Приказ об утверждении форм первичной учетной документации

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Способы организации первичного учета кадров

В результате при осуществлении учета кадров организации могут:

1. либо вести учет с помощью унифицированных форм, что существенно облегчает процесс его ведения, особенно в небольших организациях, зачастую не имеющих кадрового специалиста;
2. либо разработать собственные формы первичной учетной документации, что представляет собой достаточно сложный и трудоемкий процесс;
3. либо модифицировать унифицированные формы с учетом конкретных потребностей и особенностей деятельности, что позволяет достичь максимального результата при экономии ресурсов.

Готовые работы на аналогичную тему

• Курсовая работа Первичный учет кадров 440 руб.
• Реферат Первичный учет кадров 280 руб.
• Контрольная работа Первичный учет кадров 200 руб.

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту Узнать стоимость

Выбор каждого из перечисленных способов требует определенных действий.

В первом случае применение унифицированных форм первичных учетных кадровых документов следует закрепить отдельным приказом руководителя, если в общем виде применение унифицированных учетных форм не предусмотрено в учетной политике организации.

Второй случай является наиболее трудоемким и требует особого внимания.

Замечание 2

Состав первичной документации по учету кадров не меняется, даже при условии отказа от унифицированных форм, изменения могут касаться только содержания документов.

Отсутствие тех или иных документов по первичному учету кадров может привести к административной ответственности или к налоговым спорам, когда те или иные расходы будут не приняты к учету по причине ненадлежащего документального оформления.

При разработке собственных форм первичной документации по учету кадров необходимо строго соблюдать требование Федерального закона «О бухгалтерском учете» в части наличия обязательных реквизитов (наименования, даты составления, наименование организации, характеристика содержания факта хозяйственной деятельности, его натуральный или денежный измеритель, наименование должностей и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Лень читать?

Задай вопрос специалистам и получи ответ уже через 15 минут!

Задать вопрос

Отсутствие обязательных реквизитов может стать основанием для признания кадрового учета не отвечающим требованиям законодательства, что опять же способно повлечь административную ответственность.

В третьем случае модифицированные формы первичной документации по учету кадров также следует закрепить приказом руководителя, даже при условии внесения незначительных изменений.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

• Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

• Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/[email protected])..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?» или в материале «Расходы на перевозку подтверждает лишь один документ».

Приказ министерства финансов рк об утверждении форм первичных учетных документов

Самой существенной из них является отсутствие обязательных реквизитов документов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ГОСТ Р 6.30-2003)2.

Совет

Не забудьте включить в форму каждого первичного учетного документа обязательные реквизиты: наименование, дату издания, название организации, описание события, величину и единицы измерения события, должность и подпись с расшифровкой лица, издавшего документ, иначе документ не будет иметь юридической силы (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)

Удаляем из унифицированных форм заведомо лишние графы

Если вы разрабатываете формы первичных учетных документов на основе форм Госкомстата России, то прежде всего удалите из них лишние графы и строки.

В первичных учетных документах лучше использовать название «приказ», а не «приказ (распоряжение)». Из формы приказа исключите коды по ОКУД и ОКПО. В правом верхнем углу формы сделайте ссылку на приказ об утверждении первичных учетных документов руководителя организации (образец ниже).

Эксперт делится важной информацией о приказе о создании бригады в материале по ссылке.

Как оформить приказ об утверждении форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

Когда в отделе кадров определились с тем, какие формы применять и составили их образцы, начинается разработка проекта приказа об их утверждении.

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

• кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• кассовых операций;
• торговых операций;
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• результатов инвентаризации;
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

См. .

• личная карточка работника;

См. «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

• штатное расписание;

См. «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

См. .

• график отпусков;

См. «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• приказ об увольнении и др.

См. «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

1. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:

• табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;

См. «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец» и «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

См. «Унифицированная форма № Т-49 — бланк и образец», «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» и .

• лицевой счет и др.

См. «Унифицированная форма № Т-54 — лицевой счет».

ГЛАВБУХ-ИНФО

Движение работников организации может включать в себя следующие основные этапы: прием на работу, перевод на другую работу, нахождение в отпуске, нахождение в командировке, увольнение работника.

Документальное оформление всех этапов движения работников организации производится в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

№ формы

Наименование формы
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Т-1 а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т-2	Личная карточка работника
Т-3	Штатное расписание
Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
Т-7	График отпусков
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работником (увольнении)
Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работниками (увольнении)
Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-10	Командировочное удостоверение
Т-10а	Служебное задание дня направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Как правило, всё указанные выше формы составляются работниками кадровой службы. Один экземпляр всех документов по учету кадров должен поступать в бухгалтерию органи­зации. На основании получаемых документов бухгалтерия производит различные расчеты: по оплате труда работников, по оплате отпусков и т. д.

