Чек-лист. Какие документы по персональным данным должны быть у юридического лица для успешного прохождения проверки Роскомнадзора?

Что требует закон?

Закон вступил в силу 7 июня 2006 года и требует, чтобы каждый оператор уведомил Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные до начала их обработки. Сам порядок уведомления и перечень сведений, которые оператор должен сообщить в Роскомнадзор, указаны в статье 22 закона.
В теории все просто: уведомление подается на бумажном носителе или в электронной форме за подписью руководителя организации. Роскомнадзор рассматривает уведомление в течение 30 дней и принимает решение о регистрации оператора в реестре. Если сведения в уведомлении не соответствуют требованиям закона, то оператор получает отказ с правом повторной регистрации. Сведения, содержащиеся в реестре операторов, за исключением сведений об обеспечении безопасности персональных данных, являются общедоступными.

Но на практике все сложнее. Чтобы правильно зарегистрироваться в реестре операторов персональных данных, необходимо сначала выполнить требования: осуществить правовую и техническую подготовку организации в соответствии со статьями 18.1 и 19 закона. А это требует немало времени и средства.

Что это за процедура?

Регистрация – это добровольное предоставление сведений физическим или юридическим лицом, которое планирует заниматься обработкой персональных данных. Те компании и учреждения, что вели подобную деятельность до выхода соответствующего закона, регистрируются по факту.

Закон отводит Роскомнадзору до месяца на рассмотрение информации, представленной в уведомлении оператора. Права на отказ у ведомства нет, но оно имеет право запросить дополнительные данные, если указанные в уведомлении покажутся сотрудникам неполными или недостоверными.

Если у зарегистрированного оператора происходит изменение каких-либо данных, опубликованных в реестре (получение новой или лишение лицензии, внесение изменений в устав и прочее), он обязан уведомить надзорный орган в течение 10 рабочих дней.

Камни преткновения

Как правило, операторы персональных данных сталкиваются с тремя основными проблемами при регистрации в реестре Роскомнадзора:

Не знают, как заполнить уведомление: пишут, как думают (отсебятину), или, еще хуже, копируют уведомление у других операторов. В итоге они получают отказ в регистрации. Или все же попадают в реестр, но еще и на штрафные санкции, так как сведения в реестре получаются не соответствующими действительности.
Не знают, как заполнить уведомление, не проведя сначала полноценную подготовку по 152-ФЗ и не имея практики прохождения проверки Роскомнадзора.
Составляют уведомление без конкретики, описывая применяемые меры защиты, цели обработки, правовое основание обработки персональных данных общими словами, без ссылок на конкретные внутренние организационно-распорядительные документы организации, нормы законов и без указания конкретных мер защиты.

Смотреть весь список

Свернуть

Чего там нового в законодательстве?

По теме проверок по защите персональных данных было написано немало статей и многие из них вышли раньше 2020 года. Чтобы как-то въехать в настоящие реалии, в первую очередь необходимо проанализировать, что же поменялось за последние годы в законодательстве.

242-ФЗ

Сначала давайте вспомним небезызвестный 242-ФЗ. В 2020 году он наделал много шуму в связи с необходимостью локализации персональных данных граждан РФ на территории РФ. Спустя четыре года единственным крупным пострадавшим от этого закона является социальная сеть Linkedin.
Но была в 242-ФЗ и другая сторона, не растиражированная так активно в СМИ.

В 242-ФЗ были очень важные в контексте проводимых РКН проверок по персональным данным изменения: на деятельность Роскомнадзора в сфере защиты прав субъектов персональных данных с 1 сентября 2015 года не распространяется федеральный закон №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Что это значит? Для операторов персональных данных, как можно догадаться, – ничего хорошего. Теперь, как уже показала практика, — сильно уменьшилось количество плановых проверок и соразмерно увеличилось количество внеплановых. Об этом говорят и планы проверок Роскомнадзора, опубликованные в конце 2020 года (и в последующих годах) на сайте ведомства. Плановых проверок по персональным данным там — раз, два и обчелся, в отличие от предыдущих годов.

