Тесты по теме — Планирование на предприятии с ответами

Документы и системы документации

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся:

устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики.

Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера).

Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др.

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями.

Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.).

Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера

, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Устав организации

Устав организации представляет собой правовой акт, в котором содержится перечень правил, которые были установлены государством или предприятием (организацией), которые наделены полномочиями регулировать деятельность таких организаций и управлять ими. Устав может быть дисциплинарный, строевой, ветеринарный, Устав ООО, Устав ОАО и другие. Такой документ утверждается учредителями и устанавливается правовой статус организации, как юридического лица. Будучи юридическим лицом можно уже проходить государственную регистрацию.

Положение об организации

Положение об организации – это еще один правовой акт. На основе положений работают бюджетные государственные организации, органы власти, а также отделения и филиалы организаций разных форм собственности. В положении обозначены права, функции, задачи, порядок деятельности и степень ответственности организации.

В положении некоммерческой организации прописывается:

• полное название организации с указанием рода деятельности
• организационно-правовая форма организации
• определяется род деятельности и ее цели
• управление деятельностью
• юридический адрес организации
• права и обязанности ее членов
• информация о филиалах и представительствах
• условия и членство, если оно есть
• источники формирования имущества
• порядок использования общего имущества в случае ликвидации, если организация некоммерческая
• порядок изменения учредительных документов для некоммерческих организаций.

Все положения прописаны в Федеральном законе «О некоммерческих организациях» от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ. Для оформления Положения об организации разработан общий бланк организации.

Использование Docsvision для управления внешней документацией

Как гласят ГОСТы, степень документированности компании должна соответствовать законодательным, контрактным и прочим обязательным требованиям. Для этого необходимо разработать управленческие процедуры по проверке бумаг на адекватность, идентификации, актуализации, учету и хранению. Делать это удобнее всего в рамках единой системы документооборота, организованной в электронной форме. Только так можно добиться быстроты, прозрачности и качества управления.

Управление внешней документацией на платформе решений — отлаженный, хорошо контролируемый процесс. Программные продукты Docsvision, позволяют на высоком уровне решать все связанные задачи. При помощи СЭД заказчики смогут быстро и эффективно:

• получать всю внешнюю документацию и включать ее в общий внутрифирменный оборот;
• регулярно обновлять, проверять на актуальность и утверждать документацию до принятия ее к исполнению;
• настроить систему обозначения изменений и редакций внешних документов;
• обеспечить четкую идентификацию и упорядоченность групп входящих документов;
• вовремя передавать устаревшие бумаги в грамотно организованный архив;
• контролировать исполнение требований внешних документов сотрудниками.

Порядок регистрации нормативных документов

Проведение процедуры постановки на учет поступающих в организацию правовых актов осуществляется в соответствии с существующими инструкциями. В настоящее время имеются отраслевые приказы, согласно которым учет нормативов ведется в соответствии со спецификой конкретного предприятия.

Для решения вопроса в общем порядке следует пользоваться действующими положениями методических рекомендаций ГОСТа Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Учет нормативных документов на предприятиях проводится в несколько стадий:

Основные требования к учету нормативных документов излагаются в учетной политике предприятия. Обычно в ней прописывается, где, как и кем издаются и ведутся журналы регистрации нормативных документов.

Перечень документов для иностранных граждан

Форма договора найма зависит от статуса иностранного работника. Выделяют три формы:

• те, кто пребывает в стране временно по работе;
• те, кто проживает в стране временно;
• те, кто постоянно проживает в стране;

Легче всего принимать на работу человека, который проживает в стране постоянно. Единственное отличие приема их от обычного гражданина РФ заключается в запросе вида на жительство, который обычно выдается на 5 лет, но в последующем может быть продлен.

Также, данные субъекты могут работать без разрешения на работу, но обязательно должны найти работу в регионе, где имеют вид на жительство. Иначе, законных оснований на работу они не имеют.

Создание ярлыка папки на рабочий стол

Откройте Проводник Windows или обозреватель «Компьютер» и найдите нужную папку на жестком диске вашего компьютера.

