Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Регистрация документов организации 4.3

Внимание

Программа «Регистрация документов организации 4.5» предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации. Программный продукт может быть доработан на заказ с учетом потребностей вашей организации.

Документация программы «Регистрация документов организации 4.5» Купить программу«Регистрация документов организации» • Сведения обо всей корреспонденции Вашей компании, а также внутренних документах (приказах, распоряжениях и так далее), находятся в одном месте – Журналах регистрации документов, и всегда можно легко найти нужный • Для удобства работы журналы входящих, исходящих и внутренних документов можно вывести на печать – в привычных форматах Word (Writer) и Excel (Calc).

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

• Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
• Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
• Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
• Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Электронный журнал входящей и исходящей корреспонденции скачать бесплатно

В режимах «Картотека документов», «Журнал входящих документов», «Журнал исходящих документов» в таблицу системы поиска и отбора документов добавлена строка «Номер дела» для дополнительного условия отбора по номеру дела в номенклатуре. В условии для поиска установлено значение «из перечня».

Значение поля «Номер дела» можно выбрать из справочника нажатием правой кнопки мыши (непосредственно в столбце «значение поля»). Внешний вид системы поиска и отбора в режиме «Картотека документов»: Подробнее об использовании системы поиска и отбора документов программы АС Электронный журнал корреспонденции см.

Руководство пользователяп.6.1. Нажав правую кнопку мыши в строке таблицы поиска с наименованием поля «Номер дела» в столбце «Значения полей» появится окно для выбора нужного номера дела из номенклатуры. 3.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

• Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
• Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
• Адресат.
• Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
• Кем подписана исходящая бумага.
• Исполнитель.
• Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
• Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования

Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:

• Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
• Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
• Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
• Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Регистрация входящих документов

Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, например: 512/1-29, где:

512 — валовой порядковый номер входящего документа (в пределах делопроизводственного года);

1-29 — номер дела, в которое будет подшит входящий документ после исполнения.

Входящий документ может регистрироваться в регистрационно-контрольной карточке (РКК) либо в журнале регистрации входящих документов, формы которых закреплены в приложениях , соответственно к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству).

Регистрация исходящих документов

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются в РКК или журнале регистрации исходящих и внутренних документов (приложение 9 к Инструкции по делопроизводству).

Индекс на исходящем документе

проставляется в два этапа.

1. Исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре

, в котором будет храниться копия исходящего документа, например: № 5-14.

2. После подписания документ регистрируется и к индексу добавляется порядковый номер

исходящего документа, например: № 5-14/346.

Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Отличие в заполнении РКК для исходящих документов заключается в том, что в графе «Корреспондент» пишется название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности

в зависимости от того,
является документ ответным или инициативным
.

Исходящие документы-ответы

рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будут индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа», при этом порядковый номер поступления документа-запроса и порядковый номер исходящего документа-ответа будут совпадать.

Если исходящий документ

является
инициативным
, то он будет зарегистрирован на отдельной карточке.

В зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в этом случае потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы.

В указанном случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа, при этом порядковый номер ответного исходящего документа будет отличаться от регистрационного номера входящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов.

Регистрация внутренних документов

Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа

. Протоколы, акты регистрируются по тем же правилам, что и приказы: на карточках или, при незначительном объеме документооборота, в журналах.

Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно, при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.

Другие внутренние документы (докладные записки, справки и т. д.) регистрируются на общих основаниях по правилам исходящих документов. Для регистрации таких документов может вестись отдельный журнал либо при небольшом количестве их возможно регистрировать в одном журнале с исходящими документами.

В зависимости от принятой в организации технологии работы с документами регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов.

Регистрация распорядительных документов

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения и делятся на две подгруппы:

1) о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников (75 лет

);

2) о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (3 года после проведения налоговой проверки

).

В связи с этим все перечисленные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с первого. То есть в организации в течение года будет издано несколько приказов по личному составу под номерами «1», «2», «3» и т. д.

Чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу (в зависимости от разновидности приказа) необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству.

Регистрационный индекс приказов по личному составу (75-летнего срока хранения) будет дополнен литерой «к», приказов по личному составу с трехлетним сроком хранения — литерой «л».

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться следующие группы: приказы о приеме («п»), приказы о переводе («пд»), приказы об увольнении («ув»). В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о»), приказы о командировках («км»).

Регистрационные индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года.

Для регистрации приказов различных групп должны вестись отдельные журналы регистрации. Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами не установлено, тем не менее (учитывая, что приказы являются внутренними документами организации) для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству. Данная форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов, поэтому может быть доработана организацией.

Возможны и другие варианты исходя из практических потребностей организации, соображений удобства отражения в учетной форме информации о документе.

27.10.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

По этой теме также см.:

Регистрация документов в организации: основные требования.

Виды журналов

В каждой организации начальник сам определяет вид:

• письменный;

Представляет собой папку с листами в формате А4, в которой можно вписывать ручкой отделы, графы и самостоятельно от руки их заполнять.

• электронный;

Создается на электронном носителе, то есть файл xls, doc, docx. Аналогичен письменному варианту, но удобен в использовании тем, что возможна наиболее высокая скорость сортировки документов. Файлы такого формата можно сделать в программах Microsoft – WORD или EXСEL.

Смотрите также: Страховой стаж для пенсии в 2020 году

Доступ персонала к электронному журналу обычно разрешает или ограничивает организация. Из минусов – сбой системы и потеря данных.

Можно вести оба вида журналов, что позволит использовать электронный как базовый, а письменный будет служить его резервной копией.

• зарегистрированный при помощи системы электронного документооборота (СЭД).

Полезен лишь в том случае, когда у вас большая организация, где нужно вести дело с огромным количеством бумаг. Такую программу возможно скачать, но есть как лицензионные версии, так и пиратские копии. Отличаются временем использования: в лицензионной нет сроков ограничения использования, пиратская обычно предлагает лишь демо-версию программы.