент, вне зависимости от причины, сорвал поставку, принимающей стороне придётся оформлять новый документ: продлять срок действия старого задним числом не допускается.

Совет: если такие инциденты уже происходили по вине поставщика, юридическому лицу имеет смысл сразу оформить «пролонгированную» доверенность, продлив срок её действия как минимум на неделю по сравнению со стандартным. Это позволит снизить нагрузку на бухгалтерский отдел и секретариат, а также избежать необходимости вносить в журнал исходящих документов лишние позиции.

1. Сложная процедура оформления. На доверенности по форме М-2 должны стоять подписи главного бухгалтера, руководителя подразделения или организации и самого доверенного лица, а также печать предприятия. Кроме того, рекомендуется перед подписанием бумаги проконсультироваться со специалистами юридического отдела.

Важно: как и любая доверенность, М-2 должна быть распечатана на стандартном листе формата А4. Составление документа от руки хотя и не противоречит нормам российского законодательства, на практике почти не встречается.

Журнал учета выданных доверенностей

N 78

Место для штампа организации КонсультантПлюс: примечание. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листовустановлены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.Письмом Минфина РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 сообщено,что путевой лист, самостоятельно разработанный организацией, можетявляться одним из документов, подтверждающих расходы наприобретение горюче-смазочных материалов, при наличии в немобязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса России от18.09.2008 N 152. ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ _______ N _________ серия «__» _________ 19__ г. ┌────────┐ │ Коды │ ├────────┤ Форма по ОКУД │0345001 │ ├────────┤Организация _____________________________________ по ОКПО│ │ наименование, адрес, номер телефона └────────┘ ┌────────┐Марка автомобиля _______________________________________ │ │ ├────────┤Государственный номерной знак ___________ Гаражный номер │ │ ├────────┤Водитель _______________________________ Табельный номер │ │ фамилия, имя, отчество └────────┘Удостоверение N ___________________ Класс _______________ стандартная, ограниченнаяЛицензионная карточка ————————- ненужное зачеркнутьРегистрационный N _______________ Серия _________ N ________ Задание водителю │ Автомобиль технически исправен │ ┌───┐В распоряжение ___________________│ Показание спидометра, км │ │ наименование │ Выезд разрешаю └───┘ ┌─────────┐│ Механик _______ ____________________________________ └─────────┘│ подпись расшифровка организация │ подписи │ Автомобиль в техническиАдрес подачи _____________________│ исправном состоянии принял__________________________________│ Водитель _______ _______________________________________________│ подпись расшифровка │ подписи ┌────────────┐│Время выезда из │ ││ ┌──────────┬───────┐гаража, ч, мин. └────────────┘│ Горючее │ марка │ код │ │ ├──────────┼───────┤Диспетчер- │ └──────────┴───────┘нарядчик _______ _________________│ Движение горючего подпись расшифровка │ ┌───────────┐ подписи │ │количество,│ ┌────────────┐│ │ л │Время возвращения в │ │├──────────────────┼───────────┤гараж, ч, мин. └────────────┘│ Выдано: │ │ │ по заправочному ├───────────┤Диспетчер- │ листу N _________│ │нарядчик _______ _________________├──────────────────┼───────────┤ подпись расшифровка │ Остаток: │ │ подписи │ при выезде ├───────────┤__________________________________│ при возвращении ├───────────┤Опоздания, ожидания, простои в│ Расход: по норме ├───────────┤пути, заезды в гараж и прочие│ фактический ├───────────┤отметки __________________________│ Экономия ├───────────┤__________________________________│ Перерасход └───────────┘__________________________________│__________________________________│ Автомобиль принял. Показа-__________________________________│ ние спидометра при возвра- │ щении в гараж, км ┌───────┐Автомобиль │ └───────┘сдал │водитель _______ _________________│ Механик _______ ______________ подпись расшифровка │ подпись расшифровкаМ.П. подписи │ подписи

журнал учета выданных доверенностей

Для получения продукции и материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность на получение материалов.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию организации документы о получении ценностей и сдаче их на склад. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия, о чем делается отметка в корешке книжки доверенностей или журнале учета выданных доверенностей.

Срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза ценностей, но не должен превышать 15 дней.