Для тех, кто забыл: проводник можно открыть щелчком правой кнопки мыши на кнопке Пуск и выбором в контекстном меню «Открыть проводник» или кликнув левой кнопкой мыши по иконке Проводник в панели задач слева.

Щелкните правой кнопкой мыши на нужной папке для вызова контекстного меню, где выберите пункт «Создать ярлык».

В результате этой операции появится ярлык «название выбранной папки-Ярлык»,

который зацепив левой кнопкой мыши (щелкнуть ЛКМ ярлыке и не отпускать) необходимо перетащить его на рабочий стол.

Дважды кликнув мышкой по созданному ярлыку на рабочем столе компьютера, пользователь получает быстрый доступ к нужной папке.

Единственное, при перемещении целевой папки в другое место на жестком диске ее ярлык перестанет работать, т.к. он содержит в себе информацию о конкретном местоположении папки, которое изменилось. Система при этом выдаст соответствующее сообщение.

В этом случае необходимо удалить старый ярлык и пересоздать новый, таким же образом, как описано выше.
Поделиться.

Еще по теме:

• Организация данных в Windows Грамотная организация данных заключается в упорядочение файлов путем их хранения в отдельных папках. В Windows файлы и папки упорядочиваются определенным образом. С помощью заранее […]
• Что такое буфер обмена? Практически все компьютерные чайники, сталкиваясь с понятием «буфер обмена» с трудом понимают, что это такое и какая от него польза. Услышанные от более продвинутых пользователей такие […]
• Как выделить файлы и папки Выделение файлов и папок в операционной системе – одна из самых распространенных операций. Необходимость в данной операции возникает при копировании, перемещении, архивировании, удалении […]
• Доступ к недавно открывавшимся файлам и папкам Если нужно найти файл, открыть его и продолжить работу с недавно открывавшимся файлом, воспользуйтесь возможностью быстрого доступа, предоставляемой Windows. Откройте меню кнопки «Пуск» и […]
• Архивация файлов средствами Windows Чтобы уменьшить размеры файла или всех файлов, находящихся в папке, их можно сжать или по-другому – архивировать. Обычно эта методика применяется в тех случаях, когда файлы пересылаются по […]

Как организуется учет нормативных документов в лаборатории

Стандарт работы с руководящими документами в сфере испытательного комплекса во многом основывается на системе управления документацией. Качество организации документооборота позволяет не только судить об обязательном соблюдении требований нормативных документов, но и о наличии действующей методологии учета, которая включает:

• Правила, согласно которым в лаборатории утверждается и принимается в дальнейшем к учету поступающая документация;
• Регламент ознакомления штатных сотрудников с содержанием руководящих актов;
• Правила, которые предписывают порядок действий при обращении с нормативными документами. Это касается создания резервных копий, заключение в файлы с возможностью последующего восстановления;
• Действующий порядок обновления документов, регламентирующих деятельность штатных лаборантов (стажеров и практикантов), согласно которому все поступающие акты сравниваются с уже имеющимися. По результатам сверки правовая база приводится в актуальное состояние. При необходимости в ранее учтенные документы вносятся соответствующие изменения;
• Систему, согласно которой в делопроизводстве испытательного комплекса организуется хранение, в том числе архивное, нормативной документации. Комплекс мер включает разработанную и доведенную до сотрудников инструкцию;
• Все документы, которые хранятся в лаборатории, должны быть разграничены по следующим категориям:
• Законные акты;
• Внутренние распорядительные документы;
• Внешние инструкции, которые были разработаны за пределами лабораторий, например, вышестоящие специальные регламенты;
• Нормативы по направлению;
• Техническая документация;
• Справочные материалы.

В настоящее время достаточную эффективность при организации документооборота нормативных актов показывают специализированные программы, например, АСДОУ. Имея на вооружении такие приложения, можно за непродолжительное время наладить систему учета с разделением обязанностей между ответственными лицами.