Стильное исполнение по законам жанра. Виды предоставления информации

В непростой период распространения коронавирусной инфекции руководители спрашивают, какие документы нужны при коронавирусе (карантине) для безопасной организации работы организации, предприятия или магазина, школы (ДОУ) или иного учреждения. Что же нужно сделать работодателю в связи с распространением и риском заражения коронавирусной инфекцией, какие документы и документацию иметь в 2020 году для профилактики COVID-19.

Представленные документы для работы при коронавирусе необходимы, если ваша организация открылась и продолжает работать в период распространения коронавирусной инфекции или во время карантина. Организации и предприятия, которые продолжают работать или открылись, должны следить за профилактикой коронавируса, организовать безопасные условия для работников и посетителей, разработать, оформить и ввести в действие соответствующие документы по коронавирусу.

скачать: Документы для работы в период коронавируса 37 приказов и планов, журналов, инструкций и инструктажей поштучно и пакетом В целях предупреждения распространения коронавирусной инфекции (COVID-19) в 2020 году при работе во время коронавируса (карантина) необходимо вести документы, которые обеспечат проведение должной профилактики пандемии в организации, магазине, на предприятии или даже в школе или детском саду. Такими основными документами должны быть приказы, положения, инструкции и инструктажи по предупреждению распространения коронавируса во время работы, журналы и памятки, составленные по образцу на основе нормативных документов, регламентирующих профилактику коронавируса.

Адаптация нового сотрудника при приеме на работу в предприятие общественного питания

Памятка новому сотруднику
Миссия компании — стать самым лучшим предприятием общественного питания. Через успех нашей компании к процветанию каждого из нас и общества.

Девиз: готовим для вас, как для себя и своего ребенка.

Организационная структура управляющей компании включает несколько отделов:

• ■ бухгалтерия — ведет бухгалтерскую отчетность;
• ■ юридический отдел — обеспечивает юридическое сопровождение деятельности;
• ■ отдел персонала — принимает на работу новых сотрудников, ведет кадровый документооборот, организует обучение персонала, оценку качества работы (аттестацию), корпоративные мероприятия.
• ■ отдел технологий и информации — обеспечивает работу компьютеров организации, создает необходимые компьютерные программы; анализирует технологии, существующие в компании, и предлагает пути их оптимизации;
• ■ отдел рекламы и маркетинга — обеспечивает рекламу товаров, изучает рынок отделоч­ных материалов;

Также работают специалисты:

• ■ менеджер по качеству — разрабатывает рабочие документы;
• ■ главный инженер — организует строительство, ремонт и сопровождение зданий и помещений;
• ■ офис-менеджер — координирует деятельность по доведению необходимой информации от руководства до всех подразделений, ведет документооборот.

Организационная структура компании включает:

• ■ производство — выпускает продукцию;
• ■ точки реализации; два кафе, кулинармаркет, буфеты, отделы в магазинах

— реализует продукцию;

• ■ бухгалтерия — ведет бухгалтерскую отчетность;
• ■ кондитерский цех;
• ■ горячий цех;
• ■ холодный цех;
• ■ цех заморозки;
• ■ мучной цех;
• ■ мясной цех;
• ■ экспедиция — прием и отпуск готовой продукции по точкам реализации;
• ■ склад — хранит товар;
• ■ отдел безопасности — обеспечивает охрану предприятия, сохранность товарно-матери­альных ценностей, а также коммерческой информации;
• ■ учебно-производственный комбинат — занимается обучением сотрудников;

А также работают специалисты:

• ■ менеджер по закупу — занимается закупом продуктов, оборудования и т.д.

Список рабочих телефонов компании вы можете получить у своего руководителя или в отделе персонала.

С вашей должностной инструкцией, а также другими необходимыми материалами, в том числе графиком и правилами работы, вас ознакомит непосредственный руководитель и отдел кадров.

В компании сложились определенные ценности, а также нормы и правила поведения. Руководство приветствует любые инициативы персонала, направленные на повышение эффективности работы, улучшение условий труда, усиления корпоративности и пр.

Все сотрудники обеспечиваются бесплатным питанием.

В фирме проводятся корпоративные мероприятия — футбольные и волейбольные турниры, корпоративные вечера, конкурсы и др. По итогам конкурсов и в конце года лучшие сотрудники награждаются призами. На новогодние праздники дети сотрудников получают подарки от компании, организуется новогодняя елка.

По любым возникающим вопросам обращайтесь к своему начальнику, либо в отдел персонала.

Руководство группы компаний заботится о том, чтобы сотрудники имели достойную зарплату, удобное рабочее место, социальные гарантии, и надеется на вашу эффективную работу.

Положение об адаптации персонала в сети точек общественного питания.

