Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Как сэкономить на бумаге и улучшить отношения с клиентом

Чтобы сберечь время, деньги и даже офисное пространство, следуйте принципу: все, что можно перенести в электронно-цифровой вид, — переносите. От бумажных документов можно отказаться частично или полностью. Тогда не придется тратить время на разбор бумаг и не понадобится выделять место под архив (а это деньги, сэкономленные на аренде помещения и оборудовании).

Другой, не менее важный принцип: все, что можно автоматизировать, — автоматизируйте. Механическую работу по разнесению данных из банковской выписки или заведению накладных от поставщиков компьютерная программа сделает качественнее и быстрее. Современные бухгалтерские сервисы помогают систематизировать передачу, размещение документов и их поиск в файлохранилище. В таком сервисе можно прикрепить скан к заведенному электронному документу и легко найти этот документ при налоговой проверке. Удаленному бухгалтеру становится проще следить за списком недостающей «первички», закрытием сделок, оплатой и документами по ним.

Получать «первичку» от клиентов, вести учет и сдавать отчетность через веб-сервис

Рассмотрим, что надо сделать для того, чтобы организовать эффективный процесс работы с «первичкой».

Дайте клиенту право создавать документы

Современные владельцы и руководители бизнеса любят свободу действий и не любят ждать: если договоренность о сделке достигнута в воскресенье, то предприниматель захочет выставить счет сразу, не дожидаясь понедельника. Бухгалтерские программы и сервисы позволяют передать ИП или директору компании полномочия по выставлению счетов. На счете, составленном с помощью такого сервиса, автоматически проставляются логотип, печать и подписи ответственных лиц; из программы документ направляется контрагенту по электронной почте.

Также клиенту можно передать права на занесение в программу накладных, актов и счетов-фактур. Это удобно и выгодно всем: бухгалтерская компания тратит меньше времени на обслуживание, а клиент не привязан к рабочему графику бухгалтера.

Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой :

— По договоренности с клиентом все накладные на реализацию вносит в программу сотрудник клиента. Это очень удобно: не тормозится выписка документов, программа сразу ставит на документах оттиск печати, и клиент непосредственно из программы отправляет документы своему покупателю. Скорость выписки документов означает скорость оплаты от покупателей. При этом прямо в программе можно делать сверки расчетов и видеть информацию по дебиторке. В итоге клиент не беспокоит нас по таким вопросам. Мы тоже видим итоговые данные, не теряем время на внесение сведений из документов, что, соответственно, исключает ошибки с нашей стороны. В «Контур.Бухгалтерии» простые отчеты. Они удобны именно для директора, так как формируются без бухгалтерской информации (счет, субконто, субстатьи и т.п.).

Подключиться к «Контур.Бухгалтерии» для удаленной работы с сотрудниками и клиентами

Настройте интеграцию с банками

Участок работы, который точно нужно автоматизировать, — это разнесение данных из банковской выписки. Автоматическая выгрузка выписки из клиент-банка позволяет бухгалтеру не создавать каждую операцию отдельно. Ему остается лишь контролировать правильность заполнения.

Процесс получения самой выписки — автономный и безопасный. Клиенту не нужно выгружать и передавать выписку бухгалтеру: интеграция с банками позволяет все делать в автоматическом режиме. Удаленный бухгалтер, в свою очередь, не может провести ни один платеж — только сформировать платежки и отправить их в интернет-банк клиента для подписания.

Организуйте передачу «первички» через бухгалтерский сервис

Чтобы не терять и не дублировать документы, организуйте их пересылку через единый канал — бухгалтерский сервис. Например, в сервисе «Контур.Бухгалтерия» для этой цели реализован подключаемый чат, в котором клиент может общаться с удаленным бухгалтером и пересылать сканы документов. Переданные копии можно выгрузить, провести в учете и прикрепить к операциям в программе. Благодаря этой функции, легко отслеживать, каких документов не хватает, а что уже передано и проведено в учете.

Система распознавания накладных — еще один инструмент, избавляющий от рутинной работы. Система сама определяет номенклатуру, количество, цену товаров. Если возникли какие-то сомнения в правильности распознавания информации, система обратит на это внимание бухгалтера.