Прием работников в организацию осуществляется, как правило, в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом применяется унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание».

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, све­дения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № 9 Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1 а) применяются для оформления и учета лиц, вновь принимаемых на работу по трудовому договору (контрак­ту). Эти формы составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

При оформлении данных форм указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия) работника, испытательный срок (если работ­нику устанавливается испытание при приеме на работу).

Кроме того, указываются условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения времен­но отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют принимаемым работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным до­говором.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работ­ника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

С 1 января 2004 г. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 введены новые формы трудовых книжек и вкладышей к ним, а также установлен порядок ведения и хранения трудовых книжек. При этом имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца остаются действительными и обмену не подлежат.

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и может применяться при дальнейшем заполнении трудовых книжек старого образца.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налого­вом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на осно­вании записей в трудовой книжке и/или иных подтверждающих соответствующий стаж до­кументов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответст­вующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Для учета научных и научно-педагогических работников научными, научно-исследова­тельскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениям и организация­ми, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии, помимо личной карточки заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Данная форма заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Во время работы в организации работник или работники могут быть переведены на другую работу, например из одного структурного подразделения в другое.

Перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и/или структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

В соответствии со ст. 72 ТК РФ перевод на другую постоянную работу в той же органи­зации по инициативе работодателя допускается с письменного согласия работника.

По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть вре­менно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года.

В случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, до вы­хода этого работника на работу.

Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

В случае производственной необходимости работодатель имеет право переводить работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации.

Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, аварии или стихийного бедствия; для предотвращения несчастных случаев, простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), унич­тожения или порчи имущества.

При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

При таких переводах оплата труда работника производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

Во всех случаях работник не может быть переведен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Для документального оформления перевода работников на другую работу в организа­ции используется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).

Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем ор­ганизации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (форма № 2 Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а) и вносится запись в трудовую книжку.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с за­конодательством, коллективными договорами, локальными нормативными актами органи­зации и трудовыми договорами применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).

Эти приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляют­ся работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а) и произво­дится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Отпуска предоставляются работникам, как правило, в соответствии с утвержденным графиком отпусков.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № 8 Т-7 «График отпусков».

При составлении графика отпусков Должны учитываться действующее законодательст­во, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков визируется руководителями кадровой службы и структурных подраз­делений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утвер­ждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Для оформления и учета увольнения работников применяется приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № 9 Т-8) или приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № 9 Т-8а).

Данные формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под распис­ку. На основании этих приказов делаются записи в личных карточках (форма № Т-2), лице­вых счетах (формы № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работ­ником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового дого­вора с работником (увольнении)».

Для оформления и учета направления работников в командировки применяются приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № 9 Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

Эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого работника, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него), является командировочное удостоверение (форма № Т-10).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (формы № Т-9, № Т-9а).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведен­ные расходы.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № 9 Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной за пе­риод командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Авансовый отчет должен составляться по унифицированной форме № 9 АО-1.

Данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (в том числе на командировки), и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подот­четным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установлен­ным порядком и действующим законодательством РФ.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Для оформления и учета поощрений работникам за успехи в работе применяются приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) или приказ (распоряже­ние) о поощрении работников (форма № 8 Т-11а).

Указанные формы составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляются работникам под распис­ку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

< Предыдущая

Следующая >

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

• приходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-1 — приходный кассовый ордер».

• расходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

• кассовая книга и т. п.

См. «Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга»

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.

Приказ министра финансов рк об утверждении форм первичных учетных документов

Но лучшие практики показывают, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности, которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют 5-летний срок хранения (Пример 3).

При подготовке проекта приказа в его тексте необходимо предусмотреть:

• когда вводятся в действие утвержденные формы: сразу или ИТ-подразделению потребуется время для настройки этих форм в информационной системе;
• на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм (не только первичных учетных документов, но и всех унифицированных форм);
• идентификацию утвержденных форм, например, при помощи индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, или при помощи кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает самостоятельно.

Пример 3

Приказ об утверждении применяемых в организации форм первичных учетных документов

В Примере 3 обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов

, за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства.

Итоги

У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).

Источники: закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.