Привлечение сторонней организации для оказания услуг

Чем выгодна передача бухгалтерских функций

Аутсорсинг представляет собой передачу отдельных функций организации в ведение специализированной фирмы. К слову, явление это не отечественное, а пришло к нам из-за рубежа.

В США услугами бухгалтерских компаний пользуются около 92% предприятий малого и среднего бизнеса, в западноевропейских странах — 86%. В России рынок бухгалтерского аутсорсинга стремительно развивается, но таких цифр еще не достиг.

Пожалуй, главный принцип аутсорсинга можно сформулировать так: доверьте нам то, что мы сделаем лучше других, а сами занимайтесь тем, что умеете делать лучше других. Другими словами, фирма–заказчик, передавая бухучет аутсорсинговой компании, может сосредоточить все усилия на развитии основного направления бизнеса. Это экономит время и средства на организацию финансовой работы, что необходимо при наличии внутренней бухгалтерии.

Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

Наиболее часто бухгалтерский аутсорсинг используется в следующих ситуациях:

• вновь создающееся предприятие или ИП не имеет финансовой возможности для оборудования рабочего места и оплаты труда штатного бухгалтера;
• в компании нет штатных специалистов для выполнения разовой процедуры (например, аудит) или некоторых функций (например, расчет заработной платы и кадровое делопроизводство);
• бизнесу требуется многосторонняя экспертная поддержка, например, при сотрудничестве с зарубежными компаниями, оформлении нестандартных сделок;
• для разгрузки собственной бухгалтерии, в случае незапланированного отсутствия штатного бухгалтера (по болезни, в форс-мажорных обстоятельствах);
• когда квалификация внутренних сотрудников не удовлетворяет заявленным требованиям организации;
• при наличии конфликтных ситуаций между руководством фирмы и главным бухгалтером/бухгалтерией. К слову, о том, почему двум друзьям-учредителям лучше передать бухгалтерский учет на аутсорсинг, мы писали в этом материале.

Важно понимать, что бухгалтерский учет должен осуществляться непрерывно и в полном объеме. Несоблюдение этого принципа чревато нарушением законодательства, что ведет к наложению штрафов и взысканий контролирующих органов. Восстановление «запущенного» учета и финансовые санкции (зачастую многомиллионные) госорганов могут поставить под угрозу как материальное положение, так и существование фирмы в целом.

Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета

Выполнение работ: проводки

Приведем пример формирования бухгалтерских проводок, когда результат имеет материальное воплощение.

Пример 3. Изготовление мебели на заказ

ООО «Лира» по эскизам заказчика изготовило шкаф-купе стоимостью 40 000 руб. (НДС не облагается):

• в кассу заказчиком внесена предоплата 10 000 руб.;
• стоимость материалов – 20 000 руб.;
• зарплата – 5 000 руб.;
• страховые взносы на ЗП – 1 500 руб.

Составим проводки:

Как правильно выбрать аутсорсера

Чтобы передать ведение бухгалтерии в стороннюю организацию, нужно произвести тщательную оценку потенциальной аутсорсинговой фирмы, что требует ответственного подхода к вопросу выбора.

Лучше отдать предпочтение крупной специализированной компании с большим опытом и положительной деловой репутацией на рынке бухгалтерских услуг.

Важно!

При выборе аутсорсера имеют значение:

• квалификация сотрудников;
• наличие в штате профильных специалистов (налоговые эксперты и адвокаты, аудиторы, юристы и пр.);
• наличие полиса страхования профессиональной ответственности;
• сумма компенсации в случае ошибок аутсорсера, указанная в договоре;
• наличие дипломов и сертификатов, объем предоставляемых услуг и диапазон цен.

Для выбора подходящей аутсорсинговой компании нужно изучить информацию на сайтах специализированных организаций, сравнить стоимость услуг, рассмотреть кандидатуры экспертов, отзывы других заказчиков.

Почему не стоит слишком доверять бухгалтеру, взятому по знакомству

Также необходимо удостовериться в официальной деятельности выбираемой организации, сделав запрос на сайте ИФНС России. По реквизитам можно проверить, зарегистрирована ли компания в ЕГРЮЛ (едином государственном реестре юридических лиц).