Цель данного положения — облегчить новому сотруднику адаптацию в коллективе, помочь качественно освоить должностные обязанности. Основные правила:

• 1. При поступлении на работу сотрудник оформляет кадровые документы, заполняет анкету и подписывает обязательство о сохранении коммерческой тайны. Получает «Памятку новому сотруднику».
• 2. Каждый работник, принимаемый в компанию, проходит испытательный срок — 1 месяц (для руководителей — 3 месяца).
• 3. Вхождение в должность нового сотрудника курирует наставник из числа опытных специалистов подразделения. Его назначает директор производства. Отдел персонала, наставник и инженер по ТБ знакомят с необходимым пакетом документов.
• 4. На испытательный срок сотруднику ставятся задачи и объясняются критерии оценки их выполнения.
• 5. По окончании испытательного срока комиссия в составе руководителя подразделения, директора школы кулинарного мастерства и наставника оценивает выполнение задач, знакомит с оценкой курируемого сотрудника.
• 6. По завершении испытательного срока руководитель принимает решение о приеме на работу..
• 7. Руководитель сообщает о нем сотруднику и подписывает заявление ,передает в отдел персонала.
• 8. При соблюдении всех стандартов системы адаптации (описываются в «Листе введения в должность») наставник поощряется денежной премией.

«Вопрос–ответ»

Предоставление сведений в форме «вопрос–ответ» удобно с точки зрения простоты отображения интересующих вопросов или текущих процессов. Такая форма окажется полезной помощнику руководителя:

• при подготовке отчетов о собственной работе или работе других сотрудников;
• при изучении какого-либо вопроса, которым заинтересован руководитель;
• для фиксации текущих рабочих или личных задач руководителя;
• для контроля нерешенных вопросов;
• при планировании дел и задач.

Для подачи информации в форме «вопрос–ответ» существует множество способов, например: создание таблицы, оформление списком и др.

Задача, поставленная руководителем своему помощнику: собрать общую информацию о компании – потенциальном партнере.

Ход исполнения задачи ассистентом руководителя.

1. Для начала необходимо ознакомиться с сайтом организации, поскольку это самый доступный и наиболее информативный источник. Далее на основании полученных данных следует составить список.

2. В случае если руководитель интересуется более подробной информацией об организации, ассистент руководителя может воспользоваться дополнительными источниками для получения информации, например данными сайта www.nalog.ru или другими ресурсами, на которых публикуются данные об учредителях, видах деятельности и руководителях российских компаний.

3. Дополнив имеющийся список вопросов и ответов более подробной информацией (см. п. 2), помощник руководителя может составить информационную справку о компании.

Список представляет собой универсальную форму подачи информации для перечисления:

• документов и вещей, которые необходимо взять в дорогу;
• задач и дел, которые необходимо выполнить;
• организаций, подобранных в соответствии с определенными критериями (например, список поставщиков воды для офисов);
• гостей, заявивших о желании участвовать в церемонии открытия нового завода;
• сотрудников, которым необходимо пройти повышение квалификации.

Список может быть оформлен в текстовом или excel-документе, а также с использованием графических элементов (Пример 2).

Общие требования охраны труда

1.1. Для выполнения обязанностей офисного планктона, могут быть приняты лица не моложе 18-летнего возраста, годные по состоянию здоровья и прошедшие все возможные виды инструктажей:

• вводный инструктаж;
• инструктаж по пожарной безопасности;
• первичный инструктаж на рабочем месте;
• обучение безопасным методам и приемам труда;
• инструктаж по электробезопасности на рабочем месте и проверку усвоения его содержания;

1.2. Офисный планктон должен проходить:

• стажировку, под контролем опытного офисного бездельника в объеме 2-14 смен;
• и т.д.

1.3. Офисный планктон обязан:

• бережно относиться к выданным канцелярским товарам;
• соблюдать требования настоящей инструкции;
• курить в строго установленным местах;

1.4. Основными опасными производственными факторами офисного планктона при определенных обстоятельствах могут быть:

• боссы и боссовы боссы;
• постоянное сидение на стуле;
• количество сжигаемого интернет — трафика;
• повышенная напряженность;
• повышенная видимость деланья работы;
• утомляемость;
• частое употребление горячительных жидкостей (кофе, чай);
• и т.д.

1.5. Лица, допустившие невыполнение или нарушение данной инструкции, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии действующим законодательством РФ.

Образцы приказов при коронавирусе

1. План мероприятий по предупреждению распространения коронавирусной инфекции
2. Приказ об утверждении плана мероприятий по предупреждению коронавируса
3. Приказ о мероприятиях по профилактике коронавирусной инфекции
4. Приказ о проведении внепланового инструктажа по коронавирусу
5. Приказ о мерах по предупреждению распространения коронавирусной инфекции
6. Приказ о ношении и выдаче медицинских масок при коронавирусе
7. Приказ о переводе работников на дистанционную работу
8. Согласие работника на соблюдение мер по предотвращению коронавируса

Требования охраны труда во время выполнения работ

3.1. Никогда не выходите из кабинета без бумаг в руках;

3.2. Люди, несущие бумаги, производят впечатление трудолюбивых работников по пути на важное совещание. Люди с пустыми руками выглядят так, как будто они идут в столовую или покурить. Кроме этого, постарайтесь брать по больше каких-нибудь бумаг домой, чтобы создать впечатление, что вы работаете и там;

3.3. Ходите быстро;

3.4. Сотрудник, лениво фланирующий по коридору, явно ищет приключения на свою задницу. Двигаться следует очень быстро, временами переходя на легкую рысь. Этим вы не только позиционируете себя как чрезвычайно энергичного работника, экономящего каждую секунду рабочего времени, но и обезопасите себя от мелких поручений начальства: ведь для того чтобы озадачить вас, ему придется сначала вас догнать!

