Об утверждении форм регистрационных журналов и книг учета

Нужно ли знакомить сотрудников с положением о премировании

По закону, организация обязана познакомить работника с локальным нормативным актом, если он затрагивает его трудовую деятельность.
Обычно это необходимо делать при приеме нового работника в организацию, еще до подписания с ним трудового контракта. Если в документ вносятся изменения, после этого всех работников компании также нужно ознакомить с новой версией.

Зафиксировать факт ознакомления можно одним из следующих способов:

• Проставлением подписи в самом нормативном акте;
• Ведением ознакомительного листа для каждого акта либо одного общего;
• Ведением ознакомительного журнала, листы которого нужно пронумеровать и прошить.

Внимание! Жестких сроков, в течение которых необходимо ознакомить сотрудников с измененным локальным актом нет. В случае Положения о премировании это целесообразно сделать до того момента, как будет происходить начисление премий за отработанный месяц.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

• полное и краткое наименование организации;
• название документа;
• регистрационный номер;
• дату издания;
• заголовок;
• текст;
• подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

Другие публикации: Заявление на шумных соседей в ночное время

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

О положении

Создание положения о премировании на предприятии выполняют специалисты. Целью этого документа является стимулирование работников на стремление к большим показателям труда.

Этот акт может составляться параллельно с Положением об оплате труда. Поэтому можно ввести их в действие единым приказом.

Распоряжение после подписания регистрируется в журнале учета приказов. В качестве приложения к нему обычно идет само положение. Поэтому, при утверждении на обложке документа указываются реквизиты приказа, которым он был введен в действие.

Вам будет интересно:

Справка 182н: для чего нужна, образец заполнения и бланк 2019 года

Если в процессе осуществления деятельности появляется необходимость внести в действующее положение изменения, запрос на это подается в качестве служебной записки к руководителю. Новая редакция документа вводится в действие новым приказом.

См. пример листа ознакомления с локальными нормативными актами.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
2. Подготовка текста.
3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
4. Утверждение.
5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

• о приеме сотрудника на работу;
• увольнении сотрудника;
• переводе сотрудника на другую должность;
• совмещении сотрудника;
• совместительстве сотрудника;
• заработной плате;
• командировке;
• отпуске, декрете;
• награждении;
• изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

• Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
• Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
• Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Другие публикации: Средняя пенсия по мурманской области в 2019 году

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

• наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
• наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
• наличие заголовка документа;
• наличие текста приказа;
• наличие подписи руководителя работодателя;
• наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Обновлены формы первичных учетных документов и регистров учета

С 19 июня 2020 года действует приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…» (далее – приказ № 52н). В связи с этим ранее действовавший приказ от 15 декабря 2010 г.
№ 173н утратил силу. Положения нового документа учреждениям необходимо применять при формировании учетной политики начиная с 2015 г. Однако исправлять ранее оформленную «первичку» и регистры не нужно. Разберемся, какие изменения внесло финансовое ведомство.

Что содержит приказ 52н

Новый документ утвердил:

• перечень унифицированных форм первичных учетных документов (приложение № 1);
• формы первичных учетных документов (приложение № 2);
• перечень регистров бухгалтерского учета (приложение № 3);
• формы регистров бухгалтерского учета (приложение № 4);
• методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета (приложение № 5).

Для кого утвержден приказ 52н

Применять обновленные формы первичных учетных документов и бухгалтерских регистров, а также руководствоваться новыми методическими указаниями по их применению и заполнению должны учреждения государственного сектора. Действие приказа 52н также распространено на:

• государственные (муниципальные) унитарные предприятия при ведении бюджетного учета (п. 7 приказа № 52н);
• государственную корпорацию по атомной энергии «Росатом» (при ведении бюджетного учета) (п. 8 приказа № 52н).

При этом чиновники уточнили, что переходить на использование новых форм и регистров учреждения должны с учетом своей организационно-технической готовности. Основание – письмо Минфина от 10 июня 2020 г. № 02-07-07/33768. Поскольку утверждение таких документов является существенным изменением правил нормативного регулирования бухгалтерского учета.

