Как выбрать оператора электронного документооборота: семь ключевых критериев

Документооборот — основные правила 

ЭДО — это совокупность всех действий с документами, возникающих в рамках деятельности какой-либо компании. Документооборот возникает с момента создания или получения документа, а завершается он в момент передачи или уничтожения документа.

Главными целями документооборота является получение и ознакомление с информацией, а также юридическое сопровождение действий компании.

Где используется

Документооборот сопровождает практически любую деятельность предпринимателя или коммерческой компании. Увольнение и наем работников, кадровые перестановки, подача информации в отчетные государственные органы, оформление коммерческих сделок со сторонними организациями — для все этих действий необходим документооборот.

Виды

В зависимости от типа бумаг и их движения различают такие разновидности документооборота:

1. Бумажный. Все бумаги оформляются исключительно в электронном виде, а для их движения бумаги передаются из рук в руки.
2. Электронный (ЭДО). При таком сценарии документы оформляются и передаются с помощью специальных компьютерных программ.
3. Смешанный. Все документы или какая-то их часть существует как в электронном, так и в бумажном виде (например, банковские отчеты оформляются в электронном виде, а внутренние распоряжения — в бумажном).

Организационный процесс

Организационный процесс документооборота определяется каждой компанией в индивидуальном порядке на основании соответствующего приказа, составленного руководством фирмы.

Документооборот может осуществляться как самой компанией, так и сторонней организацией по договору. Различают две категории организованного процесса:

• Централизованный оборот — в компании есть центральный отдел, который и осуществляет документооборот. Подобный сценарий идеально подходит для всех компаний (мелких, средних и крупных).
• Децентрализованный оборот — в каждом отделе есть свой отдел, который занимается документооборотом в рамках своей структурной единицы. Децентрализованный оборот на практике используется крайне редко (например, в случае очень крупных компаний).

Основные этапы

Как уже было сказано ранее, каждая компания определяет политику документооборота самостоятельно. Однако в большинстве случаев оборот бумаг осуществляется по такой схеме:

1. Составление бумаг сотрудниками компании либо получение документов из внешних источников.
2. Движение документов в нужное место в зависимости от назначения бумаг (руководителю, сотрудникам, в бухгалтерию и так далее).
3. Ознакомление с информацией, обработка документов, перенаправление бумаг в другие ведомства, формирование новой документации.
4. Использование документов по назначению (например, передача коммерческого договора другой организации), передача бумаг в архив либо уничтожение документации.

Функциональность клиентского приложения

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

• отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
• просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
• ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
• распечатывать документы со штампом оператора;
• сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
• аннулировать и отзывать документ;
• легко и быстро находить документы в архиве;
• совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

https://youtu.be/4N2J-29AIeQ

Обязательный переход работодателей на ЭДО в 2020 году — правда или нет?

В 2019 году появилось множество слухов о том, что правительство РФ планирует в скором времени перевести все компании на исключительно электронный документооборот (ЭДО). На самом деле эта информация является полуправдой:

• Обязательного перехода работодателей на ЭДО в 2020 году не будет — эта информация не соответствует реальном положению дел и является ложной.
• С 1 апреля 2020 года стартует эксперимент Минтруда, согласно которому многие компании действительно перейдут на электронный документооборот.

Ниже мы рассмотрим основные положения эксперимента Минтруда и узнаем о том, кого он коснется и что от него ждать.

В чем заключается эксперимент Минтруда?

Суть эксперимента Минтруда заключается в переводе документооборота компаний в электронный формат (ЭДО). Эксперимент является исключительно добровольным, а проводиться он будет с 1 апреля по 31 декабря 2020 года (с возможным продлением до 2022 года).

