В соответствии со статьей 136 ТК РФ работодатель обязан письменно сообщать работнику информацию о заработной плате, ее составляющих и о произведенных удержаниях из начисленных доходов. Для этого существует расчетный листок. Законодательством форма документа не утверждена — компания или предприниматель-работодатель вправе самостоятельно разработать его бланк. Во многих организациях пытаются сократить бумажный документооборот и переходят на электронный обмен. А можно ли отправлять расчетный листок по электронной почте?
Мнение Министерства труда
21.02.2017 г. в ответ на обращение работодателя Министерство труда и соцзащиты выпустило письмо № 14-1/ООГ-1560, в котором изложило позицию ведомства, возможна ли отправка расчетных листков по электронной почте. По мнению специалистов, такое извещение сотрудников о заработке не противоречит Трудовому кодексу, однако нужно, чтобы электронная форма была предусмотрена в коллективном или индивидуальном трудовом договоре, либо ином локальном документе работодателя. Позднее подобная позиция нашла подтверждение и в письме Минтруда от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375. Таким образом, ведомством признано, что рассылка расчетных листков по электронной почте правомерна.
Пример расшифровки расчетных листков по зарплате
Каждый сотрудник по окончании месяца должен получить расшифровку суммы своей зарплаты. Оформляется это документом, который называется расчетный листок.
Когда выдается расчетный листок по заработной плате? Статьей 136 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя при выплате заработка извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты. Таким образом, днем выдачи являются дни выплаты зарплаты. Выплата зарплаты не может быть позже 15 числа следующего месяца — эту дату можно считать последней и для выдачи расшифровки.
Особые положения
Расчетный листок выдавайте всем сотрудникам без исключения. Причем независимо от того, работают ли сотрудники у вас по основному месту работы или же трудоустроены по совместительству. В противном случае работодателя ждут наказания. Какие, мы рассказали в конце статьи.
Обозначьте ответственное лицо, например, бухгалтера по расчету заработной выплаты, который будет проводить обработку информации, формирование и выдачу расчетки под подпись. Ознакомьте данного работника с новыми обязанностями также под подпись.
Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник, получивший документ на руки, проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.
Повторимся, что выдача расчетки — это прямая обязанность работодателя. Отказаться от предоставления документов нельзя, даже если работник написал письменный отказ от формирования и выдачи расчетка.
Обратите внимание, что способ выдачи (выплаты) заработка не имеет никакого значения. Следовательно, работодатель обязан выдать расчетлисток независимо от способа расчетов (наличными, на карту, на сберкнижку, иное).
Что указывается в обязательном порядке
Утвержденной формы бланка расшифровки зарплаты не существует. Есть требования к информации, которую работодатель обязан разъяснить своим сотрудникам и отразить в расчетном листке:
- составные части заработной платы;
- начисленные компенсации отдельными строками;
- общий облагаемый доход в расчетном листке;
- размер и основания удержаний;
- общую сумму, подлежащую выплате.
Предлагаем расчетных листков по зарплате, чтобы использовать их затем в своей работе.
Заработная плата
В составе заработной платы отражаются начисления, которые произведены в качестве вознаграждения за труд. Это может быть оклад, все возможные премии, оплата за работу в праздничные и выходные дни.
Налоги и вычеты
В составе удержаний обязательно должен присутствовать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Плательщиком данного налога является сотрудник.
Работодатель обязан удержать НДФЛ со всех доходов физических лиц. Некоторым сотрудникам положены вычеты по этому налогу. Сами по себе вычеты не выплачиваются, они просто уменьшают налогооблагаемую базу.
За счет вычетов удерживаемый НДФЛ становится меньше.
Рассмотрим подробнее ситуации с вычетами
С дохода за январь в 20 000 рублей у сотрудника положено удержать НДФЛ 13 %. Сумма удержаний составит 20 000 × 13 / 100 = 2600 рублей.
В случае если сотруднику положен вычет на первого ребенка (в 2019 году на первого ребенка вычет составляет 1400 рублей), то расчет удержания будет следующий.
Сперва доход уменьшаем на вычет:
20 000 – 1400 = 18 600.
Полученную сумму умножаем на 13 %:
18 600 × 13 / 100 = 2418.
За счет вычета к удержанию у сотрудника будет сумма 2418 рублей (а не 2600, как было в первом примере).
