Ведение реестра документов
Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.
Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.
В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.
Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel
Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».
Для чего и кем применяется форма по приказу 52н?
Документ указанного образца используется бюджетными организациями. Платежные ведомости в данном случае заполняются с целью перечисления заработной платы на счет сотрудников.
Форма по ОКУД 0504403 применяется в тех ситуациях, при которых разовые суммы оплаты труда, выплачиваемые в случае оформления отпуска или увольнения, не совпадают со временем составления расчета общего вида.
Другими словами, она используется в межрасчетном периоде.
Бланк может быть составлен как на имя одного конкретного работника, так и одновременно на нескольких трудоустроенных граждан.
Выдача денежных средств может осуществляться по кассовым ордерам и платежным ведомостям. Второй вариант используется при выплате зарплаты, а также других разовых выплат, полагающихся сотрудникам в качестве оплаты их труда.
К примеру, такой документ составляется при выплате отпускных и других подобных сумм.
Не бюджетные организации заполняют платежную ведомость по форме Т-53.
Для расчета и выплаты зарплаты бюджетными учреждениями может также применяться форма по ОКУД 0504401, а для расчетов — форма 0504402.
Инструкция по заполнению для бюджетных организаций
Ведомость данного образца была введена в документооборот в 2015 году. Правила ее заполнения закреплены в Утверждении Минфина РФ.
Платежная ведомость включает в себя 2 части. В первой указывается информация общего характера — сведения о компании, ФИО ее руководителей, номер бумаги, ее наименование и т.д.
Во второй части формы 0504403 отображаются данные о каждом сотруднике, которому выплачивается денежная сумма, полагающаяся ему в качестве оплаты его труда.
Форма ОКУД 0504403 подразумевает собой последовательное заполнение бумаги:
- Шапка.
Располагается в правом верхнем углу бланка. Первая строчка имеет следующее наименование — “В кассу для оплаты в срок”.
Здесь указывается точная дата выплаты зарплаты или другой подобной суммы. Возможен вариант указания временного отрезка. Его продолжительность не должна быть дольше, чем 3 дня.
После этого прописью отмечается сумма, рассчитанная к выдаче. Далее указывается ФИО директора организации и главного бухгалтера. Напротив своих инициалов они оставляют свои подписи.
- Титульная часть.
Она включает в себя наименование документа, присвоенный ему порядковый номер.
Отмечаются данные о предприятии:
- полное название;
- коды — ОКПО, ОКУД, КПП, ОКЕИ, ИНН.
Ставится дата оформления платежной ведомости, наименование структурного подразделения, если денежные суммы должны быть выданы нескольким сотрудникам.
На выданный размер заработной платы составляется ордер, информация о котором — номер и дата, также вносится в форму 0504403.
В графу корреспонденции счетов вносятся данные о дебете и кредите.
- Основная часть.
Подразумевает собой таблицу. В нее заносятся данные о каждом трудоустроенным гражданине, которому выплачивается денежная сумма заработной платы. Нумерация осуществляется в алфавитном порядке.
В таблице платежной ведомости ф. 0504403 несколько столбцов.
В каждом из них делается отметка о следующих сведениях:
- порядковый номер;
- ФИО сотрудника;
- табельный номер;
- СНИЛС;
- рассчитанная сумма;
- подпись работника.
После заполнения таблицы внизу указываются итоговые сведения — сколько денег выдано, сколько осталось, а также размер депонированной суммы.
- Заключение.
В этой части должна присутствовать подпись кассира, ее расшифровка. Если выдачей денежных сумм занимался другой человек, ответственный за эту процедуру, информация о нем вносится в графу “Раздатчик”.
В большинстве случаев составлением документации занимается бухгалтер, а проверкой — главный специалист отдела бухгалтерии.
ФИО и подписи последних должны присутствовать в ведомости. Помимо этого, в конце бланка 0504403 указывается дата оформления бумаги.
Скачать бесплатно бланк и образец
платежной ведомости форма по ОКУД 0504403 – ссылка.
Образец заполнения формы платежной ведомости для бюджетных учреждений – .
Так выглядит заполненный образец:
Создание печатной формы
Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.
В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:
Договор о материальной ответственности
Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».
бюджетных и автономных учреждений
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бухгалтерского учета (п. 11 Инструкции N 157н, Приложение N 5 к Приказу Минфина России N 52н):
— Журнале операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
— Журнале операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071);
— Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
— Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071);
— Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071);
— Журнале операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071);
— Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071);
— Журнале по прочим операциям (ф. 0504071);
— Главной книге (ф. 0504072);
— иных регистрах, предусмотренных Инструкцией N 157н, а также утвержденных в рамках формирования своей учетной политики.
При необходимости учреждение вправе самостоятельно разработать дополнительные формы регистров бухгалтерского учета, по которым законодательством РФ не установлены обязательные для их оформления формы документов, и утвердить их в своей учетной политике.
