Форма АДВ-6-1. Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР

Общая информация об АДВ 1

Документ представлен анкетой, которая заполняется на наемного специалиста, если у него при трудоустройстве отсутствует СНИЛС. Документация формируется лично гражданином или сотрудниками кадровой службы предприятия.

Отправляется анкета в Пенсионный фонд, поэтому предварительно с сайта данной организации скачивается пустой бланк, который можно получить при личном посещении отделения учреждения.

В документ включаются личные сведения о гражданине, который прошел собеседование и планирует работать на фирме. Допускается во время заполнения пользоваться шариковой ручкой, но применяются исключительно печатные буквы. Наиболее часто анкета формируется на компьютере.

Внимание! Достоверность данных заверяется подписью застрахованного лица, а если отсутствует возможность для личного заверения, так как гражданина болеет, отправлен в командировку или имеются другие основания, то эта причина приводится в анкете, а после документ заверяется директором фирмы.

Для чего нужна анкета

Если у трудоустраиваемого гражданина отсутствует страховое свидетельство, то по ФЗ №27 за работодателем закрепляется обязательство по подаче анкеты на его получение. Если в компанию приходит новый специалист, который ранее не трудился официально, поэтому им никогда не оформлялся СНИЛС, то персонифицированные сведения о гражданине отправляются представителям ПФ непосредственным работодателем.

На основании анкеты АДВ-1 формируется и выдается страховое свидетельство. В законодательстве строго закреплены сроки, в течение которых руководитель предприятия обязан передавать анкету работникам ПФ за новых специалистов. На это дается 14 дней с момента подписания договора.

При этом не имеет значения, подписано ли между директором компании и сотрудником трудовое соглашение, договор ГПХ или человек будет трудиться всего несколько дней. Такие требования приводятся в Приказе Минздравсоцразвития №987н.

Важно! Если после собеседования выявляется, что у гражданина отсутствует СНИЛС, то перед заполнением анкеты АДВ-1 человек составляет заявление в произвольной форме на получение свидетельства.

СЗВ-СТАЖ – что это за отчетность

С подробной инструкцией по заполнению бланка отчета СВЗ-СТАЖ и описи ОДВ-1 вы можете ознакомиться на этой странице.

Отчет СЗВ-СТАЖ должен рассматриваться как бланк, который каждый хозяйствующий субъект с работниками должен отправлять в ПФР с целью обеспечения фонда данными о трудовом стаже. Собой он заменил ранее использовавшийся отчет РСВ-1, но только в отношении сведений о работающих в организации лицах, а также привлекаемых по договорам подряда.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

На первый взгляд эта форма напоминает собой еще один новый отчет для Пенсионного фонда — СЗВ-М. Его также ввели не так давно для передачи в ПФ сведений о пенсионерах, которые еще выполняют трудовые обязанности.

Однако при подробном рассмотрении становится ясно, что СЗВ-СТАЖ является более расширенным источником данных, чем СЗВ-М. В него заносятся не только личные сведения о работнике и его номер СНИЛС, но также даты начала и завершения трудовой деятельности в субъекте бизнеса.

Также в данном отчете показываются периоды, в течение которых за сотрудником было сохранено место труда, но в это время он фактически не работал. В таким промежуткам относятся больничные периоды, отпуска без оплаты, периоды присмотра за детьми и т. д.

Закон закрепил обязанность субъекта бизнеса выдавать копию данного отчета работнику при увольнении последнего. В такой ситуации форма должна быть заполнена только на него одного, распечатана и передана вместе с другими обязательными документами в завершающий день работы.

Внимание: при сдаче отчета приложением к ней является форма ОДВ-1, какая включает в себя данные о начисленных и отправленных в ФНС взносах за данный период. Необходимость в предоставлении таких данных возникает из того, что отчеты по взносам в суммовом выражении в течение года предоставляются только в налоговый орган.

В случае, если сотрудник организации выходит на пенсию, то субъект бизнеса должен оформить и предоставить в фонд бланк СЗВ-СТАЖ для правильного начисления пенсионных платежей.

Отчет устанавливает, что он подается в ПФ в случаях, если у субъекта бизнеса есть хоть одно заключенное трудовое соглашение. У предпринимателя без работников, а также адвоката или нотариуса, которые работают в одиночку, обязанностей подавать этот отчет нет.

Нужно отметить, что формат данного отчета подразумевает, что в табличной части должна содержаться хотя бы одна строка с данными. В противном случае он не сможет пройти входной контроль на правильность заполнения.

Для компаний нет однозначного ответа по поводу оформления нулевого отчета. Это связано с тем, что у этого субъекта бизнеса есть как минимум директор, указанный в Уставе.

Поэтому, необходимость сдать отчет может быть двоякой:

• У компании нет ни одного трудового соглашения, в том числе и с директором. Значит отчет сдавать не нужно. Но при этом директор должен быть наемным лицом со стороны, а не единственным учредителем.
• Отчет сдавать необходимо, если договор с руководителем заключен. Кроме этого, это также придется делать, если договора нет, но директор является единственным собственником. В этом случае, по закону, он считается состоящим в трудовых отношениях не зависимо от фактического заключения соглашения. В отчете будет указана единственная строка с данным лицом.

Внимание: отчет не будет считаться нулевым, если у организации есть работники, но все они находятся в отпусках без оплаты. В этой ситуации они все вносятся в бланк, с указанием кода периода.

Общие правила формирования

Обычно документ заполняется представителями кадровой службы предприятия. Для этого учитываются пункты Приложения №2 к Постановлению ПФР №2п.

К основным правилам процедуры относится:

• используется исключительно строго унифицированный бланк, поэтому запрещено применение свободной формы;
• АВД-1, обновленный в 2020 году, можно на сайте ПФ;
• заполняется документация от руки с помощью шариковой ручки или с применением компьютера;
• если выбирается ручное заполнение, то допускается пользоваться разными цветами, кроме красного или зеленого;
• информация в анкету переносится из официальных документов, принадлежащих застрахованному лицу, причем к ним относится паспорт, а также разные выписки или справки;
• при отправке грамотно заполненной анкеты в ПФ, все формы персонального учета группируются по отдельным пакетам, причем в одном пакете не должно присутствовать больше 200 документов;
• для каждого пакета формируется сопроводительная опись, для чего применяется форма АДВ-6-1.

Справка! При формировании специального пакета документов выбираются исключительно бумаги, обладающие одинаковым форматом.

Правила и образец заполнения формы АДВ-6-1

Заполнение формы предполагает внесение следующей информации:

Если есть необходимость внесения корректировки, заполняется следующий пункт. Галочка ставится возле «корректирующие», если вносятся изменения в сведения про работника, которые были предоставлены раньше. В этом случае предполагается, что форма будет заполнена целиком, а не только те поля, которые требуют корректировки. Если галочку поставить возле «отменяющие» — это предполагает полную отмену данных, которые были поданы ранее.

В конкретных случаях по классификатору должно заполняться поле «Территориальные условия». При этом обязательной является подача бланка по форме СЗВ-4-2. Данные про суммы взносов, которые были начислены, следует вписать по правилам, которые применяются при составлении формы СЗВ-4-1.

Когда Форма АДВ-6-1 готова, она с остальными бумагами прошивается и нумеруется. К пакету документов прикладывается перечень застрахованных особ, на которых подаются сведения. Список составляется в вольной форме.

На описи, которая оформлена согласно законодательным требованиям, также должна стоять заверительная надпись, право ставить которую имеет только руководитель предприятия или иное уполномоченное им лицо. Этой надписью директор заверяет, что содержание бумаг, входящих в пачку, которая включает перечисленное число форм, изложено верно.

Образец заполнения формы АДВ-6-1

Необходимые реквизиты

Внесение реквизитов при заполнении формы имеет ряд особенностей:

• реквизиты организации заполняются согласно правилам внесения подобной информации в форму АДВ-6;
• информация про иные входящие документы должна быть заполнена обязательно, если имеются формы, которые не могли быть внесены в перечень (указывать следует название такого документа);
• при заполнении поля «Число особ, которые застрахованы» нужно указать количество заполненных бланков по форме СЗВ-4-2;
• номер пачки предоставляемых бумаг заполняется лишь в том случае, когда пачку бумаг сопровождает электронное представление.

При заполнении форм СЗВ-4-1/СЗВ-4-2 следует учитывать такие особенности:

• когда указывается расчетный период, предполагается указание года, за который предоставляется информация (данное поле обязательно должно быть заполнено, если речь идет про предоставление данных после начала 2002 года);
• код доптарифа заполняется только для тех особ, которые указаны в одноименном классификаторе, например, это члены летных экипажей гражданской авиации;
• когда отмечается тип сведений, нельзя ставить галочку сразу напротив всех значений, должно быть выбрано только одно;
• если подается документ для назначения пенсии, то при возвращении его на доработку сотрудниками Пенсионного фонда следующая бумага должна подаваться с такой же пометкой, а именно «назначение пенсии»;
• поле Территориальные условия не должно оставаться пустым только при подаче СЗВ-4-2 (для других типов бумаг его заполнение недопустимо, а информацию вносят компании, которые имеют рабочие места на Крайнем Севере или районах к нему приравненных, в зоне отчуждения или отселения и некоторых других регионах);
• данные про суммы страховых взносов, которые были начислены, указываются в рублях, при этом в расчет берется суммарное значение по всем документам.

Особенности заполнения форм СЗВ-1/СЗВ-3:

• обязательно должны быть заполнены для периодов до января 2002 года;
• в отчетном периоде нужно указывать год, за который предоставляются данные;
• сведения про доход предполагают указание суммарных значений по пачке в целом.

Пошаговая инструкция по заполнению и образец

Если заполнением документа занимается представитель кадровой службы предприятия, то он должен разобраться в правилах данного процесса.

Для грамотного формирования формы АДВ-1 выполняются последовательные действия:

• вносятся личные сведения о новом сотруднике, для чего указывается его ФИО, дата рождения и пол;
• сведения для заполнения формы берутся исключительно из официальной документации, полученной от специалиста, поэтому данные должны совпадать с информацией из паспорта;
• указывается место рождения, приведенное в паспорте, причем вписывается не только город, но и область, район и страна;
• выбирается гражданство нового наемного специалиста;
• прописывается место прописки и адрес фактического места проживания гражданина;
• указываются контактные данные, представленные номером телефона и адресом электронной почты;
• вносятся реквизиты паспорта, причем допускается пользоваться другими документами, удостоверяющими личность;
• правильно сформированная анкета застрахованного лица подписывается непосредственным работником, если отсутствуют серьезные причины для выполнения данного процесса директором предприятия;
• в конце ставится дата составления, после чего документация передается представителям ПФ, причем к ней прикладывается сопроводительная опись.

Разобраться в правилах формирования бланка АДВ-1 может любой наемный специалист. Если будут внесены ложные или неверные сведения, то это приведет к негативным последствиям. Средства, перечисляемые в виде страховых взносов за работника, не будут накапливаться на его индивидуальном счете. Поэтому придется проводить проверку и составлять новую анкету.

Опись ОДВ-1

Вместе с оформлением отчета СЗВ-СТАЖ, ответственное лицо должно также заполнить и передать опись по форме ОДВ-1. В ней производится обобщение всех данных, которые были занесены в отчет.

Опись может быть составлена в одном из трех допустимых форматов: «Исходный», «Корректирующий», а так же «Отменяющий». Выбор формата происходит путем проставления о в соответствующем окне.

В разделе 1 указываются сведения об организации. Заполнение этих сведений происходит по аналогии с разделом 1 формы СЗВ-СТАЖ.

В разделе 2 графа «Отчетный период» должна всегда включать «0». В графу «Год» записывается номер года, за который оформлены отчет и опись.

В раздел 3 записывается общее количество работников, включенных в отчет.

Раздел 4 заполняется только тогда, когда в отчетах находятся данные формата СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и имеющие пометку «Особая». Данные, которые здесь отражаются, должны быть представлены за весь период составления отчета.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

В раздел 5 заносятся сведения, если в отчете есть данные формата СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ по работникам, которые собираются оформлять пенсию досрочно, из-за особых климатических условий либо вредных факторов.