1 июля 2020 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [1](далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт (ЛНА) по оформлению документов.В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.
Инструкция по делопроизводству – ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации (исключение – государственные организации), но его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем.
ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:
• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] (далее – МР для ФОИВ);
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации[3]. Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.
Виды и количество инструкций на производстве
Вообще то общепринятого определения термина Производственная инструкция не существует. Каждый определяет его в меру своей испорченности или осведомленности.
Скорее это собирательный образ.
Вот и я пришёл к мнению что каждый инженер или другое высокопоставленное лицо из ОТ и ПБ сам придумывает правила ведения документации. У нас есть в принципе стандарт ПБ ОТ и ОС но в нём так же корректно ни определено по конкретному содержанию и количеству инструкций. Есть как бы перечень рекомендуемых журналов ОТ по подразделениям. Так же существует тоже рекомендуемый список касающийся технической документации — в нём тоже ничего конкретного. Исходя из всего этого почему то ОТ считает что от количества рекомендуемых должно быть как минимум в два раза больше инструкций и журналов :80: . Я согласен что надо ВСЁ прописать, ознакомить под роспись :shok: . Дабы потом можно было сказать а мы же Вас предупреждали… про это рассказывали …. а Вы :fool: — и с нас ответственность снята ==ЕРУНДА ПОЛНАЯ== Такое количество информации человек просто не в состоянии «впитать» не реально!
Я думаю разумно инструкции должны быть краткими — обобщёнными и касающимися только узкой конкретной деятельности рабочего. Мастера, механики должны проводить повторные — краткие инструктажи непосредственно по виду ежедневной деятельности и основным обязанностям своего личного состава бригады или службы. А вот всевозможные занятия, собрания — час безопасности, беседы по урокам извлечённых из происшествий, дополнительному обучению по ГО и ЧС и всему что косвенно касается рабочих и для полного соответствия они должны быть ознакомлены — заниматься должны специалисты ОТ и ПБ.
Мы уже делали по указанию ОТ список инструкций, сами инструкции, указывали пункты инструкций при проведении инструктажей (на вид так грамотно!!!)……………. Приехал «ревизор» и спрашивает у ст.мастера: У Вас сколько человек в подразделении???… сколько времени уходит чтоб каждому провести инструктаж??? === и когда же Вы занимаетесь производством???……!!! :unknw: ………. Меняеться власть новые списки по другому инструктажи записываем опять куча бумаги…. ПРиезжает «Старший ревизор» = опять всё меняется — вот это надо исключить……, сюда добавить…….., это ввести….. а вот это вывести……. Бррррррррррррррррррррррррррррр! Получается бесконечность!
За указание на ОСТ 64-02-003-2002 спасибо! но он же по утверждению технологических регламентов производства лекарственных средств и их полупродуктов… а Мы как бы больше к машиностроительной и нефтяной промышленности. Если сослаться на него могут сказать что это не про нас……………… Может быть что то есть (из ОСТ- ов) по конкретней!?
Изменено 15.06.2013 19:50 пользователем Анатолий Д.
РАЗДЕЛЫ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.
Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):
1. Общие положения.
2. Термины и определения.
3. Требования к оформлению документов.
4. Организация работы с документами.
5. Особенности работы с электронными документами.
6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.
7. Оформление и отправка исходящих документов.
8. Организация выполнения документов и поручений.
9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.
Приведем основные рекомендации к содержанию разделов в соответствии с МР для ФОИВ (Таблица).
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.
Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами.
Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами.
Нормативно-методическая база
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.
Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются: законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов.
В соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» требование разрабатывать инструкции по делопроизводству должно соблюдаться исполнительными органами в субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, т.к. требование издавать инструкции по делопроизводству для них необязательно.
Однако на сегодняшний день не отменена, принятая в 1988 году Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая регламентирует вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Согласно п.1.9 ГСДОУ единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли.
Уполномоченные органы вправе осуществлять контроль (надзор) за деятельностью юридических лиц, включая организацию делопроизводства. Общий порядок осуществления контроля регламентируется ФЗ от 26.12.2008 № 294 и нормативно-правовыми актами соответствующих уполномоченных органов. Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное архивное агентство (его территориальный орган). Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства.
Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание в необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность по документационному обеспечению управления будет организована на современном уровне, что выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с документами.
Кто должен разрабатывать инструкцию?
Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. Пример оформления приказа о введении инструкции по делопроизводству приведен в Приложении 2.
И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. После утверждения она рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Инструкции по делопроизводству должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.
Требования к составлению инструкции по делопроизводству
При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования». Также могут быть использованы «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Хотя они является обязательными только для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не менее, структура и отдельные общие положения могут быть использованы при подготовке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности.
