Почему аутсорсинг кадрового делопроизводства круче, чем бухгалтер на аутсорсе

Что включает в себя аутсорсинг кадрового делопроизводства? Как формируется стоимость кадрового аутсорсинга? Как правильно перейти на аутсорсинг учета кадров?

Бизнес-журнал «ХитёрБобёр» и Анна Медведева приветствуют своих читателей! В этой статье предлагаем очередную интересную тему — кадровый аутсорсинг.

Кадровый аутсорсинг стал в последнее время весьма востребованной услугой и продолжает набирать популярность у коммерческих структур, поскольку любое предприятие имеет штат сотрудников и отдел кадров. Многие компании всерьёз задумываются о переходе на такой формат работы.

Читайте статью, изучайте нюансы и особенности кадрового аутсорсинга. Возможно, для вашей организации этот вид услуг будет верным и выгодным решением.

Давайте начнем!

• 2. Какие задачи можно отдать на кадровый аутсорсинг — обзор ТОП-5 основных функций аутсорсинга кадрового учета

  Функция 1. Прием и увольнение сотрудников

• Функция 2. Разработка трудовых договоров и должностных инструкций
• Функция 3. Заполнение трудовых книжек
• Функция 4. Составление штатного расписания и графика отпусков
• Функция 5. Разработка правил внутреннего трудового расписания

Что такое кадровый аутсорсинг и кому он нужен?

Аутсорсингом называется передача каких-либо функций предприятия другой компании на договорной основе. Нетрудно догадаться, что передается та сфера, которая не является для предприятия основной. Это позволяет сосредоточить внутренние ресурсы на основной деятельности.

Кадровый аутсорсинг — это передача сторонней организации всей работы отдела кадров. То есть вы получите так называемый удаленный отдел кадров.

Кому это может быть удобно? В первую очередь руководителям небольших и развивающихся предприятий, которые еще не могут себе позволить содержать полноценный отдел кадров.

Обязанности кадровиков в таком случае возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).

Но у такого распределения дополнительных обязанностей есть существенные недостатки:

• безграмотное ведение дел, поскольку ими занимается не специалист;
• требование работником дополнительной оплаты, что совершенно справедливо;
• халатное отношение к дополнительной нагрузке, что естественно — ведь сотрудник сосредоточен на своих прямых обязанностях.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства очень актуален тогда, когда нужно срочно и быстро набрать новых сотрудников. Например, рабочих на новую отрасль производства или на строительный объект.

Еще один вариант прямой выгоды аутсорсинга кадров — для иностранных компаний, недавно работающих российском рынке и не вникших еще в отечественное трудовое законодательство.

Положительные и отрицательные стороны аутсорсинга отдела кадров:

О других видах удалённого сотрудничества читайте публикацию «Аутсорсинг» на нашем сайте.

ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Порядок в делах нужен везде. Корректное ведение кадрового делопроизводства избавит компанию от проблем с законодательством и сделает сотрудничество выгодным для обеих сторон трудового договора. Если составлением документов и выполнением функций инспектора HR-отдела заняты специалисты, то у руководства компании не будет поводов для беспокойств.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет 5 важных преимуществ:

• отсутствие необходимости в расширении штата;
• снижение налоговых рисков;
• гарантия полной кадровой безопасности;
• снижение издержек;
• возможность концентрироваться на решениях, которые важны для бизнеса.

Оказывая услуги по кадровому делопроизводству в Москве, мы выполняем все обязанности штатного сотрудника. Передача этих функций на аутсорсинг исключает проблемы с оформлением и хранением кадровых документов в случае болезни или увольнения специалиста.

Ведение кадрового производства в полном объеме предполагает:

• прием на работу;
• ведение и хранение личных дел сотрудников;
• создание графика отпусков;
• составление табеля учета рабочего времени;
• документальное оформление процедуры увольнения работника с предприятия;
• составление и хранение всех приказов по кадрам.

Мы успешно справляемся с ежедневными кадровыми заданиями.

Как перейти на аутсорсинг кадрового делопроизводства — 5 основных этапов

Итак, попробуем перейти на новый формат работы. Главное — действовать обдуманно и системно.

Этап 1. Оценка текущего положения дел компании

Сделать это лучше не приблизительно, а максимально точно. То есть, составив нечто вроде отчета, прописав все в цифрах, обозначив все плюсы и минусы предстоящего сотрудничества.

Обязательно при этом просчитать, во сколько обойдется содержание в штате собственных кадровиков и сколько придется платить сторонним специалистам.

Такой подход поможет вам ответить на главный вопрос: будет ли переход на аутсорсинг целесообразным? И если да, какие функции отдела кадров стоит отдать на исполнение профессионалам?

Этап 2. Выбор подрядчика

Почему к выбору компании-аутсорсера следует отнестись очень серьезно?