Немаловажное значение имеет наличие полиса страхования профессиональной ответственности аутсорсера, при этом нужно обратить внимание на срок действия документа. Он должен быть действителен на момент заключения договора и, желательно, чтобы его срок не заканчивался сразу после начала сотрудничества.

При личном обращении рекомендуется ознакомиться с правоустанавливающей документацией бухгалтерской организации, а также узнать, какие методы планирует применять потенциальный провайдер для решения обозначенных проблем и вопросов вашего бизнеса. Другими словами, необходимо четко понять, что вашу компанию не втянут ни в какие схемы, а бухгалтерский и налоговый учет будут соответствовать требованиям действующего законодательства.

Подробнее

Учет услуг у заказчика

Услуги являются расходами предприятия-заказчика и чаще всего относятся на затратные счета 20 (23, 25, 26, 44).

Продолжим пример

Однако некоторые услуги могут увеличивать стоимость покупных товаров или основных средств (п. 6 ПБУ 5/01, п. 8 ПБУ /01), например транспортные или информационные. В таком случае их отражение осуществляется следующим образом:

• Дт 08 (10, 41) Кт 60 — увеличена стоимость ОС (МПЗ, ТМЦ) на сумму транспортных или иных услуг, подлежащих включению в стоимость.

Порядок формирования стоимости ОС и ТМЦ см. в статьях:

Договор с аутсорсинговой компанией

Сторонняя организация ведет бухгалтерский учет фирмы на основании подписанного договора. Его содержание является одним из ведущих факторов, от которых зависят качество учета и возможные последствия в случае ошибок провайдера.

Наши эксперты советуют обратить внимание на следующие условия, которые в обязательном порядке должны содержаться в договоре с аутсорсером:

• термины и определения;
• предмет договора;
• права и обязанности сторон: конкретные функции бухгалтерского сопровождения фирмы;
• стоимость услуг, порядок оплаты;
• ответственность заказчика и исполнителя, штрафные санкции;
• дополнительные условия: страхования, конфиденциальности и др.;
• срок действия договора, условия продления или расторжения;
• реквизиты сторон.

Этот перечень пунктов может быть дополнен на усмотрение заказчика и исполнителя.

Компания-аутсорсер заинтересована в конечном результате своей деятельности, так как, согласно договору, она несет материальную ответственность за упущения своих сотрудников и берет на себя связанные с этим риски.

Важно!

Не все аутсорсинговые компании готовы нести финансовую ответственность. Многие, наоборот, ее ограничивают, например, указывая, что возмещают только штраф за несвоевременную сдачу отчетности, как правило, в пределах среднемесячного платежа, который клиент перечисляет за услуги.

При выборе бухгалтерской компании обратите внимание, что процесс обслуживания у всех организован по-разному, не у каждого аутсорсера есть юристы, эксперты по трудовому и налоговому праву, многоуровневый контроль, что, конечно, сказывается на качестве предоставляемых услуг. Для соблюдения конфиденциальности информации в дополнение к договору может заключаться соглашение о неразглашении данных. Например, в нашей компании это обязательный документ.

Важно, чтобы аутсорсинговая компания была уважаемой и зарекомендовавшей себя в сфере бухучета, вызывала доверие у клиентов.

Учет услуг у исполнителя

Бухучет у исполнителя напрямую зависит от вида деятельности и режима налогообложения. Чаще всего компании-исполнители услуг с целью снижения налоговой нагрузки выбирают спецрежимы: ЕНВД или УСН. Наряду с ними может применяться и ОСНО.

Выручка от оказанных услуг является доходом от обычных видов деятельности. Порядок ее учета регламентируется п. 5 ПБУ 9/99.

Проводки у исполнителя при реализации услуг будут следующими:

• Дт 62 Кт 90.1 — отражена реализация услуг.
• Дт 90.3 Кт 68 — начислен НДС.
• Дт 90.2 Кт 20 (23, 25, 26, 43) — списана себестоимость оказанных услуг.
• Дт 50 (51) Кт 62 — услуги оплачены заказчиком.