Структура инструкции по делопроизводству
Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают:
сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.); ответственность за ее несоблюдение; подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях; нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются: виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности; общие правила подготовки и оформления документов; правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.
В разделе «Регистрация документов» устанавливается: порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; сроки, формы и методы регистрации; правила индексации документов.
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются: категории документов, подлежащих обязательному контролю; порядок их постановки на контроль; технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.); обязанности исполнителей; типовые сроки исполнения; порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов; порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит: правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы); устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов; правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел; порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают: порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения); правила подготовки дел к хранению; требования к описанию и оформлению дел; порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Формуляр-образец инструкции по делопроизводству
Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства показал, что на сегодняшний день отсутствует формуляр-образец инструкции по делопроизводству с отображением полного набора реквизитов. В связи с этим нами была разработана модель формуляра-образца Инструкции по делопроизводству с необходимым набором реквизитов (см. Приложение 1). В разработанный нами формуляр-образец включен полный набор необходимых реквизитов, чем то представлено в научных источниках.
Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия. Многие организации для оформления локальных нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления.
Проанализируем инструкцию по делопроизводству открытого акционерного общества «Магнитогорский металлургический комбинат» (далее ОАО «ММК») с точки зрения ее соответствия основным требованиям и выявим, какие достоинства и недостатки имеются в ее оформлении. ОАО «ММК» не относится к органам власти и поэтому разрабатывает свою нормативно-методическую базу самостоятельно, в том числе инструкцию по делопроизводству. Для комплексного анализа была взята инструкция по делопроизводству ОАО «ММК» И АО 3-01-2011, Редакция №12. Анализ будем производить на основе формуляра-образца, разработанного нами на материале нормативно-методического обеспечения федеральных органов исполнительной власти и практики предприятий данной организационно-правовой формы.
По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документациианализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, т.к. инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или Советом директоров).
Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Инструкция по делопроизводству не имеет кода формы документа в ОКУД, следовательно, не входит в унифицированные системы документации. Анализируемый документ не имеет строгой унификации.
ГОСТ Р 6.30-2003 не включает такой реквизит, как виза ознакомления. Данный реквизит необходимо включить в формуляр Инструкции по делопроизводству, так как с документом должны быть ознакомлены все сотрудники, работающие с документами. [2]
Анализируемая инструкция по делопроизводству оформлена на чистом листе бумаги с оформлением титульного листа. Инструкция по делопроизводству относится к документам сложной структуры, оформление которых отличается от других организационно-распорядительных документов, поэтому наличие титульного листа оправдано. Инструкция имеет все необходимые реквизиты для идентификации документа, однако не достает реквизитов идентифицирующих автора документа. Документ оформлен с продольным расположением реквизитов.
Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям. Инструкция по делопроизводству оформлена на бланке документов стандартного формата А4 (210 х 297 (мм)), что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003: 20 мм — левое;10 мм — правое;20 мм — верхнее;20 мм — нижнее.
Композиционно в оформлении данной инструкции по делопроизводству присутствуют все части:
Титульный лист; Содержание; Область применения; Нормативные ссылки; Перечень сокращений;
Основной текст (в составе текста выделяются разделы «Общие требования» и разделы, раскрывающие основное содержание текста, с №5 по №10);
Приложения.
На титульном листе должны присутствовать реквизиты общего бланка документа, наименование ЛНА, гриф утверждения, год издания. В анализируемой инструкции на титульном листе отсутствуют реквизиты эмблема организации, наименование организации, гриф утверждения, место составления или издания документа. [14]
Отредактированный титульный лист к инструкции представлен в Приложении 3.
С количественной точки зрения документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствие места составления, визы ознакомления ослабевает юридическую и управленческую функции документа. Наличие реквизитов отметки об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа не обязательно, т.к. инструкция действует до замены новой.
Соответствие или несоответствие оформление реквизитов требованиям формуляра-образца
Реквизит 10 — Наименование вида документа – верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, рисунок Б. Наименование ЛНА включает название вида документа (Инструкция), заголовок, раскрывающий содержание документа, составляющий одно целое с наименованием документа. Наименованием выполняет поисковую функцию документа.
Реквизит 11 – Дата документа – в анализируемой инструкции оформлена после заголовка в аббревиатуре цифровым способом: число месяца – одной цифрой вместо двух, как прописано в ГОСТе, месяц – двумя цифрами, год- четырьмя арабскими цифрами. Реквизит оформлен не в соответствии с требованиями ГОСТа к его расположению на бланке. Датой инструкции по делопроизводству является дата утверждения документа. Оформление даты в анализируемом документе затрудняет понимание даты вступления документа в юридическую силу. Прописанная дата является датой разработки или это дата утверждения. Исходя из того, что дата прописана вместе с аббревиатурой И АО, которая скорее всего обозначает «инструкция административного отдела», то дата должна соответствовать дню вступления инструкции в административную силу. В целом оформление даты на титульном листе допустимо в соответствии с принятым оформлением в организации.
