В работе любых организаций могут складываться ситуации, когда важные документы постоянно не успевают вовремя обработать и передать адресату, входящая или исходящая корреспонденция регулярно теряется, а у сотрудников фирмы нет четкого понимания, какие операции нужно производить с документами.
Ведение делопроизводства посредством специализированного программного решения 1С:Документооборот, созданного на современной технологической платформе «1С:Предприятие», помогает избежать вышеперечисленных проблем. В программе 1С для автоматизации документооборота реализован учет движения официальной документации организаций с учетом положений законодательства РФ, требований ГОСТ и традиций, которые сложились в сфере делопроизводства нашей страны и других государств.
В настоящей статье рассмотрено ведение делопроизводства в 1С на примере конфигурации 1С:Документооборот версии КОРП релиз 2.1.11.5.
Понятия «делопроизводство» и «документооборот»
С точки зрения ГОСТ «Делопроизводство» как определенный вид деятельности имеет совершенно четкое определение, с которым можно ознакомиться в соответствующем разделе системы стандартов. Если говорить в разрезе коммерческой деятельности, то делопроизводство можно рассматривать как сопутствующий основной деятельности бизнес-процесс, поддерживающий документационной обеспечение управленческих процессов и охватывающий такие области, как документооборот, документирование, оперативное использование и работу с документами, а также их хранение.
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
- Создание документов (документирование);
- Постановка движения и учёта документов (документооборот);
- Архивация и сохранение документов (архивное дело).
«Документооборот», с точки зрения бизнеса, подразумевает организацию движения документов, возникающих в процессе основной деятельности организации, которое начинается с того самого момента, когда документ был создан или получен от контрагента, а заканчивается (или прекращается на время) завершением исполнения – отправкой документа соответствующим адресатам и (или) направления в архив.
Различают три основных потока документации:
- Поступающий из других организаций (входящий);
- Отправляемый контрагентам, партнерам, контролирующим органам и т.д. (исходящий);
- Создаваемый непосредственно внутри фирмы для использования сотрудниками в управленческих и организационных процессах (внутренние).
Движение документов происходит по четким маршрутам, которые заранее продуманы и спроектированы. Эти маршруты полностью отображают процессы организаций, направленные на достижение конечного результата. При этом поток документов неразрывно связан с рабочими процессами и является их неотъемлемой частью.
Определимся с терминами
Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.
Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.
По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).
Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.
Входящие документы
Процесс регистрации документов в рассматриваемой нами программе 1С предусматривает прохождение документом трех этапов: сначала документ заносится в базу, затем он рассматривается уполномоченным на то лицом, и в заключении – документ передается на исполнение. Вся информация о входящих документах отображается в соответствующем журнале. Там же с ними можно произвести все необходимые действия.
Входящие документы
Исходящие документы
Исходящие документы создаются двумя способами: инициативно, ответом на входящий документ, или решение 1С самостоятельно проставляет входящему документу статус «Отправлен ответ». То есть в 1С:Документообороте входящая/исходящая документация составляется в цепочки для удобства дальнейшей работы с ней, но, так же как и внутренние, исходящие документы отдельно отображаются в соответствующем журнале.
Исходящие документы
Делопроизводитель фирмы регистрирует документ (присваивает ему регистрационный номер), после того или перед тем как исходящий документ пройдет этап согласования и будет утвержден.
Бесплатная консультация эксперта
Наталия Сиворина
Консультант-аналитик 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Типы документов в 1С Документооборот
Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:
- Входящие
- Исходящие
- Внутренние
Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.
Входящие документы
Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.
Есть несколько источников:
- Почта;
- Электронная почта;
- Курьер;
- Передача представителем другой компании.
Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:
- Первичная регистрация (записывается основная информация, которая поможет распознать бумагу);
- Рассмотрение (выполняется одним из сотрудников компании);
- Исполнение (этой стадии может не быть).
В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.
Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».
Исходящие документы
Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.
Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:
- Создание текста, указание типа документа (запрос, требование, претензия, жалоба).
- Согласование текста и корректировка. Лица, принимающие решение, должны ознакомиться с получившимися формулировками и внести свои исправления, если необходимо.
- Утверждение текста. Когда все лица, принимающие решение, согласятся с принятыми корректировками, можно переходить к следующему шагу.