Доверенности: правила оформления и обращения

• Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Окончание статьи, начало в № 4, 5 и 6` 2010

Демонстрируем два способа регламентации работы с доверенностями в организации: путем фиксации в приказе общего порядка работы и путем утверждения специальной подробной инструкции.

В завершении мы разъясняем порядок ведения регистрационного дела доверенностей и сроки хранения, которые вам нужно соблюдать.

Читайте также:  Хотите получить деньги за результат выполненной работы? Не забывайте оформлять документы, которые могут обезопасить вас от неоплаты

Д оверенность — это прежде всего документ, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота компании. А раз так, то как и для любого другого документа, должен быть определен порядок его оформления и составления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, порядок отзыва, контроля исполнения доверенностей. Если с порядком отзыва мы разобрались в прошлом номере журнала, то с остальными перечисленными задачами предлагаем разобраться сейчас.

Способы регламентации работы с доверенностями

• утверждение общего порядка выдачи и регистрации доверенностей приказом организации
  (Пример 20)
• утверждение Инструкции о порядке подготовки, выдачи, учета, отзыва и контроля исполнения доверенностей
  (Пример 21).

Пример 20

Свернуть Показать

В том случае, когда Предприятие выдает большое количество доверенностей, порядок работы с доверенностями требует более четкой регламентации, поэтому такой порядок может закрепляться в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по подготовке, учету, выдачи, отзыву и контролю использования доверенностей.

1. Общие положения.
2. Нормативные ссылки.
3. Общие правила работы с доверенностями на предприятии:

1. Порядок оформления запроса на подготовку доверенности.
2. Подготовка доверенностей (ответственные, оформление на фирменном бланке, разработка типовых форм доверенностей, требования к тексту доверенности).
3. Подписание, проставление оттиска печати, регистрация и выдача доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
4. Порядок отзыва доверенностей.
5. Контроль исполнения доверенностей.
6. Порядок ведения регистрационного дела доверенностей.

Журнал доверенностей через Access

Прочитал у Владимира Гринько 1 и 2 статьи про журнал доверенностей в Excel. Есть в нем ряд преимуществ, но есть и недостатки.

Самым большой недостаток журнала доверенностей Microsoft Excel – это гиперссылки.

Как выглядит образец журнала регистрации доверенностей? Скачать форму для работы в Excel

Владимир предлагает создать систему папок под электронный журнал учета доверенностей. В каждой папке будут находиться проекты, оконченные версии и скан копии доверенностей. В сам журнал доверенностей Владимир предлагает вставлять гиперссылки на необходимые документы. В случае изменения местонахождения самого файла придется менять и ссылку в журнале доверенностей.

Использование журнала (реестра) доверенностей с помощью Microsoft Acces решает эту проблему. Поэтому предлагаю использовать программу Microsoft Acces для ведения реестра доверенностей.

Ниже приведено описание создание подобного журнала на примере Microsoft Acces 2010:

Определимся, что наш журнал будет содержать: № доверенности, дату ее выдачи, дату истечения срока действия, краткое содержание, кем выдана, кому выдана, статус доверенности, сама доверенность и сопутствующие документы в виде вложений.

1) Открываем Microsoft Acces и создаем новую базу данных. Сразу же появляется таблица, в которой создаем столбец с номером доверенности. Для этого нам потребуется щелкнуть по надписи “Щелкните для добавления”, добавить текстовый столбец и указать его наименование (н-р: № доверенности).

2) Создаем столбцы с датой выдачи и датой истечения срока доверенности. Для этого необходимо щелкнуть по соответствующей надписи и выбрать “дата и время”.

3) Создаем столбцы “Краткое содержание доверенности”, “Кем выдана” (актуально для управляющий организаций) и “Кому выдана”. Обратите внимание, что поскольку краткое содержание зачастую превышает 140 символов, данный столбец необходимо создавать как “Поле МЕМО”.

4) Для отслеживания статуса доверенностей мы создадим столбец с типом данных “Подстановка и отношение”, который позволит нам выбирать значение из раскрывающегося списка. Порядок создания списка значений смотри ниже.

Добавлю только то, что можно создать список закрытый или же с возможностью добавления новых значений пользователя.

5) Самый интересный столбец “Вложение”. Добавляем его, выбирая тип данных Вложение. Хранить проекты доверенностей, их варианты в формате word и сканированные копии в папках уже не требуется. Все это вкладывается непосредственно в реестр. Скопировав сам файл журнала, вы получите с ним все реквизиты доверенностей и прикрепленные файлы.

