Оформляем приказ по новым правилам

Правовая основа

Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:

• Ф.И.О.;
• адрес регистрации и места проживания;
• серию и номер паспорта;
• номер свидетельства ИНН;
• СНИЛС;
• о количестве детей, датах их рождения;
• о семейном положении;
• о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.

Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:

• обработки личной информации сотрудников;
• хранения и пользования данными;
• передачи личных данных работников.

На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:

• какие сведения относятся к категории «персональных»;
• кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
• как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
• в каком порядке происходит обработка информации;
• где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
• на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
• как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
• порядок его утверждения и изменения.

Приложение может включать образцы заявлений работников:

• о согласии с обработкой своих личных данных;
• о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.

Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:

• специалистом по кадрам;
• юристом компании;
• помощником руководителя.

Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.

Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.

Содержание приказа

Приказ должен включать в себя следующие элементы:

1. Вводную часть, в которой будет указываться:
   наименование работодателя;
2. номер, название и дата приказа;
3. город места составления;
4. основания вынесения.
5. Основную часть, в которой прописываются:
   факт утверждения положения по личным данным работников;
6. срок, с которого положение вводится в действие;
7. должностное лицо, допущенное к работе с личной информацией;
8. степень полноты допуска должностных лиц к сведениям.
9. Заключительную часть, которая содержит:
   указание ответственного за выполнение приказа лица;
10. обязанность довести до сведения работников положения о персональных данных, взять их согласие в письменной форме на обработку сведений;
11. подпись руководителя или надлежащим образом уполномоченного заместителя;
12. дату ознакомления и подпись должностного лица, ответственного за выполнение распоряжения.

Только после утверждения Положения об обращении с данными работников оно вступает в силу и должно быть доведено до всеобщего сведения под роспись. Для действующих сотрудников подпись проставляется в журнале (реестре) ознакомления. Соответствующий пункт об ознакомлении для новых сотрудников включается в трудовой договор. В качестве отдельного документа целесообразно составить согласие на обработку личных данных, которое должно быть подписано всеми работниками.

АЛГОРИТМ ОЗНАКОМЛЕНИЯ РАБОТНИКА С ПРИКАЗОМ (РАСПОРЯЖЕНИЕМ)

Правовое регулирование

Нормативные документы, регулирующие рассматриваемую тему:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее — ТК);

• СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее — Методические указания по СТБ);

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству);

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее — УСОРД).

Различие между ознакомлением с приказом и согласием с ним

Законодательство различает ознакомление и получение согласия. Цель ознакомления с приказом — доведение до сведения лица (в данном случае — работника) определенного свершившегося юридического факта (прием на работу, изменение условий труда, увольнение и т. п.) в целях защиты его трудовых прав (право на обжалование, проверку правильности (правомерности) действий нанимателя и т. п.).

Дача согласия (отказ от дачи согласия) — действие работника, которое выражает его отношение к заключению, изменению условий или прекращению трудового договора, а также отдельных кадровых действий, без которого такие действия не могут осуществиться (и которое нередко предшествует ознакомлению с приказом).

Таким образом, проставление работником визы ознакомления на приказе не лишает работника права на обжалование такого приказа, то есть выражения своего несогласия с ним.

Последствия неознакомления с приказом

Наиболее четко последствия неознакомления работника с приказом (распоряжением) (в части возможности совершения определенного кадрового действия) урегулированы в отношении приказов (распоряжений) о дисциплинарном взыскании.

В остальных случаях последствия для совершаемого со стороны нанимателя действия явно не называются. В зависимости от ситуации это может дать повод для признания такого действия незаконным (например, при увольнении).

В любом случае для исполнителя (работника, на которого возложена обязанность по проведению ознакомления, объявления под подпись) — это основание для применение мер дисциплинарного взыскания за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей, повлекших нарушение прав работников.

Алгоритм ознакомления работника с приказом (распоряжением)

Шаг 1. При необходимости — отражение в инструкции по (кадровому) делопроизводству случаев, когда производится обязательное ознакомление работника с приказом (распоряжением)

Действующее законодательство не содержит перечня приказов (распоряжений), с которыми наниматель должен ознакомить работника под подпись, а также общей (то есть в отношении всех приказов) обязанности по такому ознакомлению.

