Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и др.служащих — заведующий канцелярией

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Должностная инструкция заведующей канцелярией

г. Москва «01» июля 2007 г. Рег. N ____

[Наименование должности] [Наименование организации]

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

1.2. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Заведующий канцелярией относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.5. Заведующий канцелярией должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с документацией;

— Единую государственную систему делопроизводства;

— порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организационную структуру Общества;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

— основы организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

— указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Заведующий канцелярией обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Организует работу канцелярии.

2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

Это важно знать: Должностные обязанности инспектора ДПС

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

2.10. Руководит работниками канцелярии.

2.11. В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

Заведующий канцелярией имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего канцелярией, подчиненных ему служб и подразделений.

3.2. От имени организации осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящей в его компетенцию.

3.3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями, учреждениями.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы заведующего канцелярией осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы заведующего канцелярией является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.1. Режим работы заведующего канцелярией определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Заведующий канцелярией

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии предприятия.

Должностная инструкция заведующего канцелярией, Инструкцией по делопроизводству и работе архива, Правила внутреннего трудового распорядка. 4.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Это важно знать: Должностные обязанности главы КФХ

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего, образец 2020 года.

Должностная инструкция заведующего должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего, права заведующего, ответственность заведующего канцелярией. 2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

I. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
4. Заведующий канцелярией должен знать: 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
5. 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
6. 4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
7. 4.4. Структуру организации.
8. 4.5. Организацию делопроизводства в организации.
9. 4.6. Схемы документооборота.
10. 4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
11. 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
12. 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
13. 4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
14. 4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
15. 4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
16. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
17. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Охрана Труда

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии предприятия, Должностная инструкция заведующего канцелярией, Инструкцией по делопроизводству и работе архива, Правила внутреннего трудового распорядка.

4.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
8. Взаимодействовать: 8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.
9. 8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
10. 8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
11. 8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.