Помогите клиенту перейти на электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) полностью исключает обмен «бумажными» документами с контрагентами. Это относится не только к накладным, актам, счетам-фактурам или УПД, но и к письмам, договорам, счетам, то есть к любым документам, которые составляются при общении с покупателями или поставщиками. Чтобы стороны могли обмениваться юридически значимой электронной «первичкой», они должны иметь электронные подписи и заключить соглашение о передаче документов в электронном виде. Обмен документами происходит через специальную систему с участием оператора ЭДО (например, систему «Диадок»).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Электронный документооборот экономит время и деньги владельца бизнеса, а для бухгалтера-аутсорсера важно, что эта система позволяет работать с документами 24 часа в сутки и без привязки к офису. Все документы хранятся на серверах оператора ЭДО, и эти документы можно легко найти при налоговых проверках. Электронный архив защищен, его нельзя потерять или уничтожить.

Еще один важный момент: исключены расхождения при сверке с контрагентом, так как работа происходит с одним и тем же документом, подписанный экземпляр которого изменить уже нельзя. Также исключены ошибки, возникающие при обработке «первички», ведь документы не нужно заносить в учет вручную — в системе ЭДО это делается моментально с помощью пары кликов.

Татьяна Скуратова, руководитель консалтинговой группа «Бизнес Онлайн»:

— «Диадок» — это отличный способ своевременного получения большей части «первички». Мы стараемся предоставить всем клиентам возможность работать в системе «Диадок», тем более что она включена во все тарифы сервиса «Контур.Бухгалтерия», которым пользуются наши клиенты. Нужно только сделать пару кликов для настройки.

Подключиться к веб‑сервису «Контур.Бухгалтерия»

Также см. «Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право её подписания».

Виды первичных документов

По назначению:

• распорядительные (поручения);
• выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

• комбинированные (отчет об авансе);
• строгие (талоны или билеты).

По объему:

• первичные (кассовые ордеры);
• сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

• разовые (отчеты);
• накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

• внутренние (накладные или отчеты об авансе);
• внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

• выписки из банка и кассы;
• платежные поручения;
• отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
• товарные чеки;
• накладные;
• счета;
• учеты рабочего времени;
• ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Табель учета рабочего времени

Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Подтверждают оплату:

• выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная счет-фактура или акт счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД. Первые 30 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

Бухгалтерский учет представляет собой систему, цель которой – собрать, оформить и зарегистрировать всю информацию, которая отражает финансовую и хозяйственную деятельность предприятия. Бухучет документирует все операции в хозяйстве, выражающиеся в финансовом эквиваленте.

Ведение документации – это требование законодательства, согласно которому любой предприниматель обязан фиксировать все события в своей хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для записи всех действий предприятия.

Особенно важны первичные документы бухгалтерского учета.

Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции.

Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

«Первичная документация в бухгалтерии – что это такое?» — вряд ли такой вопрос может возникнуть у бухгалтера, а вот обычным людям придется поломать голову.

В отличие от вторичных, первичка – это документ, который был создан в момент проведения операции и является подтверждением того, что операция произошла.

• Когда составляется первичный документ
• Виды первичных документов
• Перечень первичных документов бухгалтерского учета
• Что входит в закрывающие документы для бухгалтера

Дорогие читатели!

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Для чего конкретно документы необходимы

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Как из хаоса был создан порядок

«Два года назад налаженного процесса по возврату документов у нас не было. До меня этим участком занималась девочка, которая уже уволилась. При ней начали сканировать документы, так как только что внедрили «Скан-Архив». Потом на какое-то время работа остановилась, просто не было человека.

Я пришла работать с нуля, и где-то год только разбиралась в процессах. А когда начала вникать глубже и глубже, увидела катастрофу: документов внесли множество, но никто не собирается их передавать. Потом какая-то проверка, а у нас нет оригиналов. И такие случаи все чаще и чаще.

Дошло до того, что ситуацию под свой контроль взял генеральный директор. Для начала решили наладить работу с региональными представительствами. Я пишу в Краснодар, Ставрополь, Москву, вот, срочно нужны документы, передайте, срок ставлю… Но никто их не передает, либо передают только часть. А я на тот момент еще только помощник бухгалтера – кто будет меня слушать? И даже если я ставила в копию своего руководителя, никто не реагировал».

Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета

Знакомая ситуация? Не раз бухгалтеры рассказывали нам эту историю: пришла на работу, в документах бардак, а при попытках навести порядок начинается такое сопротивление внутри компании, как будто это запланированный саботаж. Хотя, конечно, вряд ли кто-то сопротивляется порядку со зла: чаще всего менеджеры просто считают работу с документами «чужой» и не понимают последствия, к которым может привести их небрежность.