Иные выплаты
Помимо заработной платы, сотрудник может получать различные компенсации и выплаты социального характера:
Сроки выдачи расчетного листка
Как известно, заработная плата должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц. То есть каждые пятнадцать дней. Однако работодатели имеют право производить расчеты чаще. Но никак не реже. Так как быть с расчетными листками, как часто их выдавать?
Если выплачен аванс, то выдавать расчетные листки не нужно. Подготовьте документы по итоговым расчетам за отчетный месяц. Раньше формировать расчетный листок не имеет смысла.
Выдайте документ не позднее дня, в котором произведена выдача заработной платы.
Исключений не предусмотрено. Даже если работник отправляется в отпуск в середине расчетного периода, то выдавать расчетный листок заранее не нужно, но можно. Например, если работник обратится с письменным заявлением о выдаче расчетного листка с отпускными.
Если работник увольняется, то подготовить расчетный листок нужно обязательно. Выдайте бумагу в последний рабочий день увольняющегося. Вместе с расчетным листком выдайте трудовую книжку и справку по форме № 182н. Дополнительно работник может затребовать и другие документы, например выписку из приказа об увольнении и так далее.
Способы передачи расчетного листка
Итак, мы определили, что расчетный листок выдавать обязательно. Также определили и структуру документа, обязательные реквизиты и составляющие. Теперь становится актуальным вопрос, как выдавать расчетный листок.
Со штатными работниками проблем не возникает. В «знаменательный» день нужно раздать расчетные листки на руки. А факт вручения завизировать в специальном учетном журнале. Получатель ставит подпись и дату получения.
Что делать, если работника нет на месте в день выдачи расчетного листка? Если наемный специалист в отпуске или приболел, или, например, это внештатный (дистанционный) сотрудник, то порядок выдачи расчетных листов согласуйте заранее.
Например, созвонитесь с отсутствующим специалистом и определите, каким способом ему направить расчетный листок. Допустимы следующие варианты:
- По доверенности получит другое лицо. Например, сотрудник сломал ногу и лежит в больнице. Явиться за расчетным документом он не может, как и получить заработную плату наличными из кассы организации. В таком случае придется подготовить доверенность на получение расчетки и(или) заработной платы. Данный способ используется крайне редко, так как считается проблематичным, в сравнении с другими.
- Направление расчетного листка по почте заказным письмом с описью вложений. Почему именно заказным с описью? Да потому что опись вложения будет являться подтверждением того, что именно расчетный листок был направлен работнику. При условии, что документ был направлен в установленные сроки, опись вложения будет подтверждением того, что работодатель исполнил требования законодательства. Например, если подчиненный обратится в суд. Однако за почтовые услуги придется платить.
- По электронной почте. Самый простой, быстрый и бесплатный способ передачи расчетного листка — это отправка по электронной почте. Данный способ до недавнего времени считался неправомерным, однако ситуация изменилась. Причем отправку расчетных листков по электронной почте можно предусмотреть для всех работников, а не только для отсутствующих или дистанционных. Это небольшая, но все-таки экономия.
Источник: https://clubtk.ru/forms/raschety/raschetniy-list
https://youtu.be/6y0gGbDZH2g
Правильное оформление
Работодатель несет ответственность за исполнение требований законодательства. За нарушения предусмотрены штрафы до 50 000 руб. для компаний и до 5000 руб. для ИП (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому, прежде чем направлять расчетные листки по электронной почте, нужно все правильно оформить. Для этого руководству компании придется:
● Внести изменения в трудовой или коллективный договор, либо отразить изменение формы извещения в другом локальном документе организации.
● Уведомить сотрудников о новых принятых правилах порядка оповещения. Ознакомить с нововведениями каждого из них под подпись.
● Собрать заявления работников – рассылка расчетных листков по электронной почте должна производится с согласия сотрудников.
Чтобы избежать ненужных конфликтов, сначала придется должным образом оформить все кадровые документы, и только затем можно отправлять электронные сведения.
Электронный расчётный листок: блажь или необходимость
Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учёт выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ).
Расчётный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам. Всем остальным категориям работников часть 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ (далее ― ТК РФ) предписывает выдавать расчётные листки исключительно в бумажном виде, используя рассылку расчётных листков по электронной почте лишь как дополнительный способ.
Но как проинформировать работника о причитающихся ему выплатах, если тот, к примеру, заболел или в день выдачи зарплаты находится в пути, является высококвалифицированным иностранным специалистом, не владеющим русским языком, либо не сможет вовсе прочитать его, так как имеет ограниченные возможности по состоянию здоровья?