В сфере кадрового аутсорсинга очень важно иметь:

• хороший опыт;
• опыт в решении нестандартных ситуаций;
• безупречную репутацию.

Советуем также обратить внимание на страховку профессиональной ответственности — у всякой солидной компании она есть. Кроме того, некоторые фирмы работают только с крупными организациями, а некоторые — только с малыми. Технология работы при этом различная.

Этап 3. Формулирование условий сотрудничества

При совместной разработке контракта перед вами, как перед заказчиком, встает главная задача — донести до подрядчика однозначное понимание ситуации. Для этого нужно четко формулировать задачи и цели, задавать уточняющие вопросы и обсуждать встречные.

Здесь формулируется и техническая сторона вопроса — какие будут использоваться методики, программное обеспечение и т. д. Если приемы и решения партнеров окажутся отличными от ваших, прислушайтесь к ним.

О том, чем различаются аренда персонала и кадровый аутсорсинг и как формируется стоимость услуг аутсорсинга читайте в статье «Аутсорсинг персонала».

Этап 4. Заключение договора

Компании-аутсорсеру станут известны личные данные сотрудников и различная информация вашего предприятия, требующая полной секретности. Поэтому первым делом обговорите и пропишите условие о соблюдении конфиденциальности.

Другие немаловажные пункты:

• требования квалификации и профессионального опыта персонала аутсорсера;
• сроки выполнения и сдачи работы;
• порядок и условия оплаты услуг;
• ответственность за качество услуг.

Для участия в составлении и заключении договора пригласите независимого юриста.

Этап 5. Организация контроля за работой аутсорсера

Обычно хватает одного сотрудника, который будет предоставлять отчетность руководству.

Отчет состоит из:

• анализа работы специалистов-аутсорсеров на основе обратной связи от персонала, менеджеров и контрагентов;
• оценки соответствия деятельности партнеров запланированным показателям;
• совместного обсуждения всеми участниками процесса промежуточных итогов.

Возникшие проблемы обсуждайте вместе с аутсорсерами. Потому что причин у них две — либо ненадлежащее исполнение, либо неправильно планирование.

Об особенностях передачи на аутсорсинг обслуживание компьютеров и серверов читайте статью «Аутсорсинг ИТ-услуг».

Аутсорсинг кадрового учета на выгодных условиях — обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг

Стоимость на кадровый аутсорсинг зависит от нескольких факторов:

• задач, которые нужно выполнить;
• объема работ;
• уровня квалификации специалистов, которые будут заниматься вашими делами;
• сроков (сверхсрочная работа может оплачиваться дороже);
• типа деятельности предприятия.

Но в любом случае итоговый ценник составляется индивидуально для каждого заказчика при заключении договора.

Теперь сделаем небольшой обзор компаний, к которым можно обратиться в случае возникшей необходимости.

1)

Компания вот уже 11 лет успешно работает в сфере аутсорсинга персонала, аутсорсинга бизнес-процессов и консалтинга. Здесь применяются только инновационные методы и трудятся только лучшие специалисты, которые постоянно повышают свой профессиональный уровень.

Их клиенты — организации из абсолютно разных областей бизнеса.

Их цель — экономить ваше время и бюджет.

Область их деятельности — вся Россия.

Благодаря удобному сервису, работа идет оперативно и максимально результативно. Вся ответственность компании застрахована.

2)

Высококвалифицированные специалисты оказывают различные юридические и бухгалтерские услуги. Компания дает гарантию возврата ваших средств в случае невыполнения услуги. Профессиональная ответственность всех специалистов застрахована.

Из сферы кадрового делопроизводства можно заказать:

• полное ведение кадрового делопроизводства;
• постановку кадрового учета;
• кадровый аудит;
• составление правил внутреннего трудового распорядка;
• составление штатного расписания.

Более 20000 довольных клиентов за весь период деятельности.

3)

Организация предлагает решение кадровых вопросов любой сложности и срочности. Нужно просто оставить заявку на сайте, и менеджер свяжется с вами для обсуждения всех нюансов выбранной услуги.

Вы можете также заказать аутсорсинг логистического, производственного, клинингового и инжинирингового персонала.

Полная материальная ответственность и юридическая правоверность — компания застрахована от всевозможных ситуаций. «Staff Energy» работает в Москве, имеет более 15 региональных филиалов и более 50 региональных рекрутеров.

4) Аутсорсинговая

Вам предлагается большой перечень услуг, входящих в пакет «Ведение кадрового учета». Помимо полного ведения всей кадровой документации, вы можете получить и консультации по трудовому законодательству РФ.

На сайте приводится расчет на разные виды услуг:

• кадровое делопроизводство с нуля;
• восстановление кадрового делопроизводства;
• аудит кадрового делопроизводства и учета;
• различные дополнительные работы.