3.5. Почаще сидите с угрюмым лицом за своей ПЭВМ;

3.6. Компьютеры обеспечивают впечатление занятости. Человек, сидящий с серьезным лицом у экрана компьютера, имеет очень умный вид. При этом вы можете читать личную почту, сидеть в чате или раскладывать пасьянс. Если за этим занятием вас застанет босс, объясните, что вы осваиваете новые программы и экономите компании стоимость тренингов;

3.7. Обеспечьте периодическое образование завала деловой документации на столе;

3.8. Только высшее начальство может иметь чистый стол. Для всех остальных это признак того, что они ничего не делают. Разложите пачки документов потолще по всему столу. Со стороны прошлогодние документы выглядят так же, как и текущие: важен именно объем. Разложите документов побольше в разные кучки. Если вы ждете кого-нибудь, засуньте нужный этому человеку документ в середину кучи и найдите его там, когда этот человек появится;

3.9. Правильно организуйте функционал автоответчика на своем стационарном телефоне;

3.10. Никогда не берите трубку, если у вас есть автоответчик. Люди не звонят спросить про ваше здоровье – они звонят, чтобы заставить вас что-то сделать. Так не пойдет. Прослушивайте сообщения на автоответчике время от времени, и если кто-то оставил вам сообщение с потенциальным прибавлением работы — перезвоните ему во время перерыва, когда его точно нет на месте, и оставьте сообщение на его автоответчике;

3.11. Обеспечьте себе деловое выражение лица;

3.12. Долой приторную сладость в отношениях с начальством! Наоборот, всегда старайтесь выглядеть раздраженно это создает у босса впечатление, что у вас запарка. Следите за лицом с него не должно сходить хронически озабоченное выражение;

3.13. Пополните словарный запас;

3.14. Почитайте компьютерные журналы и выберите неизвестные слова. Свободно употребляйте их в речи при разговоре с начальством. Запомните: ему не обязательно вас понимать, но звучать это будет внушительно;

3.15. Высший пилотаж;

3.16. Такое дается нелегко, но путем регулярных тренировок этим вполне можно овладеть. Упражнение выполняется в офисном кресле. Сядьте поудобнее. Левая рука подпирает под локоть правую. В правой вы держите документ — одну-две странички. Документ закрывает ваше лицо. И никто не видит, что вы давным-давно сладко спите;

3.17. Конспектируйте;

3.18. Будет хорошим тоном, если во время речи начальника вы достанете блокнот и начнете что-то туда быстро записывать. Не забывайте время от времени согласно кивать. Записывать же лучше всего стихи Маяковского, поскольку они пишутся в разбивку и с большим количеством восклицательных знаков;

3.19. Захламите рабочий стол Вашего компьютера, не нужными файлами, документами.

3.20. Часто распечатывайте эти ненужные документы;

3.21. При общении по телефону с близкими людьми делайте вид, что Вы общаетесь с деловым партнером;

3.22. Запрещается:

• подкидывать карандаши вверх (в потолок);
• съезжать со стула ниже уровня стола;
• носить протертые на заднем месте штаны.

Памятка работнику компании

1. Одежда Мы советуем одеваться соответственно зарплате. Если вы носите дорогие костюмы и сумки, ваши дела идут слишком хорошо и в прибавке вы не нуждаетесь. Если вы одеваетесь плохо, вам надо научиться лучше управляться с деньгами и в прибавке вы не нуждаетесь. Если вы одеваетесь средне, вы правильно тратите деньги и в прибавке не нуждаетесь.

2. Дни по болезни Мы больше не принимаем справок от врача. Если вы смогли дойти до врача, сможете дойти и до работы.

3. Хирургические вмешательства Операции отныне запрещаются. Пока вы работаете на нас, нам нужны все ваши органы. Вы не можете удалять что-либо. Вас нанимали в целом виде. Любая операция может быть причиной увольнения.

4. Персональные дни (прим. Отсутствие по личным нуждам — не оплачивается) Каждый работник имеет 104 персональных дня в год. Они называются Суббота и Воскресенье.

5. Отпуска Все работники будут идти в отпуск одновременно. Отпускные дни 1 января, 8 Марта и 1 Мая.

>6. Отсутствие в связи с собственной гибелью Может быть причиной отсутствия. Однако вы должны предупредить нас за две недели, чтобы успеть обучить вновь нанятого работника.

7. Использование санузла Мы установили, что сотрудники тратят слишком много времени на посещение туалета.

В дальнейшем мы введем посещение по алфавиту. Работники с фамилией начинающейся на А будут идти в туалет с 8:00 до 8:20, на Б с 8:20 до 8:40 и т. д. Если вы не смогли использовать своё время, вы будете ждать до следующего дня. В экстренных случаях вы можете поменяться с коллегой, однако необходимо письменное разрешение обоих начальников. Дополнительно, вводится трёхминутное ограничение на пользование кабинкой. По окончании трёх минут вы услышите сигнал, туалетная бумага втягивается в коробку, дверь открывается и будет сделана фотография. В случае повторного нарушения фотография будет опубликована в стенгазете.