Следовательно, государственные и муниципальные учреждения вправе внести коррективы в свою учетную политику и в дальнейшем руководствоваться уже новыми положениями. А для этого необходимо проведение ряда мероприятий по применению новых требований – обеспечение учреждений формами новых бланков и обучение персонала работой с ними (при необходимости).

Первичные учетные документы

Рассмотрим, какие изменения коснулись форм первичных учетных по классам ОКУД.

Класс 03 ОКУД

Количество документов этого класса сократилось.

Это обусловлено расширением перечня «первички», относящихся к классу 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД путем отнесения к нему документов ранее входящих в класс 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД. Теперь учреждения госсектора должны применять лишь следующие формы:

• форму 0310001 – приходный кассовый ордер;
• форму 0310002- расходный кассовый ордер;
• форму 0310003 – журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• форму 0310005 – книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (новый документ).

Отметим, что правила, которыми нужно руководствоваться при ведении кассовых документов регулирует Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Класс 04 ОКУД

Что касается форм первичных учетных документов класса 04 ОКУД, то к используемым ранее добавлена новая форма 0401071 (Инкассовое поручение). Таким образом, в этом классе теперь три документа. Помимо указанного, это:

• платежное поручение (ф. 0401060);
• объявление на взнос наличными (ф. 0402001).

Класс 05 ОКУД

Некоторые формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД объединены. В связи с этим теперь применяются:

• форма 0504101 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (объединила три ранее применяемые формы – 0306030 (акт о приеме-передаче здания (сооружения)), 0306031 (акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)), 0306001 (акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений));
• форма 0504104 – акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)) (объединила две ранее применяемые формы – 0306003 (акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)) и 0306033 (акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств))).

У других форм «первички» поменялся только код или название либо и то и другое. Для наглядности представим названия и коды новых и старых форм в таблице.

Приказ № 52н Приказ № 173н

Обратите внимание: раньше авансовый отчет относился к регистрам бухгалтерского учета. В перечне документов класса 05 приказа № 52н отсутствуют:

• форма 0531728 (акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса);
• форма 0531811 (справка о финансировании и кассовых выплатах).

Зато такие документы как карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) и приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) наоборот добавлены.

Так утверждение формы 0504206 связано с введением забалансового счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (приказ Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н).

На этом счете отражаются материальные запасы, имеющие нормативный срок эксплуатации (носки), выданные в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей. К таким запасам относятся, специальная одежда или обувь, форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь, а также спортивная одежда и обувь и др.

А вот следующие формы (их коды и названия) остались прежними:

• акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
• акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144);
• меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
• ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
• ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
• акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
• расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);
• платежная ведомость (ф. 05044403);
• карточка-справка (ф. 0504417);
• записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425);
• ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501);
• квитанция (ф. 0504510);
• кассовая книга (ф. 0504514);
• табель учета посещаемости детей (ф. 0504608);
• извещение (0504805);
• акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816);
• уведомление по расчетам между бюджетами (ф. 0504817);
• уведомление о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнованиях) (ф. 0504822);
• акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Регистры бухучета

Перечень ранее используемых регистров бухгалтерского учета скорректирован не сильно. В него не вошли:

• сводный реестр поступлений и выбытий – форма 0531455;
• ведомость учета невыясненных поступлений – форма 0531456.

Также изменено наименование формы 0504031. Ранее она называлась инвентарная карточка учета основных средств, а сейчас – инвентарная карточка учета нефинансовых активов.

Какие изменения внесены в указания по заполнению форм «первички» и регистров бухучета

В методические указания по применению первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета внесены коррективы. Вот некоторые из них.

1. Учреждения вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Цель – обеспечение полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих. При этом условие о сохранности обязательных реквизитов и показателей, предусмотренных формами документов, должно быть соблюдено.
2. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в электронной форме, необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью. А вот на бумажном носителе они могут вестись в следующих случаях:

• если у учреждения отсутствует возможность формирования документов и их хранения в электронной форме;
• если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3696-red-obnovleny-formy-pervichnyh-uchetnyh-dokumentov-i-registrov-ucheta