Основная проблема внеплановых проверок в том, что о них нельзя узнать с хорошим временным запасом и, как следствие, — нельзя как можно лучше подготовиться. Например, раньше, когда публиковался план проверок, каждый мог скачать его и узнать, находится ли организация в нем или нет. И врасплох можно было застать только те немногие организации, дата проверки у которых значилась январем-февралем. Остальные имели возможность нормально подготовиться, даже если до этого момента в организации по защите персональных данных совсем ничего не делалось. Сейчас лучше, конечно же, быть готовым к проверке Роскомнадзора по персональным данным в любой момент, то есть всегда держать наготове актуальный комплект документации по защите персональных данных.

13.11 КоАП РФ

Другое важное законодательное изменение это изменение статьи 13.11 КоАП РФ «Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных». Эти изменения полностью преобразовали наказание за нарушение законодательства в сфере защиты персональных данных. Ранее статья 13.11 не разбивалась на части, и максимальный штраф был предусмотрен в размере 10 тысяч рублей для юридических лиц. Сейчас же здесь имеется 7 частей (да еще и планируется расширение), по одной из которых (нарушение правил обработки специальных категорий персональных данных) предусмотрен максимальный штраф для юридических лиц – 75 000 рублей. К тому же, при выявлении проверяющими разных нарушений – наказания по разным частям статьи КоАП теоретически могут складываться. Почему «теоретически»? Раньше на сайтах региональных управлений РКН в разделе «Новости» постоянно публиковались новости о том, что регулятор проверил условно 3 организации на выполнение законодательства о персональных данных, у организации №1 все хорошо, организацию №2 оштрафовали на 3 тысячи рублей, организацию №3 оштрафовали на 5 тысяч рублей. Можно было собрать такие новости в кучу за год и подбить некоторую статистику по штрафам. Сейчас же таких новостей нет. Если у кого-то имеются данные по штрафам за нарушение 152-ФЗ после изменений в 13.11 КоАП РФ, то можете поделиться такой информацией в комментариях.
Здесь стоит сразу отметить, что в первоначальном тексте законопроекта по изменению статьи 13.11 КоАП РФ изначально фигурировали более значительные суммы штрафов, например, там где в итоге максимальный штраф был установлен в 75 000 рублей, изначально планировалось наказывать аж на 300 000 рублей. Солидно, но до сумм за нарушение GDPR все равно далеко. Но, несмотря на то, что суммы штрафов в итоге сильно уменьшились, к сожалению, некоторые продавцы услуг по защите персональных данных до сих пор пытаются запугать цифрой «300 000». Будьте бдительны.

Итак, мы убедились, что возросшая вероятность внеплановой проверки и многократно возросшие штрафы за нарушение 152-ФЗ неплохо так стимулируют быть готовыми к проверке в любой момент. Давайте же разбираться, что нам нужно для этого сделать.

Что делать, если вы уже обрабатываете персональные данные?

Если вы уже обрабатываете персональные данные и не знаете как сейчас поступить по поводу регистрации в реестре операторов персональных данных, то следуйте такому плану:

Соберите сведения по обработке и предпринимаемых мерах по защите персональных данных (см. перечень сведений ниже).
Как можно скорее подготовьте и подайте уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор.
Выполните подготовку по всем требованиям 152-ФЗ с учетом указанных вами в уведомлении сведений (смотрите информацию по ссылке — подготовка по 152-ФЗ).
Произведите корректировку сведений в реестре Роскомнадзора по результатам подготовки по 152-ФЗ путем подачи извещения об изменениях (при необходимости).

Смотреть весь список

Свернуть

Виды проверок

Прежде чем мы перейдем к непосредственным шагам по подготовке к проверкам, давайте посмотрим, какие виды проверок бывают и как проходит типичная проверка.
В целом, проверки можно разделить на 2 вида: документарные и выездные.