8. Обеденный перерыв Установить следующий регламент обеденного перерыва: худым сотрудникам отводится 30 минут на обед (они должны приобрести форму, чтобы не дискредитировать Компанию своим болезненным видом); сотрудникам нормального телосложения – 15 минут; обладающим лишним весом – 5 минут (вполне достаточно, чтобы проглотить таблетку для похудения и запить ее водой)!

Спасибо за служение нашей компании! Мы делаем все возможное для вас. Однако все вопросы, комментарии, страхи, беспокойства, жалобы и предложения могут быть направлены в любое другое место. Приятной работы!

style=»text-align: center;»>БОНУС прикольными открытками! Тема — офис!

На этом всё. Хорошего дня!

Сохраните эту информацию у себя в:

>Ты хочешь получать информацию, но ты делаешь это без уважения

Будь моим подписчиком!

>Краткие памятки по оформлению документов выручат исполнителей

Памятка новому сотруднику пример

В случае острой необходимости в отпуске сотрудника по мнению линейного руководителя, данный руководитель согласовывает с начальником отдела кадров.

На заявлении необходимы визы сотрудника, линейного руководителя и начальника отдела кадров.

В ином случае отпуск является незаконным.

При удаленности начальника отдела кадров временным аналогом подписи является его устное согласие. 4.3. Фактом подтверждения случаев, предусмотренных пунктом 1 статьи 76 Трудового кодекса Российской Федерации является показание алкотестера (в случае его наличия) при добровольном желании сотрудника пройти тест.

3.3. В случае отказа от прохождения теста вызывается скорая медицинская помощь.

3.4. При отстранении от работы составляется акт. К нему прилагаются документы, на основании которых произошло отстранение.

Все дальнейшие вопросы, связанные с отстраненным сотрудником, его дальнейший допуск к работе или другие действия решаются исключительно уполномоченными должностными лицами с учетом мнения линейных руководителей. 4.1.

Почему инструкция по делопроизводству необходима организации?

Документы в организации должны создаваться по единым правилам, иметь юридическую силу и быть удобными в использовании. Это трудно реализовать, если в компании не приняты требования к оформлению ­документов и их реквизитов.

Правила, регламентирующие подготовку и оформление организаци-онно-распорядительных документов, должны устанавливаться локальным нормативным актом организации. Обычно это инструкция по дело­производству.

К тому же подробная регламентация снижает риски возникновения конфликтов между исполнителем документа (который готовит его проект) и службой документационного обеспечения управления. Порой исполнители, не желающие выполнять отдельные трудоемкие либо «новые» для них требования, пытаются этого избежать. Они требуют указать, где конкретно данное правило прописано – пункт нормативного документа. А т.к. большинство требований к оформлению организационно-распорядительных документов в России сейчас носит рекомендательный характер, сделать их обязательными можно лишь на уровне организации, зафиксировав в локальном нормативном акте.

Интересный факт СвернутьПоказать

В практике делопроизводства сложились определенные правила оформления организационно-распорядительных документов. Раньше эти правила закреплялись в нормативно-правовом акте – Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536). Хотя данный документ был предназначен только для федеральных органов, он широко использовался другими государственными и негосударственными организациями.

Несколько лет назад Типовая инструкция утратила силу, а правила оформления организационно-распорядительных документов не вошли в иной нормативно-правовой акт. То есть сегодня информацию об оформлении организационно-распорядительных документов можно найти только в документах, носящих рекомендательный характер. К ним в первую очередь нужно отнести:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) и
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Правила оформления, рекомендуемые вышеуказанными документами, стоит соблюдать. Это позволит создавать качественные документы: они будут иметь юридическую силу и их будет удобно использовать в текущей деятельности.

Правила оформления организационно-распорядительных документов необходимо установить в локальном нормативном акте организации, которым будут руководствоваться ее работники.

Инструкция и памятка

Инструкция как форма подачи информации руководителю станет незаменимой для получения ясного, точного понимания прохождения какой-либо процедуры, например: по замене заграничного паспорта, регистрации юридического лица, бронированию билетов или отелей, получения визы, а также в других ситуациях. Она должна быть составлена на основании точных данных, с опорой на системность, логичность и понятность порядка действий.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: составить инструкцию по замене заграничного паспорта.

Инструкцию по процедуре замены заграничного паспорта на новый помощнику руководителя рекомендуется составить на основании официальной информации УФМС. Дополнить инструкцию рекомендуется адресом УФМС по месту жительства руководителя, часами работы и другими значимыми данными.

Инструкция для получения заграничного паспорта нового образца

1. Заполнить заявление о выдаче заграничного паспорта в двух экземплярах (бланк заявления прилагается).
2. Заполнить бланк – сведения о трудовой деятельности (бланк и образец прилагаются).
3. Оплатить госпошлину (квитанция прилагается).
4. Сделать две фотографии 3,5×4,5 на матовой бумаге в анфас черно-белые или цветные.
5. Предоставить документы, в т.ч. общегражданский паспорт и действующий заграничный паспорт, в отдел УФМС по месту жительства (адрес и график работы прилагаются) (Пример 3).

Памятка отличается от инструкции тем, что не предполагает разъяснения о правилах прохождения какой-либо процедуры, однако представляет собой «шпаргалку» с наставлениями или краткими сведениями о том, как действовать в той или иной ситуации.