- Регистрация в системе. Документу присваивается номер, заполняются основные поля, отражающие суть и цель отправки исходящей документации.
В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.
Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».
Внутренние документы
Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.
Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.
Внутренние документы
- Организационно-распорядительные;
- Официальные информативно-справочные;
- Служебные записки, документация службы кадров, различные приказы.
Группировка внутренних документов по папкам облегчает процессы делопроизводства, хранения и поиска.
Внутренние документы
Все документы, относящиеся к внутренним, также проходят этапы согласования и утверждения. После этого они направляются к секретарю фирмы, который их окончательно регистрирует и присваивает номер.
Исходящая корреспонденция 1С:8.2
Исходящий документ может создаваться как в ответ на входящий, так и самостоятельно.
Регистрационный номер исходящему документу присваивает секретарь организации после его согласования и утверждения уполномоченным лицом.
Если исходящий документ создается в ответ на входящий, то программа автоматически присвоит входящему отметку – Отправлен ответ.
В процессе обработки исходящая документация проходит этапы, включающие в себя непосредственное создание, согласование, утверждение уполномоченным лицом и регистрацию.
Входящая и исходящая корреспонденция составляется программой в цепочки.
Внутренняя документация
Под внутренними документами принято понимать организационно-распорядительные и информационно-справочные официальные документы. Сюда относятся приказы, документы кадровой службы, служебные записки и др.
Внутренний документ, как и исходящий, регистрируется секретарем организации с присвоением номера после согласования документа и утверждения уполномоченным лицом.
Вид документа
Присвоенный документу вид в программе 1С – одна из основных его характеристик.
Виды документов
Исходя из вида документа, определяются:
- Срок исполнения документа;
- Каким маршрутом будет происходить его обработка;
- По каким правилам будет присваиваться номер в процессе регистрации.
В 1С Документообороте заложен механизм автоматического ведения списков всех входящих, исходящих и внутренних документов в фирме.
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству: ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив университета (далее именуется — архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству университета.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.1. Формирование и оформление дел
7.1.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
7.1.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляется канцелярским отделом ДГУ.
7.1.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «2» и т.д.
7.1.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных и региональных законов в области образования, нормативно-правовых документов Минобрнауки России, Федеарльного агентства по образованию, Федеральных служб по надзору в сфере образования и науки.
Документы заседаний ученого совета группируются в одно дело.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.1.5. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.1.6. Документы, составляющие дело, подшиваются или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.2. Организация оперативного хранения документов
7.2.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Начальники структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив университета.
Использование дополнительных параметров
Для каждого типа и вида входящих документов в рассматриваемом нами типовом решении 1С Документооборот можно настроить учет по дополнительным параметрам (реквизитам и сведениям). Права доступа для такой настройки есть у администратора и пользователя, ответственного за НСИ. Например, документ можно отметить как актуальный/неактуальный.
Бумажный документооборот и делопроизводство, хотя еще и не окончательно, но все-таки в значительной мере, проиграли безбумажным технологиям, поскольку последние доказали свою функциональность и работоспособность.
Рассмотренное нами делопроизводство в 1С:Документооборот способно (по сравнению с делопроизводством в неспециализированных решениях и, конечно же, по сравнению с бумажным) значительно упростить учет и хранение документации в организации, ускорить процессы обработки и исполнения по входящей/исходящей и внутренней документации, задавать настраивать гибкие правила присвоения регномера и вести учет документов по дополнительным параметрам.
Чтобы узнать цену 1С:Документооборот 8 и возможности внедрения данной конфигурации, свяжитесь с нашими специалистами. Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы.
О курсе
Цель изучения дисциплины — изучение организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия, формирование системы теоретических сведений и практических знаний по составлению, редактированию и последующей обработке документов с учетом требований действующего Российского законодательства.
Задачи дисциплины:
— изучение нормативно-методической базы делопроизводства;
— освоение и применение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— формирование навыков работы с документами в строгом соответствии с существующими в этой области нормативно-правовыми актами;
— изучение реквизитов организационно- распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2020.
— составление распорядительных, справочно-информационных и др. документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2020.
— изучение и анализ организации рациональной системы документооборота;
— исследование методов ведения компьютерного документооборота, регламентируемого действующими нормативными документами по делопроизводству;
— изучение организации архивного хранения документов.