Документарные проверки

Документарная проверка чаще всего начинается с того, что в организацию приходит письмо из местного управления РКН с каким-либо требованием. Если в вашей организации, например, не подавали уведомление о её внесении в реестр операторов персональных данных, то вам могут напомнить, о том, что неплохо бы это уведомление все-таки подать. Закон ведь требует. Или обосновать, почему ваша организация может обрабатывать персональные данные без уведомления (в 152-ФЗ предусмотрен ряд исключений). Если уведомление ваша организация всё же подавала, то вам могут напомнить о том, что в реестре время от времени появляются новые поля и их тоже необходимо заполнять. Например, необходимо указать местонахождение ЦОДа и то, является ли он арендуемым или собственным. И да, база данных 1С на компьютере главбуха в понимании Роскомнадзора это ЦОД. О заполнении уведомления
Практика показывает, что у многих операторов персональных данных возникают вопросы — как правильно заполнять те или иные поля уведомления. О самом уведомлении оператора персональных данных мы немного поговорим в этой статье, но вот туториал по заполнению уже тянет на отдельную. Вас также могут попросить прислать по почте копии документов, регламентирующих защиту персональных данных в организации — приказы, инструкции, модель угроз и вот это все.

Итак, вы получили такое письмо от Роскомнадзора, что делать?

На самом деле тут проще сказать чего категорически не следует делать — игнорировать эти письма. К сожалению, на практике многие поступают именно так. Кто-то забывает ответить, кто-то не знает, что писать в ответ и не отвечает, а кто-то надеется, что про них забудут и все спустится само собой на тормозах. Нет, не забудут, не в этом случае.

Может у каких-то ведомств и распространена такая практика — написать письмо в организацию «для галочки» и забыть, но только не у РКН. Поэтому отвечать желательно в установленный в письме срок, иначе организация будет наказана по статье 19.7 КоАП РФ «Непредставление или несвоевременное представление сведений информации в государственный орган». Можно зайти на сайт своего регионального управления Роскомнадзора (%номер _региона%.rkn.gov.ru) в раздел «Новости». В 2020 году добрая половина новостей была посвящена привлечению юридических лиц к ответственности по той самой статье КоАП РФ. Причем в каждой новости могло фигурировать до 10-15 организаций. Сейчас такие новости тоже есть, но меньше, связано это, скорее всего с тем, что сам РКН стал менее активно рассылать «письма счастья».

Штраф по 19.7 КоАП РФ небольшой — 3-5 тысяч рублей, но тут нужно помнить, что после того как вы заплатите штраф, затребованные в изначальном письме сведения все равно придется предоставить.

Скриншот сайта Управления Роскомнадзора по Приморскому краю, 2016 год

Если по содержанию присланного вам письма что-то непонятно, то в конце обычно указан исполнитель письма и его контактные данные. Всегда можно позвонить и уточнить, что же регулятор все-таки от вас хочет.

Про документарные проверки, пожалуй, добавить нечего, перейдем к выездным.

Выездные проверки

Из самого названия уже становится ясно, что проверяющие как минимум два-три раза окажутся на вашей территории. По нашему опыту можем сказать, что процесс проверки выглядит примерно так:

проверяющие приезжают в организацию, знакомятся с руководителем, вручают ему уведомление о проверке, делают запись в журнале проверок юридического лица контролирующими органами (отсутствие такого журнала, кстати, это уже нарушение);
затем представители РКН просят предоставить документацию, которая имеется в организации по защите персональных данных, тут-то вы и тащите всю эту гору документов — приказы, инструкции, положения, политики, модель угроз;
бегло ознакомившись с составом документов, проверяющие либо просят выделить им помещение, где они будут их изучать, либо просят предоставить копии всей документации и удаляются в свои кабинеты изучать предоставленную вами информацию;
в процессе ознакомления с документами могут возникать вопросы по их содержанию или пожелания по внесению в них каких-либо изменений;
в один из дней проверки, представители РКН обязательно пройдутся по кабинетам, где обрабатываются персональные данные, осмотрят места хранения ПДн на бумажных носителях — шкафы, сейфы, полки (тут наверняка вам намекнут на необходимость приобретения запираемых железных шкафов, если ПДн хранятся как-то иначе), также могут посмотреть информационную систему;
в конце проверяющими делается запись в том же журнале учета проверок об итогах проверки (выявлены замечания или нет) и вручается акт по итогам проверки.