Наглядными примерами для применения памятки могут быть памятка туриста, о подключении/отключении услуг мобильной связи, о действиях в случае получения травмы в поездке и способами связи со страховой компанией и др. (Пример 4).

Памятка может быть дополнена любыми полезными для руководителя данными, например: телефон такси, адрес химчистки, аренда автомобиля и мн.др. в зависимости от потребностей.

Структура и содержание инструкции по делопроизводству

Структура инструкции по делопроизводству и ее содержание могут быть рекомендованы / установлены свыше:

• Например, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) определяют структуру и содержание инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти и его территориальных органов.
• А влиять на инструкцию коммерческой организации может, например, управляющая компания, разработав для своих дочерних организаций типовую инструкцию по делопроизводству (в этом случае структура ­инструкции во всех дочерних организациях должна быть одинаковой).

Стандартная структура инструкции предусматривает, что правило устанавливается 1 раз и не дублируется в других разделах. Это позволяет сократить ее объем, облегчить ее актуализацию, избежать противоречий между разными пунктами инструкции, указывать номер только одного пункта в ссылке на правило.

Однако это приводит к тому, что правила оформления одного документа, например, приказа, будут содержаться в 3 разделах инструкции по делопроизводству:

• описание оформления реквизитов приказа – в разделе «Оформление реквизитов документов»;
• требования к полям и межстрочным интервалам – в разделе «Бланки документов»;
• нюансы в части оформления приказов – в разделе «Особенности оформления приказов».

А это не всегда удобно исполнителю:

• для уточнения требований к оформлению документа необходимо просмотреть несколько разделов инструкции, это трудоемко;
• не всегда ясно, какие разделы нужно «прошерстить» в поисках важной информации, куда-то могут и не заглянуть.

Если существуют требования к структуре и содержанию инструкции по делопроизводству (как локального нормативного акта организации), то их следует соблюдать. А для того чтобы компактно собрать основные требования к оформлению документа и сократить трудозатраты исполнителей на изучение правил, можно разработать краткие памятки по оформлению конкретных видов документов, например:

• краткую памятку по оформлению приказа,
• краткую памятку по оформлению служебного письма,
• краткую памятку по оформлению протокола и т.п.

Памятка по организации удаленной работы команды разработки

В связи с ситуацией с короновирусом резко обострилась потребность в удаленной работе. Многие компании и руководители оказались не готовы к организации удаленной работы команд разработки. Руководители оправданно боятся, что в режиме удаленной работы команда будет работать неэффективно, или сотрудники будут активно использовать только небольшую часть клавиатуры.

Мало того, даже если разработчик работает день и ночь вкалывает не покладая рук, не видя что происходит руководитель начинает верить что разработчики не работают.

Если с плохо поставленными процессами как-то удавалось работать и двигать разработку в офисном пространстве, то при переходе на удаленный режим работы все начинает разваливаться. В некоторых компаниях наблюдается ситуация, когда людей просят выйти из карантина раньше положенного срока.

Изначально текст готовился для служебного пользования, но решил переформатировать в статью с обоснованием каждого пункта

Итак, поехали. 1. Железо. Гарнитура. Вебкамера. Доступный интернет.

У многих сотрудников дома может не быть компьютера. Это может показаться удивительным, но у многих разработчиков дома нет компьютеров. У многих нет гарнитуры. Совсем. Если попросить купить гарнитуру то возьмут самую дешевую для работы. Или будут общаться со встроенного в ноутбуке микрофона со всеми шумами вентилятора, плохой слышимостью и другими артефактами.

Необходимо убедиться, что у всех дома есть возможность работать из дома. Попросите подключить интернет. За счет компании предоставьте гарнитуру при необходимости. Закупите комплект гарнитур с хорошим микрофоном и наушниками и предоставьте возможность бесплатно получить гарнитуру для тех, у кого дома нет гарнитуры или гарнитура/микрофон плохого качества. Так же важно закупить вебкамеры (об этом ниже)

2. Корпоративный мессенджер с поддержкой аудио-видео связи.

В это трудно поверить (нет, не трудно), но даже сегодня огромное количество компаний без корпоративных мессенджеров. Особенно если компания до 200-300 человек. Работают командами в Telegram, WhatsApp, созваниются в Skype, Discord и т.д. и т.п. Кроме того, любой личный мессенджер плох тем что будет в обязательном порядке отвлекать часть сотрудников, так как у них не будет возможности «отключить» (отделить) личные сообщения и рабочие сообщения. Многим руководителям кажется, что это не является проблемой, тем более что другая часть сотрудников наоборот, считает, что это очень удобно, когда и личное и рабочее в одном мессенджере. Так же часто бывает, что часть сотрудников называет себя как хочет, кто латиницей, кто кирилицей, кто вообще никами. Также часть информации теряется совсем и т.д. и т.п. Очень частый аргумент менеджеров: «Мне удобно перекидывать задачу форваднув сообщение с заказчиком». Задачи все таки надо ставить через трекер, а не форвадом сообщений.

Необходимо внедрить ОДИН корпоративный мессенджер. Среди популярных решений Slack, Teams. ВСЕГДА найдутся недовольные новым мессенджером, надо внедрять в приказном порядке. Руководители обязаны первыми перейти на корпоративный мессенджер. Часто РП и тимлиды активнее всех саботируют переход на единый мессенджер под предлогом общения с заказчиками и т.п. По факту менеджеры могут общаться в двух мессенджерах, с заказчиком в отдельном, но внутри, все рабочие вопросы с сотрудниками должны обсуждаться в рабочем корпоративном мессенджере.

