Извещаем работников о приближении отпуска: образец уведомления и порядок его вручения

Подготовка приказа о графике отпусков

Каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в году. Эта норма прописана в трудовом законодательстве. При этом обязательства по его предоставлению наложены на работодателя.

Часто работники не идут в отпуск, а работодатели отмалчиваются. Хотя в законе прописано, что непредоставление отпуска не может производиться в течение двух лет подряд.

Действенным способом отправления сотрудников в отпуск является составление графика. На основании документа происходит информирование работников о количестве отпускных дней, порядке их использования. Приказ о графике отпусков должен быть составлен своевременно в соответствии с определенными требованиями.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

• в первую очередь это название компании,
• дата составления документа,
• сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
• и его подпись,
• а также собственно содержание документа
• и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Правила составления и структура

Ни один действующий нормативный акт, который на сегодняшний день осуществляет регулирование процедуры составления уведомления об отпуске за исключением сроков его составления и вручения работнику, не предоставляет правил его оформления.

Нет требований и относительно того, что именно должно быть указано в тексте документа, за исключением общего срока самого отпуска в календарном исчислении, а также тех календарных дат, в рамках которых будет предоставлен такой отпуск.

По своей структуре уведомление делится на следующие части:

• адресная часть, которая обозначает данные о том, кому именно выдается такое уведомление;
• содержательная часть, в которой указываются необходимые сведения для признания такого уведомления действительным и соответствующим требованиям действующего законодательства;
• часть, посвященная подписям сотрудника кадрового подразделения и самого работника, подтверждающих подлинность данного уведомления.

Это важно знать: Как исчисляется отпускной период: методика расчёта отпускных

Что же касается правила составления уведомления, то в него должны включаться следующие сведения:

• кому именно вручается такое уведомление (данные работника, которые позволят его идентифицировать как получателя документа);
• сведения о том, что предоставляется ему отпуск согласно ранее составленному графику;
• данные о том, в какие календарные даты предоставляется отпуск;
• информация о дате составления уведомления.

Указание другой информации осуществляется по решению самого сотрудника кадрового подразделения или руководителя организации.

Составление уведомления происходит на фирменном бланке организации и осуществляется в двух экземплярах.

Что включить в график отпусков на 2020 год

В графике фиксируют точные сроки, когда работник будет отдыхать. Если в 2020 году в компанию придут новые сотрудники, они получат право на отпуск, отработав в организации шесть месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ). Законодательство не требует в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий документ. Новичку достаточно написать заявление, а работодателю – издать приказ. Но удобнее дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников. Тогда будет сразу видно, сколько всего дней отгулял сотрудник за год, были ли переносы и отзывы из отпуска. Но какую запись в этом случае сделать?

На новых сотрудников можно заполнить отдельный график, поставить в нем дату, когда новый сотрудник подал заявление на отпуск. А также указать, что он является приложением к графику на 2020 год. Тогда в первоначальном графике сделайте отметку о наличии приложения.

Всех работников компании нужно ознакомить с графиком отпусков. Однако как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Самый безопасный вариант — ознакомить под роспись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок. Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
• приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Оценить:

Правила вручения

Так как работнику предоставляется отпуск в соответствии с графиком, об этом заблаговременно издается соответствующий приказ. Уведомление готовится на основании такого приказа. Оно выступает в качестве листа ознакомления с самим приказом, а в тексте уведомления может содержаться отсылка к идентифицирующим реквизитам приказа (дата издания и присвоенный номер).

В том случае, если его по каким-то причинам нет на рабочем месте и вручить лично данный документ не представляется возможным (работник находится в командировке или на больничном, о чем есть соответствующие подтверждающие документы), уведомление должно быть вручено работнику путем направления по почте в виде заказного письма с уведомлением о вручении. В этом случае сам документ по почте должен быть отправлен заранее для того, чтобы дата вручения письма (которая отражается в уведомлении о вручении) соответствовала двухнедельному сроку, который установлен Трудовым кодексом Российской Федерации для подобного оповещения.

