Образец дефектной ведомости на ремонт автомобиля

Что это такое

Это документ по уточнению всех недочетов. Часто путают с дефектным актом, который также имеет установленный образец, оформляемый при обнаружении недостатков. Он вправе служить приложением, но не выступать в качестве основного договора.

Документ имеет сопроводительный характер для выявления и уточнения различных дефектов.

Сюда вносятся:

возможность устранения недостатков;
найденные повреждения в техническом средстве;
название, тип и материал.

Многие крупные компании имеют на балансе транспортные средства. И часто автотранспорт выходит из строя и нуждается в соответствующем ремонте. В зависимости от поломок и количества проведенных проверок, выделяют средний, текущий и капитальный вид ремонтных работ. Проводятся они по заблаговременно подготовленному плану согласно приказу предприятия.

Уполномоченные сотрудники проводят анализ по каждому транспортному средству, а также его запчастям и агрегатам. После этого они составляют дефектную ведомость, где перечисляют все основные недостатки и восстановительные работы, необходимые к выполнению.

Как правило, устранение данных недочетов проводится специализированной компанией. Ремонт вправе осуществляться и собственными силами. Все будет зависеть от сложностей и наличия высококвалифицированных сотрудников в штате.

В случае, когда ремонтные работы проводятся на стороне, то подрядчик в обязательном порядке составляет смету, где просматривает все неисправности и производит расчет. Специалисты компании сверяют данные между двумя документами и принимает решение.

Если присутствуют расхождения, то уполномоченный сотрудник от компании должен написать заявление на имя руководства с разъяснением текущих положений.

Справка становится основанием для выписывания сметы и выделения соответствующей суммы на ремонт.

Образцы разных видов дефектных ведомостей 2020 г.

Существует несколько разновидностей дефектовок, каждая из которых имеет собственные особенности:

На ремонт помещения (или всего здания).
На ремонт кровли.
На ремонт автомобиля (грузового, легкового, специального назначения).
На ремонт системы отопления.
На списание запчастей.

В общем виде образец содержит следующие пункты:

В «шапке» вписывается виза «Утверждаю» с подписью директора или другого уполномоченного сотрудника, по приказу которого проводится проверка. Это же лицо утверждается комиссию и подписывается соответствующий приказ. Здесь же прописывается официальное название компании.
Далее пишется название документа и его номер – обычно в простом хронологическом порядке, например «Дефектная ведомость №77». Здесь же вписывается дата осмотра.
Затем пишется полное название технического объекта или инженерной системы, которая была осмотрена.
Описательная часть, которая является основой, представлена в виде таблицы. Здесь по порядку (с указанием номера) перечисляются все внешние дефекты, механические повреждения, неисправности, которые удалось обнаружить при простом визуальном осмотре объекта. Прописываются и конкретные виды работ, направленные на устранение этих неисправностей, а также срок окончания ремонта.
Наконец, прописываются ФИО и должности сотрудников, осуществлявших проверку, ставятся их подписи.

Документ составляется при осмотре любого изделия, устройства, даже офисной техники. Таким образом, образец дефектной ведомости не зависит от объекта проверки – он утверждается как пустой бланк, который используется в работе всеми сотрудниками.

Ведомость на ремонт автомобиля

В случае использования компанией служебного автомобиля или при наличии в ее собственности целого парка единиц техники периодически проводится контроль качества машин путем их внешнего осмотра.

Составляется она как в самой компании, владеющей транспортным средством, так и в ремонтной компании, в которой предполагается проведение восстановительных работ.

Составление документа в данном случае позволяет решить сразу несколько задач:

отчитаться перед налоговой инспекцией о расходовании определенных средств на мелкий или капитальный ремонт автомобиля;
зафиксировать все дефекты и на основе их анализа определить эффективность вложений в ремонт и содержание транспортного средства (совокупные расходы и совокупные доходы за обозримый период);
наконец, с помощью этого документа можно уточнить конкретную разновидность ремонтных работ, которые понадобятся в данном случае, а также их оценочную стоимость.

При составлении дефектной ведомости на ремонт машины любого класса и назначения следует уделить внимание нескольким важным особенностям:

Название модели, конкретной технической модификации автомобиля должно полностью совпадать с тем, что указано в документах – в частности, сокращения, регистр букв (прописные или строчные), пробелы или слитное написание.
Названия запчастей, отдельных агрегатов следует прописывать с такой же точностью – обычно их можно уточнить в соответствующих документации или на сайте- завода-изготовителя.
В такой ведомости обязательны ссылки на приложения – т.е. документы, регламентирующие выполнение ремонтных работ, приобретение тех или иных запчастей и т.п.
Обязательны подписи не только ответственных лиц, проводивших обследование, но и самого владельца автомобиля, если машина принадлежит не самой компании, а сотруднику, который заключил соответствующий договор и предоставил свой автомобиль для служебного использования.
Поскольку осмотр и ремонт автомобиля – достаточно сложная техническая процедура, требующая составления предельно конкретных записей, то исправления даже с пометкой «исправленному верить» не допускаются.
Наконец, количество экземпляров такой дефектовки определяется количеством заинтересованных лиц, которых в данном случае достаточно много: это сама компания, использующая автомобиль, его владелец, компания, осуществляющая ремонт. Однако если предприятие будет своими силами ремонтировать свою же машину, дефектная ведомость составляется на 1 бланке.