(Я предпочитаю Teams из-за концепции, Команд, которые группируют каналы по командам, но это кому что лучше подходит. Главное, чтобы во всей компании был ОДИН мессенджер. Кстати Teams объявили полгода бесплатного пользования в связи с короновирусом). Многие пытаются внедрять RocketChat и т.п. как бесплатную альтернативу Slack, Teams но если вы не наладите в нем качественную аудио-видео связь то нет никакого смысла внедрять подобные бесплатные инструменты, так как мессенджеры все равно будут плодиться для текста и для звонков.

Небольшие простые правила созвона:

1. При групповых звонках выключайте микрофоны, включайте только тогда, когда собираетесь говорить. Привыкайте к тому что, если задаете вопрос человеку, то ответ может прозвучать не сразу, а через 2-3 секунды, так как человек может сидеть с выключенным микрофоном и может потребовать немного времени включить микрофон и включится в разговор.
2. Любая встреча, любой созвон должен подкрепляться артефактом. Всегда. Письменно фиксируйте договоренности и кидайте в чат ссылку или текст. Это может быть Вики, Jira и т.д. В случае почты можно кратко отписаться «итоги отправлены почтой»
3. Договоритесь с домашними что вы на работе. Договоритесь о том, что на работе нельзя отвлекать и не может быть никаких «помоги на 5 минуточек», «подержи пожалуйста здесь», «вынеси пожалуйста мусор» и т.д. и т.п. Особенно актуально для тех, кто живет на дачах/в селах с родителями. Объясните, что работа может требовать сосредоточенности. (Я редко бываю у родителей, но когда езжу домой то о звонках по работе с компа можно забыть, так как племянники и родители могут лезть в экран с вопросами «а с кем ты это разговариваешь?» — приходится за 5 минут до звонка всех обходить и предупреждать что бы так не делали).
4. Уберите котиков из комнаты. (Понимаю насколько трудно следовать этому совету, если я закрываю дверь, то кошка начинает истошно орать под дверью от одного факта что без нее может что-то интересное может происходить в комнате. Приходится запирать на кухне.) Если котик спокойный, не попадает в камеру и не отвлекает, то можно оставить.

3. Единый трекер. Единые правила работы с трекером. Прозрачная команда.
Часто в компаниях разводят зоопарк трекеров. Jira, Azure DevOps, Redmine, Trello и т.д. и т.п. Время списывается тоже абы как. Задачи могут планироваться с оценкой сразу на несколько дней. Возникает иллюзия планирования и из-за отсутствия прозрачности руководители не понимают прогресс по задачам, не доверяют разработчикам, а разработчики уверены, что менеджеры, мягко говоря, «нехорошие люди которые не разбираются ни в чем».

1. В компании в разработке должен использоваться единый трекер.
2. В компании рекомендуется использовать единый уровень структурирования задач. Задачи по проекту должны быть строго разделены по уровням. Нельзя что бы на канбан доске инженерные задачи были рядом с бизнес задачами. Пример «Добавить в корзину форму для ввода промокода» рядом с «Рефакторинг БД корзины».
3. Планирование итерации должно быть прозрачным. У РП должна быть возможность смотреть кто и насколько загружен. Но РП НЕ ДОЛЖЕН указывать
4. Максимальный размер декомпозиции технических задач не должен превышать 7 часов. Рекомендуется декомпозировать на задачи по 4 часа.

Обоснование этого пункта статьи тянет на одну большую отдельную статью. Если брать основное:
Пример:

(Рекомендация, у каждого могут быть свои случаи, главное, чтобы такая рекомендация на уровне компании была. Люди и беклог синтетические, созданы под статью, к сожалению фиктивный людей можно было заводить только как почтовые ящики)

Epic, Feature, User Story – резделение задач понятные на понятные бизнесу элементы, у каждого из этих уровней должна быть своя отдельная доска. Этот уровень прорабатывают и пишут ПМ, аналитики и т.д.

Task – инженерный уровень, у него тоже должна быть своя отдельная доска. Этот уровень декомпозируют (расписывают) строго только тимлиды и разработчики. Например, РП, при желании, может читать, но не может ставить задачи на этом уровне, так как потенциально он может даже не понимать зачем это нужно. РП может использовать этот уровень исключительно для того что бы понять насколько сильно загружена команда (об этом ниже).

Нельзя на одной доске размещать разные уровни. При этом все технические, не понятные бизнесу, задачи вроде «рефакторинг БД» «рефакторинг кода» и т.д. и т.п. должны быть привязаны к конкретным задачам бизнеса. Это позволит обосновать необходимость и своевременность проведения инженерных работ.

Планирование:

Предоставьте визуально наглядную информацию насколько люди загружены по проектам и почему физически нельзя брать больше задач на итерацию. Особенно это важно если у вас кроссфункциональная команда (команда узкоспециализированных специалистов), а не команда универсалов (команда фуллстек разработчиков).

