Как правильно заполнить карточку сотрудника по форме Т-2


Для чего нужна

Личная карточка – один из элементов учёта кадров, который ведётся отделом по управлению персоналом. Она содержит полную и подробную информацию о каждом сотруднике со дня его вступления в должность до увольнения. Специалист кадрового отдела заполняет данный документ самостоятельно, опираясь на предоставленные новым сотрудником документы. Не разрешается, чтобы работник сам заполнял данную карточку.

Как только был подписан трудовой договор с новым наёмным работником, на него заводится личная карточка. Она ведётся на протяжение всего процесса работы и может пополняться новыми сведениями. Собираемые данные должны быть в рамках рабочего процесса и не нарушать право на неприкосновенность частной жизни.

Раздел лОснование прекращения трудового договора (увольнения)»

Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.

Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. Чтобы изменить фамилию в личной карточке, надо ли заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору?

Нет, не надо. Поскольку фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике, ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс.

Издавая приказ об изменении фамилии сотрудника в личной карточке и других учетных документах, не используйте формулировку: лС такого-то числа Иванову считать Петровой», поскольку она не отражает сути изменений.

Нельзя также писать: лИзменить фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой на фамилию Петрова», поскольку фамилию гражданина меняет отдел загс, а не кадровая служба. Правильная формулировка приказа об изменении фамилии (имени, отчества) звучит так: лИзменить в учетных документах фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой Марии Ивановны на фамилию Петрова. Основание: личное заявление старшего инспектора отдела кадров Ивановой М.И. и копия свидетельства о заключении брака».

Личная карточка сотрудника подверглась естественному старению. Можно ли завести новую личную карточку?

Вы можете ее переоформить. Личная карточка формы Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с пунктом 12 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под расписку.

Как хранить личные карточки сотрудников в отделе кадров?

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри — по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри — также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Скачать программу для кадровиков и руководителей (учёт кадров)

Форма

Разработана Форма Т2 для ведения личных карточек сотрудников в едином формате, которая утверждена Госкомстатом. Однако с 2013 года разрешено применять самостоятельно разработанный документ подобного назначения (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Внутреннюю форму личной карточки должен утвердить руководитель предприятия.

Образец по Форме 2 показан ниже.

Хранение и учет личных карточек по форме Т-2

Форма Т-2 – бумага длительного «срока годности», карточки предписано хранить 75 лет, а значит стоит заранее позаботиться об их целостности, в частности, использовать для печати плотную бумагу надлежащего качества. Строгих норм учета не существует, карточки в своем обыкновении хранят в запираемых шкафах в отеле кадров либо в кабинете у руководителя организации, будучи расставленными в алфавитном порядке. Подробнее этот вопрос рассмотрен в следующем видео

Личные карточки уже уволенных сотрудников по прошествии определенного времени отправляются в архивы.

https://youtu.be/43PGcouEbkg

Документы, необходимые для заполнения

Специалист отдела кадров не может заполнять учётную карточку только со слов нового сотрудника. Желательно, чтобы вся вносимая в карточку информация подтверждалась оригиналами документов или справками. Здесь могут понадобиться:

  • внутренний паспорт;
  • диплом об образовании, наличии степени (магистр, бакалавр, специалист и др.);
  • документы, подтверждающие дополнительные знания (например, сертификаты квалификации для бухгалтеров, сертификаты, подтверждающие знания языков и др.), если они необходимы в должности;
  • документы воинского учёта (для мужчин);
  • приказ о приёме на работу с номером и датой;
  • свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • трудовая книжка или документальное подтверждение стажа.

Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения

На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.

Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)

Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:

  • приказ о приеме на работу
  • трудовой договор
  • трудовая книжка
  • СНИЛС
  • документы об образовании, повышении квалификации
  • документы воинского учета (для военнообязанных лиц)

Некоторые профессии и виды работ имеют своеобразную специфику, в подобных ситуациях могут пригодиться дополнительные бумаги. Работодатель вправе затребовать их у кандидата, если это не противоречит действующему законодательству.

Ультимативный запрос предоставить свидетельство о присвоении ИНН, характеристику с прежнего места работы или справку о составе семьи может быть признан незаконным. Требовать сторонние документы, вопреки действующему трудовому законодательству РФ запрещается.

Структура личной карточки

Карточка работника по Форме 2 имеет строгую структуру и состоит из 11 разделов. Форма 2 состоит из четырёх страниц. В них отражаются:

  1. Общие сведения.
  2. Воинский учёт.
  3. Приём на работу, переводы на другую работу.
  4. Аттестация.
  5. Повышение квалификации в организации.
  6. Профессиональная переподготовка.
  7. Награды, почётные звания.
  8. Отпуск.
  9. Социальные льготы.
  10. Дополнительные сведения.
  11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Если в компании используется своя форма личной карточки, то какие-то разделы могут опускаться или добавляться. Но, в любом случае, стандартная общая информация о каждом сотруднике должна присутствовать:

  • ФИО, адрес, данные о рождении, профессиональном уровне, стаже;
  • состав семьи;
  • воинский учёт;
  • учёт событий, происходивших с сотрудником в период работы: перевод, повышение в должности, выход в отпуск, повышение квалификации, прохождение обучения и др.

Рассмотрим более подробно, что вносится в каждый раздел.

Как заполнять личную карточку Т-2. Можно ли делать это карандашом

Работодатель обратился на портал Роструда «Онлайнинспекция.рф» с вопросом по заполнению личной карточки Т-2. Рассказываем, что ответили трудинспекторы:

1) Приклеивать на карточку фотографию сотрудника не обязательно.

2) Коды в карточке проставлять не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета.

3) Если при временном переводе вносится запись о переводе в раздел 3 формы Т-2, то не нужно знакомить работника с внесенной записью, поскольку запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку.

Кроме того, работодателя интересовал вопрос, можно ли некоторые записи в карточке делать простым карандашом. Ведь в процессе работы у сотрудника может поменяться семейное положение, реквизиты паспорта и т.д.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 4 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Для любых предложений по сайту: [email protected]