Пример представлен ниже.

На ремонт помещения

В ходе плановой проверки осматривают все здание или конкретное его помещение, причем составляют, как правило несколько дефектовок – каждая на свое помещение или же сводят все данные в один документ, если так будет удобнее обрабатывать информацию.

Основное назначение в данном случае сводится к следующему:

описать все внешние дефекты, нарушения состояния здания (например, трещины на потолке, разрыв напольного покрытия, плесень по углам и т.п.);
наметить пути устранения – т.е. конкретные виды ремонтных работ, с помощью которых предполагается справиться со всеми обнаруженными недостатками;
обозначить сроки проведения работ, причем поскольку речь идет о довольно больших объемах, требуется определить приоритеты – например, в первую очередь ремонт дверных проемов, и во вторую – устранение трещин в потолках.

Составляют такую ведомость, как правило, 2-3 сотрудника, среди которых присутствуют:

бухгалтер или главный бухгалтер;
специалист по проведению ремонтных работ;
инженер, отвечающий за оборудование в здании.

В бланке дефектной ведомости обязательно требуется отразить такие сведения:

Все сведения, касающиеся здания как физического объекта – по какому адресу расположено, что в нем располагается.
Сами недостатки в их точном наименовании.
Способы и сроки проведения работ по исправлению обнаруженных недостатков.

Поскольку здание – довольно большой объект, а недостатки могут быть обнаружены самые разные, то при составлении дефектовки и реальном планировании работ следует обратить внимание на ряд особенностей:

Сами ремонтные работы называются в точном соответствии с принятой системой наименований – здесь нужно обращаться к соответствующей справочной литературе (Федеральные и территориальные единичные расценки).
При фиксировании и описании вида ремонтной работы следует указывать не только срок, но и объем, причем на каждом этапе нужно определять конкретное ответственное лицо – как правило, их будет сразу несколько.
Все оборудование, а также строительные и иные материалы, предназначенные для ремонта, прописываются в тех наименованиях, как они указаны в документации – т.е. марки и модели пишутся полностью, без сокращений.

Образец дефектной ведомости представлен ниже.

На ремонт системы отопления

При проведении планового и внепланового контроля системы отопления в здании комиссия обычно состоит из 2 человек:

представитель бухгалтерии;
специалист по ремонту системы отопления.

Следует учесть несколько нюансов составления:

Составляется до ремонта или во время его. Если же осуществить это довольно трудно, то крайний сроки составления – сразу по окончании работы.
Как правило, прописываются не только названия ремонтных операций, но и единицы объемов, а также ответственные лица на каждом этапе (если предполагается совершить работу в несколько стадий).
Исправления в самом тексте в данном случае тоже не допускаются.
Как правило, составляется в электронном виде, но всегда должен иметься и его бумажный аналог.

Образец такой дефектной ведомости приведен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Сами ремонтные работы – т.е. текущий ремонт или на случай аварии не предполагают составления дефектной ведомости по соответствующему образцу.

На списание запчастей

Под списанием запчастей понимается хозяйственная операция по замене старых, изношенных механизмов любой установки на новые детали. При этом в случае с запчастями автомобиля предполагается составление соответствующей дефектной ведомости, образец которой рассмотрен выше.

Особенности составления следующие:

Прописывается простым спискам вся техника, которая была осмотрена.
Будет правильно и удобно, если наряду с описанием объектов указываются и инвентарные номера каждого из них.
Также следует обратить внимание на то, что название каждой запчасти указывается в точном соответствии с тем, как оно приводится в технической документации.
В графе «заключение» указывается, что деталь признана негодной, устаревшей и нуждается в замене (или в списании).

Образец представлен ниже.

На ремонт кровли

Наряду с дефектовкой, бланк которой составляется при осмотре здания, отдельно разрабатывается документ, который описывает недостатки кровли и соответствующие ремонтные работы. Образец приводится ниже.

Зачем нужна

Многие предприятия игнорируют положение о необходимости ведения дефектной ведомости. Это не совсем верно, ведь это будет прямым направлением на просмотр в уполномоченную компанию и помощь в составлении ведомости. Только квалифицированный работник сможет корректно провести ремонтные работы по восстановлению имущества.