Здесь, пожалуй, стоит рассказать о том, что нужно помнить во время проведения выездной проверки.
Во-первых, ни в коем случае не нужно идти с проверяющими на конфликт и как-либо препятствовать проведению проверки («терять» ключ от кабинета с документами и тому подобные уловки). Да, проверяющие тоже могут ошибаться. Яркий пример такой ошибки, связанной с чрезмерным увлечением запретами всего и вся случилась у нас в Приморском крае в 2015-2016 годах. Синдром вахтера никто не отменял, и в процессе проверки могут предъявляться совершенно противоправные и необоснованные требования. Но это никак не отменяет простых правил человеческого общения. Если вы с чем-то не согласны, выскажите это спокойно, попросите ссылку на законодательство, чем обусловлено сомнительное требование.

Во-вторых, неважно какие претензии будут высказаны проверяющими во время проверки, важно только то, что будет написано в акте по итогам проведенной проверки. Приведу простой пример, на одной из проверок представители РКН утверждали, что необходимо разделять информационные системы персональных данных «Бухгалтерия» и «Кадры» и в документах соответственно их описывать раздельно. Требование совершенно ничем не подкреплено законодательно, а само определение ИСПДн из 152-ФЗ не запрещает объединять информационные системы и описывать их так, как мы этого сами захотим. Мы можем в лечебном учреждении объединить документально систему с медицинскими данными с теми же кадробухами, и сказать, что это у нас одна ИСПДн. Правда в этом случае нужно помнить, что вероятно кадробухов придется защищать по более высокому уровню защищенности персональных данных, который будет определен для части информационной системы с медициной. Но вот бухгалтерию отделять от кадров и для каждой системы отдельно плодить горы приказов, инструкций и моделей угроз даже с точки зрения здравого смысла совсем не правильно. Так вот, главное в этой истории то, что в акте по итогам проверки было написано «нарушений законодательства не было выявлено». И это перечеркивает все словесные неправомерные замечания проверяющих.

В-третьих, обязательно необходимо проинструктировать всех своих сотрудников, участвующих в обработке каких-либо персональных данных что можно, а что нельзя делать и говорить во время проверки. Например, можно обрабатывать ПДн в соответствии с инструкциями и правилами, но нельзя разбрасывать на рабочем столе копии паспортов сотрудников.

Лайфхак по успешной регистрации в реестре Роскомнадзора

Если сроки горят, и нужно зарегистрироваться в реестре с первого раза, то необходимо следовать рекомендациям:

Заполняйте уведомление максимально подробно и точно, ссылаясь на реальные и действующие нормы закона, а также внутренние организационно-распорядительные документы.
Если у вас система защиты персональных данных еще не готова, то нужно писать так, как будто она реализована полностью, с указанием конкретных подсистем и средств защиты (антивирусная подсистема, подсистема обнаружения вторжений, подсистема криптографической защиты, подсистема анализа защищенности, подсистема защиты от несанкционированного доступа и др.).
Если вы подаете уведомление с целью регистрации в реестре как оператор персональных данных «клиентов», то не забудьте указать, что вы обрабатываете и персональные данные сотрудников, так как они есть в любой организации. Это обязательно!
При описании правового основания обработки персональных данных нельзя ссылаться только на 152-ФЗ, так как закон описывает требования к обработке и защите персональных данных, но не описывает правовые основания обработки для тех или иных типов организаций.
При описании правового основания обработки не забудьте базовые документы, которые нужно указывать любому оператору: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ.

Смотреть весь список

Свернуть

Кто такой оператор персональных данных

Закон под понятием оператора персональных данных понимает государственный орган или иное лицо, юридическое или физическое, которое:

собирает или получает персональные данные граждан;
определяет цели получения этой информации;
самостоятельно определяет ее состав;
вправе осуществлять с информацией какие-либо действия (обработку).