Попробуем разобраться, почему же расчётный листок остаётся «обездоленным» в век информационных технологий, ведь требований к нему куда меньше, чем к тому же авиабилету или постановлению об административном правонарушении.
Персональные данные ― надёжная защита
Обратимся к норме закона. Часть 6 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведённых удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Первое преимущество электронного расчётного листа заключается в необязательности указания персональных данных работников. Обратите внимание: закон не требует указывать в расчётном листке фамилию, имя и отчество работника. Поэтому при утверждении формы расчётного листка работодателю достаточно под личную подпись довести до сведения сотрудника то, что в расчётном листке будет указываться вместо Ф.И.О. его табельный номер, и в случае утери листка это не повлечёт за собой разглашение персональных данных вследствие их обезличивания. А с учётом возможного ужесточения административного наказания за нарушение законодательства о персональных данных данный вопрос становится ещё актуальнее.
Особенно удобен этот приём для гражданского персонала различных силовых структур: как правило, там действуют довольно строгие правила в отношении даже весьма простых документов. Конечно, многие специалисты могут возразить, ведь всю информацию о заработной плате, включая Ф.И.О. работника, легко можно «зашить», к примеру, в QR-код. Но также у многих есть телефоны, которые подобный код могут прочитать на раз-два, а вот табельный номер работника знает он сам и ограниченный круг его коллег, которые несут ответственность за разглашение персональных данных. А в случае возникновения споров, касающихся неправомерных действий (бездействия) работодателя при обработке и защите персональных данных работника, такие конфликты будет рассматривать суд, так как согласно ст. 391 ТК РФ подобные споры рассматриваются непосредственно судом.
Пример 1
Работодатель выдавал расчётные листки работникам в запечатанных конвертах, аналогичных тем, в которых банки выдают ПИН-код к банковским карточкам. Однако человеческий фактор никуда не денешь: конверты перепутали, вследствие чего два работника узнали размер заработной платы друг друга и «закатили» скандал, которого можно было избежать, если бы в расчётных листках стояли не фамилии, а номера и выдавались они в электронном виде на адрес электронной почты сотрудника.
Экономия денег
Следующее преимущество выдачи расчётного листка в электронном виде состоит в экономии бумаги. Да-да, не смейтесь. Особенно это актуально для крупных организаций. Попробуйте посчитать в уме количество работников в вашей компании, умножьте на двенадцать ― количество бумаги, необходимое для распечатки данных. Результат получится далеко не скромным. Для маленьких компаний это не проблема, а вот для больших (особенно «зелёных») это нововведение будет спасением от рутины бумажной работы и даст неплохую возможность сэкономить.
Сошлёмся на письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, где Минфин России разъясняет, что формирование и хранение вторых экземпляров расчётных листов нормативными актами не предусмотрено. В нём же сообщается, что расчётные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н.
Действительно, в Приказе № 52н, равно как и в ТК РФ, нет указания на обязанность работодателя хранить расчётные листки. Однако эта обязанность имеется в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее ― Постановление Госкомстата № 1). Так, экземпляр распечатки расчётного листа с данными о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведённых удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счёт работника на бумажном носителе (форма № Т-54а, утверждённая Постановлением Госкомстата №1).
Вместе с тем необходимость вкладывать (вклеивать) в лицевые счета работников распечатки расчётных листков за весь период работы отпала с 1 января 2013 года.
Действующая редакция ст. 136 ТК РФ прямо указывает, что расчётный листок выдаётся в письменной форме, а легальное определение понятия «письменная форма» содержится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключён путём составления одного документа, подписанного сторонами, а также путём обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. На практике же проверяющие непреклонны: расчётные листки должны выдаваться исключительно на бумаге (за исключением дистанционных работников).
При этом Минфин России выразил в письме абсолютно верную позицию: законодательством не предусмотрено ни формирование, ни хранение вторых экземпляров расчётных листков. По сути, при проверках и при требовании работников о повторной выдаче расчётных листков они просто заново распечатываются.
На деле получается занимательная вещь: расчётный листок выдан работнику, второй экземпляр расчётного листка работодатель хранить не обязан, однако в случае невозможности подтвердить выдачу листка работнику он может схлопотать штраф, причём на основании акта проверки и постановления по делу об административном правонарушении, составленных в форме электронного документа. Ирония судьбы, да и только.