Подрядчик сможет выполнить работы в соответствии с расчетом затрат. Но каждая операция требует документальное подтверждение. А данный документ предполагает промежуточный вариант, который сможет оправдать текущие расходные операции,

Иными словами, справка позволяет аргументировать все затраты, отнесенные на ремонтные работы. Часто это требуется при оформлении бухгалтерского баланса и уплаты налогообложения. Также она позволит проанализировать текущую ситуацию и дает возможность уточнить какая причина поломки и наличие устранения.

Устранение недостатков работы

Если акт выполненных работ подписан заказчиком, то работа исполнителя считается выполненной в полном объеме и заказчик не имеет права требовать устранения недостатков.

Если в работе исполнителя обнаружены недостатки, то об этом необходимо его предупредить и задокументировать недостатки либо актом о приеме исполненных работ с недостатками, либо актом о недостатках.

С помощью можно вести налоговый учет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2020, подавать любую отчетность через интернет и пр. (от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате (если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.

Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Каждому владельцу автомобиля приходилось сдавать свой транспорт в ремонт. Это могло быть связано с заводским браком, неправильным обслуживанием, неаккуратным вождением и т.д.

Только при оформлении документов в сервисном центре Вы можете быть уверены, что Ваш автомобиль будет полностью отремонтирован и работоспособен. При передаче любого транспорта всегда необходимо оформлять акт приема-передачи.

Акт приема-передачи автомобиля — это документ, который свидетельствует о передачи транспорта от одного лица к другому.

Составление акта приема-передачи автомобиля в ремонт, образец и бланк

Как сдать автомобиль в ремонт? Вначале автомобиль необходимо подготовить к ремонту, то есть вымыть, потому что под грязью просто невозможно увидеть повреждения.

Некоторые автосалоны могут просто отказать в ремонте, когда автомобиль грязный или же могут увеличить стоимость услуги.

Клиенту необходимо показать документы на транспорт, сервисную книжку и гарантийный талон (если имеется).

Акт должен быть составлен не менее чем в 2-х экземплярах.

В акте должны быть указаны определенные сведения, такие как:

Техническое состояние машины.
Номер.
Пробег.
Все повреждения и неисправности в автомобиле.
Полная комплектация машины. Рекомендуется освободить салон автомобиля от посторонних предметов, так мастеру будет проще производить ремонт.
Перечень деталей автомобиля, которые следует заменить. Если имеются повреждения, которые не нужно ремонтировать прямо сейчас, то в договоре это должно быть, что Вы не имеете претензий к автосервису.
Данные об автосервисе.
Дата заключения акта.
Подписи сторон и реквизиты.

Клиент может указать и дополнительные данные об автомобиле. Также владелец может привести собственные детали для автомобиля, их перечень указывается в акте.

После составления акта выписывается документ, который содержит перечень работы со стоимостью.

Как правильно забрать автомобиль из сервиса

Акт приема-передачи — это важный документ, но не менее важный документ — договор на обслуживание.

Там обычно указывается, что станет с замененными деталями (автосалон может забирать детали себе). Клиент имеет полное право забирать детали себе.

Составляется акт приема машины после ремонта. В таком документе указывается состояние автомобиля уже после ремонта. Владелец должен тщательно проверить автомобиль.

При осмотре можно выявить различные повреждения. Если качество работы автосервиса не устраивает, то в акте можно высказать свои претензии.

Важно то, что автомобиль следует забирать из автосервиса именно в определенный в договоре срок. Если этого не сделать, некоторые салоны могут брать дополнительную плату за то, что Ваш транспорт стоит под охраной на стоянке.

Если при осмотре были обнаружены какие-либо неисправности, можно смело подавать заявление с требованием вернуть деньги или на повторные ремонтные работы.

Как составить на ремонт автомобиля

Как таковой дефектной ведомости установленного образца не существует. Справка относится к первичному документообороту. Именно поэтому здесь нужно учитывать стандартные правила оформления бухгалтерской отчетности.

Здесь должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование производства;
дата составления документации;
полное наименование организации, где составлялся дефект;
наименование и суть измерения по хозяйственной операции. Приводится к вниманию как в натуральном, так и в денежном эквиваленте;
все фамилии, имена проводивших оценку имущества и обнаружили дефекты. Также отмечается их должность и подпись.