Не надо путать планирование по людям с StoryPoint. StoryPoint можно использовать для того что бы высокоуровнего оценить задачи и распределить по итерациям, а внутри итерации можно сделать прозрачным для всех работу всей команды.

Для того что бы планирование по Ролям в кроссфункциональной команде работало, необходимо указывать людей и роли:

Так же эту визуализацию можно использовать для того что бы по мере «выжигания» спринта стало понятно, что взятый объем задач не успеем закрыть и почему:

Это позволит менеджеру видеть прозрачно и понятно, что происходит внутри команды и принять соответсвующие решения заранее (убрать задачу, или оставить задачу, а на ретроспективе заложить больше запаса времени на следующий спринт, запланировать найм еще бекенд разработчиков.

Крайне важно делить инженерные задачи на болки максимум в 4 часа. В особо крупных случаях можно 7-8 часов. Такая декомпозия решает ряд задач.

1. Убедиться, что техлид и разработчик одинаково понимают задачу и ничего не упустили/не забыли.
2. Повышение точности прогноза как Следствие 1-го пункта.
3. Менеджер может видеть прогресс по своим задачам ежедневно, вместо того что бы несколько дней не понимать, чем занимается разработчик. И делает работу по задаче прозрачной для менеджера, позволяет повысить доверие друг к другу между менеджерами и разработчиками.

Ты мне не доверяешь?
Очень часто разработчики или руководители не хотят обеспечивать необходимую прозрачность своей работы. На просьбу обеспечения прозрачности реагируют в духе «ты мне не доверяешь?» Мало того, многие руководители стараются максимально закрыть информацию между разработчиками якобы в целях безопасности. Видел команды где руководитель довел до состояния полного абсурда, когда бекенд и фронтенд были жестко разделены и они даже задачи друг друга не могли видеть, не говоря уже о коде. И это на голом REST API без Swagger и т.п. инструментов.

«Ты мне не доверяешь?» очень опасный аргумент. Доверие это, не инструмент и не цель. Доверие очень важно, но его надо заслужить. При этом «Доверие» самое по себе бесполезно в принципе. Но если вы понимаете работу друг друга, понимаете какая конечная цель и есть понимание кто что делает и можете синхронизироваться друг с другом и помогать друг другу, то получите доверие как побочный важный артефакт.

4. Стендапы (летучки). Общие рабочие часы. Рабочая форма одежды дома.

Многие люди, работая дома, расхолаживаются. В целом это нормально – это здоровая человеческая лень. Мало того, многие хорошие разработчики по своей природе ленивые. Мало того, именно здоровая лень позволила некоторым людям стать хорошими разработчиками.

Проблема работы дома в том, что график может начать сбиваться. Можно поспать подольше под предлогом что сделаешь работу потом (какая разница, когда сделаю?). Но это работает только если не работаешь в команде. Но командная работа не похожа на перетаскивание песка – нельзя перетащить свой блок песка, когда захочется. Командная работа подразумевает сотрудничество.

Если ты не делаешь свою часть работы, то можешь заблокировать работу других людей. (Лично я 1,5 года работал из дома один над одним проектом. Сначала было классно. Потом перестал замечать время, потом наступило это отвратительное ощущение что засыпаешь на работе, и просыпаешься на работе, через 1,5 года устроился в офис и получал огромное удовольствие от работы в офисе несмотря на то что путь в один конец занимал час поездки).

1. Необходимо ежедневно проводить утренние летучки. (Убедиться, что вся команда собралась и можно теперь рассчитывать друг на друга по необходимости).
2. Продолжительность летучки не может превышать 15 минут.
   Если столкнулись с какой-то проблемой, то не надо отвлекать всех. Надо зафиксировать проблему и после летучки обсуждать с конкретными заинтересованными участниками.
3. Необходимо выделить время для коммуникаций и время для тишины.
   (Например, с 12 до 16 запрещается звонить без острой необходимости, необходимо 4 часа в день дать разработчикам сосредоточиться для реализации сложных задач). Если задачи достаточно типовые и сложных задач мало, то можно ввести особый статус, в мессенджере, который означает что в определенный отрезок времени в сутках нельзя отвлекать, так как идет работа над особо сложными задачами.
4. (Рекомендация) В особо сложных случаях первое время можно ввести не только утренние, но и вечерние летучки для синхронизации друг с другом.
   Как правило утренние и вечерные летучки проводить бессмысленно. Но первое время для спокойствия можно вести, через месяц все равно возникнет желание отменить.
5. (Рекомендация) Надевать рабочую форму одежды ежедневно.
   При работе дома первое время легко отделить работу от личной жизни. Но постепенно граница размывается. Переодевание позволяет психологически дистанцироваться от «режима работы» и «режима отдыха».
6. (Рекомендация) Общаться с камерой.
   Если фон не очень хороший и не хочется показывать квартиру, то можно развернуть компьютер/камеру к стене (куда можно повесить плакат).

Общение с камерой решает две проблемы:

1. Психологическое — доверие. Каким бы социопатом и ненавистником не был человек, люди существа которым важно видеть лица других. Доверие друг к другу повышается психологически если люди видят лица друг друга. Трудно доверять человеку, лица которого не видишь. Доверие в команде играет важную роль.
2. Трудно удержать себя в тонусе. Иногда, когда тебя не видят трудно заставить себя переодеться, надеть рабочую форму одежды, а иногда даже элементарно привести себя в порядок. Когда перестаешь соблюдать самодисциплину наступает «размытие» работы и дома. Даже если видно только верхнюю часть туловища и на самом деле сидишь в рубашке/футболке без штанов, это все равно намного лучше, чем вообще никак не разделять режим работы и режим отдыха.

