Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами

Для чего нужны кадровые документы?

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

https://youtu.be/-jdetqv5XD8

Какие документы можно создавать из шаблона в АБП:Документооборот?

Как мы уже говорили, Вы можете создавать абсолютно любые документы, однако есть ограничение на те переменные, которые можно использовать в шаблонах. Перечислим документы системы АБП:Документооборот, для которых доступно добавление шаблонов:

• Договор;
• Заказ;
• Счет;
• Отгрузка.

Здесь важно понимать, что речь идет не о названии создаваемых документов, а о тех «логических единицах» системы Документооборот, при создании которых будет формироваться файл из шаблона. Например, при создании «Заказа» в сервисе, Вы можете создать из шаблона «Приложение к договору» или «Спецификацию», а при создании документа «Отгрузка» — комплект документов из транспортной накладной, передаточного акта и УПД и т.п.
Важным моментом, который необходимо учитывать при создании шаблонов документов является наличие тех переменных, которые можно использовать в собственных файлах. Подробно все переменные для каждого документа описываются в соответствующем подразделе документации.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

• трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

• трудовая книжка;
• распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале .

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

• личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале .

• распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале .

Обучение по курсу

Что искали на странице:

Курсы кадрового делопроизводства с нуля онлайн. Курсы обучения кадровому делопроизводству. Курсы повышения квалификации управление персоналом. Профессиональная переподготовка по управлению персоналом. Дистанционное обучение по кадровому делопроизводству. Дистанционное обучение управление персоналом и кадровое делопроизводство. Онлайн обучение по управлению персоналом. Онлайн обучение по кадровому делопроизводству. Обучение на специалиста по кадрам. Обучение на специалиста по персоналу. Повышение квалификации кадровое делопроизводство. Курсы кадровое делопроизводство. Курсы повышения квалификации по кадровому делопроизводству. Курсы повышения квалификации делопроизводство. Курсы кадры. Курсы повышения квалификации по делопроизводству. Курсы повышения квалификации управление персоналом. Курсы повышения квалификации по управлению персоналом. Курс кадровое делопроизводство. Кадровое делопроизводство обучение онлайн. Курсы кадрового делопроизводства онлайн. Кадровик практик. Кадровик практик официальный. Кадровик практик сайт. Кадровик практик официальный сайт. Журнал кадровик практи. Отчет по практике кадровика. Кадровик практик приказ. Кадровик практик ру. Сайт по кадровому делопроизводству. Кадровик сайт по кадровому делопроизводству. Сайт по кадровому делопроизводству бесплатно. Сайт по кадровому делопроизводству 2020. Курсы повышения квалификации окдп. Курсы повышения квалификации кадровое делопроизводство. Курсы повышения квалификации менеджер по персоналу. Курсы повышения квалификации кадровиков. Специалист отдела кадров обучение. Управление персоналом повышение квалификации. Лицензия на повышение квалификации. Управление персоналом переподготовка. Управление персоналом профессиональная переподготовка. Курсы менеджера по кадрам. Курсы повышения квалификации для менеджеров по персоналу. Управление персоналом курсы. Управление персоналом дистанционные курсы. Повышение квалификации по делопроизводству. Кадровое делопроизводство с нуля 2020. Диплом