Лекция по теме «Бухгалтерские документы. Классификация документов»

Бухгалтерский учет представляет собой систему, цель которой – собрать, оформить и зарегистрировать всю информацию, которая отражает финансовую и хозяйственную деятельность предприятия. Бухучет документирует все операции в хозяйстве, выражающиеся в финансовом эквиваленте. Ведение документации – это требование законодательства, согласно которому любой предприниматель обязан фиксировать все события в своей хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для записи всех действий предприятия. Особенно важны первичные документы бухгалтерского учета.

Первичная документация

Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции.
Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

https://youtu.be/qC1N-kY-9CY

Перечень первичных документов в бухгалтерском учете

Каждая компания вправе использовать любые требуемые формы первичной документации. Однако наиболее распространенный список первичных документов бухгалтерского учета представляют такие бумаги:

• Договоры. Указанные документы содержат в себе конкретизированные условия сделок, отражают ответственность субъектов сотрудничества, фиксируют финансовые обстоятельства сделки и т.д. То есть, в соглашениях должны отражаться все базовые условия по проводимой хозяйственной операции. Договор – один из первых документов, оформляемых между сторонами, на основании которого в дальнейшем реализуются их обязательства;
• Счета. Посредством отмеченного типа первичной документации покупатель визирует свою платежеспособность, доказывая, что может оплатить товар или услугу от компании, выставившей счет. Помимо прочего, в счетах нередко дополнительно отмечаются нюансы различных сделок, например, разовая скидка или особые услуги. Если же в ходе сделки одной из сторон будут выявлены нарушения, то она сможет правомерно требовать компенсации на основании счета;
• Накладные. В указанном типе первичной документации отражается полный список всей продукции или сырья, передаваемого покупателю. В большинстве случаев составляется 2 и более экземпляров накладных для обеих сторон сделки, а также, например, для контролирующей инстанции;
• Акты. В частности, речь идет о документе, доказывающем прием и передачу определенных работ или услуг. Такой акт фактически является основным доказательством фактического предоставления определенного объема услуг. При этом получатель должен внимательно сверить факт со сведениями из акта, и только после этого подписать документ;
• Расчетные ведомости. Подразумеваются такие бумаги, в которых фиксируются все нюансы, связанные с исчислением заработной платы сотрудников. Такая первичная документация содержит в себе все детали предоставления зарплаты, включая расчет доплат, надбавок, премий, отпускных, больничных, сумм мат.помощи и проч.;
• Акты по форме ОС-1. Таким актом оформляется мероприятие по выводу или вводу основного средства в эксплуатацию;
• Кассовые документы. Наиболее распространенными кассовыми документами в настоящий момент являются ПКО и РКО, а также кассовая книга. В указанных бумагах фиксируется информация касательно финансового аспекта осуществленной сделки.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

По назначению:

• распорядительные (поручения);
• выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

• комбинированные (отчет об авансе);
• строгие (талоны или билеты).

По объему:

• первичные (кассовые ордеры);
• сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

• разовые (отчеты);
• накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

• внутренние (накладные или отчеты об авансе);
• внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

• выписки из банка и кассы;
• платежные поручения;
• отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
• товарные чеки;
• накладные;
• счета;
• учеты рабочего времени;
• ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Табель учета рабочего времени

Это интересно! Что такое рейдерский захват?

Что относится к бухгалтерским документам

Классификация бухдокументов осуществляется в виде группировки по отдельным признакам. Основные виды и признаки перечислены в таблице:

Закрывающие документы

Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.

Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.

Они разделяются на разные виды в зависимости от типа сделки:

• акт;
• счет-фактура;
• накладная (товарно-транспортная или товарная).

Важно знать! Юридическую силу имеют только оригиналы, копию нельзя использовать для правомерных действий.

Если в подобных формулярах будет допущена ошибка, то это не только негативно скажется на репутации предприятия, но и принесет финансовые потери – налоговая инспекция налагает за такие нарушения серьезные штрафы и дополнительные налоги.

Счет-фактура

Основные бухгалтерские документы и их назначение

Любой бухгалтерский документ представляет собой письменное основание для отражения в учете предприятия факта хозоперации. При этом понятие бухгалтерских документов различается в зависимости от его предназначения. Каждая финансово-хозяйственная операция подлежит оформлению в момент ее совершения. Это действие является первым этапом учета. Затем на основании составленной в соответствии с установленными нормативными требованиями первички формируются регистры учета. И на последнем этапе данные обобщаются путем заполнения отчетности.