Понятно, что этот список не полный. Что эти пункты нужны не только для распределенной работы, но и для работы в офисе и что для полноценного здорового процесса разработки нужно намного больше пунктов расписать. Здесь постарался выделить самый минимум того, что мешает перейти на удаленный режим работы как руководителям, так и сотрудникам.

Разработка памятки (на примере приказа)

Памятка по оформлению любого документа должна разрабатываться после (и на основе) инструкции по делопроизводству. Преимущества памятки:

• в одном месте собираются все требования, касающиеся оформления конкретного вида документа;
• некоторые правила можно визуально отобразить в примере оформления приказа, что позволяет их легче понять и запомнить.

Краткая памятка не является локальным нормативным актом, поэтому ее не нужно утверждать. Она разрабатывается в целях методической ­помощи исполнителям:

• для новых сотрудников (либо тех, кто впервые составляет приказ) памятка выполняет обучающую функцию в удобной наглядной форме. У разных людей разная «информационная емкость»: кому-то слишком сложно и трудоемко освоить целую инструкцию по делопроизводству (или даже просто найти в ней нужную информацию). «Переварить» объем памятки гораздо легче;
• позже для человека памятка становится «шпаргалкой», с помощью которой можно быстро освежить в памяти детали.

Памятку желательно начать с примера оформления приказа, в котором дополнительно отобразить следующие правила:

• размеры полей;
• размер абзацного отступа;
• межстрочные интервалы;
• размер шрифта, способ его начертания;
• прокомментировать отдельные требования к оформлению реквизитов (например, последовательность инициалов и фамилии в тексте и реквизите «Подпись»).

Комментарии на странице с примером приказа не должны сливаться с текстом документа, поэтому их целесообразно печатать шрифтом ­другого цвета и начертания (см. Пример 1).

В памятке после образца приказа должно следовать краткое описание реквизитов документа:

• в него не следует включать реквизиты бланка, т.к. исполнитель не оформляет их в приказе (он «дописывает» все остальное);
• здесь должны быть отражены только основные правила, которые чаще всего используются при оформлении приказа (иначе памятку сложно будет сделать краткой; за дополнительными разъяснениями исполнитель может обращаться к специалистам службы делопроизводства либо к другим нормативно-методическим материалам);
• желательно уместить эту информацию на 1 лист и распечатать ее не на обороте образца документа, а на отдельном листе, тогда пользователю удобно будет смотреть на 2 листа (образец и описание ­основных правил) и видеть, как теория реализуется на практике;
• чтобы пользователи быстрее находили в образце комментируемые фрагменты, можно использовать пронумерованные отметки, как мы это делаем в своем журнале: , и т.д. «Ткнуть пальцем» вам будет легче, чем словами объяснять, где «это» находится, особенно для тех, кто не знает, как называются и где располагаются те или иные реквизиты.

Аналогичные памятки целесообразно разработать и для других видов документов. Приведем еще один вариант краткой памятки – теперь уже для служебных писем (см. Пример 2).

Рекомендуемые нормы предполагают разный межстрочный интервал (где-то 2-3, где-то 2-4) между разными реквизитами. Чтобы не путать исполнителей, можно установить в организации одинаковые отступы ­(везде в подобных случаях 2-3 межстрочных интервала).

Строки внутри одних реквизитов печатаются с 1,5 межстрочным интервалом, а внутри других – с 1 межстрочным интервалом. Это должно быть отражено в памятке (см. приказ в Примере 1). Хотя некоторые организации принимают для себя решение все реквизиты документа ­печатать с однаковым минимальным интервалом, чтобы «не путать» людей.

Если вы решите запретить в документах использование переносов (когда часть слова перетекает на следующую строку), это оговаривается в памятке.

Образцы журналов при коронавирусе

В любой организации, магазине или на предприятии важно провести инструктажи с сотрудниками по профилактике коронавируса с фиксацией в журнале инструктажей, иметь в наличии графики и вести журналы уборки и обработки помещений и поверхностей, дезинфекции помещений и оборудования, а также проводить измерения температуры сотрудников в целях профилактики коронавирусной инфекции.

1. График уборки помещений при коронавирусе
2. График дезинфекции помещений при коронавирусе
3. Журнал регистрации инструктажа по профилактике коронавируса
4. Журнал измерения температуры тела сотрудников при коронавирусе
5. Журнал измерения температуры посетителей
6. Журнал уборки помещений при коронавирусе
7. Журнал обработки помещений при коронавирусе
8. Журнал дезинфекции помещений при коронавирусе
9. Журнал обработки поверхностей при коронавирусе
10. Журнал обработки оборудования при коронавирусе
11. Журнал уборки и обработки помещений и поверхностей при коронавирусе
12. Журнал обработки рук антисептиком при коронавирусе
13. Журнал проветривания помещений при коронавирусе
14. Журнал кварцевания помещений при коронавирусе