На практике к операторам относятся не только образовательные или медицинские учреждения, социальные сети, мобильные операторы, банки, которые получают персональные данные тысяч лиц, но иногда ими становятся и обычные компании, которые эти сведения получают в процессе заполнения анкеты для устройства на работу и копирования трудовой книжки. Закон ставит перед такими организациями задачу обеспечить сохранность этих сведений от утечек и иных угроз, возникающих в процессе обработки персональных данных.

При этом закон не уточняет, какие именно сведения относятся к персональным данным, предполагая, что это все категории информации, связанные с конкретным физическим лицом: от даты выдачи паспорта до номера автомобиля. Попадая в руки злоумышленников, такие данные могут помочь им обнаружить имущество конкретного лица, причинить вред ему или его семье, поэтому сведения подлежат строгой охране. При том, что на теневом рынке сбыта информации спрос на большие объемы персональных данных велик, степень их защиты и качество применяемых для этого информационных технологий должны быть максимально возможными для каждого конкретного оператора.

Регистрация в реестре Роскомнадзора: цена вопроса

Госпошлина за внесение в реестр Роскомнадзора не взимается. Оператор может подать уведомление самостоятельно или обратиться за помощью к компетентной организации, которая не только подготовит уведомление, но и поможет выполнить подготовку по требованиям закона.

Помощь коммерческих организаций в регистрации в реестре стоит от 10 до 50 тысяч рублей, а с предоставлением базового набора организационно-распорядительной документации — от 50 до 150 тысяч рублей.

Скачать коммерческое предложение на Внесение в реестр Роскомнадзора

Какие сведения указываются в уведомлении?

В уведомлении указываются следующие сведения:

наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора;
цель обработки персональных данных;
категории персональных данных;
категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
правовое основание обработки;
перечень действий с персональными данными, описание используемых способов обработки персональных данных;
описание реализации мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 закона;
фамилия, имя, отчество лица ответственного за организацию обработки персональных данных;
дата начала обработки персональных данных;
срок или условие прекращения обработки персональных данных;
сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных;
сведения о месте нахождения базы данных;
сведения об обеспечении безопасности персональных данных.

Смотреть весь список

Свернуть

Документация к проверке

Хотелось оставить этот торжественный момент на конец статьи. Но что уж там, раз уже перешли к разговору о комплекте необходимой документации, то вот ссылка на наш комплект шаблонов. В архиве 4 папки и шаблон «Модели угроз». Здесь мы будем говорить только о документах из папок «Общее» и «ПДн». «Общее» — это документы, которые могут применяться плюс-минус для любых информационных систем, а «ПДн» это чисто роскомнадзоровская часть. Полное описание состава документов в архиве можно посмотреть у нас на сайте.
Статья получилась итак достаточно объемная, поэтому разбирать из каких конкретно требований появился тот или иной документ (или раздел документа) здесь не будем. Это тема для отдельной статьи. Давайте пройдемся по общим моментам.

Состав документов

Итак, первым делом перед специалистом, которому поручили подготовиться к грядущей проверке встает вопрос – а какие вообще документы нужны. Специалист обращается к законодательству и… Не находит практически ничего полезного. Ну не то чтобы прям совсем ничего. Да, наверное, специалист наткнется на постановление Правительства РФ от 21.02.2012 №211 и скажет: «Вот, вы были не правы, вот, есть же список документов!». Да, есть. Только специалиста здесь ждет своего рода ловушка. Если обзавестись только документами из этого списка, организация получит предписание по итогам проверки, потому что список не перекрывает и малой части требований законодательства. Плюс в списке встречаются такие несуразности как, например, необходимость отдельно утверждать перечень ИСПДн. Зачем для этого делать отдельный документ, когда можно перечислить ИСПДн в «Положении об обработке и защите ИСПДн» или в «Политике информационной безопасности» — непонятно. Ну и наконец, постановление №211 относится только к государственным и муниципальным органам, поэтому к большинству операторов ПДн – не применимо. И, кстати, в нашем наборе документов по постановлению 211 нет, так как большинство вопросов итак учтены в других документах.
Хорошо, давайте посмотрим, что там у нас есть еще в законодательстве.