К счастью, совсем недавно лёд тронулся. В рамках Российского инвестиционного форума «Сочи-2017» состоялась сессия «Трудовые отношения в цифровой экономике», на которой глава Роструда Всеволод Вуколов отметил, что возможность оформления трудовых договоров в электронном виде является одной из ключевых задач на сегодня. Это не только поможет дистанционным работникам, вахтовикам оформить свои трудовые отношения, но и снизит издержки компаний, которые вкладывают большие средства в документооборот.
От себя добавлю, что данная инициатива является весьма актуальной и своевременной и позволит одновременно с воплощением в жизнь идеи электронных трудовых договоров решить вопрос в отношении «бедного родственника» трудового договора – расчётного листка, а именно о возможности выдачи расчётных листков в электронной форме. Выражу уверенность, что это значительно упростит задачу реализации поручения главы государства по созданию единого пространства цифровой экономики.
Форма расчётного листка
Рекомендованной (унифицированной) формы расчётного листка нет, что отрицательным образом сказывается на исполнении работодателем обязанности по её утверждению. Нередки случаи, когда информация, включённая в расчётный лист, абсолютно не нужна работнику или составные части заработной платы преподносятся в форме аббревиатур, разгадать которые могут только посвящённые.
На мой взгляд, оформление и последующая выдача расчётного листка в электронной форме позволит профсоюзам (либо производственным советам на локальном уровне) на уровне отраслевых соглашений закреплять его рекомендуемую форму для всех работодателей определённой отрасли и размещать её в открытом доступе в целях оптимального соблюдения требований трудового законодательства, касающихся оплаты труда работников, и существенно снизит риск привлечения работодателя к административной ответственности за применение неутверждённой формы расчётного листка.
Пример 2
Пунктом 3.2.12 Отраслевого соглашения по угольной промышленности Российской Федерации в настоящее время установлена обязанность работодателя выплачивать работникам, за исключением работников, получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, дополнительное вознаграждение в размере 1/21 от МРОТ, с начислением на него районного коэффициента и северных надбавок.
Размещение на сайтах профсоюзов или объединений работодателей утверждённой формы расчётного листка с конкретными составными частями зарплаты (в том числе и самым малоизвестным в России дополнительным вознаграждением, предусмотренным ч. 3 ст. 112 ТК РФ), выдаваемого в электронном виде, поможет работодателям эффективно информировать работников о причитающихся им выплатах, а работникам ― непосредственно участвовать в управлении организацией согласно положениям ст. 53 ТК РФ.
Добавим, что существующие программно-технические средства позволяют создавать и направлять расчётные листки на электронную почту и мобильные устройства; составлять графики, показывающие рост либо уменьшение заработной платы в динамике; привязывать данные об удержаниях налогов к личному кабинету налогоплательщика и прочее. Возможностей не счесть. Например, концепция синхронного платежа в соответствующие фонды и выплаты заработной платы, что положительно скажется на уровне социальной защищённости работников.
При этом необходимо понимать, что электронный и бумажный способы информирования работников станут равнозначными лишь после соответствующих изменений в трудовом законодательстве, необходимость которых давно назрела. На самом деле ничего кардинального предпринимать не придётся. В ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ весьма подробно изложены особенности одновременного применения первичных документов как в бумажной, так и в электронной форме.
В случае возникновения споров между работником и работодателем в суд расчётные листки предоставляются, как правило, на бумажном носителе.
При проведении проверки инспекцией труда расчётные листки могут быть предоставлены в форме электронных документов (ч. 6 ст. 11 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Причём начиная с 10.01.2016 такие электронные документы должны быть подписаны работодателем усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее можно было представлять в виде электронных документов).
Обратите внимание! Оперативное предоставление работодателем электронных документов при проведении проверки, выявившей нарушений в сфере оплаты труда, позволит существенно снизить штрафные санкции. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ это будет расценено как оказание содействия в установлении обстоятельств правонарушения и позволит (в случае отсутствия спора) исполнить предписание до рассмотрения дела об административном правонарушении, что существенно смягчит административную ответственность, предусмотренную ч. 1 и 6 ст. 5.27 КоАП РФ.