Реквизит 18 – заголовок к тексту –грамматически верно сочетается с наименованием вида документа Инструкция. Начинается с предлога «по», т.к. в практике делопроизводства закреплено данное сочетание, кратко отражает содержание текста. Заголовок оформлен верно с прописной буквы, полужирным шрифтом без кавычек и точки в конце. Выполняет поисковую функцию и отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ.
Реквизит 20 – текст документа – оформлен на государственном языке РФ. Текст анализируемой инструкции оформлен в виде связного текста, разделен на пункты, подпункты. Текст полностью отвечает требованиям нейтрального тона изложения.
В состав реквизита 22«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа); расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Отсутствует личная подпись, что свидетельствует о том, что перед нами проект документа.
Реквизит 23 — гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ расшифровки подписи (инициалов, фамилии). Отсутствие собственноручной подписи и даты согласования свидетельствует, что документа является проектом.
Реквизит 12 – регистрационный номер –включает обязательный элемент — порядковый номер – 12, который должен соответствовать записи в журнале регистрации организационно-правовых издаваемых документов. Реквизит оформлен в правом поле чуть ниже середины листа. Данный реквизит содержит слово «Редакция», которое имеет дополнительное расширительное значение. Отступление от требований к месторасположению регистрационного номера не влияет существенно на выполняемые анализируемым реквизитом функции, обеспечивает документу поисковую и юридическую силу.
В практике делопроизводства выработалось такое правило: если документ утверждается приказом, то его датой и номером являются дата и номер приказ (в соответствии с Положением от12.02.2010 № 123).
Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, т. е. проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения, то такие ЛНА регистрируются отдельно и им было принято указывать только дату их регистрации (в соответствии с Положением 12.02.2010)
Понятно, что такой подход неудобен для систематизации ЛНА, их учета, формирования единого информационного ресурса ЛНА. Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документов, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер.
В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА.[14]
В анализируемой инструкции отсутствует отметка об исполнителе, которую заменяет реквизит Разработчик. Реквизит РАЗРАБОТЧИК не предусмотрен требованиями стандарта, однако информация о разработчике локального нормативного акта помогает быстро установить ответственного за разработку инструкции..По мнению Янковой В.Ф., заведующей отдела документационного обеспечения управления ВНИИДАД, кроме сведений о лицах, участвующих в процедуре согласования документа, в лист согласования включается информация о разработчике (ответственном исполнителе) ЛНА. [14] Поэтому наличие в анализируемой инструкции данного реквизита оправдано
Согласование для данной инструкции следует оформить на отдельном листе. В анализируемом документе спутаны гриф согласования и виза согласования, которые оформлены ниже подписи. Такое оформление ослабляет управленческую функцию документа.
Отсутствует реквизит 30 — Идентификатор электронной документа. Это может затруднить поиск документа в электронном каталоге документов организации.
В анализируемую инструкцию мы включили реквизит виза ознакомления. В организации может быть заведен журнал ознакомления с Инструкцией, либо оформляется лист ознакомления.
По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) Тексту инструкции обеспечен нейтральный тон изложения. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, либо в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы делопроизводителю структурного подразделения». Или «Делопроизводители структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».
Требования точности, лаконичности, ясности, информативности, управленческой целесообразности соблюдены.
Анализируемая инструкция по делопроизводству является проектом документа, так как отсутствуют собственноручные подписи разработчика, и.о.начальника административного отдела и согласующих.
Анализ конкретной инструкции по делопроизводству демонстрирует важную роль формуляра-образца при составлении и оформлении инструкции по делопроизводству на предприятии. Разработанный нами формуляр-образец может быть использован для разработки инструкции по делопроизводству любой организационно-правовой формы, что актуально для предприятий, которые не входят в органы исполнительной власти.
ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ
Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.
Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.
Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.
АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ
Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).
Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.
Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.
Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.
Виды инструкций
На опасных производствах руководство к действию способно защитить здоровье и жизнь сотрудников. Разработанные инструкции по охране труда относятся к эксплуатации агрегатов, механизмов и другого промышленного оборудования.
Создаются инструкции по безопасности и охране труда для отраслей отдельно. Опираться при этом важно на особенности производства. Когда речь идет о строительстве, то в руководство включены нормы или требования, связанные со строительными объектами, применением механизмов на стройке. Для отрасли, занимающейся перевозками грузов, включают вопросы относительно автотранспорта и транспортировки горючих веществ.
Создаются не только отраслевые нормативные акты, которые касаются конкретных предприятий. Руководство к действию может быть и местным, разработанным для отдельных цехов. В нем учитываются определенные условия работы, климатические условия и прочие. В целом, можно сказать, что делятся инструкции по конкретным видам работ или должностям.