Для сравнения, в отраслевых нормах могут быть закреплены правила по ознакомлению под подпись с определенной категорией приказов. Например, в п.44 Инструкции по делопроизводству в районных (городских) судах Республики Беларусь, утвержденной приказом Верховного Суда Республики Беларусь от 06.10.2014 № 81, закреплено, что приказы по личному составу

доводятся до сведения работников под подпись.

Законодательством определена обязанность по ознакомлению только с отдельными приказами.

Шаг 2. Определение лица, ответственного за ознакомление работника с приказом (распоряжением)

Действующее законодательство напрямую не определяет (должностное) лицо, которое обязано знакомить работников с приказами по основной деятельности и (или) по личному составу. Примечателен в данном случае п.6 Инструкции по делопроизводству, согласно которому права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

На практике наниматель самостоятельно определяет категории специалистов и других служащих, в обязанности которых входит ознакомление с приказами, и закрепляет эти обязанности в должностных инструкциях, а также в трудовых договорах (контрактах).

Как правило, обязанности по ознакомлению работников организации с приказами либо возлагаются на отдельное должностное лицо (например, на секретаря), отдельное структурное подразделение (например, канцелярию, отдел кадров), либо распределены между различными должностными лицами (структурными подразделениями). Например, если в организации все приказы регистрируются и формируются в дела в одном структурном подразделении (у одного должностного лица), то обязанности по ознакомлению работников организации со всеми приказами возлагают именно на это подразделение (лицо). В случае если приказы различных видов (разновидностей) регистрируются и (или) формируются в дела в разных структурных подразделениях (у различных должностных лиц), то обязанности по ознакомлению с приказами распределяют между этими подразделениями (должностными лицами).

При этом принято различать обязанности по ознакомлению работников с документами, которые, как правило, возлагаются на работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации (работников делопроизводственной службы, отдела кадров и др.), и обязанности исполнителя приказа (как в значении лица, подготовившего его проект, так и в значении лица, ответственного за его исполнение).

Фрагмент описания обязанности по ознакомлению с приказами в должностной инструкции (пример)

специалисту по кадрам

<…>

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2. Специалист по кадрам исполняет следующие обязанности:

<…>

2.10. Знакомит работников под подпись с приказами (распоряжениями) по личному составу;

<…>

Шаг 3. Определение категории работников, которых необходимо ознакомить под подпись с приказом, и срока такого ознакомления

1. Срок ознакомления работников с приказами установлен только для приказов о дисциплинарных взысканиях: с документом, содержащим мотивы взыскания, работник должен быть ознакомлен под подпись в пятидневный срок (часть пятая ст.199 ТК). В иных случаях в приказах принято указывать срок, в течение которого ответственному лицу следует ознакомить работников с приказом, поскольку несвоевременное ознакомление будет препятствием, например, для выполнения работником заданий, указанных в приказе.

В некоторых случаях срок ознакомления следует из характера приказа. К примеру, с приказом об увольнении работника знакомят под подпись не позднее даты увольнения (если это увольнение как мера дисциплинарного взыскания, то также с учетом требований части пятой ст.199 ТК).

2. Исходя из требований п.99 Инструкции по делопроизводству, перечень работников, которых необходимо ознакомить с приказом (распоряжением), указывается в приказе (распоряжении) следующим образом:

— если требуется ознакомить всех работников организации, то в приказ (распоряжение) обязательно включается пункт следующего содержания «Приказ довести до сведения всех работников»;

— если отдельных работников, — то перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с приказом (распоряжением), указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту приказа (распоряжения), либо оформляется на оборотной стороне последнего листа такого документа. При этом в Инструкции по делопроизводству указано, что в распорядительный документ (приказ, распоряжение) не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения …».

Шаг 4. Контроль за должным оформлением ознакомления работника с приказом (распоряжением)

Работник считается ознакомленным с приказом (распоряжением), если собственноручно проставил на нем соответствующую письменную отметку. Такая отметка должна отвечать СТБ 6.38-2004. Она оформляется одинаково независимо от вида документа и располагается под реквизитом «Подпись» или на отдельном листе (п.50 Методических указаний по СТБ).

