Роструд разрешил хранить копии паспортов в личных делах

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности

К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (). Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях ():

1. содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
2. обеспечение сохранности имущества.
3. обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
4. обеспечение личной безопасности работников;
5. контроль количества и качества выполняемой работы;

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей .

В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным.

Ответственность за нарушения

За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

• предупреждение;
• наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
• наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
• административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

Источник: https://m.ppt.ru/news/141379

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов.

За это компанию оштрафуют

Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию. Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие.

Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.

Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г.

по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г.

по делу № А53-10287/2013 и др.). Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т.

50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

1. приказы о приеме на работу и других событиях;
2. анкету сотрудника;
3. обязательно трудовую книжку.
4. трудовой договор;

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.

Роструд по хранению копий документов в организации

Ведь законодатель не определил четко список документов, разрешенных к хранению в организации. Поэтому, чтобы минимизировать риск штрафных санкций, предусмотрительные кадровики предприятий и учреждений подшивают в личные дела сотрудников и хранят только те документы, которые их организации сами и издают.

Это трудовые договоры, приказы о приеме на работу, перемещения по службе, поощрения, премирование, иные локальные трудовые акты, содержащие упоминание фамилии работника, анкета сотрудника, трудовая книжка.

Если же организация игнорирует или небрежно относится к требованиям закона о защите персональных данных своих сотрудников, то и юридическое лицо, и конкретное должностное лицо, допустившее правонарушение, может быть привлечено к административной ответственности — от предупреждения до денежного штрафа.

Виновное физическое лицо может быть оштрафовано в размере от 1000 до 3000 рублей, на

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

И даже после увольнения.Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

• Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
• Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Можно ли хранить в личных делах копии паспортов, дипломов и т.п. ?

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

• на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
• на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Обычно в данный перечень включают:

1. договор о материальной ответственности и т. д.
2. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
3. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
4. копию приказа о приеме на работу;
5. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
6. трудовой договор (экземпляр работодателя);
7. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
8. согласие на обработку персональных данных;

В период работы досье пополняют:

1. дополнительные
2. копии документов о повышении квалификации;
3. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
4. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;

Как оформляются личные дела?

Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.

Предлагаем ознакомиться Разделение материнского капитала посл разводе

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.

Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками).

Страницы в любом случае нужно нумеровать.

Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

№ п/п

Итого ___________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________. (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Дата

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе. В рассматриваемой ситуации все данные о сотрудниках у Вас есть в трудовых договорах, личной карточке. Этого вполне достаточно. По поводу копии паспорта – ее лучше не хранить в отделе кадров.

Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу.

Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии. Суть спора В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г.

Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников

Обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой N Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», либо в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат).В иных случаях, получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных. 3. Обработка специальных категорий персональных данных работника, в том числе, сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции на основании положений п.2.3 ч.2 ст.10 Федерального закона «О персональных данных» в рамках трудового законодательства. 4. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).Обобщая указанные нами нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст. И даже после увольнения. Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются. Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно. Российской Федерации.Обязанность получения согласия также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, поскольку перечень предоставляемых документов определен Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и п.7 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 N 112, а форма анкеты, предполагающая внесение персональных данных заявителя, утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 N 667-р.Ведение кадрового резерва на сегодняшний день трудовым законодательством не регламентировано. Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, от 30.07.2013 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 N 15АП-16132/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13).Поскольку в вопросе Вами не представлена информация о заявленной работодателем цели обработки персональных данных, оценить правомерность хранения каждой из них с точки зрения соблюдения работодателем положений законодательства о защите персональных данных не представляется нам возможным. Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТТрошина Татьяна Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТКомарова Виктория 22 марта 2020 г.

Инфо

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Что случилось? Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы.

Внимание

Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

1. перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.
2. замена части сведений;
3. изменение состава или семантики данных;

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание. Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками .

Если его одобрят, в укажут, что за такое нарушение граждан могут оштрафовать на сумму до 1500 рублей, а должностных лиц — до 6000 рублей.

Что делать с архивными личными делами уволенных сотрудников?

Вы не сможете обосновать необходимость хранения копий паспортов, военных билетов работников.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт.

А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2020 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его (). При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Видео — о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

• какие документы входят в состав ЛД;
• кто формирует ЛД;
• где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Как правильно извлечь из личного дела сотрудника копии документов?

Так, если номенклатурой дел Вашей организации не предусмотрено ведение личных дел работников, Вы можете изъять из личных дел документы, которые подлежат архивному хранению, а само личное дело уничтожить. Если же номенклатурой предусмотрено ведение личных дел, изъять следует только копии личных документов работников и прочие документы, хранить которые в личных делах рискованно.

Об этом: Журнал Кадровое дело № 12, Декабрь 2020 . Для уничтожения документов ( Правил, утвержденных ). В итоге составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению ( Правил, утвержденных ).

приведена в Правилах, утвержденных . Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в . Подробности в материалах Системы Кадры: 1.

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Хранение в личных делах сотрудников ксерокопий документов

Если организация хранит копии документов без цели, ее могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс.

Вопрос: Как выявлять и уничтожать устаревшие документы Выявление документов с истекшим сроком хранения Как выявить документы с истекшим сроком хранения организации с истекшим подлежат уничтожению ( Правил, утвержденных ).

руб. по ст. 13.11 КоАП РФ. Также организацию обяжут уничтожить копии (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г.

по делу № А53-10287/2013, от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013). 4. Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Проверьте личные дела сотрудников. Если в них есть копии документов, которые вам уже не нужны, то уничтожьте их. Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили.

Составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2020 г.).

Будущие копии уничтожайте в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Порядок уничтожения нигде не прописан, поэтому вы можете установить его самостоятельно (п.

Как правильно оформить личное дело

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

• первичное заведение личного дела;
• внесение в него новых записей и документов;
• изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
• при необходимости заверение копий;
• внутренняя опись входящих в дело документов;
• плановая проверка состояния личных дел;
• ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
• хранение дел;
• помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Метки: дело, документ, какой, личный, хранить

« Предыдущая запись