Журнал регистрации больничных листов в организации

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2019 году

Для учета больничных листов целесообразно вести соответствующий журнал. Он пригодится специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

• получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
• отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
• получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.

Кто заполняет?

По правилам ответственным за ведение журнала назначается специалист кадровой службы. Это происходит по причине, так как у этого ответственного должностного лица хранятся трудовые книжки. Он может самостоятельно или с помощью программного обеспечения указать точный страховой стаж сотрудника.

Иногда журнал заполняется силами секретаря, который одновременно является табельщиком. Затем информация из таблиц берется для заполнения Табеля. Если больничный лист работника с кодом 01 использовался во время отпуска, то эта информация используется для продления дней отдыха.

Если должность специалиста по кадрам в штатном расписании не предусмотрена, то обязанности по ведению ведомости возлагаются на бухгалтера по заработной плате.

Обязательна ли регистрация?

Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.

Помимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.

Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:

• систематизация хранения сведений документов;
• быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
• отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
• возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
• общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
• планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
• разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.

Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).

Обязателен ли учет подобных документов в организации?

Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия.

Благодаря ему, работодатель имеет возможность:

• в полной мере владеть информацией о состоянии здоровья своих сотрудников;
• проследить количество дней их нетрудоспособности;
• правомерно назначить оплату дней нахождения работника на больничном;
• анализировать заболеваемость на предприятии, что позволяет оценить общее положение дел;
• предусмотреть возможные профилактические мероприятия для повышения общего уровня здоровья;
• разрешить претензии в случае утери больничного листа.

Законодательство не обязывает предприятие в обязательном порядке вести журнал регистрации больничных листов (листков нетрудоспособности).

Руководство самостоятельно принимает решение о его необходимости, исходя из важности подобной информации не только для начисления оплаты труда, но и для корректного разрешения спорных ситуаций с работником.

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

• номера больничных листков;
• названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
• Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
• даты предоставления больничных сотрудниками;
• периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
• сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Журнал учета листков нетрудоспособности

Уважаемые коллеги, предлагаем Вам для работы журнал регистрации листков нетрудоспособности

.

Журнал выпущен в удобном формате (А4, книжный). Часть граф таблицы журнала регистрации листков нетрудоспособности

располагается на левой стороне разворота, часть — на правой. Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + обложка ПВХ), бумага листов белая качественная 80 г. Разлиновка четкая. Более 1000 строк для записей. Ширина граф удобная.

Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации листков нетрудоспособности выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала регистрации листков нетрудоспособности (разворот):

Форма журнала

Утвержденной законом формы журнала регистрации листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф разный. Кто-то вносит в журнал максимум информации о листке нетрудоспособности, кто-то не любит загромождать журнал лишними сведениями и вносит только сведения, необходимые для табелирования и расчета оплаты работнику.

Настоящий журнал содержит все основные традиционные в кадровой практике графы, а именно:

• № п/п,
• дата сдачи работником листка нетрудоспособности работодателю,
• фамилия, имя, отчество работника,
• должность (профессия, специальность) работника, вид работы,
• структурное подразделение,
• номер и дата выдачи листка нетрудоспособности медицинской организацией,
• наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности,
• период освобождения от работы (с какого по какое число),
• количество дней нетрудоспособности,
• также дополнительно в журнале имеется две пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

Какие еще графы можно сделать в журнала регистрации листков нетрудоспособности? Кто-то указывает табельный номер работника, кто-то – вид нетрудоспособности, кто-то — куда передан листок нетрудоспособности. Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу: «Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения». В этой же графе некоторые предусматривают указание фамилии и инициалов работника бухгалтерии. Нередко можно встретить и графу «Примечание». Определитесь, какие графы, помимо традиционных предложенных, Вам еще необходимы в журнале и заполните две оставшиеся пустые графы по своему усмотрению, в соответствии с требованиями Вашего работодателя.

Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнала регистрации листков нетрудоспособности лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

Журнал учета прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала:

На задней внутренней обложке журнала есть памятка по его заполнению и образец заполнения.

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Образец заполнения журнала учёта больничных листов

Делопроизводство разделяет термины «книга» и «журнал». Журнал представляет собой книжный формат учетно-регистрационного документа, который формируется на определенное время и считается оконченным по его истечении. Тогда как книга имеет альбомный формат и является учетно-регистрационным документом, который ведется на постоянной основе.

Ведение данного журнала обеспечивает работодателю следующие преимущества:

• Владение информацией о трудоспособности любого из работников предприятия;
• Возможность отслеживать длительность нахождения сотрудников на больничном;
• Правильный расчет пособий по нетрудоспособности в зависимости от ее продолжительности;
• Анализ уровня заболеваемости на производстве для оценки ситуации;
• Разрешение спорных ситуаций, например, при утрате листков нетрудоспособности.

В большинстве организаций за правильность оформления и сохранность этого документа отвечает специалист кадровой службы. Также эта обязанность может возлагаться на другого сотрудника, назначенного приказом главы организации. Например, в тех организациях, где отсутствует отдел кадров, решение кадровых вопросов обычно возлагают на бухгалтера, соответственно, вести журнал необходимо будет бухгалтеру.

Поскольку данный учетный журнал является внутренним документом, передавать его другим сотрудникам нельзя без одобрения администрации организации, а ознакомление с ним может происходить только в присутствии уполномоченного лица, на которого возложена ответственность по его ведению и хранению.

Этот журнал должен регулярно предоставляться на проверку администрации предприятия, а также в целях формирования отчетов и оценки работы отдела кадров.

В случае порчи или утраты документа руководство предприятия должно обратиться в органы внутренних дел и сформировать комиссию в целях расследования происшествия, а также для составления описи всей утраченной документации. Состав комиссии назначается приказом.