государственного образца. Удостоверение государственного образца. Повышение квалификации по кадровому делопроизводству. Переподготовка кадров дистанционное обучение. Курсы переподготовки на базе высшего образования для кадровиков. Переподготовка кадрового делопроизводства. Курсы для кадровиков повышение квалификации. Кадровое делопроизводство профессиональная переподготовка. Переподготовка специалиста по кадрам дистанционно в москве. Профессиональная переподготовка менеджер по персоналу дистанционно. Переквалификация на менеджера по персоналу. Кадровые курсы для образования. Профессиональная переподготовка кадровика. Профессиональная переподготовка специалистов по кадрам. Профпереподготовка на кадровика. Профпереподготовка кадровое делопроизводство очно. Курсы переподготовки делопроизводство. Курсы кадровика с нуля в москве с дипломом. Делопроизводство переподготовка. Специалист отдела кадров курсы. Программа переподготовки по специальности кадровое дело. Бесплатные курсы для кадровиков. Курсы делопроизводителя дистанционно бесплатно. Профессиональная переподготовка делопроизводитель. Менеджер по персоналу дистанционное обучение. Профессиональная переподготовка на базе высшего образования спб кадровое делопроизводство. Переподготовка специалист отдела кадров. Профессиональная переподготовка дистанционно специалист по кадрам в образовании. Вид лицензии на профессиональную переподготовку кадровое делопроизводство. Онлайн курсы делопроизводителя. Курсы кадрового делопроизводства 1с с нуля в москве с дипломом. Кадровый менеджмент повышение квалификации. Курс повышения квалификации по кадровому делопроизводству и учету спб 72 часа. Дистанционно учится на инспектора отдела кадров. Профессиональная переподготовка делопроизводство. Кадровое дело обучение курсы. Кадровое делопроизводство заочное обучение пушкино. Профессиональная подготовка кадровиков. Делопроизводство онлайн курсы. Кадровое дело обучение. Менеджер по продажам переподготовка дистанционное 250 часов. Курсы для кадровиков с нуля в москве. Курсы специалиста отдела кадров. Повышение квалификации кадровика. Профессиональная переподготовка начальнику отдела кадров. Программа обучения менеджер по персоналу 250 часов. Управление персоналом переподготовка дистанционное обучение. Угату переподготовки кадров кадровое делопроизводство. Управление персоналом профессиональная переподготовка дистанционно недорого. Дополнительное образование кадровику. Кадровые курсы. Специалист по управлению персоналом дистанционное обучение переподготовка. Курсы специалист по кадрам в москве. Отдел кадров обучение. Профессиональная подготовка менеджер по персоналу очные курсы. Курсы для кадровика в москве. Диплом о профессиональной переподготовке управление персоналом. Специалист отдела кадров переподготовка в вузах москвы. Образовательный центр видеоуроки сайт для кадровиков. Онлайн курсы по управлению персоналом. Курсы менеджера по персоналу 1,8 мес. Управление персоналом обучение дистанционно. Управление персоналом курсы повышения квалификации. Курсы для начальников отдела кадров. Курс кадрового делопроизводства. Курсы кадрового делопроизводства самара с нуля и управление персоналом показать на карте. Курсы повышения квалификации управление. Повышение квалификации по управлению персоналом. Специалист по кадрам обучение с трудоустройством. Переподготовка по управлению персоналом дистанционно. Повышение квалификации кадров. Семинары для кадровиков. Семинары для кадровиков в москве. Курсы управления персоналом для руководителей в москве. Школа кадровика митрофанова. Вакансии разработчика курсов повышения квалификации удаленно.