В том случае, если работник не расписался на втором экземпляре уведомления, либо направленное по почте письмо до него доставлено не было, то считается, что надлежащего уведомления не произошло. Итогом становится то, что отпуск переносится на другие сроки, а его позиция в графике на следующий год может быть изменена.

https://youtu.be/eYnid9dD-RU

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или на сайте. Это быстро и бесплатно!

График отпусков

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Подробнее о внесении изменений в график отпусков читайте в статьях:

• Переносим отпуск в связи с производственной необходимостью
• Получат ли работники с детьми право на отпуск в удобное время
• Когда нужно продлить или перенести отпуск из-за болезни

Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:

• технологические особенности производства;
• характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса;
• наличие сезонности в работе организации;
• иные специфические характеристики ее деятельности.

Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска

При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков

Отпуска, отражаемые в графике

Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:

• очередной основной оплачиваемый отпуск;
• дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами;
• оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).

Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен особый порядок фиксации соответствующих сведений в этом документе.

Составление графика отпусков

Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.

Справка

Ознакомление с содержанием графика отпусков

Что касается ознакомления с содержанием графика, то здесь не все так просто. Это связано с тем, что его правовой статус в действующем законодательстве не определен. Некоторые работники кадровых служб считают, что он не относится к локальной нормативной документации, а представляет собой организационно-распорядительный документ. Другие все же рассматривают его именно как локальный нормативный акт, из чего вытекают требования к порядку ознакомления с ним сотрудников. Прочтите наш материал, чтобы понять, какой вариант вам ближе.

Направление сотрудника в отпуск по графику

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

для формы № Т-6 — заранее составить приказ о направлении работника в очередной оплачиваемый отпуск и ознакомить с его содержанием за две недели до начала отпуска; для формы № Т-7 — дополнить стандартный бланк графой, в которой сотрудник расписывается в том, что его в должном порядке уведомили о приближающемся начале отпуска, и проставляет дату такого уведомления.

О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой статье.

Способы ознакомления адресата с извещением

Как правило, извещение о представлении отпуска вручается лично адресату в руки. Однако если сотрудник по каким-либо причинам отсутствует на рабочем месте, то документ можно направить, к примеру, заказным письмом с уведомлением о вручении.

ВАЖНО! Датой оповещения будет считаться то число, когда сотрудник организации получил на руки документ.

Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:

1. Известить сотрудника необходимо заранее.
2. Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журнал. Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.

Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.

Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Как составить приказ о графике отпусков

Для составления графика используется форма Т-7. Но работодатель имеет возможность на самостоятельное, по личному усмотрению, введение бланка графика

Важно, чтобы он содержал основные графы документа

Выделяют шесть обязательных к заполнению граф:

1. В первом разделе прописывается структурное подразделение, в котором трудится работник.
2. Вторая графа отражает данные о специалисте. К ним относят должность согласно штатному расписанию.
3. Третья графа содержит фамилию, имя и отчество.
4. В четвертом разделе указывается табельный номер.
5. Пятый столбец необходим для указания количества дней отпуска (календарных), на которые может претендовать сотрудник. Отдельно указывается дробление отпуска (при желании работника и разрешении работодателя).
6. Шестая графа содержит дату начала отпуска сотрудника.

После составления документа производится его заверение у руководства учреждения. Далее сотрудники знакомятся с подписанным документом.

Дополнительно могут быть введены графы с указанием фактической даты выхода работника, наслоения отпусков за два года друг на друга. Если в один период работник уходит в отпуск за предшествующий период, то ставится пометка в графике.

Для того, чтобы понять возможность ухода в отпуск за два года, стоит рассмотреть пример. Сотрудник принят на работу 25 июля 2018 года. Первый рабочий год у него заканчивается 7 июля 2020 года, а второй – 7 июля 2020 года. Если он возьмет отпуск в мае 2020 года (за первый год) и в ноябре 2020 года (за второй год), он может отгулять два отпуска.

Отражаем информацию об отпуске в личной карточке

Если сотрудник заранее уходил в отпуск, то в графике отмечается отсутствие календарных дней на предстоящий период.

Для утверждения приказа о графике отпусков можно воспользоваться двумя способами. В первом случае руководитель лично подписывает документ, а во втором – издается приказ организации.

Первый способ предусматривает проставление визы начальника в верхнем правом углу документа. Второй вариант – создание приказа с утверждением графика отпусков, который будет являться приложением.

Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков

Для такого приказа нет какой-либо стандартной формы. Компания имеет право составить его произвольно, на фирменном бланке.

В верхней его части указывается полное название фирмы, дата и место оформления. Далее записывается слово «Приказ» и проставляется его порядковый номер. Ниже следует краткое название документа, к примеру «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска».

Затем идет вводная часть, в которой указывается причина, из-за чего решено произвести перенос даты отпуска. К примеру, «На основании заявления о переносе отпуска…» либо «В связи с вводом в эксплуатацию нового станка на основании согласия работника…».

Дальше записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам излагаются распоряжения:

• Указание на перенос даты начала отпуска, с проставлением с какой даты переносится и на какую;
• Указание кадровому специалисту произвести соответствующие изменения в графике отпусков.

Приказ о внесении изменений в график отпусков утверждает руководитель компании. Ниже его должны подписать упомянутые в нем сотрудники, и проставить дату ознакомления.

>Какие правила оформления и внесения изменений в график отпусков? Разбираемся в нюансах

Уведомление об отпуске по графику образец заполнения

Уведомление о предоставлении отпуска работнику, образец которого представлен в письменном виде – оптимальный способ известить сотрудника. Работодатель сможет соблюсти требования законодательства, а при необходимости предоставить подтверждение своевременного оповещения. Нужно не забывать о том, что работник обязан поставить свою роспись. Без нее документ считается недействительным, так как факт ознакомления с ним невозможно доказать.

Образец уведомления об отпуске может включать:

• название, а также номер документа;
• наименование организации;
• дату издания уведомления;
• наименование должности сотрудника;
• фамилию и инициалы работника;
• дату начала и окончания отдыха;
• количество календарных дней.

Если вам необходимо составить уведомление о времени начала отпуска, образец можно скачать .

При необходимости документ может быть дополнен другой информацией на усмотрение руководителя или специалиста кадровой службы. В каком бы формате не было составлено уведомление, оно считается правильно подготовленным или оформленным при наличии подписи сотрудника и дат начала и окончания положенного отдыха. Помимо этого на нем должна стоять роспись руководителя организации.

Нередко сотрудники организации отказываются от отдыха в пользу компенсации, при этом продолжают трудиться по установленному графику. В этом случае нужно составить акт, в котором отражен факт своевременного уведомления о предоставлении отпуска, а также отказе от него. Следует отметить, что не все категории работников могут трудиться без положенного по закону отдыха.

Если уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска образец было вручено, но сотрудник изъявил желание получить компенсацию, он должен предъявить соответствующее заявление. Работодатель должен с ним ознакомиться, а при согласии – подписать.

Как уведомить сотрудника

Чтобы оповестить служащего о предстоящем отдыхе, нужно составить 2 экземпляра документа. Один выдается сотруднику, второй должна быть на предприятии. Обязательно проводят персональное ознакомление. Каждому работнику вручается уведомление в письменной форме. Узнать об отдыхе сотрудникам можно несколькими способами:

• При личном общении со специалистом кадровой службы;
• Во время ознакомления с приказом об отдыхе;
• При составлении графика отпусков работники расписываются в бланке ведомости, тем самым выражают факт ознакомления;
• В подразделении служащий может поставить подпись в рабочем журнале начальника отдела.

Чтобы зарегистрировать извещения, создают специальный журнал учета документов.

Что делать, если сотрудник не подписывает документ

Если труженик не изъявляет желаний отправиться в отпуск в обозначенный период и не дает согласия оставить подпись, необходимо решить проблему одним из способов:

1. Мирным путем. Руководитель обязан побеседовать с работником, выяснить, почему он не согласен уйти на отдых. При обоснованном разъяснении его отказа исправляют требования. Это может быть ошибка при составлении документа, неправильное указание периода.
2. Если вопрос не решился мирным путем, составляют акт, свидетельствующий об отказе в подписании извещения. При наличии такого документа наниматель принудительно отправит служащего на отдых. При этом никаких противоправных и незаконных действий он не совершит.

Акт об отказе подписать бумагу оформляет отдел кадров. Чтобы документ имел силу, работнику в присутствии 2 свидетелей вслух читают текст. Также служащий должен написать объяснительную записку с подробным описанием причин его отказа.

Нужно ли уведомление о начале отпуска

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Дополнительные меры

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

• о начале реорганизации;
• об оформлении объяснительных;
• о переводах сотрудников в другие отделы;
• о том, что были изменены условия работы;
• о предоставлении отпуска.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

Далее проводится внесение сведений о сотрудниках компании, на которых лежит ответственность за заполнение журнала и учет уведомлений.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

• наименование бумаги;
• дата составления;
• номер, присвоенный после регистрации;
• выдержка текста уведомления;
• должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
• дата ознакомления с бумагой;
• данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

В 2020 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Образец заполнения уведомления о начале отпуска

Как оформляется по заявлению работника

Если инициатива по внесению изменений в действующий график исходит от работника, то обязательно нужно получить письменное изложение просьбы. Обычно это заявление, где указано пожелание относительно переноса отпускных дат на другой срок, а также приведена причина для этого действия.

Например, получив заявление о переносе в связи с больничным, работодатель вправе и отказать, так как есть альтернатива — просто продлить отпускное время. ТК РФ оставляет право за директором по решению данного вопроса.

Если же заявление работник подал в связи с нарушением работодателем обязанностей, например, не уведомил за 2 недели о начале отдыха, то отказа быть не может. Следует сразу составить приказ.

Форма распоряжения свободная, желательно на фирменном бланке. Бланк стандартный и включает ряд обязательных реквизитов распорядительных документов:

• название предприятия;
• название бланка;
• дата его оформления;
• место нахождения организации;
• присвоенный номер;
• основание составления;
• распорядительная составляющая;
• подпись директора;
• ознакомительная подпись ответственных лиц и сотрудников, в отношении которых вносятся изменения в график отпусков.

При оформлении приказа на внесение корректировок в график Т-7 нужно обратиться внимание на основание и основную часть документа. В основании пишется причина для исправлений и переноса отпускных дат

В основной части — перечень распоряжений, подлежащих исполнению

В основании пишется причина для исправлений и переноса отпускных дат. В основной части — перечень распоряжений, подлежащих исполнению.

В число распоряжений приказа входят:

1. Перенести начало ежегодного отпуска конкретных сотрудников на другую дату — даются пояснения по длительности переносимого отдыха и дат.
2. Внести изменения в график — приводится его номер и дата.
3. Назначить ответственного за исполнение.

Образец при переносе в связи с больничным

Ниже приведен пример приказа для скачивания.

Обратите внимание, на приказе должны стоять подписи следующих лиц:

• директора,
• работника, чей отпуск подлежит корректировке;
• ответственных лиц, на которых возлагается внесение изменений в график и контроль за исполнением.

Основания

Инициатива работника

В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.

Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.

Инициатива работодателя

Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:

• возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
• скорая реорганизация предприятия;
• возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
• возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
• скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
• возникновение внезапных командировок.

В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Смена фамилии

Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.

Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.

На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.

На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.

Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.

В связи с больничным

Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.

Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.

Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.

Разделение отдыха на части

Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.

Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.

Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.

После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.

Изменение должности

При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.

Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.

Увольнение сотрудника

Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.

Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.

Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.

Изменение количества дней отдыха

Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.

Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней

Как составить уведомление об изменении количества дней отпуска

Да, непростая для кадровика ситуация, когда руководство компании принимает решение о сокращении части дополнительных отпусков для своих работников. Такое изменение законно только в том случае, когда корректировка соответствует трудовым нормам. Чаще всего такая ситуация встречается сейчас довольно часто, если ранее в компании были приняты увеличенные относительно базовых требований сроки доп. отдыха. Зачастую и сотрудниками, и кадровиками это воспринимается как ухудшение трудовых условий, а согласно закону такое недопустимо.

Но отметим, что это применимо строго только по тем моментам, которые регламентированы в Трудовом кодексе. Следовательно, если сначала количество дней было увеличено внутренними распоряжениями по компании, а затем приведено в соответствие трудовым нормам, то это не считается нарушением. Это просто возврат к существующему порядку.

Таким образом, если период по дополнительному отпуску, например, за ненормированный рабочий день в законодательстве установлен в объёме трёх дней в году, если по волеизъявлению нанимателя ранее этот период был увеличен, то возврат к трём дням не будет считаться ущемлением прав персонала. Аналогичная ситуация — когда проходит переоценка условий труда и т. п.

Главное здесь — соблюсти процедуру и сроки уведомления работников, к которым будут применяться новые отпускные условия:

1. Первым делом нужно известить всех заинтересованных сотрудников за 2 месяца до внесения корректировок. Это установлено во второй части статьи 74 ТК РФ. Инструмент здесь — соответствующее уведомление об изменении количества дней отпускного периода, а точнее — об изменении условий договора.

   
   Уведомляем сотрудника о внесении корректировок в трудовой договор

2. Чтобы это сделать, нужно выпустить распоряжение, в котором будут отражены корректировки.
3. После уведомления, согласно статье 72 ТК РФ, а также комментариев Роструда, приведённых в письме №1904–6-1, работодатель должен подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому контракту, где в одном пункте должно быть отражено конкретное уточнение по определённому пункту договора. Формат соглашения не установлен, поэтому его можно подготовить и заключить в удобной форме. Нужно только учитывать в этом вопросе, что допник — неотъемлемая часть трудового договора, поэтому составляется он в двух экземплярах. Один — для работника, второй (с визой сотрудника) определяется в личное дело трудящегося человека.

Важно в этом случае: когда увеличенные отпускной период был зафиксирован в кол. договоре, то и в локальный нормативный акт должны быть внесены уточнения. Из чего вытекает требование статьи 50 ТК РФ, которая предполагает обязательную уведомительную регистрацию уточнённого документа в трудовой инспекции.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Для переноса отпуска в графике отпусков выбирают один из двух вариантов:

• подготовить изменение в график отпусков и утвердить заново — уже с учетом новых сотрудников и тех, кто уволился;
• создать дополнения к графику. Для этого допустимо использовать унифицированную форму № Т-7, переименовав, например, в «График отпусков. Дополнение». Чтобы не составлять отдельный приказ при переносе времени отдыха, дополнительные сведения в форме № Т-7 вносят в графах 8 и 9.

У первого способа один маленький, но очевидный плюс: сотрудники и даты отдыха находятся в одном списке, а значит, найти нужную информацию проще. Минус в том, что трудовым инспекторам может не понравиться, что на один и тот же год сразу несколько графиков отпусков. А законодательство упоминает только об одном, утверждаемом раз в год.

Второй способ (вносить изменения дополнениями), снимет проблему с трудовиками. К нему советуют прибегать кадровые работники.

Образец подскажет, как вносить изменения в график отпусков (см. ниже).

Образец приказа о внесении изменений в график отпусков

Есть вопрос

Чем опасна неактуальная информация в графике?

Неверный график трудовые инспекторы посчитают нарушением трудового законодательства. И вправе выписать штраф по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Санкция, которая грозит организации, составляет от 30 000 до 50 000 руб. (от 50 000 до 70 000 руб. — за повторное нарушение). Должностным лицам — тем, кто на предприятии официально ответственен за соблюдение трудового законодательства — грозит предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (за повторное нарушение от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех).

На практике проверяющие из Роструда не сразу выставляют штраф. Сначала предписывают компании исправить нарушение. А вот если предписание инспекторов не выполнить, то штраф обеспечен.

Обязательно ли извещение об отпуске — сроки и порядок направления

Базовый нормативный акт, который регулирует основные действия работодателя при определении очерёдности выхода в отпуск персонала компании, а также требования по извещению всех сотрудников об этом — статья 123 ТК РФ.

В первую очередь нормы трудового права регламентируют, что в каждой организации до начала календарного года должен быть утверждён график отпусков, где по каждому сотруднику фирмы установлены точные даты и периоды его отдыха. Отсутствие такого регистра в компании считается административным правонарушением и карается штрафами. Единственные, кто освобождён от этой обязанности, — микропредприятия, чья среднесписочная численность составляет менее пятнадцати сотрудников.

Устанавливается отпускной регистр на основе пожеланий трудящихся, но главное при распределении времени отдыха — производственная необходимость. Поэтому последнее слово здесь остаётся за нанимателем. Отклонение от графика отпусков допускается, но строго только по согласованию обеих сторон, если и нанимателя, и сотрудника устраивает перенос времени отдыха. Вариант, когда работодатель требует перенести отпуск, который установлен в графике, без согласия человека, незаконен. С другой стороны, и работник не имеет права отказаться от даты выхода в отпуск, если непосредственный руководитель или гендиректор компании не дают разрешение на такой шаг. Выход на работу во время отпуска и игнорирование этого периода не будет засчитано за отработанное время. А выход в отпуск в несогласованный день может быть определён как прогул.

Вот из этих законодательных норм и вытекает необходимость информирования работника о конкретном дне начала его отпуска. Подразумевается, что сотрудник имеет право забыть, на какой день в графике стоит время его отдыха, а вот кадровый отдел должен контролировать все даты по каждому работнику предприятия. Срок, в который каждый наниматель должен предупредить человека о начале отпускного периода, а также о дате выхода его на рабочее место, — за 14 дней до отпуска.

Заметьте, что если работник-совместитель (внешний или внутренний) состоит в отпускном регистре, он извещается тем же способом. Совместительство даёт ему некоторые преференции при планировании отпуска, где ориентир идёт на основное место работы, но если такой сотрудник не позаботился об этом заранее, отдыхать он идёт на общих основаниях либо согласовывает отпуск дополнительно с руководством.

Отсюда вытекает обязанность кадровиков — каждый сотрудник, если он трудоустроен в компании до середины декабря и, следовательно, внесён в отпускной регистр компании, должен быть соответствующим образом уведомлен о начале и периоде отпускного периода. Если же наниматель по незнанию или из-за безответственности кадровика упускает этот момент, непредупреждённый сотрудник имеет право не выходить в отпуск и передвигать дату на тот период, пока не получит уведомление с точной датой отпуска (а срок в нём должен стоять не менее чем за 2 недели с даты его издания).

Для понимания: если кадровик опоздал с письменным извещением отпускника, к примеру, на 7 дней, то и свой отпуск человек совершенно законно может перенести на 7 дней (либо 3, 5 дней, как ему удобно). Чтобы узаконить такой шаг, работнику просто нужно написать заявление, в котором указать в качестве основания для переноса отдыха факт, что он не был должным образом предупреждён о начала отпуска (согласно статье 123 ТК РФ) и самостоятельно определить дату отдыха.

В случае если инспекция по труду не найдёт подтверждения, что сотрудники информируются об отпуске, последуют санкции по статье 5.27 КоАП.

2 ключевых варианта, когда не нужно уведомлять сотрудника об отпуске

Отметим, что наниматель должен известить человека об отпуске по двум основным видам отпусков:

1. Ежегодному оплачиваемому отпуску.
2. Дополнительному.