В итоге получаем вот такой журнал:

Главный плюс ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess :

Главный минус ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess:

Прошу оставить свои комментарии по поводу создания и ведения журнала доверенностей с помощью Microsoft Access, а также иного программного обеспечения.

Общая доверенность (заполнения доверенности)

Доверенность – полномочие, которое одно лицо выдает другому в письменной форме.

С точки зрения права, доверенность представляет собой одностороннюю сделку, так как для ее выдачи достаточно выраженного желания одной из сторон, чтобы другая сторона совершила от ее имени какие-либо действия.

Согласно ст. 185 ч. 1 ГК РФ при составлении доверенности выбирают простую письменную форму. При совершении ряда сделок по доверенности необходимо ее нотариальное удостоверение.

Доверенности выдаются как гражданам, так и юридическим лицам. Полномочия юридических лиц по доверенности, ограничиваются рамками специальной правоспособности.

Доверенность, выданная организацией, в нотариальном удостоверении не нуждается, выдается с подписью руководителя или уполномоченного лица, и заверяется печатью.

Законом установлена специальная форма доверенностей для получения или выдачи денег или иных материальных ценностей организациями.

Различаются три вида доверенностей:

Разовая доверенность предназначается для одного определенного действия (получение товара, продажа дома и т. д.).

Специальная доверенность дает право совершать однородные действия в определенный период времени. Такие доверенности получают экспедиторы для получения товаров со склада, кассиры для получения денег в банке и т. п.

Общая доверенность позволяет осуществление разных сделок, связанных с имуществом. Генеральная (общая) доверенность — один из наиболее распространенных видов доверенности

Основные требования к генеральной (общей) доверенности:

1. Общая доверенность должна быть оформлена в письменном виде.
2. Доверенность от юридического лица должна заверяться подписью руководителя и печатью. Генеральную доверенность необходимо заверить у нотариуса в том случае, если это предусмотрено законом. Юридические лица обязательно должны заверять нотариально только те доверенности, которые выданы при передоверии. Доверенности, выданные физическими лицами, требуют нотариального заверения в любом случае. Во избежание разногласий рекомендуется заверять у нотариуса любую генеральную доверенность.
3. Любая доверенность, в которой не указана дата ее составления, считается недействительной.
4. В тексте доверенности желательно указывать паспортные данные доверенного.
5. Полномочия, передаваемые доверенному лицу, необходимо расписать достаточно подробно.
6. В общей доверенности следует отдельно указать право передоверия.
7. Если на предприятии, выдавшем доверенность, сменился руководитель, следует незамедлительно выписать новый документ с подписью руководителя.

Директор филиала фабрики, например, на основании общей доверенности проводит административную, хозяйственную и торговую деятельность, управляет делами и имуществом, заключает договоры, сделки, подписывает документы, представляет интересы предприятия в различных учреждениях, ведет дела в суде и т. п.

Особая разновидность этого документа — доверенность, выданная в порядке передоверия. Доверенное лицо может передоверить доверенность другому лицу в случае необходимости.

Доверенность — документ срочный, она действует в период, указанный составителем, но не более трех лет. Если срок действия не указан, доверенность считается действительной в течение года.

Важно, чтобы в доверенности была указана дата ее составления, поскольку без этого указания невозможно определить срок действия документа. Если дата отсутствует, доверенность считается недействительной (ст. 186 ч. 1 ГК РФ).

, , ,

Следующие:

24 сентебря 2020 года

Комментариев пока нет!

Популярные статьи:

Бланк доверенности М-2 — скачать бесплатно

Сверстать документ можно самостоятельно, основываясь на общих требованиях к доверенности, приведённых выше. Однако гораздо разумнее будет воспользоваться уже готовым бланком документа, скачать который в формате Word можно бесплатно, перейдя по ссылке выше. Бланк полностью готов к использованию, занимает минимум места и в исходном виде помещается на одну страницу.

Смотрите также: Электронная подпись для Госуслуг — как получить?

Если позиций в списке ТМЦ больше, чем предусмотрено, пользователь может добавить дополнительные строки, воспользовавшись одноимённой функцией MS Word или другого подходящего текстового редактора. При этом четвёртый раздел будет органично перенесён вниз по бланку или на следующую страницу.