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

• штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

• график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
• табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

• прочие нормативные документы:
• по охране труда;
• о защите персональных данных;
• коллективный договор;
• по внутреннему распорядку;
• об оплате труда и премировании;
• о коммерческой тайне;
• журналы учета:
• трудовых книжек;
• контрактов;
• больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Документы кадровой службы: акты и журналы

Акт – это документ, подтверждающий определенные факты или события. В отношении работника могут составляться следующие акты: об отказе давать объяснения нарушения трудовой обязанности, об отказе знакомиться с приказами, об отказе знакомиться с уведомлениями, об установлении факта опьянения и иные акты.
Журналы – кадровые документы, в которых указываются все реквизиты и сведения о документах, издаваемых в организации (например, журнал регистрации уведомлений, журнал регистрации представлений и иные журналы).

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

• Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
• В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Пример:

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2020 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

• для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
• для компании — 10 000–50 000 руб.

Кроме того:

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

О предусмотренных законом наказаниях см. в материале «С 01.01.2015 установлены штрафы за неоформление трудового договора или ГПД».

Кадровик практик официальный сайт образцы документов

До ликвидации организации»).

О, проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

О означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока не отпадет надобность в них (но не менее одного года).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажных носителях.

При заполнении графы 4 номенклатуры дел после проставления срока хранения дела необходимо указывать ссылку на соответствующую статью перечня.

После ее визирования ответственным за ведение архива организации номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с ЭК организации. Если документы организации в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, то номенклатура дел подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) соответствующего архивного органа или архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

С началом нового календарного года исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в т.ч.

по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Итоги

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Создание документа из загруженного ранее шаблона

В любой момент работы с онлайн-сервисом АБП:Документооборот, Вы можете создавать документы из загруженных ранее шаблонов. При сохранении записи, система проверяет, есть ли шаблоны, соответствующие этому типу договора и документу, и, если таковые обнаруживаются, вместе с выбором печатных форм, будет предложено создать и документ из шаблона.

При указании использования шаблона при создании нового документа в Документообороте, файл автоматически прикрепится во вкладке «Файлы» создаваемого документа.

В случае, если шаблон был загружен уже после создания документа или его требуется создать позднее, также предусмотрена такая возможность. Для этого необходимо открыть документ, для которого необходимо создать файл из шаблона, перейти во вкладку «Файлы». Если для данного документа будут найдены загруженные шаблоны, то помимо кнопки Добавить файл, будет присутствовать и кнопка Создать из шаблона, при нажатии на которую необходимо выбрать необходимый шаблон. Файл тут же создастся и прикрепится вместе с другими файлами данного документа.

В дальнейшем с этим файлом возможны все действия, которые допустимы к прикрепляемым файлам, такие, как удаление, переименование и т.д.

Образец резюме делопроизводителя

Работа делопроизводителя предполагает наличие таких качеств, как внимательность, скрупулезность, способность обрабатывать большие объемы информации. Однако сегодня простого перечисления личных характеристик уже недостаточно. Рекрутеры ищут в резюме доказательств качества и скорости вашей работы. Используйте цифры, чтобы показать свою эффективность и выделить свое резюме среди множества других.
Эксперты Superjob cоставили для вас шаблон, с помощью которого можно заполнить в своем резюме поле «Обязанности и достижения». Чтобы устроиться на высокооплачиваемую работу и получить возможность вырасти до позиции помощника руководителя или начальника секретариата, укажите в своем резюме следующие данные: — Переносила вручную кассовые операции в программу «1С» (2100 чеков в месяц). — Оформляла первичные документы: акты, договоры (подпись и проставление печатей) — более 300 в день. — Организовала системное хранение и архивирование первичной документации в бумажном и электронном виде (от 150 до 200 документов в день). — Отправляла курьерской службой первичную бухгалтерскую документацию (с проверкой отправляемых документов на правильность оформления, карточки клиента — на правильность оформления), около 250 документов ежедневно. — Готовила документы к отправке, оформляла накладные, вызывала курьера — около 120 отправлений в месяц. — Регистрировала входящую корреспонденцию — более 200 писем ежедневно. — Совершала исходящие звонки клиентам для уточнения контактной информации (более 30 звонков в день), вносила информацию в карточку клиента. — Организовала работу с почтовым отделением для обеспечения бесперебойной отправки документов. — Контролировала наличие расходных материалов (конвертов, марок). — Готовила ежемесячный отчет по наличию расходных материалов.

Каких знаний и навыков ждет от делопроизводителя работодатель? Проверьте, все ли вы указали в своем резюме, используя наш пример: — Грамотная устная и письменная речь. — Отличное знание офисных программ Word, Excel, «1С». — Организаторские способности. — Навыки приема входящих звонков, регистрации документов. — Опыт работы с большим объемом документов — 150 ежедневно. — Опыт работы в системе электронного документооборота, знание ЕМИАС. — Знание ГОСТов и стандартов делопроизводства, составления документов. — Умение из большого объема информации выделять главное.

Создание шаблона документа

• В панели инструментов справочника Рубрики и шаблоны документов нажмите на кнопку Добавить и выберите один из пунктов:
  текстовый шаблон. Применяется для создания текстового файла следующего типа: *.rtf, *.doc, *.docx
• табличный шаблон. Применяется для создания табличного файла следующего типа: *.xls, *.xlsx