При ознакомлении с документом указывается дата ознакомления, которая располагается под расшифровкой подписи (часть девятая п.50 Методических указаний по СТБ). Так, согласно Методическим указаниям по СТБ виза ознакомления может быть оформлена следующим образом:

В части десятой п.50 Методических указаний по СТБ уточнено, что при необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника. В данном случае это может быть оформлено так:

Визы ознакомления располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.

Если работник отсутствует на работе, принято высылать копию приказа почтой на домашний адрес заказным письмом с почтовым уведомлением о вручении и т. п.

Шаг 5. Актирование отказа работника от ознакомления с приказом (распоряжением)

Законодательство не обязывает работника знакомиться с приказом (распоряжение) под подпись. Однако для соблюдения требований законодательства по ознакомлению работников с приказом (распоряжением) наниматель обязан зафиксировать такой отказ.

Как правило, в такой ситуации составляется акт (при отказе работника от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании обязателен в силу требований части седьмой ст.199 ТК).

При составлении акта в качестве примера можно воспользоваться рекомендованной унифицированной формой акта об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания, приведенной в УСОРДе.

В акте целесообразно упомянуть, что приказ (распоряжение) был прочитан работнику, отметить реакцию работника на приказ (например, сообщил о нежелании подписывать, о несогласии с приказом, разорвал приказ и т. п.) и мотивы отказа от подписания. Датой акта должна быть дата отказа работника от ознакомления с приказом. Подпись работника в акте желательна, но на практике ее редко удается получить. Как правило, акт подписывают те работники, которые его составили, а также свидетели, которые присутствовали при составлении акта (точнее при принятии нанимателем мер по ознакомлению работника с приказом (распоряжением) и отказе работника от ознакомления с ним (проставления своей подписи)).

Количество экземпляров, в которых составляются акты об отказе от ознакомления работников с приказами, наниматель определяет самостоятельно.

Акт об отказе работника от ознакомления с приказом об увольнении (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»

АКТ

01.10.2015 № 23

г. Минск

Об отказе от ознакомления с приказом об увольнении за прогул без уважительных причин

Составлен начальником отдела кадров Е.И.Костюковой.

Сегодня, 01.10.2015, в 14:15 в кабинете начальника отдела кадров мною, начальником отдела кадров Е.И.Костюковой, в присутствии специалиста по кадрам С.В.Шарендо, начальника участка № 2 В.П.Петровича, было предложено слесарю-сантехнику участка № 2 П.С.Измайловичу ознакомиться с приказом от 01.10.2015 № 13-к об увольнении его за прогул без уважительных причин.

П.С.Измайлович отказался от ознакомления с приказом, устно заявив, что не считает увольнение обоснованным.

С настоящим актом ознакомиться П.С.Измайлович отказался.

17.12.2015

Владимир Самосейко, юрист

Ошибки

При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:

1. При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
   до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
2. до 5 тысяч рублей (для ИП).

Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей. При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор). При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.

3. В документе установлена обязанность представления сотрудником информации о состоянии здоровья, о религиозных или политических предпочтениях, что является незаконным. Исключение составляют случаи, когда получение таких данных:
   обусловлено требованиями законодательных актов (например, при поступлении на службу в органы полиции, прокуратуры и т.д.);
4. необходимо по запросу контролирующих органов (полиции, прокуратуры и т.д.);
5. производится с добровольного согласия работника, предоставленного в письменном виде.

Сроки хранения документов

В соответствии с ФЗ «О персональных данных» работодатель должен хранить все локальные акты об обращении с информацией в отношении работников в течение всего срока своей деятельности. Таким образом, наряду с Положением, в организациях постоянно должен храниться и приказ о его утверждении.

Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 №558 устанавливает, что сами сведения в отношении работников, в том числе личные дела, заявления, личные карточки, хранятся в течение 75 лет, в отношении руководителей – постоянно. Результаты обработки информации о среднем возрасте, об образовании, стаже сотрудников государственной службы хранятся постоянно.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.