Что ж, а у нас было желание достичь 100% возврата документов

, много терпения и «Скан-Архив». Поэтому ситуация начала медленно, но верно меняться.

«Мы назначили в каждом отделе и представительстве ответственного за возврат документов. Теперь этот человек четко знал свои обязанности и собирал документы с сотрудников своего отдела.

Чтобы понимать, как документы распределяются по отделам, программисты написали нам специальный отчет для «1С». Каждый месяц менеджер сам смотрит, сколько документов должен его отдел, собирает или запрашивает оригиналы, вносит в реестр и приносит мне. А я даю обратную связь по работе. Например, нужно было вернуть 100, осталось 98. То есть вернули всего два документа за месяц? Плохо. Или наоборот, вернулись почти все документы, хорошо, молодцы, спасибо за работу.

Конечно, бывает и так, что даже ответственные на требования не реагируют (только пишут «Да, согласны» – и ничего не делают). Месяц не делают, два месяца не делают – было такое с одним из представительств. На третий месяц написала через их руководителя, он их расшевелил, они ему отписались, начали немножко передавать… На четвертый месяц опять тишина. И тогда я написала письмо, где в копию поставила генерального директора – а как еще? Все, сразу заработали. Но ведь так не сделаешь с каждым письмом».

Другой открывшейся проблемой стало то, что многие менеджеры не понимают, какие документы они вообще должны бухгалтерии.

Допустим, менеджер пишет, что нужно оплатить поставщику за связь, за какой-то материал, за товар. Бухгалтерия оплачивает, менеджер получает оповещение, что оплата завершена – и успокаивается.

О том, что существует закрывающий документ, менеджеры не знают или знают смутно, они не считают нужным его запросить и внести в базу

. Бывает даже так, что контрагент сам вышлет акт по почте – а менеджер его получит, в шкафчик положит, и тот у него лежит годами.

«Бухгалтерии важно, чтобы закрывающий документ был внесен в базу. А не так, чтобы товар оплатили, а база показывает, что товар не получен, так как документов нет. И ладно месяц, но спустя год чтобы ситуация не менялась – не может быть такого. Столкнулись с тем, что ремонтные работы в 2020 году оплатили, а документа до сих пор нет закрывающего. Как будто год нам никто ничего не делал.

У нас раньше был регламент, выходил приказ по компании, все опубликовано на корпоративном сайте… Но люди в отделах постоянно меняются. Тот, кто раньше знал, уволился, приходят новые сотрудники, а рассказали им, не рассказали – за всеми не уследишь. Конечно, я стараюсь обучать новых менеджеров. Но бывает и так: высылаешь им три файла, не больше двух листов в каждом, с инструкциями, но люди не хотят это читать. Хотя там все четко описано, есть скриншоты.

Как мы решаем проблему с тем, что менеджер не знает о закрывающих документах:

• После оплаты со стороны бухгалтерии менеджеру автоматически падает на почту письмо, в котором не только говорится о факте оплаты, но и есть яркая инструкция о том, что делать дальше: запросить документ, внести в базу, передать в бухгалтерию.
• С помощью программистов настроили отчет в «1С», который позволяет каждому менеджеру зайти, вбить свою фамилию, и увидеть: оплачено столько и столько, вот по этим документам внесены ПТУ, а по этим не внесены.
• Бухгалтер проверяет с помощью «Скан-Архива», какие сканы прикреплены к документам, а каких нет на месте. После менеджерам направляются письма с запросом документов.

Теперь процесс налажен так: все менеджеры вносят документы, передают их по реестру к в бухгалтерию. В бухгалтерии их сканируют, сканы автоматически прикрепляются к базе с помощью программы «Скан-Архив», а оригиналы можно отнести в архив и заархивировать.

Правила заполнения и оформления

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

• название,
• дату оформления,
• наименование фирмы (всех участников сделки),
• расчетный банковский счет и реквизиты,
• название сделки (количественный состав и денежную стоимость),
• ФИО ответственных лиц с их подписями,
• печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

• заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки,
• заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения),
• обязательно указываются все реквизиты,
• внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне,
• подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

• название,
• данные об организации,
• вид сделки,
• натуральный и финансовый эквивалент операции,
• дата составления,
• персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Товарный чек

Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

• данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты),
• вид деятельности по ОКДП для продавца,
• данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем),
• номер и дата договора,
• данные перевозчика (если используются его услуги).