Компания гарантирует конфиденциальность и идеальное оформление документов. Консультации по телефону или при личной встрече.

5) Консалтинговая

Здесь предоставляют комплексные кадровые решения. Компания работает как с небольшими организациями, так и с крупными предприятиями, а также может подготовить организацию к проверке или устранить выявленные недочеты после нее.

Вы выбираете любой из 4 видов сотрудничества:

• ведение кадрового администрирования в базе «Coleman Services»;
• ведение кадрового администрирования в вашей базе;
• удаленное ведение кадрового делопроизводства;
• специалист-имплант на вашей территории.

Имеются и другие дополнительные услуги, ознакомиться с которыми можно на сайте компании.

Аутсорсинг кадрового учета, преимущества:

• Получаете услуги в том объёме, который вам необходим;
• Избавлены от расходов на штатного кадровика;
• Списываете в расходы затраты на услуги аутсорсинга, уменьшая таким образом налогооблагаемую базу (если у вас УСН 15% или ОСН);
• Не тратите время на отслеживание всех изменений в трудовом законодательстве;
• Минимизируете риски для компании по кадровому направлению деятельности.

Остались вопросы? Получите бесплатную консультацию у наших менеджеров.

Профессионализм

Компания создана профессиональными HR-ми с колоссальным опытом работы в крупных российских и международных компаниях.

Эффективные решения

Мы обладаем экспертными знаниями рынка труда для решения нестандартных и сложных задач, связанных с управлением персоналом.

Надежность и гарантии

Мы берем на себя ответственность за правильное ведение кадрового учета в соответствии с трудовым законодательством.

Как избежать ошибок при переходе на аутсорсинг — 4 простых совета новичкам

Чтобы не испытать разочарование от нового сотрудничества, желательно предусмотреть если не все, то большинство вероятных ошибок. Постараемся помочь вам в этом.

Совет 1. Откажитесь от резкого перехода на кадровый аутсорсинг

Заключение договора — не конец процесса, а лишь его начало. Вам придется не только приспосабливаться к новому формату работы, но и добиваться того, чтобы он оправдал себя. А для этого требуется и время, и совместные усилия — как аутсорсеров, так и ваших сотрудников.

Поэтому не торопитесь сразу увольнять кадровиков в надежде на то, что это резко сократит расходы предприятия. И первое время контролируйте деятельность вашего провайдера, чтобы не упустить даже мелочи в процессе. Ведь добиться результата — одно дело, а закрепить его на весь период сотрудничества — совсем другое.

Совет 2. Внимательно выбирайте компанию-подрядчика

Правильный выбор аутсорсера — едва ли не главный фактор, обеспечивающий успешное сотрудничество. Внимательно изучите рынок услуг и каждого кандидата. Перед этим составьте список требований, которым он должен соответствовать, и при выборе ориентируйтесь именно на это соответствие.

Обратите внимание и на то, располагает ли компания-аутсорсер достаточным запасом ресурсов. Тогда вам не придется менять партнера в случае, если ваше предприятие расширится и объем работ увеличится.

Совет 3. Тщательно оцените выгоды от перехода на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг кадрового учета, как на любой другой, в большинстве случаев продиктован стремлением к экономии. Однако, часто экономия оказывается сомнительной, поскольку выбрав компанию с низкими ценами, вы рискуете получить такое же низкое качество услуг от неквалифицированных специалистов.

Только просчитав выгоды нового формата работы и сравнив все плюсы и минусы, можно реально оценить обстановку и определить, нужно ли вам передавать на аутсорсинг функции отдела кадров. Чем больше будет анализа, тем меньше будет ошибок.

О том, все ли второстепенные функции предприятия выгодно передавать на аутсорсинг, предлагаем почитать статью «Аутсорсинг охраны труда».

Совет 4. Четко пропишите ответственность сторон в договоре

Самый распространенный пункт, который при аутсорсинговом сотрудничестве вызывает взаимные претензии, — это ответственность сторон. А случается это чаще всего потому, что этот вопрос недостаточно хорошо проработан при составлении договора.

Поэтому зоны и пределы ответственности определяйте четко и конкретно. Желательно при этом учесть и нестандартные ситуации.

Пример

Организация, занимающаяся поставками компьютеров, передала на аутсорсинг работу кадрового делопроизводства. Не предоставив вовремя отчет о проделанной работе, фирма-аутсорсер была вынуждена оплатить неустойку за нарушение сроков, так как в договоре не было указано, что сроки сдачи можно продлить, если исполнитель уведомляет заказчика о невозможности выполнить задачу в указанный период.

В завершение предлагаем посмотреть видео о том, какие ошибки чаще всего допускаются в кадровом делопроизводстве. Если вы обратитесь к серьезной компании-аутсорсеру, всех перечисленных нарушений можно избежать.