Эксперимент коснется исключительно документов, связанных с трудовой деятельностью работников (трудовые соглашения, отчисления в государственные фонды и так далее). В рамках эксперимента работодатель должен провести следующие работы:

1. Определение списка документов, оборот которых будет переведен в электронный формат.
2. Принятие корпоративных актов, регулирующих переход компании на ЭДО.
3. Ознакомление работников с ЭДО, получение их письменных согласий (работник может отказаться от участия в эксперименте).
4. Создание и поддержка информационной системы, перевод учетных документов в электронный формат.

Кого затронет эксперимент?

Эксперимент является добровольным, поэтому каждая компания будет сама решать вопрос того, стоит ли ей принимать участие в эксперименте или нет.

По факту на сегодняшний день около 40 компаний изъявили желание принять участие в эксперименте. Большая часть согласившихся компаний — это производственный сектор, крупные торговые сети, телекоммуникационные фирмы, банки, консалтинг-организации.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает. Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др. Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является

«диадок электронный документооборот»

. Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Судя по размещенным на сайте налоговой службы сообщениям, система штрафов для нарушителей (самозанятых граждан) уже детально разработана. Для тех, кто участвует в пилотном проекте – Калужской и Московской областей, Москвы и Республики Татарстан, вводятся следующие механизмы давления:

• не выдача клиенту чека об услуге карается взимание 20% от суммы, но такая санкция не может быть менее 1000 руб., независимо от того, какую сумму пытался утаить предприниматель;
• повторное нарушение означает изъятие уже пяти тысяч;
• штрафы могут взиматься только с тех, кто проживает в пилотных областях, и только с тех, кто прошел регистрацию, как самозанятый гражданин.

В Москве надеются, что самозанятых удастся выявить с помощью программы, мониторящей объявления в социальных сетях и сайтах бесплатных объявлений.

Электронный документооборот 

На сегодняшний день многие компании ведут учет документов не в бумажном, а в электронном виде. Рассмотрим особенности российского ЭДО.

Где применяется 

Как уже было сказано ранее, в России каждая компания самостоятельно выбирает способ документооборота (бумажный, электронный, смешанный). В большинстве случаев электронный документооборот (ЭДО) применяется в отдельных секторах компаний:

1. Бухгалтерский учет.
2. Финансы и банковские операции.
3. Налоговые отчисления.
4. Выплаты в социальные фонды (пенсия, медицина, страхование по безработице).
5. Важные решения руководства.
6. Внешние сделки с другими компаниями.

Этапы 

Внедрение документооборота обычно осуществляется по такому алгоритму:

1. Организация выбирает систему электронного документооборота (СЭД), приобретает все необходимое техническое оборудование и выполняет подключение.
2. Для верификации документов покупается электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная) в удостоверяющем центре.
3. Для заключения внешних сделок заключается договор с оператором ЭДО, который решает множество технических задач — унификация систем, обработкой внешних контрактов, проставление подписей и так далее.

Особенности 

• По закону все документы организации должны иметь цифровые подписи. При этом тип подписи определяет юридическую значимость и ценность документа.
• Для ЭДО можно не заключать договор обслуживания с оператором — однако в таком случае возможности документооборота со внешними контрагентами будут серьезно ограничены (например, без ЭДО нельзя подписать счет-фактуру).
• ЭДО не следует путать с некоторыми законодательными требованиями относительно предоставления информации в электронном виде. Например, если в компании работает более 25 сотрудников, то страховую отчетность в государственные органы нужно подавать в электронном виде (но оформлять ЭДО для этих целей вовсе не обязательно).

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

• УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
• УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

• Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
• Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

• Открыть «Настройки ЭДО».
• Выбрать нужного контрагента.
• Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
• Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)

Рис.4 Смена формата электронного документа

Электронная подпись  

Для подтверждения подлинности ЭДО-документа используется электронная подпись. Главной целью добавления подписи является заверение документа (чтобы какой-либо человек смог убедиться, что в документ не вносились какие-либо самовольные исправления после его составления).

С технической точки зрения электронная подпись представляет собой программу, которая вносит в документ различные сведения — имя подписанта, дата подписи, сведения о внесении исправлений и так далее.

