Обязанности супервайзера. Обязанности супервайзера и торговых представителей

Слово «супервайзер» уже давно прочно укоренилось в нашем лексиконе. Можно сказать, что оно пришло к нам вместе с «менеджерами» и «промоутерами», «мерчендайзерами» и «эйчарами», и происходит от английского слова «supervise» – наблюдать. То есть супервайзер – это человек, который наблюдает, присматривает за работой других людей, за точным и своевременным выполнением поставленных перед ними задач.

Если проанализировать электронные доски объявлений о работе и биржи труда, можно заметить, что чаще всего супервайзеры требуются в таких сферах деятельности, как реклама, продажи и мерчендайзинг. Рассмотрим подробнее каждое из этих направлений.

Супервайзер торговых представителей

Люди этой профессии чаще всего работают в крупных фирмах, продающих различные товары, организациях-дистрибьюторах, оптовых гипермаркетах или компаниях-производителях. Здесь супервайзер считается менеджером среднего звена, он подчиняется коммерческому директору или начальнику отдела продаж, если фирма крупная.

В оптовой организации, насчитывающей до сотни человек, большая половина сотрудников выполняет функции торгового представителя. Территория, которую охватывает оптовик, делится на сегменты или районы. За каждым районом закреплен торговый представитель, который ежедневно объезжает свой маршрут, заходит в магазины, общается с руководством. У каждого такого сотрудника есть свой ежемесячный план продаж, который нужно обязательно выполнить, чтобы получить достойную оплату своего непростого труда, и супервайзер, должностные обязанности которого – обеспечить реальность выполнения планов.

https://youtu.be/EWeqIIT7-rI

Как стать супервайзером?

Эту профессию не освоить в университете. Как и среднее специальное образование, оно может лишь помочь быстро сделать карьеру и добиться успеха в этой сфере.

Лучшие супервайзеры получаются из линейных сотрудников: промоутеров, мерчандайзеров, менеджеров по продажам. Опыт работы «в полях» позволяет качественно организовывать работу других людей, поскольку человек уже знаком с особенностями работы и умеет решать наиболее распространенные проблемы.

Важны лидерские качества, инициативность и ответственность, способность общаться с большим количеством людей и завоевывать авторитет в их глазах.

Для того, чтобы успешный промоутер стал преуспевающим супервайзером, нужно не так много. В работе могут быть полезны тренинги и курсы повышения квалификации, которые часто проводит сама фирма.

Высшее образование в менеджменте или юриспруденции будет огромным плюсом, но пригодится, скорее, для дальнейшего роста в профессии.

Обязанности супервайзера торговых представителей

Он прикрепляется к группе из пяти-семи «торговых». Должностные обязанности супервайзера торговых представителей – контролировать работу своих подчиненных. Самые ответственные каждое утро обзванивают подчиненных, убеждаясь, что те вовремя вышли на работу. В конце рабочего дня они общаются на тему выполнения планов дня.

Во многих фирмах есть супервайзер отдела продаж, обязанности которого – выезжать «в поля» с торговыми представителями, наблюдать за их работой, исправлять ошибки, допущенные в процессе общения с клиентами. Супервайзер очень активно работает с новичком, не имеющим опыта работы: на своем примере он показывает, как нужно продавать, заключать договора с новыми клиентами и поддерживать хорошие отношения с уже существующими.

Часто заработная плата супервайзеров состоит из фиксированного оклада и процентов от общих продаж закрепленных за ним торговых представителей. Неприятная возможность остаться «на голом окладе» отлично мотивирует, заставляя часто работать сверхурочно, ведь периодически доводится вечерами заниматься даже коллекторскими визитами. Супервайзеру приходится вместе с подчиненными забирать просроченные долги за отгруженный товар, иногда даже выслеживая должника, так как в большинстве случаев товар оставляется в точках на реализацию. Деньги нужно забирать через одну-три недели после отгрузки товара. Платить, как выясняется, хотят не все клиенты, а в мелких фирмах служба охраны не предусмотрена.

Так как супервайзеры по роду своей деятельности периодически посещают торговые точки, они прекрасно знают, какие товары пользуются большим спросом, а какие – меньшим. Поэтому во многих компаниях эти специалисты участвуют в работе над заявками на поставки продукции. В небольших филиалах супервайзер самостоятельно делает заявку на доставку с главного склада. В крупных организациях в штате есть специально приглашенный для этих целей менеджер по закупкам. Он получает информацию о необходимой продукции от супервайзеров, после чего на основе таблиц продаж делает заявки.

Супервайзер имеет заинтересованность в правильном составлении заявок, так как если в пик спроса нужная позиция будет отсутствовать, то продажи его отдела резко снизятся. Например, в канун новогодних праздников ощущается ярко выраженная потребность клиентов, работающих с продуктами питания, в детской «мелкоштучке». Это шоколадные яйца, жевательные конфеты, шоколад и т.п., особенно много заказывают сладостей с символом наступающего года. Если в этот «бархатный сезон» заявки будут необъективно составлены, коммерческий директор и владелец фирмы не пощадят никого!

Вернемся к работе супервайзеров. По величине торговых точек, по их отдаленности от главного офиса и по объему поставок в магазины можно выделить несколько видов сотрудников. Рассмотрим их далее.

Какова цена вопроса?

Заработная плата супервайзера напрямую зависит от компании, в которой он будет работать. Если провести среднюю оценку уровня оплаты труда, то в среднем такие специалисты в месяц зарабатывают от 700 до 1300 долларов, хотя предельной планки здесь нет. Однако стоит понимать, что чем больше оплата труда, тем обширнее должностные обязанности супервайзера, но эти задачи вполне выполнимы.

Кроме того, на такой должности всегда имеется перспектива стремительного подъема по карьерной лестнице, например, до директора филиала или даже выше, все будет зависеть от личного желания работать, любви к своей профессии и желании развиваться в данной области. Так что работа супервайзера — это отличный шанс для людей, желающих построить успешную карьеру. В любом случае такая должность дает огромный опыт в различных сферах деятельности. Это умение управлять и сотрудничать с людьми, ставить перед собой задачи и успешно их выполнять, что в итоге приводит к формированию ценного опыта, который пригодится и в других профессиях.

«Сетевик»

Он работает с торговыми представителями, которые посещают определенные торговые сети. Постоянно контактировать с подчиненными у него уже нет необходимости, но контроль, конечно же, присутствует. Функциональные обязанности супервайзера-«сетевика» – проводить переговоры с лицами, принимающими решения в данных сетях. Так как в подобных магазинах все товары, которые могут лежать на полках, четко прописаны, супервайзеры проводят ротацию, то есть смену позиций в списках. Это все должно быть тщательно согласовано и часто проплачивается той фирмой, в которой супервайзер работает.

Нередко сетевик также имеет обязанности супервайзера мерчендайзеров, но этим занимается отдельный человек, если фирма содержит большое количество «мерчей».

Кто такой супервайзер?

Даже самый опытный директор не сможет эффективно управлять коллективом из нескольких десятков или сотен человек. Чтобы доводить распоряжения начальства до подчиненных и контролировать их исполнение, необходимо построить иерархическую структуру: поделить всех сотрудников на небольшие группы и поставить во главе каждой из них ответственное лицо — супервайзера.

Что за профессия «супервайзер»? Это руководитель группы из 5–15 человек, выполняющих схожие функции. Главными обязанностями супервайзера являются распределение задач между членами команды, контроль достижения поставленных целей и формирование отчетности, на основании которой вышестоящее начальство делает выводы об эффективности работы подразделения. Иначе говоря, супервайзер — это связующее звено между руководителями предприятия и рядовыми сотрудниками.

О том, кто такой супервайзер, на отечественном рынке труда лучше всего знают торговые компании: в прочих отраслях аналогичные обязанности выполняют другие руководители — менеджеры, начальники отделов, контролеры. В сфере рекламы и продаж супервайзеры координируют работу рядовых сотрудников — мерчандайзеров, промоутеров, торговых представителей и продавцов-консультантов.

Обязанности супервайзера мерчендайзеров

Если фирма уже вышла на приличные объемы продаж, и ее продукция представлена в большинстве сетевых магазинов, многие задумываются о собственном мерчендайзере. Это человек, занимающийся выкладкой продукции на полках магазинов. Не секрет: владея наукой правильной расстановки товаров, можно увеличить продажи в несколько раз.

Конечно, крупные торговые точки имеют специальный персонал, который выкладывает поступивший товар, красиво расставляет его, следит за сроками годности. Но гораздо лучше иметь собственного мерчендайзера, который будет работать только со «своим» товаром. Как только мысль о таком сотруднике обретает достаточно четкие очертания, возникает необходимость рекрутинга, чем и займется супервайзер.

Типы супервайзеров

Помимо общих функций контроля качества работы супервайзер исполняет множество других, которые зависят от сферы применения его сил.

Но в любо случае он остается промежуточным звеном между начальником и рядовыми исполнителями.

Супервайзер у промоутеров

Занимается контролем исполнения рекламной кампании.

Следит за работой промоутеров: людей, зазывающих покупателей к стендам с продукцией или раздающих листовки. Объясняет им методику работы с клиентами, следит за наличием рекламных материалов и заказывает их со склада.

Супервайзер может
подбирать сотрудников для работы в его бригаде
Составляет график выхода на работу и своевременную замену заболевших работников.

Cупервайзер должен быть готов выйти на замену выбывшего подчиненного, если его некем заменить.

Как правило, это человек, имеющий обширный опыт работы промоутером и зарекомендовавший себя с хорошей стороны, проявивший талант лидера и организатора.

Работа мерчендайзера

Выбрав из претендентов своих будущих подчиненных, супервайзер вводит их в курс дела: с чем предстоит иметь дело, каков график работы, условия оплаты. Далее мерчендайзеры приступают к выполнению обязанностей, а супервайзер, опять же, наблюдает: придерживается ли сотрудник выбранного маршрута, правильно ли выкладывает на полки товар, следит ли за сроками годности. Кстати, многие из обычных покупателей не знают, что самые свежие продукты прячутся назад, а те товары, у которых срок подходит к концу, красуются на самом видном месте. Это и есть один из главных принципов мерчендайзинга.

Часто в обязанности супервайзера по сетевым магазинам включают организацию промоакций. Но крупные фирмы, прочно закрепившиеся на отечественном рынке, предпочитают отдать эту ответственную работу профессионалам – рекламным или BTL-агентствам.

Образец должностной инструкции супервайзера

Общий раздел

Супервайзера нанимает и увольняет глава фирмы по представлению зам. директора по продажам.
Супервайзер подчиняется зам. директора по продажам.
Кандидат на эту позицию обязан удовлетворять следующим критериям:
наличие личного автотранспорта и водительских прав категории «B»;
опыт в сфере продаж от трех лет.
Если супервайзер временно отсутствует (отпуск, непредвиденные обстоятельства и пр.), то его заменяет другой специалист, назначенный зам. директора по продажам.
От супервайзера требуется разбираться в:
профильных стандартах качества;
теоретических основах менеджмента, рекламы и маркетинга;
основных параметрах продаваемых товаров;
факторах, влияющих на реализацию продвигаемых товаров;
особенностях товарной номенклатуры;
параметрах оформления расчетов в торговле;
принципах ведения соответствующего документооборота;
современных принципах мерчендайзинга;
приемах претензионной работы;
методах урегулирования спорных ситуаций;
современных техниках продаж;
особенностях деятельности основных партнеров фирмы;
нормативах санитарии, правилах охраны труда и пожарной безопасности;
методах оценки результатов деятельности подчиненных;
способах применения программного обеспечения в торговой деятельности;
алгоритмах взаимодействия с партнерами фирмы.
Супервайзер ориентируется на:
документацию фирмы;
разделы инструкции.

Функции

Супервайзер решает следующие задачи:

Обеспечивает руководство агентами и промоутерами.
Доводит до подчиненных планы продаж.
Консультирует подчиненных в границах своей должностной компетенции.
Информирует подчиненных о планируемых мероприятиях в сфере маркетинга.
Проверяет наличие у торговых агентов промо-материалов, образцов, рекламных проспектов.
Участвует в разработке маршрутов торговых агентов.
Отслеживает степень загрузки подчиненных и соблюдение ими графика работы.
Участвует в разрешении спорных ситуаций с клиентами.
Отвечает за корректность профильной документации в сфере своей деятельности.
Готовит отчеты в соответствии с установленными в фирме правилами.
Информирует зам. директора по продажам о текущей ситуации и проблемных моментах.
Обеспечивает подготовку новичков для участия в процессах реализации.
Отслеживает корректность сдачи выручки подчиненными.
Отслеживает ситуацию с запасами реализуемых товаров.
Проводит подготовительную работу по реализации товарных новинок.
Отслеживает соблюдение подчиненными правил реализации товаров.
Наблюдает за колебаниями спроса клиентов на товарные позиции.
Обеспечивает соблюдение подчиненными норм санитарии, трудовой дисциплины, соответствующих правил безопасности.
Отслеживает корректность ценовой политики по реализуемым товарным группам.
Участвует в планировании продаж совместно с зам. директора по продажам и другими супервайзерами.

Ответственность

Супервайзер может нести ответственность в следующих ситуациях:

За правонарушения, совершенные в процессе выполнения должностных функций, — в том порядке, который дан в разделах административного, трудового и уголовного законодательства.
За невыполнение своих профессиональных обязанностей — в границах, закрепленных в трудовом праве и внутренних документах фирмы.
За нанесение материального ущерба работодателю, — в пределах, прописанных в положениях соответствующего законодательства.

Права

Супервайзер наделен фирмой следующими возможностями:

Получать от сотрудников сведения, нужные для качественного исполнения должностных функций.
Контролировать эффективность деятельности подчиненных.
Предлагать менеджерам фирмы меры по улучшению торговой деятельности.
Участвовать в собраниях руководства фирмы, посвященных процессам торговли.
Визировать документы по торговым операциям в пределах должностной компетенции.
Получать надбавки и премии по мере выполнения показателей эффективности (KPI).
Предлагать руководству фирмы кадровые решения по подчиненным специалистам.
За счет работодателя проходить профподготовку в соответствии с правилами фирмы.
Получать от работодателя компенсацию расходов на бензин и сотовую связь в пределах, указанных в соответствующих внутренних правилах.

Что такое промоакция

Часто в супермаркетах красивые девушки-промоутеры предлагают нам попробовать кусочек торта или вручают полезные и не очень подарки, стоят возле полки с шампунями и настойчиво предлагают попробовать один из представленных или просто дают листовку с какой-то рекламной информацией.

В данной ситуации мы становимся участниками промоакции: расспрашиваем, пробуем, кушаем или пьем. Для того чтобы акция была успешной, должен поработать супервайзер промоутеров. В данном случае он уже не менеджер среднего звена, а обычная рабочая единица, находящаяся в подчинении менеджера рекламного проекта.

Права супервайзера

За счет того, что в подчинении супервайзера находится группа людей, он имеет право на:

Доступ к личным делам работников;
Получение сведений от бухгалтерии касательно условий платы труда сотрудников и других финансовых вопросов;
Требование от руководства обеспечения надлежащих организационно-технических условий для успешной работы сотрудников;
Участие в разработке планов компании;
Внесение предложений о поощрении отличившихся сотрудников.

Кастинг промоутеров

При претендовании на должность супервайзера в рекламное агентство необходимо уточнить, требуется ли им человек на персональном транспортном средстве, так как от того, имеет ли соискатель личное авто, зависит и оплата работы. В отличие от супервайзеров этот работник часто не имеет оклада, его оплата почасовая, так как большинство промоакций проходят в часы пик, а в остальное время дня человек имеет возможность заниматься своими делами: кто-то учится на дневном отделении в университете, кто-то работает на другом месте.

Часто супервайзер промоутеров начинает свою работу в проекте, оказывая содействие в подборе персонала на акцию. Самыми важными качествами промоутеров являются красивая грамотная речь, отсутствие стеснительности и приятная внешность. Многие компании для своих промоакций изготавливают специальную форму. Следовательно, девушки должны быть «заданного размера». Чаще всего форму заказывают сорок второго, сорок четвертого и сорок шестого размеров для девушек, сорок шестого и сорок восьмого – для юношей.

Разновидности профессии

Работа этих людей имеет свои особенности и определенную специфику.

Супервайзер промоутеров -работает над раскруткой и продвижением продукции, организовывает рекламные мероприятия, обозначает место для их проведения и дегустации, дает консультации по проведению рекламных акций, обучает персонал тонкостям продаж. Контролирует внешний вид вверенных ему сотрудников, наличие в их распоряжении рекламной полиграфической продукции, занимается подбором персонала, составляет отчетную документацию о своей деятельности.
Супервайзер мерчендайзеров – решает организационные вопросы, следит за качеством работы подчиненных. Ведает вопросами поступления товаров, консультирует потребителей по всем характеристикам продукции. Отслеживает испорченный товар и составляет график новых поставок.
Супервайзер торговых агентов– набирает персонал, ищет клиентов, развивает продажи, принимает заказы, контролирует поставки товара на торговые точки. Кроме того, он должен уметь урегулировать конфликтную ситуацию, организовать маркетинговые акции, работать на результативность продаж, анализировать потребление товара и отражать реализацию продукции документально.
Супервайзер отдела продаж – ведет плановую и аналитическую деятельность, нацеливает персонал на рост показателей продаж, обсуждает потребности клиентов с менеджерами торговых точек.

Каждый супервайзер специализируется на определенном виде деятельности.

Проведение акции

Прошедшие кастинг промоутеры учат промотекст, который будут говорить во время работы. Обязанности супервайзера промоутеров – проконтролировать, чтобы информация буквально лилась из их уст. Перед началом промоакции супервайзер договаривается с торговыми точками, в которых планируется промоушн, привозит туда оборудование (например, столы для дегустации или стойки для раздачи пробников). К этому времени вся форма уже должна быть на руках.

Обычно акция длится около четырех часов. За час до ее начала супервайзер уже в работе – развозит по точкам материал: листовки, продукцию на дегустацию, подарки, которые вручают за покупку определенных товаров, и т.д. Далее задача супервайзера – обеспечить бесперебойную работу промоутеров, подвозить закончившиеся материалы, сделать фотоотчет.

По окончании акции вся продукция и форма собираются с торговых точек, заполняется отчет. Это и есть финал работы супервайзера промоутеров. С началом следующей акции данный сценарий повторится.

Главная задача супервайзера

Вне зависимости от отрасли, в которой трудится супервайзер, возможно довольно чётко обозначить круг его обязанностей. Главная задача любого супервайзера — контролировать работу других сотрудников. При этом он не является их начальников, не решает кадровые вопросы (дисциплинарные взыскания, поощрения, увольнения, повышения).

Специалист супервайзинга контролирует исключительно профессиональную сторону деятельности других работников. Его можно сравнить с бригадиром на заводе или строительстве — он раздаёт поручения, контролирует скорость и качество их выполнения, но при этом не является начальником в прямом значении этого слова. Его скорее можно назвать руководителем низшего звена.

Особенности работы

Сравнивая занятость в разных областях, мы, конечно же, найдем много общего в том, что входит в обязанности супервайзера, ведь профессия все-таки называется одинаково. Во всех трех случаях он организовывает работу определенных групп людей, обучает их, помогает в освоении новых знаний и умений, контролирует. Но супервайзер должностные обязанности и условия труда может иметь разные:

1. График работы. Супервайзер торговых представителей, в отличие от своих коллег, обязательно трудится полный день.

2. Система оплаты труда. Супервайзер промоутеров практически всегда имеет почасовую оплату, которая увеличивается, если он работает на собственном автомобиле.

В какой сфере работают супервайзеры

Английское слово «supervisor» можно перевести как «наблюдатель» или «смотритель». Сейчас так называют административную должность, предполагающую контроль работы сотрудников предприятия или организации.

Супервайзеры работают в государственных учреждениях, учебных и научных заведениях, самых разных отраслях бизнеса и торговле.

В зависимости от области, в которой трудится этот специалист, список его полномочий и обязанностей корректируется. Разумеется, что супервайзер в университете и в торговой сети выполняют разные функции, хотя и в едином направлении. В рамках данной статьи мы рассмотрим обязанности супервайзера торговых представителей, но на этом примере можно получить представление о содержании профессии в целом.

Супервайзеры работают в государственных учреждениях, учебных и научных заведениях, самых разных отраслях бизнеса и торговле.

Особенности профессии супервайзера

Готовность и умение выполнить задачи, выполнение которых он требует от находящихся в его подчинении людей.

Профессиональные навыки и умения супервайзера

В идеале представитель этой профессии должен уметь планировать работу и прогнозировать ситуацию.

Управленец должен освоить технику ведения переговоров, разбираться в специфике продаж и структуре рынка.

Супервайзер – это прежде всего лидер, который должен научить коллектив его слушаться.

Личные качества супервайзера

Управлять людьми– это целое искусство.

Необходимо обладать, прежде всего, задатками лидера, иметь коммуникативные и творческие навыки, а также организаторские способности.
Для должности супервайзера характерен нестандартный подход к ситуации, способность анализировать, умение спланировать рабочий процесс.
Управленец должен быть требовательным не только к окружающим, но и прежде всего к себе, владеть деловой этикой и основами психологии, иметь быструю реакцию, моментально воспринимать новшества.

Работа связана с необходимостью постоянно быть на ногах, поэтому нужно быть вдобавок ко всему активным и энергичным.