Товарная накладная

Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

• сумма,
• наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП),
• ФИО плательщика и его банк,
• банк получателя и его счет,
• назначение платежа,
• дата оформления,
• подписи.

Платежное поручение

21 декабря 2020 Поступление

Поступление внеоборотных основных активов на предприятие ведет к необходимости вести бухгалтерский учет данных объектов.

Любая проводка в бухучете, совершается только на основании документа, в том числе документация нужна и при получении ОС.

Список нужных бумаг меняется в зависимости от источника приобретения актива.

Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.

Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.

Перечень необходимых документов, подлежащих оформлению, зависит от способа поступления актива в компанию. Доступны следующие способы:

• покупка — приобретение за денежную плату;
• получение в безвозмездный дар;
• получение в качестве вклада в уставный капитал;
• строительство хозспособом (с помощью своих сил);
• строительство подрядным способом (с помощью подрядчиков).
• Какие документы нужно готовить при различных способах приобретения внеоборотных активов, рассмотрено ниже.

Список документов, когда основное средство приобретается за плату:

• договор поставки (если продавец — организация или ИП) или купли-продажи (если продавец — физическое лицо);
• накладная — если приобретаемое за плату основное средство новое (может использоваться ТОРГ-12), оформляется продавцом в двух экземплярах;
• акт приема-передачи — если объект был в употреблении, как правило заполняются типовые формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, оформляется продавцом и покупателем в двух экземплярах, на объект, подлежащий дальнейшему монтажу составляется акт приемки ОС-14, в монтажную компании актив передается по акту ОС-15;
• счет-фактура — документ составляется поставщиком, если в стоимость ОС включен НДС, который покупатель может принять к вычету, достаточно оформления одно экземпляра для покупателя;
• транспортная накладная — если купленное основное средств доставила транспортная компания, заполняется перевозчиком столько экземпляров, сколько заинтересованных сторон — как минимум две;
• путевой лист — если ОС предприятие покупатель транспортировала до места назначения самостоятельно, составляется организацией, купившей объект в одном экземпляре;
• договор подряда, акт выполненных работ — если приходится актив доводить до состояние, готового к эксплуатации. Формирует акт подрядчик, выполнявший монтажно-сборочные и испытательные работы;
• накладные на отпуск материалов, расчетная ведомость, бухгалтерские справки, если оборудование собирается силами покупателя;
• таможенная декларация — если покупается импортное основное средство, оборудование и требуется уплата пошлины и сбора таможне;
• авансовый отчет — необходим в некоторых случаях, если за покупкой ОС отправляется в командировку сотрудник, оформляется бухгалтером и работником в одном экземпляре.

Если основное средство создается, а не покупается, то документальное оформления поступления будет немного иным. Добавятся документы, учитывающие специфику строительства собственными силами или подрядным способом.

Если объект ОС строится хозяйственным способом (собственными силами), то список оформляемых документов будет следующий:

• накладные на перемещение материалов между подразделениями — можно использовать типовые формы М-8, М-11 (для лимитированных МПЗ), оформляются накладные в двух вариантах для обеих сторон (склада и принимающего подразделения);
• расчетные ведомости — позволяют учесть расходы на оплату трудовой деятельности собственных работников, на которых возложено строительство;
• бухгалтерские справки — являются основанием для учета страхового обязательного обеспечения на сотрудников, занятых строительством;
• счет-фактура — для возмещения НДС, начисленного в связи со строительством основного средства для собственного потребления, эта операция является объектом налогообложения, достаточно оформить один вариант документа по итогам квартала.

Если объект основных средств строится подрядным способом, то оформляемые документы будут другими:

• договор подряда — подписывается заказчиком и подрядчиком и определяет условия строительства ОС;
• акт выполненных работ (формы КС-2 и КС-3 для строительства) — приложение к договору, подтверждает выполнение определенного рабочего этапа в создании основного средства;
• накладные на получение МПЗ для строительства;
• сметная документация.

Если основное средств подарено организации, то должны быть оформлены следующие документы:

• договор дарения с условия безвозмездной передачи и принятии к учету ОС;
• акт приема-передачи, если основное средств было в эксплуатации;
• накладная, если ОС — новый;
• документы, подтверждающие оказание услуг оценщика, если такой привлекался для определения средней рыночной стоимости актива, полученного в дар;
• транспортная накладная или путевой лист для подтверждения затрат на доставку;
• бумаги, подтверждающие сборку и монтаж, если таковые производились.