1. Учет затрат.

Рассмотрим, например, услуги обучения. Основные затраты — оплата труда сотрудников, начисление налогов и взносов, амортизация и проч. То есть для оказания данных услуг организация не затрачивает материальных ценностей на производство каких-либо объектов. По итогам месяца ее издержки списываются в себестоимость продаж проводкой Дт 90.2 Кт 20.

Пример

На изготовление баннера было затрачено материалов на сумму 17 342 руб. (без учета НДС). Оплата труда работников составила 8 500 руб., взносы с ФОТ — 2 805 руб.

• Дт 20 Кт 10 — 17 432 руб. — списаны материалы на изготовление баннера;
• Дт 20 Кт 70 — 8 500 руб. — начислена заработная плата работникам;
• Дт 20 Кт 69 — 2 805 руб. — начислены взносы с ФОТ.

• Дт 43 Кт 20 — 28 737 руб. (17 432 + 8 500 + 2 805) — изготовлен баннер по фактической себестоимости.
• Дт 90.2 Кт 43 — 28 737 руб. — списана себестоимость услуг.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг в 1C-WiseAdvice

1. Мы оказываем всестороннюю помощь в бухгалтерском сопровождении бизнеса, эксперты компании помогают в решении налоговых, кадровых, юридических вопросов.
2. Финансовая ответственность, которую мы берем на себя в случае наших ошибок, распространяется на 3 последующих года после сдачи отчетности и составляет 70 миллионов рублей, что гарантирует компенсацию штрафов и взысканий при их возникновении. А в случае, если страховой полис не покрывает убытки клиента, наша компания компенсирует всю сумму за счет собственных средств. В 1C-WiseAdvice сумма компенсации не ограничена.
3. Глубокая автоматизация наших процессов позволяет создать многоуровневую систему контроля качества учета. И если у «машины» возникают вопросы и подозрения по поводу той или иной операции/документа, сомнительный участок перепроверяется вручную профильным специалистом.

Оказание транспортных услуг: проводки

Пример 1. Оказание услуг транспортной компанией

ООО «Трансимперио» оказывает услуги по перевозке и сопровождению грузов на территории России. Общество заключило с ООО «Станкорем» договор транспортировки станка стоимостью 1 100 000 руб. Цена договора – 360 000 руб., в т.ч. НДС 20% – 60 000 руб. В стоимость входит оплата:

• за непосредственную доставку станка;
• за экспедирование.

Договором предусмотрена оплата по факту оказания услуги.

Бухгалтер ООО «Трансимперио» сформирует такие проводки:

Пример 2. Оказание услуг доставки товара силами поставщика

Договором поставки может предусматриваться условие о доставке товара поставщиком до склада покупателя.

ООО «Автотех» заключило договор поставки крупной партии запчастей к автомобилям ГАЗ с ООО «Техцентр» на сумму 480 000 руб., в т.ч. НДС 20% — 80 000 руб.

Себестоимость партии товара для ООО «Автотех» составляет 320 000 руб. При этом поставщик за свой счет обязан доставить запчасти по адресу местонахождения ООО «Техцентр».

Затраты поставщика, связанные с доставкой:

• топливо – 6 000 руб.;
• амортизация автомобиля – 4 000 руб.;
• зарплата водителя – 10 000 руб.;
• страховые взносы на ЗП – 3 000 руб.;

Всего расходов – 23 000 руб.

Затраты входят в состав расходов по реализации и аккумулируются бухгалтером на счете 44:

Финансовый результат от сделки для ООО «Автотех» составит:

480 000 (выручка) – 80 000 (НДС) – 320 000 (себестоимость запчастей) – 23 000 (расходы по доставке) = 57 000 руб.

Взаимодействие со сторонними организациями

Уважаемые руководители ремонтных, строительных и строительно-монтажных организаций!