Бухгалтерские бланки

Правила заполнения и оформления

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

• название;
• дату оформления;
• наименование фирмы (всех участников сделки);
• расчетный банковский счет и реквизиты;
• название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
• ФИО ответственных лиц с их подписями;
• печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

• заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
• заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
• обязательно указываются все реквизиты;
• внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
• подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

Это интересно! Какие существуют виды договоров в гражданском праве, таблица

Сроки хранения первичных учетных документов

Статья 29 Закона о бухгалтерском учете устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов — не менее пяти лет. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень).

При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.

Так, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2020 г., начнется с 1 января 2020 г.

Приведем сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов (см. табл. 2).

Таблица 2

Сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов

Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), — не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Для некоторых налоговых документов существуют специальные сроки. В первую очередь, это касается первичных документов, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего перенесенного срока (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Поскольку полученный убыток по правилам налогового учета можно переносить на будущее в течение десяти лет (п. 2 ст. 283 НК РФ), а первичные документы отчетного года хранятся четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), максимальный срок хранения «убыточных» документов составит 14 лет.

Несмотря на то что для хранения документов, подтверждающих начисление амортизации, установлен общий срок хранения (четыре года), исчисление данного срока производится в специальном порядке (письмо Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270): четырехгодичный срок хранения документов отсчитывается с момента окончания амортизации по основному средству. Например, если по основному средству в последний раз будет начислена амортизация в июле 2020 г., то четырехлетний налоговый срок хранения документов начнет течь с января 2020 г. и закончится в декабре 2020 г. Но, поскольку в бухгалтерском учете первичные документы, связанные с формированием первоначальной стоимости основного средства, должны храниться не менее пяти лет, на практике используется максимальный срок хранения.

В таблице 3 приведены сроки хранения отдельных видов налоговых документов.

Таблица 3

Сроки хранения отдельных видов налоговых документов

Образцы заполнения

Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

• название;
• данные об организации;
• вид сделки;
• натуральный и финансовый эквивалент операции;
• дата составления;
• персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Товарный чек
Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

• данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты);
• вид деятельности по ОКДП для продавца;
• данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем);
• номер и дата договора;
• данные перевозчика (если используются его услуги).

Товарная накладная
Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

• сумма;
• наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП);
• ФИО плательщика и его банк;
• банк получателя и его счет;
• назначение платежа;
• дата оформления;
• подписи.

Платежное поручение

Это интересно! Что это по ГК РФ: недействительные, оспоримые и ничтожные сделки

Счета-фактура – форма, которая выписывается продавцом своему покупателю после совершения продажи товара или услуги и является основой для возмещения налога на прибыль. В ней прописывают:

• данные покупателя и налогоплательщика (наименование, адрес и ИНН);
• информация об отправителе и получателе;
• названия товаров, их количество, стоимость и цена;
• итоговая цена за акциз;
• налоговая ставка;
• место производства;
• номер декларации.

Платежное требование – расчетная форма с требованием взыскателя денежных средств с должника и о перечислении указанной суммы на приведенный счет в качестве выплаты долга. В нем указывается:

• дата составления;
• сумма долга;
• условия оплаты;
• наименование предприятия и его расчетный счет с указанием финансового учреждения;
• банк плательщика;
• ФИО плательщика;
• назначение платежа.

Образцы заполнения всех форм можно найти в налоговой инспекции или в Сети. Весьма удобно использовать единый шаблон для каждого типа документов для экономии времени и минимизации ошибок.

Платежное требование

Где найти образцы унифицированных первичных документов?

Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию – от 2012 года.

Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

На нашем сайте вы можете и унифицированных первичных документов по кадрам и по кассовым операциям.

Бланк строгой отчетности (БСО) — это тоже первичный документ, но требования к нему особые. Перечень обязательных реквизитов БСО шире, чем перечень обычных первичных документов, в частности, обязательно указание ИНН и наличие оттиска печати.

В статье «БСО: каким должен быть бланк строгой отчетности?» вы можете узнать, в каких случаях надо применять унифицированную форму этого документа, а когда его можно разработать самостоятельно.