Еще один возможный способ, это оприходования основного средств в результате поступления в виде вклада в УК общества от учредителя. В этом случае документальное оформления для учета включает:

• документы об оценке стоимости ОС оценщиком;
• документация сборно-монтажного и испытательного характера — набор зависит от того, кем эти работы проводятся — подрядчиком или собственными силами;
• если требуется доставка объекта, то нужна транспортная накладная или путевой лист.

Сроки хранения

Компания должна обеспечить сохранность документации, поступающей в связи с оприходованием ОС. Эти документы являются первичными и обосновывают сформированную первоначальную стоимость имущества, подлежащего дальнейшей амортизации.

В налоговом учете период хранения подобных документов определен ст. 23 НК РФ и составляет 4 года. Срок нужно отсчитывать с момента завершения амортизационных начислений для налогообложения.

В бухгалтерском учете срок составляет 5 лет после того года, в котором объект основных средств принят к учету (введен в эксплуатацию).

На практике приходится сталкиваться с ситуацией, когда для одного и того же документа различными нормативными актами установлены не совпадающие по времени сроки хранения. В этом случае большее внимание следует уделять более длительным срокам, тогда не будут нарушения положения ни одного закона, приказа.

Для предприятия владельца основным средством нарушение сроков хранения документов ведет к ответственности:

• административной;
• налоговой.

Невыполнение сроков — это грубое нарушение по НК РФ, что ведет к:

• штрафу 10 т.р. или 30 т.р., первый устанавливается при совершении нарушения в течении одного года, второй — более одного года (при условии, что это не привело к занижению налоговая база);
• при занижении базы штраф исчисляется в процентах от незаплаченной налоговой суммы — 20% с минимальной границей в 40 р.р.

Что касается административной ответственности за несоблюдение сроков хранения, то она накладывается на руководителя предприятия — штраф может варьироваться от 2000 до 3000 руб.

Предприятие обязано оформлять все необходимые документы для грамотного оприходования полученного объекта ОС. Отсутствие документов не позволит обосновать произведенные расходы перед налоговой. Составленные документы нужно хранить на протяжении установленного срока, в противном случае компании грозит ответственность в виде штрафов.

• название;
• данные об организации;
• вид сделки;
• натуральный и финансовый эквивалент операции;
• дата составления;
• персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)

Ситуация, когда обязанности по договору выполнены — услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, – довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними. Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения – принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет. То есть принять доходы можно и без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете. В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения. Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю. Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю. Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.

Реквизиты накладной

Накладная создается в двух экземплярах: поставщиком для себя и для покупателя. Осуществляется такой правовой акт при продаже или транспортировке товаров. Основные реквизиты накладной:

• прописывание даты и наименования документа;
• имя поставщика;
• подробное или поверхностное описание предмета сделки;
• общее количество предмета сделки;
• единица измерения в денежном эквиваленте;
• подпись ответственного органа с указанием инициалов.

Официально законодательством Российской Федерации не учрежден конкретный вид накладной. Поэтому зачастую различные организации разрабатывают свой вид накладной. Однако все вышеперечисленные пункты обязательно должны быть прописаны в закрывающем документе.

Если вам еще не до конца понятно, как выглядит накладная, мы разработали для вас примерный бланк.

Накладная № 19 от «24» июня 2020 года.

Отправитель: ООО «БухгалтГарант».

Получатель: ООО «ОмегаРиэлт».

Основание для отпуска товара: договор № 8 от «13» марта 2016 года.

Договоренность № 54 от «29» декабря 2020 года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.

Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

Образец

Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Исполнитель:

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Заказчик:

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Если документы отсутствуют

Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.

Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.

В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.

Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.

Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.

Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.

Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.

Сделка считается оформленной и полноценной по всем пунктам, только когда при ней присутствуют закрывающие документы. Хотя иногда может возникнуть случай, что документы были утеряны или же некорректно составлены из-за халатности работников бухгалтерии. Это может очень дурно сказаться не только на репутации фирмы, но и здорово ударить по кошельку владельца, если во время проверки налоговой фирмы и других контролирующих органов расходы были включены в декларацию, но не были подтверждены документально.

Такая оплошность может повлечь за собой массу негативных последствий. Одна из них: доначисление налогов. В результате всего этого снижается налог на прибыль и его приходится доплачивать, включая все пени и проценты.

Помимо всего прочего, вас могут также наказать и за отсутствие самих документов.

Почему нужно обратиться к нам

Предлагая услуги по подготовке юридических документов, мы гарантируем составление полного пакета бумаг любой сложности на профессиональном уровне и в кратчайшие сроки. Наши юристы всегда работают с учетом обстоятельств конкретной ситуации.