В этом случае регистр бухгалтерского учета должен содержать следующие реквизиты (ч. 4 ст. 10 Федерального закона N 402-ФЗ, п. 11 Инструкции N 157н):
1) наименование регистра;
2) наименование субъекта учета, составившего регистр;
3) дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
5) величину денежного и (или) натурального измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Записи в журналы операций, иные регистры бухгалтерского учета производятся по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа. В части операций по забалансовым счетам операция отражается в зависимости от характера изменений объекта учета записью о поступлении (увеличении) или выбытии (уменьшении) объекта учета. Регистры бухгалтерского учета подписываются бухгалтером, ответственным за его формирование. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета согласно представленным для регистрации первичным учетным документам обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций, иных регистров бухгалтерского учета должны быть перенесены в Главную книгу, а первичные (сводные) учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа) и сброшюрованы.
На обложке журнала операций указываются (п. 11 Инструкции N 157н):
— наименование субъекта учета;
— название и порядковый номер папки (дела);
— период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием года и месяца (числа);
— наименование регистра бухгалтерского учета (Журнала операций) с указанием при наличии его номера;
— количество листов в папке (деле).
Формирование регистров бухгалтерского учета осуществляется в форме электронного регистра, а при отсутствии технической возможности — на бумажном носителе.
Формирование регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики, но не реже периодичности, установленной для составления и представления бюджетной (финансовой) отчетности, формируемой на основании данных регистров бухгалтерского учета.
При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа содержат обязательные реквизиты и показатели регистров бухгалтерского учета (п. 19 Инструкции N 157н).
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (п. 14 Инструкции N 157н).
В случае обнаружения пропажи или уничтожения регистров бухгалтерского учета порядок действий должностных лиц аналогичен для случаев пропажи первичных документов (подробнее см.
Карточка учета материальных ценностей (форма 0504043)
Форма 0504043 утверждена Приказом Министерства финансов РФ от 30 марта 2020 № 52н и используется для осуществления учета в местах хранения активов (как правило, на складах), подлежит заполнению самим материально ответственным сотрудником на основании данных складского учета. Учетная форма применяется в государственных учреждениях, в которых наблюдается небольшое количество МЦ.
Важно!
Карточка количественно-суммового учета формируется обособленно под каждую материальную ценность. При этом заводится отдельный лист такой карточки на каждое наименование МЦ.
Карточка по форме 0504043 формируется для отражения сведений о следующих материальных ценностях учреждения:
- предметов библиотеки;
- различных материалов;
- разного рода посуды;
- мягкого инвентаря;
- готовой продукции.
Важно!
Бухгалтер или другое ответственное лицо должно поставить отметку на последней странице карточки учета ф. 0504043 в знак подтверждения того, что указанные материально ответственным лицом сведения были проверены (а проверка является обязательной процедурой).
Вы можете скачать Бланк заполнения карточки учета МЦ по форме 0504043, а также Образец заполнения карточки учета МЦ по ф. 0504043.
Пример реестра по больничным листам в ФСС ()
На нашем сайте вы можете реестра, в котором отражаются все необходимые сведения по больничным листам. Кроме того, мы рекомендуем в этот реестр также вносить информацию и о других пособиях, выплачиваемых работникам: по уходу за ребенком до 1,5 лет или социальном пособии на погребение, поскольку эти виды пособий выплачиваются за счет ФСС.
реестра можно здесь:
О том, что делать, если работник предъявил фиктивный документ, читайте в статье «Действия работодателя с поддельным больничным листом».
Какие документы помимо реестра должен сдать работодатель в ФСС? Какие санкции ждут за непредставление бумаг для назначения пособия? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Бланк и образец заполнения реестра больничных листов регионах проведения пилотного проекта ФСС
Бланк реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности (проще говоря реестр больничных листов) и порядок его заполнения, утвержден Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 579.
можно по ссылке ниже.
Данный реестр обязаны сдавать все работодатели — участники пилотного проекта ФСС, среднесписочная численность персонала которых за прошлый расчетный период более 25 человек. Если показатель равен 25 или менее, то страхователь может составить такой реестр, но это не обязательно.
Реестр больничных листов сдается в ФСС в электронном виде по установлнным формата в течение 5 календарных дней посде получения от сотрудника бумаг на выплату пособия.
Реестр больничных листов может понадобиться и в регионах, где пилотный проект еще не действует. Подробнее о регионах «пилотниках» читайте здесь. Например, когда Соцстрах проводит проверку или когда фирма передает несколько больничных в ФСС на возмещение расходов. Рассмотрим как заполнить такой реестр и приведем образец его заполнения.
ФСС при проверке больничных может затребовать у работодателя и дополнительные документы. В каких случаях и какие именно бумаги могут понадобиться проверяющим рассказал главный специалист-ревизор Белгородского регионального отделения Фонда социального страхования РФ Е. М. Плехова. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и узнайте мнение проверяющего бесплатно.
Для каких организаций действует
Записка-расчет об исчислении среднего заработка разработана для применения организациями госсектора:
- органами власти;
- местным самоуправлением;
- внебюджетными фондами;
- другими получателями бюджетных средств.
Это первичный документ, служащий бухгалтерским регистром по заработной плате (отпускным и другим выплатам) для госучреждений – по его итогам бухгалтерия вносит записи по дебету и кредиту соответствующих счетов учета.
Несмотря на то, что форма, утвержденная Приказом Минфина 30.03.2015 № 52н, относительно новая, руководствоваться при ее заполнении следует, в том числе, Постановлением Правительства об исчислении средней зарплаты № 922 от 24.12.2007 – это подтверждает письмо Минфина от 27.10.2017 № 02-06-10/70870.