Пример
Работодатель нарушил сроки выплаты заработной платы и при проведении проверки предоставил инспектору труда в течение 1-2 дней после начала документарной проверки расчётные листки работников в электронной форме, в которых отражены суммы денежной компенсации за задержку заработной платы, выплаченные работникам (соблюдение требований ч. 1 ст. 136 и 236 ТК РФ), тем самым оказав содействие и добровольно устранив последствия выявленного нарушения. При таких обстоятельствах сумма штрафа будет минимальной, а некоторые суды (учитывая характер правонарушения и имущественное положения правонарушителя) и вовсе могут назначить меру административного наказания в виде предупреждения.
Послесловие
Возможность предоставления расчётных листков в виде электронного документа для проверяющего наиболее ярко подчеркивает объективно сложившуюся картину, позволяющую осуществлять информирование работников о заработной плате в электронной форме без проведения различных экспериментов, публичных обсуждений законопроектов и «обкатки» в пилотных регионах. Если закон позволяет направлять расчётные листки в электронной форме инспектору труда, то и в отношении работников можно быть не столь щепетильным.
С учётом изменений законодательства, а именно введения профессиональных стандартов, бухгалтеру необходимо знать основы информатики и вычислительной техники. Поэтому выдачу расчётных листков в электронной форме не должна затронуть проблема «последней мили», и в ближайшее время она позволит избавить работодателей от проблем, связанных с фиксацией выдачи расчётного листка на бумажном носителе и защитой персональных данных работника.
Подводя итоги, можно с уверенностью заявить, что извещение работника о заработной плате в электронной форме влечёт за собой больше плюсов, чем минусов. Современные технологии позволят с лёгкостью перевести информацию, содержащуюся в расчётном листке, на любой язык (подойдёт как для иностранных рабочих, так и граждан России, желающих получать расчётный листок на национальном языке субъекта РФ), озвучивать её для лиц с ограниченными возможностями здоровья, а также избавить от головной боли работодателей, чьи работники находятся вне постоянного места работы (вахтовики, командированные, работники частных агентств занятости). А учитывая недавнюю инициативу Пенсионного фонда России, выраженную в информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2020 г. № АД-25-26/19130, 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам», можно с определённой долей уверенности заявить, что электронный расчётный листок получит своё законное «место под солнцем».
Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. № 3. С. 23-25.
Часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. № 23. С. 23
Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях».
См. раздел Применение и заполнение карточки-справки (форма 0504417) Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее ― приказ № 52н).
Письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1
https://www.rostrud.ru/press_center/novosti/549002/
Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3
Соглашение о продлении срока действия «Дополнительного соглашения к Федеральному отраслевому соглашению по угольной промышленности Российской Федерации на период с 01.04.2013 года по 31.03.2016 года о мерах по стабилизации и оздоровлению социально-экономической ситуации в организациях угольной промышленности и реализации ФОС в 2020 году» (продлено до 31.12.2018).
(утв. Общероссийским отраслевым объединением работодателей угольной промышленности, Российским независимым профсоюзом работников угольной промышленности 26.10.2015).
https://онлайнинспекция.рф/news/show/1115.
Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014.
Решения мирового судьи судебного участка № 9 Октябрьского района г. Улан-Удэ № 5-333/2016, 5-334/2016 от 15.06.2016.
Заявление на получение электронного листка
Работодатель должен получить письменное обращение от каждого работника на получение расчетных листов по электронной почте. Заявление требуется и для того, чтобы узнать электронный адрес, по которому следует высылать данные по заработку. Сотрудник может самостоятельно определить, на какую почту работодателю следует направлять форму, либо компания сама выбирает, как организовать рассылку (например, это может быть личный кабинет работника на корпоративном сайте).
Потребуется и согласие на обработку персональных данных. Доступ к конфиденциальным сведениям, содержащимся в расчетном листке, должны иметь только сотрудник и уполномоченный представитель работодателя.
Образец заявления на получение расчетного листка в электронном виде:
Как передать работнику лист по заработной плате?
В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.
Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.
При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.
То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.
Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.
Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.
Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.
Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:
- на бумаге под роспись лично в руки;
- в электронном виде на почту;
- в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.
Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.
Срок предоставления по законодательству
Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.
В большинстве случаев работодателями уведомление о зарплате выдается на руки работникам при выплате полного заработка за месяц.
Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.
Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.
Порядок передачи под роспись
Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.
Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.
Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.
Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.
Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:
- утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
- завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
- внести росписи сотрудников в платежную ведомость.
Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.
Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?
Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.
Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.
Законно ли отправлять по электронной почте?
Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.
Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.
Главное, чтобы порядок выдачи расчетных листков был донесен до ведома сотрудников и был официально утвержден локальными актами и приказом.