Длительность хранения той или иной отчетной документации в организации определяется «Перечнем типовых документов», где обозначен срок хранения определенного документа.

Как правило, документация учетно-регистрационной формы должна храниться 3 года. Однако длительность хранения каждого документа может определить в индивидуальном порядке глава организации. Началом срока принято считать 1 января года, следующего за годом окончания документа.

Этот учетно-регистрационный документ входит в перечень наиболее востребованной в кадровом делопроизводстве документации.

Процесс ведения журнала не требует ощутимых затрат труда и времени. В то же время документ позволяет руководству организации следить за правильностью и правомерностью расчета и начисления пособий по нетрудоспособности, а также грамотно наладить работу предприятия в целом с учетом своевременного принятия профилактических мер при возникновении заболеваний сотрудников.

Главная {amp}gt; Трудовое право {amp}gt; Больничный {amp}gt; Документы {amp}gt; Правила оформления журнала учета листков нетрудоспособности – образец и бланк для скачивания

Листок временной нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он выпускается по строго определенной форме, имеет инвентарный номер, степени защиты.

В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.

Обратите внимание

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

• На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
• Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
• На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
• В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

• Номер страницы;
• Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
• Номер и серия листка нетрудоспособности;
• Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
• Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
• Продолжительность нетрудоспособности в днях;
• Сумма начисленного пособия;
• Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

1. Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

После передачи работником больничного листа работодателю у организации или индивидуального предпринимателя возникает обязанность по его хранению. Для того чтобы правильно организовать хранение, необходимо вести учет кадровых и иных документов.

В данном случае работодателем используется такая форма, как журнал регистрации больничных листов, образец которого можно найти в конце статьи.

Документ не является обязательным для работодателя.

Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:

• он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
• по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
• при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
• при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.

Таким образом, при правильной организации учета и хранения кадровое делопроизводство значительно упрощается.

Форма и бланк

Использование журнала регистрации листов нетрудоспособности — полезный и удобный регистр для бухгалтеров и службы отдела кадров. Особенно это касается крупных компаний с огромным количеством работников.

Все листки нетрудоспособности изначально регистрируются в поликлинике, затем сотрудник предоставляет его в организацию, где отдел кадров или бухгалтер вносит все данные в книгу учета больничных листов.

Журнал регистрации выдачи больничных листов – это систематизированный документ, фиксирующий все сведения о бюллетене сотрудника в организации, где трудится работник.

Он является хорошим помощником в следующих ситуациях:

• составление документа об учете рабочего времени;
• начисление заработной платы сотрудника;
• суммирование оплачиваемых дней по нетрудоспособности;
• контроль сроков предоставления сотрудником больничного листа;
• проверка из ФСС, поиск листов нетрудоспособности;
• подсчет отпускных;
• анализ на предприятии, уровень заболеваемости, оценка сложившейся ситуации;
• решение спорных случаев в результате потери больничного листа.

Руководитель проводит анализ заболеваемости на предприятии, определяет мероприятия по профилактике улучшения охраны труда.

При нарушении больничного режима или предоставлении больничного листа с задержкой директор может строгими мерами усилить дисциплинарную ответственность.

Законом не предусмотрено ведение журнала учета больничных листов у юридических лиц и ИП. Это решает каждый руководитель предприятия самостоятельно, прописывая во внутренних локальных актах.

Но для удобства и для порядка документооборота журнал учета бюллетеней — необходимый регистр в компании.

Инструкцию по оформлению и ведению журнала учета больничных листов необходимо закрепить во внутренних нормативных актах организации.

В журнале листы прошивают, пронумеровывают, проставляют в конце журнала печать и подпись директора предприятия.

Структура и форма

Самостоятельно разработать этот регистр несложно. Форма журнала утверждается инструкцией по кадровому делопроизводству или приказом руководства.

Структура журнала состоит из трех частей:

• Титульный лист, куда вписывают такие сведения: название документа, название организации, сроки ведения журнала (начало и конец), сроки хранения, подпись ответственного лица.
• Главная часть – сведения о больничном листе.
• Окончательная часть: подсчет листов журнала и подпись руководителя предприятия.

Ответственное лицо пронумеровывает и прошивает журнал. На последней странице скрепляет листом, где указано количество страниц. Директор и ответственный подписывают и ставят печать организации.

Где можно журнала регистрации больничных

журнала учета больничных листов вы можете на нашем портале. Данный документ содержит все те информационные блоки, что мы рассмотрели выше. Скачать журнал учета больничных листов вы можете по ссылке ниже.

Журнал можно распечатать — с нужным количеством разворотов и с таблицей, где отражаются сведения о листках нетрудоспособности, прошить и пронумеровать. Порядок применения журнала может быть прописан в учетной политике предприятия.

Узнать больше об особенностях применения учетной политики в организации вы можете в статье «Готовая учетная политика — образец для организации».

Порядок заполнения журнала регистрации

Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг. Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами. Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.

Титульный лист содержит общую информацию о журнале:

Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.

При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.

Итоги

Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.

Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Инструкция по заполнению журнала регистрации

Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы. Особенность внесения данных:

• Заполнение журнала на бумажном носителе производится чернилами темного цвета.
• Все записи должны хорошо читаться, при допущении ошибок корректируемая информация должна быть изменена в установленном порядке.
• Запись данных осуществляется на отдельной строке в хронологическом порядке.
• Данные в журнал регистрации вносятся из больничных листов. В бланках не разрешено менять нумерацию, вносить дополнительные данные, кроме заполняемой работодателем части.

Основным отличительным признаком документа ЛН является уникальный номер. Новые формы бланков не содержат серии. Номер листка нетрудоспособности составляет 12 цифр, размещенных в правом углу под штрих-кодом.