В целях обеспечения надежного энергоснабжения потребителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области, выполнения мероприятий по предупреждению и ликвидации аварий на объектах электроэнергетического комплекса, ПАО «Ленэнерго» приглашает Вас к сотрудничеству при выполнении аварийно-восстановительных работ.

Организация и выполнение работ будет проводиться в рамках заключенных Соглашений о взаимодействии. Основными направлениями работ являются:

1. Аварийный ремонт воздушных и кабельных линий электропередачи 0,4-110 кВ, в том числе расчистка просек и вырубка угрожающих деревьев; 2. Аварийный ремонт оборудования ПС 35-110 кВ, в том числе силовых трансформаторов до 80 МВА, (заводской и по месту установки), коммутационной аппаратуры, релейной защиты и автоматики, ячеек КРУН и др. 3. Аварийный ремонт оборудования распределительных сетей, в том числе РП, ТП; 4. Аварийный ремонт зданий и сооружений; 5. Перевозка негабаритных грузов при аварийно-восстановительных работах; 6. И др.

Требования к организациям:

• Наличие технических, людских и материальных ресурсов;
• Готовность в течение не более 12 часов по письменному уведомлению ПАО «Ленэнерго» направить укомплектованные бригады и спец. технику к месту проведения работ;
• Наличие (возможность поставки в кратчайшие сроки Вашим организациям) необходимых материалов и оборудования для проведения работ.

О своей готовности к сотрудничеству необходимо сообщить письменно

на официальном бланке организации на имя первого заместителя генерального директора — главного инженера Кузьмина Игоря Анатольевича.

В письме необходимо указать:

• Полное наименование организации и ее реквизиты (согласно формату прилагаемого Соглашения), территориальное размещение ремонтных баз только на территории ЛО и СПб и возможные районы проведения работ (все районы Ленобласти или только отдельные, Санкт-Петербург или отдельные районы города);
• Вид выполняемых организацией работ;
• Максимально возможное количество командируемых бригад (человек) к местам работ, но не менее двух бригад;
• Номенклатуру авто и спец. техники, направляемой с бригадами;
• Номенклатуру используемого инструмента, приспособлений, оборудования и др.;
• Контактные координаты ответственных лиц и лиц их замещающих.

В приложении к письму необходимо представить оформленное с Вашей стороны Соглашение. Формат Соглашения утвержден ПАО «Россети» и изменен быть не может.

По всем вопросам обращаться к начальнику Департамента технического обслуживания и ремонтов ПАО «Ленэнерго» Конькову Денису Николаевичу по телефонам. E-mail

Проект договора

Проект соглашения

Регламент формирования и согласования стоимости работ при осуществлении ремонтной деятельности в ПАО «Ленэнерго»

Штатные специалисты

Многие компании, даже зная о возможности оказания бухгалтерских услуг сторонними организациями, предпочитают иметь своих штатных специалистов. Однако собственная бухгалтерия довольно дорого обходится предприятию. Зарплата главному бухгалтеру на современном рынке труда сейчас составляет не меньше 1000-1500 долларов в месяц. Рядовым бухгалтерам с опытом работы нужно платить не меньше 600-900 долларов.

В штатную бухгалтерию также нужен курьер – еще минимум 200 долларов в месяц. К тому же необходимо учесть выплаты в ТФОМС, пенсионные и налоговые расходы. Рабочее место бухгалтера, вместе с компьютером, мебелью и ПО – около 1500 долларов, к тому же необходимо ежемесячно выделять определенную сумму на аренду помещений.

Еще одна статья расходов – канцелярия, услуги по обслуживанию копировальной и компьютерной техники. Качественные бухгалтерские услуги штатные специалисты будут оказывать только с учетом их профессионального роста, а значит необходимо оплачивать регулярные посещения бухгалтерских курсов и семинаров.

Если просуммировать все эти расходы, то даже небольшой бухгалтерский отдел обходится предприятию в сумму от 8 до 30 тысяч долларов за год. А ведь эти расходы осуществляются независимо от количества работы, выполненной вашим персоналом. А если главный бухгалтер, на котором завязаны все контакты и который обладает всей информацию о расчетах, заболеет?