Подтверждение получения электронного документа
При проведении проверки компании или ИП придется доказывать инспектору ГИТ, что расчетный листок по электронной почте был отравлен. Иначе — налицо нарушение трудового законодательства. Если работодатель отправил работнику расчетный листок по электронной почте, как подтвердить получение? Для этого нужно настроить в электронной почте получение уведомлений о прочтении сообщения. В большинстве программ есть такая возможность. Работодателю придется организовать хранение этих доказательств. Если подтверждения получения расчетного листка по электронной почте нет, то безопаснее выдать бумажный вариант документа сотруднику.
Как выдавать расчетные листки электронно?
В Трудовом кодексе РФ звучит такая формулировка — сообщать сотрудникам о составных частях заработной платы нужно в письменной форме. Иных требований не указано. Таким образом, после отправки расчетки по электронной почте, сотрудники имеют возможность ознакомиться с ее содержанием и распечатать для личного хранения. Требование законодательства о письменном формате будет соблюдено.
Многие компании уже давно и успешно пользуются электронным документооборотом. Кроме электронной почты существуют и другие варианты, например, рассылка расчетных листков в личных сообщениях на компьютеры сотрудников через корпоративный сайт организации или разработка и внедрение программного обеспечения с доступом для каждого работника к личным документам. Стоит отметить, что суды согласны с подобными способами информирования (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014).
Конечно, не у каждого сотрудника учреждения есть личный компьютер, персональная электронная почта и доступ в интернет.
Потому бумажный вариант исключать совсем не нужно, трудовому законодательству не будет противоречить, если вы оставите оба варианта уведомления.
Чтобы обеспечить подтверждение выдачи расчеток сотрудникам по электронном почте, в используемой для отправки электронных писем программе нужно настроить обратную отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Кроме того, проинструктируйте бухгалтера по зарплате об обязательном сохранении всех отправленных писем, при достаточном накоплении их можно заархивировать и хранить на сервере.
Программа позволяет сформировать индивидуальные расчетные листки сотрудников, и выполнить рассылку на адреса электронной почты.
Листки формируются с использованием стандартного отчета «Расчетные листки». Для каждого сотрудника листок сохраняется в отдельном файле Excel.
Пользователь может указать период, организацию и, при необходимости ограничить список сотрудников одним подразделением.
Адрес электронной почты сотрудника хранится в карточке физического лица. Перед использованием программы необходимо выполнить заполнение адресов электронной почты физических лиц, либо вручную, либо через автоматическую загрузку из внешнего файла Excel.
Все настройки программы сохраняются, и действуют для всех пользователей базы данных.
Сотрудник получит вот такое электронное письмо:
Порядок использования программы:
- Открыть обработку с диска
- Настроить параметры почтового сервера. Указать имя пользователя, пароль, адрес сервера, порт и способ авторизации.
- Указать период, за который будут сформированы расчетные листки, а также организацию. Если необходимо сформировать листки только по одному подразделению, тогда указывается подразделение.
- Указать каталог на диске, в котором будет сохранён архив файлов расчетных листков и протокол рассылки писем.
- Заполнить список сотрудников либо вручную, либо автоматически, нажав кнопку «Заполнить»
- Адреса электронной почты сотрудников будут загружены из контактных данных физических лиц. Если адрес отсутствует его можно указать вручную.
- После того как список сотрудников заполнен, необходимо нажать кнопку «Сформировать файлы расчетных листков». Через некоторое время будут сформирован комплект файлов для рассылки.
- Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и заполнить шаблон письма.
- Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и дождаться пока программа отправит письма.
- После окончания рассылки в папку с архивом файлов будет записан протокол рассылки
На программу предоставляется бесплатная техническая поддержка на 1 месяц.
Код обработки закрыт для изменения.
Можно ли применять бумажный и электронный вариант одновременно?
Может возникнуть ситуация, что расчетный листок некуда отправить – у сотрудника нет доступа в интернет, соответственно, и электронного адреса тоже. Тогда компании во внутреннем документе, содержащем порядок выдачи расчетных листков, стоит предусмотреть, что возможно применять бумажную форму и электронную одновременно.
Таким образом, законом не запрещается использовать электронный документооборот при извещении персонала о заработной плате. Компания имеет право воспользоваться электронной формой, но сначала потребуется привести в соответствие принятому порядку все кадровые документы.
Источник: Современный предприниматель