Исправления в первичных документах

Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

Исправления в первичных документах

Это интересно! Изучаем образец доверенности на представление интересов организации

Особенности составления первичных документов в бухгалтерии

Несмотря на отсутствие ряда регламентированных форм, законодательство, тем не менее, приводит перечень общих правил, которым должны соответствовать оформляемые первичные документы. Так, на основании ст. 9 ФЗ № 402, первичка должна включать в себя такую информацию:

• наименование бумаги и дату ее оформления;

• общую информацию о субъекте, который составил документ (название компании);
• сущность реализуемой хозяйственной операции, с целью оформления которой создается данная бумага;
• финансовые исчисления, уместные для данной сделки;
• визы ответственных субъектов, которые отвечают за реализацию фиксируемой хозяйственной операции.

Если в документе будут неточности (как в смысловом наполнении, так и в оформительской сфере), то представители контролирующих инстанций могут запросить переоформление документа, а также, в определенных ситуациях, наложить санкцию на составителя.

К общим рекомендациям относительно грамотного оформления первичной бухгалтерской документации относятся такие позиции:

• уместно заполнение от руки, обычной шариковой ручкой черного или синего цвета. Если оформление происходит на компьютере, следует распечатывать документ в черном стандартном цвете;
• оформление документа требуется начинать тогда, когда хозяйственная процедура фактически происходит. Важно отметить, что оформление первичного документа после завершения сделки допускается, но в крайних случаях;
• все результаты исчислений должны прописываться как в формате цифр, так и словами. Необходимо минимизировать возможность двойственной трактовки и подделки. Возле каждой суммы должна проставляться виза ответственного субъекта;
• следует заполнить все пункты бланка. Если же какой-то информации нет, то строку не следует оставлять пустой – ее следует перечеркнуть, изобразив «Z».

В случае, когда в первичную документацию бухгалтерского характера требуется внести корректировки, то строго запрещается использовать штрихи и корректоры. Однако исправления допускаются в таком формате:

• контурная корректировка. Подразумевается перечеркивание неправильной информации тонкой линией, после чего рядом следует указать верные сведения. Важно также сделать приписку «Исправленному верить», указав при этом дату внесения корректировок и проставив визу ответственного субъекта. Тем не менее, крайне не рекомендуется исправлять сведения в платежных и кассовых документах. Более уместным видится создание нового документа;
• оформление дополнительной записи. Такой вариант актуален в тех условиях, когда общие показатели сделок оформляются со сниженными данными. Чтобы документ не создавать заново, правомерно сделать несколько добавочных бухгалтерских проводок на отсутствующие средства, чтобы в итоге операция была корректной;
• сторнирование. Неправильная запись корректируется путем внесения отрицательных показателей. Все неграмотно внесенные данные дублируются красным цветом, после чего прописываются уместные показатели.

Первичная документация может потребоваться как для внутреннего документооборота, так и для проверок в контролирующих инстанциях. Корректность оформления снижает риск неграмотного исхода каждой конкретной сделки.

Место и сроки хранения

После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

Бумаги хранят:

• 1 год – корреспонденция об отчетности;
• 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально;
• 10 лет – балансы и описи за год;
• 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

Важно! Уничтожать все виды первичных документов даже по истечении сроков можно только по решению специальной комиссии.

https://youtu.be/EksAUx08chM

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО

Перечислить все виды обязательной документации невозможно, поскольку нужно учитывать выбранный налоговый режим, правовой статус и сферу деятельности фирмы. Любая организация должна иметь следующие виды бухдокументов:

• Учетная политика – документ утверждается руководителем компании.
• График документооборота – форма разрабатывается предприятием самостоятельно.
• Рабочий план счетов – указываются все используемые в учете счета с разбивкой по аналитике.
• Регистры бухучета, включая оборотки, журналы-ордера, анализы счетов, главную книгу.
• Первичные документы – по кассовым операциям и движению средств на счетах в банках, накладные, акты, квитанции, отчеты, ведомости и др.
• Финансовая бухотчетность, в первую очередь это форма 1 (баланс) и форма 2 (отчет о финрезультатах).

Обратите внимание! Такие формы, как акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец можно найти в интернете, и реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец составляется в произвольном виде, требуется заполнить при смене бухгалтера организации.