Виды подписей 

• Неквалифицированная подпись. Образуется в результате криптографического преобразования основного документа, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается неаккредитованным центром. Основные возможности — подтверждения авторства, проверка изменений, осуществление некоторых внешних операций с контрагентами и государственными структурами, внутренний обмен.
• Квалифицированная подпись. Также образуется в результате криптографического шифрования, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается аккредитованным центром, у которого есть соответствующая государственная лицензия ФСБ. Информация о владельцах ключей вносится в специальный реестр. Квалифицированная подпись является полным аналогом стандартной «бумажной» подписи, поэтому с ее помощью можно осуществлять все юридически значимые действия — обмен информации с контрагентом, заключение сделок, передача информации в государственные органы и так далее.

Какие документы можно отправлять через ЭДО в REG.RU?

При отправке документов через систему ЭДО бумажные документы отправлять не нужно, так как согласно законодательству они имеют одинаковую юридическую силу.

Для юридических лиц

и
ИП
через ЭДО можно отправлять оригиналы следующих документов:

• Заявление на смену администратора домена .RU, .РФ;
• Заявление на перенос домена к другому регистратору;
• Заявление на совершение безбумажных операций;
• Заявление на восстановление доступа в Личный кабинет;
• Заявление на перенос услуг между аккаунтами;
• Заявление на вывод средств;
• Заявление на аннулирование регистрации домена;
• Заявление на смену владельца аккаунта;
• Письмо об изменении реквизитов;
• Письмо о реорганизации;
• Акты сверки;
• Документы по Гаранту сделки;
• Договор на оказание услуг;
• Договор на телематические услуги связи.

Примеры писем, заявлений и документов.

Оператор документооборота  

Для внутреннего электронного документооборота достаточно подключить СЭД-систему и купить электронную подпись в удостоверяющем центре. Если же Вы планируете заключать внешние сделки и передавать информацию в государственные органы, то в таком случае необходимо также заключить договор с оператором ЭДО.

Юридически оператор ЭДО — это специальная компания, которая имеет соответствующую государственную лицензию. Физически оператор ЭДО представляет собой провайдера, который занимается получением и обработкой информации.

Оператор ЭДО выполняет следующие функции — работа со счетами-фактурами, передача информации в государственные органы, проставление подписей и другие.

Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров» и «Как в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот»). Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей.

Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился. Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

Автоматизация ЭДО

Принцип действия 

Для организации ЭДО необходимо приобрести программное обеспечение СЭД и выполнить его установку. Примеры СЭД-систем — 1С:Архив, Mosedo, Логика, DIRECTUM и другие. Основные задачи СЭД — автоматизация ЭДО, регулирование доступа к документам, обеспечение безопасности.

В техническом плане система электронного документооборота (СЭД) представляет собой иерархическую клиент-серверную модель, которая обычно выглядит следующим образом:

1. Документы хранятся на специальном сетевом сервере, доступ к которому имеют только сотрудники организации.
2. У каждого сотрудника есть определенный набор прав доступа, которые определяют его возможности в сети.
3. Каждому работнику назначается свой логин и пароль, который он должен ввести для получения доступа к документам.
4. Работа с сервером осуществляется через браузер или с помощью специального приложения.

Этапы 

1. Покупка и установка вспомогательного оборудования для работы сервера (жесткие диски, провода и так далее).
2. Установка программного обеспечения СЭД, его настройка и тестирование.
3. Подключение работников к системе — назначение прав доступа, установка приложений на компьютеры работников.
4. Оцифровка документов, заверение документов подписями, размещение бумаг на сервере.

Особенности 

• Все автоматические СЭД-системы являются программами центрального доступа. Программы, работающие по децентрализованной схеме, практически не применяются из-за их неудобства.
• Для ЭДО могут использоваться не только отечественные, но и иностранные СЭД-программы. Они являются более надежными, однако у них есть множество недостатков — высокая цена ПО, отсутствие поддержки на русском языке и другие.

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!