Если вы пока сами не понимаете, какая документация нужна для урегулирования той или иной ситуации, то наши сотрудники придут на помощь, предоставив детальные сведения относительно необходимых документов.

В случае необходимости юристы «СКП» помогут отстоять ваши интересы в суде и решить любые другие проблемы юридического характера. Выполняемая нами работа нацелена на скорейшее достижение результата, и каждый наш клиент может рассчитывать с нашей стороны на добросовестность и честность в отстаивании его прав.

Делаем закрывающие документы

Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:

• дата создания документа;
• наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
• название поставщика продукции (исполнителя работ);
• характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
• единицы измерения поставленных изделий;
• стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
• подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.

Получать закрывающие документы необходимо только в оригиналах. Копии не обладают юридической силой, даже заверенные. Поэтому такие бланки и заполняются сразу в нескольких экземплярах.

В договоре может быть оговорено, какие документы должен предоставить контрагент для завершения сделки. Соглашением может быть описана форма документов, их содержание, структура, сроки составления (например – «закрывающие документы предоставим в течение 3 дней после завершения работ»). Единого обязательного образца накладных, актов выполненных работ или других подобных форм в российском законодательстве не предусмотрено, каждый субъект хозяйствования вправе разрабатывать их самостоятельно с учетом требований закона о бухучете № 402-ФЗ, предъявляемым к первичным документам.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Перечень закрывающих документов для бухгалтерии

При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.

Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.

В закрывающие документы для бухгалтерии входит:

• Договоры.
• Счета.
• Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
• Платежные поручения.
• Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
• Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
• Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки).
• Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
• Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле.
• Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. и
• Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
• Счет-фактура.

Счёт-фактура

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Платежные документы

Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.

Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2020 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2020 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).

Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.

Товарный чек до 1 июля 2020 года равносилен кассовому для розничной торговли и для общепита до 1 июля 2020 года.

Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Место и сроки хранения

После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

Бумаги хранят:

• 1 год – корреспонденция об отчетности,
• 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально,
• 10 лет – балансы и описи за год,
• 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

Важно! Уничтожать все виды первичных документов даже по истечении сроков можно только по решению специальной комиссии.

Почему первичные документы важно собирать и хранить

Только первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это — отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт.

Кроме того, это то, что ждёт налоговая при проведении встречной проверки: например, когда вы в своей отчётности указали одни цифры, а ваш контрагент — другие. В этом случае налоговая присылает требование — на него нужно ответить, дать пояснение и прикрепить сканы документов. На это обычно даётся 5-10 дней. Если срок пропустить, то налоговая заблокирует расчётный счёт.

Поэтому акты, накладные и прочие документы желательно собирать сразу же — это не только здравый смысл, но и требование закона. Если ваш контрагент далеко, то договоритесь хотя бы об электронных копиях, потому что потом времени может не быть, мало ли что. О том, как оформить обмен актами по электронной почте, мы писали в этой статье. Но лучше всего настроить ЭДО — электронный документооборот, на сегодняшний день это самый быстрый и надёждый вариант. Налоговая и суды документы из ЭДО тоже принимают без проблем.

Аренда квартиры: все нюансы и оформление документов

Очень часто (главным образом это касается найма) наймодатели совершают большую ошибку, сдавая квартиру лишь по устным договоренностям.

описание жилого помещения, которое сдается в аренду (если сдается только одна комната, то должен быть приложен план ее расположения в квартире); фактический адрес жилого помещения; срок аренды\найма жилища (если сроки не указаны, то аренда считается бессрочной, а наем — заключенным на максимальный, пятилетний, период); размеры ежемесячных арендных выплат, указание сроков возможного пересмотра выплачиваемой суммы; информация о собственнике (-ках) квартиры; условия прекращения\досрочного расторжения соглашения; указание сроков сдачи квартиры, после прекращения договора;

О документах для подтверждения расходов на аренду помещения

3 п. 7 ст. 272 НК РФ способов признания расходов в виде оплаты сторонним организациям за предоставленные ими услуги и закрепить его в учетной политике (письма Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС России по г.

Москве от 06.08.2009 № 16-15/080966).

При этом для целей налогообложения сдача имущества в аренду является оказанием услуг, т.к.

результаты такой деятельности не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ). Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и, следовательно, у организаций есть основание для включения в состав налоговой базы по налогу на прибыль сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор) (письма УФНС России по г.