По должностям и категориям
Содержат приемы для определенных категорий сотрудников на предприятии. Отдельно пишется документ для слесаря или водителя. Он вписывается в алгоритм работы, выполняемой определенным сотрудником. Предназначается такая инструкция по охране труда для всех работников предприятия, которые занимают подобную должность.
Для одинаковых должностей может быть разработано свое руководство. Все определяется в должностной инструкции по охране труда. Один электромонтер может быть занят работами разъездного характера, а другой — наладкой сетей на предприятии. Алгоритм работы будет разным, и требуется несколько инструкций.
По видам работ
Иногда связана инструкция с определенными видами работ, либо с использованием в работе конкретных приспособлений. В нем отражена работа:
- на ПК;
- по осуществлению уборки цеха;
- с лестницей или стремянкой;
- на станке различного типа;
- связанная с покосом травы.
Инструкциями подобного рода могут всегда воспользоваться работники, имеющие допуск к конкретным работам. Например, уборщица протирает высокие стеллажи. Кроме инструкции по уборке, ей потребуется нормативный акт для применения стремянки. Для одного работника может составляться много инструкций.
КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.
Создаем навигацию
Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.
Добавляем гиперссылки
Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно – тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.
Вводим полнотекстовый поиск
Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.
«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:
• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;
• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;
• интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.
Составление и содержание инструкции по охране труда
Инструкция включает в себя определенные разделы:
- Требования, необходимые до начала работы;
- Общие требования;
- Меры, принимаемые во время трудовой деятельности;
- Поведение при авариях;
- Требования, предъявляемые после окончания трудовой деятельности.
Любая инструкция по охране труда имеет свой номер и название. Она утверждается работодателем и обсуждается с профсоюзом. Подписывается документ начальником отдела и согласуется с главными специалистами предприятия.
В документе указываются основные требования по выполнению всевозможных рабочих процессов и использованию оборудования, приемы, методы, последовательность выполнения некоторых процессов. Обычно нормативный акт пишется доступным и конкретным языком, в него не включают требования, которые не относятся к вопросу, и слова, способные усиливать значение, такие как «строго» или «категорически».
Общие требования охраны труда
Эти требования всегда содержат некоторые важные пункты, среди них:
- Условия, предусмотренные для допуска работников к деятельности. Сюда может входить пол или возраст, прохождение инструктажа, здоровье;
- Определение правил, составленных для распорядка внутри предприятия;
- Требования относительно норм труда и отдыха;
- Список вредных производственных факторов, влияющих на сотрудников;
- Список специальной одежды, средств защиты и обуви;
- Правила гигиены во время осуществления работ;
- Порядок, в котором происходит оповещение начальника и администрации о случившейся производственной травме.
Соблюдение всех перечисленных в пунктах требований поможет обеспечить охрану труда на должном уровне.
Перед началом работы
Каждый сотрудник должен знать, как правильно подготовить к работе свое рабочее место и средства индивидуальной защиты, которые тоже подготавливаются определенным образом.
Важно проверять исправность рабочего оборудования, всех инструментов, важных заграждений, устройств для блокировки, сигнализации. Проводится анализ работы устройств, осуществляющих заземление, систем освещения и т.п. Проверяются также материалы, являющиеся исходными, изготовленные полуфабрикаты продукции.
В некоторых случаях нужны инструкции по правильной передаче смены работнику, когда весь процесс осуществляется непрерывно и его нельзя останавливать.
Во время работы
Сотрудникам должны быть известны правила обращения с грузоподъемными механизмами, средствами защиты и установками, чтобы труд был безопасным.
Важно правильно обращаться с исходными материалами, заготовками, первичным сырьем. В документации отражены правила надлежащего и безопасного содержания рабочего места, а также меры по предупреждению разных непредвиденных ситуаций. Каждый сотрудник обязан знать, как применяются все средства защиты и когда их следует использовать.
В аварийных ситуациях
В этом обширном разделе описываются всевозможные чрезвычайные ситуации, причины их возникновения и способы ликвидации. Каждый работник осведомляется, как вести себя в той или иной ситуации, как избежать негативных последствий для своего здоровья и здоровья сослуживцев.
Нужно владеть информацией об оказании помощи пострадавшим или заболевшим. При любом внештатном случае лица знают, к кому им обращаться, кого оповещать. Им известны правила поведения.
По окончании работы
Подразумевается, что все приборы должны быть должным образом остановлены и отключены. Требуется производить их разборку, смазку. То же самое касается аппаратуры и сложных механизмов.
Важно соблюдать правила личной гигиены и убирать отходы производства. Обо всех сложностях руководство оповещается незамедлительно. Сотрудники делают это по установленным правилам.