В федеральном законе «О персональных данных» напрямую говорится только о необходимости разработки «Модели угроз безопасности» (хотя «напрямую» тоже не совсем верно сказано, в законе написано, что нужно определять угрозы безопасности ПДн) и о публикации «Политики в отношении обработки персональных данных».

О процессе разработки Модели угроз мы, возможно, также подробнее напишем в одной из последующих статей.

Все остальное описано неоднозначно, примерно в таком духе:

Оператор обязан принимать меры… К таким мерам могут, в частности, относиться:
1) назначение оператором, являющимся юридическим лицом, ответственного за организацию обработки персональных данных;
2) издание оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений; … 4) осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных настоящему Федеральному закону и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам оператора;

И так далее. Поскольку прямого указания выпускать тот или иной документ нет, читать и понимать 152-ФЗ следует именно так: если написано про осуществление внутреннего контроля, то для выполнения этого требования должны быть разработаны документы, определяющие план, порядок такого контроля, а также некие акты или журналы, в которых отражены результаты контроля. Проверяющих не устроит рассказ о том, что вы выполнили требование по назначению ответственного за организацию обработки персональных данных просто устно обозначив такую ответственность одному из сотрудников. Должен быть документ! В этом конкретном случае — приказ о назначении такого ответственного.
Если есть ответственный, то ему полагается инструкция – за что он отвечает, и какие у него есть права и полномочия. Часто такую инструкцию называют «должностной», что на наш взгляд в большинстве случаев не совсем правильно. Ведь «ответственный за организацию обработки персональных данных» это, как правило, не отдельная должность, а лишь дополнительная обязанность, которая возлагается на того или иного сотрудника.

В общем и целом нам необходимо досконально изучить законодательство по защите персональных данных, выискивая намеки на необходимость наличия различных документов. При этом можно написать одно «Положение об обработке и защите персональных данных», а можно сделать отдельно «Положение об обработке…» и «Положение о защите…». Здесь уже как кому больше нравится.

Содержание документов

Хорошо, с составом документов понятно, а что там с содержанием? А с этим еще хуже. Есть редкие рекомендации регуляторов, как например здесь, но это скорее исключения. В целом здесь можно дать такие общие рекомендации:

Описания ИСПДн, систем защиты, технологических процессов обработки ПДн и прочих индивидуальных вещей должны быть конкретными, отражающими реальную картину происходящего. Если это все будет описано слишком общими и абстрактными фразами, можно получить претензию от проверяющего.
Различные перечни (субъектов ПДн, самих ПДн) должны соответствовать действительности.
Документы должны быть актуальными. Если ответственным за организацию обработки персональных данных назначен давно уволившийся сотрудник, то это гарантированное предписание.
Журналы должны быть хотя бы минимально заполнены. Хотя бы те журналы, по которым не получится обосновать их абсолютную чистоту. Например, есть журнал учета обращений субъектов ПДн. На самом деле не такая уж и редкая ситуация когда к оператору никто никогда не обращался с подобными запросами. А есть журнал учета инструктажей по информационной безопасности. И вот уже если этот журнал чистый – могут быть вопросы.
Письменное согласие субъекта на обработку его персональных данных должно соответствовать статье 9 закона «О персональных данных». Так, например, многие забывают указать в согласии юридический адрес оператора, которому дается согласие. Также нужно помнить, что согласие должны быть сознательным и конкретным. Раньше многие любили добавлять фразу «даю свое согласие на передачу моих персональных данных третьим лицам». Сейчас такая практика пресекается, необходимо указать какие именно ПДн будут передаваться, кому именно и с какой целью.
Все причастные сотрудники к тому или иному документу должны быть ознакомлены с этим документом. Например, все допущенные к обработке персональных данных должны быть под роспись ознакомлены с приказом, утверждающим соответствующий список.

В конце раздела хотелось бы еще попросить не вестись на рассылки различных мошенников, которые предлагают «сертифицированный комплект документов по защите персональных данных». Зачастую такие мошенники пытаются выдать себя за госорганизацию и иногда делают это очень правдоподобно. Заплатив им деньги, вы в лучшем случае получите набор болванок хуже качеством, чем у представленных здесь бесплатно.