Форма (бланк) акта

Форма акта выполненных работ не прописана законами, поэтому организация может разработать собственную форму для заполнения и использования.
Для того, чтобы правильно (и как можно подробнее) составить акт, необходимо указать следующие пункты:

Порядковый номер данного документа для его регистрации в бухгалтерии.
Дата составления документа.
Номер договора, согласно которому составляется акт выполненных работ.
Сроки выполнения оговоренных работ.
Объемы выполненных работ.
Общая стоимость работ (с обязательным учетом НДС).
Номер счета, который предоставляется заказчику для оплаты произведенной работы (услуги).
Полное название заказчика и исполнителя, согласно учредительным документам.
Оттиск печати обеих заинтересованных организаций.
Подписи исполнителя и заказчика, или лиц, имеющих право подписи.

На сегодняшний день форма акта выполненных работ не утверждена на законодательном уровне. В связи с этим, коммерческие фирмы и индивидуальные предприниматели могут использовать в работе документ, составленный произвольно, ориентируясь на типовой образец бланка КС-2.

При проведении проверки хозяйственной деятельности автосервиса представители контролирующих органов будут выборочно изучать первичную документацию, в частности, акты и обращать внимание на следующие моменты:

полноту отражения сделки;
наличие случайных или умышленных ошибок;
точность указанных данных;
наличие подписей и печатей ответственных сторон.

По результатам проверки контролирующие органы выносят решение, и, если есть для этого основания, применяют финансовые взыскания.

Порядок проведения процедуры

В случае дорожно-транспортного происшествия вызываются квалифицированные сотрудники для оценки повреждений и нанесенного ущерба.

Здесь предполагается определенный порядок проведения процедуры:

вызов работника из ГИБДД для оформления соответствующей справки и уточнения понесенных повреждений и ущерба;
обращение в страховую организацию с заявлением, установленного образца;
обращение к независимому эксперту. Он сможет корректно провести оценку с целью уточнения информации с помощью современных технологий и расчетов;
автовладелец требует от мастера сервиса осмотра транспортного средства с указанием необходимого количества работ для устранения дефекта.

Немаловажной особенностью здесь становится наличие на руках документа о получении повреждений от сотрудника ГИБДД. Данный документ требуется и при разрешении спорных ситуаций со страховой организацией.

Образец наряда-заказа и пример заполнения

Бланк ведется в произвольной форме, но некоторые реквизиты становятся обязательными к заполнению:

Номер документа. Он проставляется вместе с датой согласно Журналу учета, который ведется в автосервисе.
Наименование предприятия, его организационная форма, местонахождение и юридический адрес. Исполнитель вправе добавить и цветной логотип ремонтной мастерской.
Данные ПТС и СТС, государственный номер, марка, модель, вин транспортного средства.
Актуальные сведения о пробеге.
Имя, фамилия, телефон потребителя.
Список используемых (требуемых) запасных частей.
Контрольная информация об исполнителе, ответственном за выполнение поставленных задач.
Перечисление тех комплектующих, которые приобретены самим заказчиком.
Итоговая сумма.
Точные сведения о продолжительности починки: от начальной стадии до завершающего этапа.
Правила работы автосервиса, в том числе гарантии на такой вид ремонта и материалов.
Подпись и печать ответственного лица.

Правила составления и оформления документа

Составляется документ с некоторыми особенностями:

подписывается документ не всеми работниками, а только те, кто имеется в списках, утвержденных руководством;
составляется справка только в момент обнаружения дефектов или же после окончания процедуры. Это совершается в зависимости от тех.возможности;
в дефектной ведомости не допускается каких-либо опечаток или помарок. При наличии таковых стоит составить новую ведомость;
можно составить справку как в бумажном, так и в электронном формате;
истребовать данный документ вправе уполномоченные граждане (часто к ним относят главного бухгалтера и руководство организации), а также контролирующие инстанции. Сюда относят налоговую инстанцию и прокуратуру.

Полномочия комиссии

Эксперты, входящие в состав комиссии, проверяют каждый узел и конструкционный элемент автотранспортного средства, с целью выявления механических повреждений. Все эти данные (если большой перечень дефектов) могут отражаться в отдельном бланке-приложении к дефектному акту. Дефектовочная ведомость (дополнение к основному документу), образец которой находится ниже, также составляется в свободной форме на листе бумаги (может использоваться компьютерная техника) и содержит перечисление поломок в виде таблицы, или списка.

Внимание! В связи с тем, что российским законодательством не утверждена форма этого бланка, субъекты предпринимательской деятельности могут самостоятельно определять, какой внешний вид будет у документа. В большинстве случаев эксперты описывают все выявленные повреждения на фирменном бланке организации, который содержит необходимые для заполнения графы и колонки.

Акт выполненных работ – это первичный документ, согласно которому отображаются все виды выполненных работ, их общая стоимость, а так же начальные и конечные сроки. Акт заполняется в двух экземплярах и подписывается у заказчика и исполнителя (между двумя контрагентами), по одному акту остается у каждой из сторон.

Акт приема выполненных работ зачастую относят к первичным документам, а значит он регулируется Федеральным законом N402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете».