Правила и сроки хранения документов
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
- постоянного хранения,
- временного хранения свыше 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Группировка документов в дела
* организация кадровой работы * структура, состав * задачи кадровой службы * должностные инструкции сотрудников подразделения кадров * нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров * перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации * номенклатура дел группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы * инструкция по кадровому делопроизводству * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения * ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения
Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.
Толковый словарь
Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле). Дело
– совокупность документов( или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Формирование дела
– группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).
Основные правила формирования дел.
С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализовано, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел. Зачем необходимо формировать документы в дела? В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование. Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам. Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения — 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению. Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве. При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу. Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек. Можно выделить несколько правил формирования дел. Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации. Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями. Например:
| Признак для формирования дел | Принцип формирования документов в дело | Пример оформления заголовка дела |
| Номинальный | По названию разновидности документов | Приказы по основной деятельности |
| Предметно-вопросный | По содержанию документов | Документы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки) |
| Авторский | По автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автора | Протоколы заседаний аттестационной комиссии |
| Корреспондентский | Используется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса | Переписка с учебными заведениями о производственной практике студентов |
| Географический | Служит для объединения в одном деле нескольких корреспондентов | Переписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом |
| Хронологический | Используется для группировки документов за какой-либо определенный период | Квартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г. |
Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается. Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа. Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка. Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации: — наименование организации; — наименование структурного подразделения; — индекс (номер) дела; — заголовок дела; — срок хранения документов дела. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием. Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров. Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел. Вопрос.
В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?
Ответ : В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки. Правило 4. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты. Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев. Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов: — приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.); — документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др. Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др. Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно. Раздельно группируются: • документы постоянного и временного хранения; • разные виды распорядительных документов; • подлинники и копии документов; • годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; • утвержденные документы и их проекты. Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года. Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы. Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел. Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке. Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.
Группировка документов в дела.
| Документы | Правила группировки документов в дела |
| Входящие документы | Группируются в дела по датам поступления |
| Исходящие документы | Группируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов |
| Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документов | Группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года |
| Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами | Являются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами |
| Приказы по основной деятельности | Группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров |
| Документы к приказам по основной деятельности | Группируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты |
| Приказы по личному составу | Группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения |
| Переписка | Группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. |
| Протоколы | Располагаются в хронологическом порядке по датам их составления |
| Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению | Группируются в дела по направлениям деятельности организации |
| Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки | Группируются отдельно от их проектов |
| Плановые и отчетные документы | Хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления |
| Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет | Формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов — в деле последнего года |
| Документы в личных делах | Располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления |
| Личные карточки работников | Формируются в дело по алфавиту фамилий |
| Лицевые счета по заработной плате работников | Группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий |
Правило 12. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.
Порядок формирования дел
Формированием дел
называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