Это логично, ведь именно эти виды отпусков регламентированы отпускным графиком-регистром, остальные виды отпусков сюда не включаются. Так, если работник берёт отпуск без сохранения зарплаты, он должен сделать это в заявительном порядке, а значит, и уведомлять его об отпуске не нужно.

Другой случай — сотрудник, согласовав предварительно с непосредственным руководством перенос отпуска на другие даты, пишет заявление, и его ему согласовывают. Причём приказ о выходе в отпуск издаётся за 2+ недели. Так как сотрудник расписывается в распоряжении, что он ознакомлен со сроком своего отпускного периода, значит, и дублировать это уведомлением не имеет смысла.

По аналогии проходит и оформление отпусков работникам, трудоустроенным на предприятии менее одного года. Таких сотрудников, как правило, нет в графике, соответственно, они должны написать заявление о желаемой дате и периоде отпуска, за чем следует выпуск приказа, что автоматически исключает обязанность уведомления.

Нужно ли писать заявление на отпуск в случае уведомления

Заявление на отпуск — это просьба предоставить время отдыха. Если работник использует его согласно графику, то составлять такой документ нет необходимости — приказ на отпуск будет составляться на основании информации из графика отпусков.

Но ситуации, в которых написания заявления необходимо, все же существуют:

• Работник договорился с администрацией о предоставлении ему отпуска в иное время, чем указано в графике;
• В графике отпусков проставлен только месяц, а не точная дата начала;
• В отпуск идет новый работник, который не внесен в график.

В этих случаях подписанное руководителем заявление является подтверждением согласования времени отдыха с администрацией, а также служит основанием для оформления приказа и расчета отпускных выплат.

Внимание! В некоторых предприятиях до сих пор может практиковаться написание заявлений на отпуск, даже если он предоставляется по утвержденному графику. Кадровая служба это может объяснять тем, что все необходимые действия по оформлению отпуска выполняются именно на его основании

Это не запрещено на законодательном уровне, хотя и влечет за собой излишний бумажный документооборот.

Порядок ознакомления работника с уведомлением

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Как изменить график отпусков Т-7

В подобных случаях график должен включать следующие моменты, связанные с изменением:

• графой 8 бланка Т-7 предусматривается причина для переноса дат отпускного периода — ссылка на приказ, изданный руководителем организации, требующий изменения дат отпускного периода. Образец приказа можно посмотреть ниже;
• графа 9 должна обозначать новые измененные сроки для отдыха подчиненного согласно приказу;
• графа 10 может содержать определенные примечания (к примеру, основание для перенесения отпускного периода и внесения изменений в график);
• графа 7 указывает сроки законного отдыха работника, который фактически использован.

Образец приказа о внесении изменений в график отпусков:

приказа.

Приведенная последовательность изменения названного графика подлежит применению при перенесении намеченного отдыха тех трудящихся, которые уже были указаны в этом документе (это подразумевает тот факт, что на момент его оформления они исполняли свои трудовые обязанности в конкретной организации). В случае, если сотрудник устроился на работу после того, как график отпусков утвержден на следующий год, то данные об отдыхе этого работника фиксируются следующими путями:

• оформлением соответствующего приложения к графику отпусков, который уже утвержден. Составляют его таким же образом и в той же форме, как основной документ. Входить в приложение должны только данные о периоде отдыха принятого работника. Так же как и сам график, оно подлежит утверждению руководителем;
• не внося корректировок в утвержденный график отпусков. В таком случае принятый сотрудник должен составить заявление в свободной форме, которое должно содержать сроки начала и окончания отпускного периода по его усмотрению и его длительность, а работодателем на его основании оформляется приказ о предоставлении отпуска указанному работнику.

Тот способ изменения существующего графика, который стороны посчитают оптимальным, рекомендуется указать в специальном внутреннем акте, предусмотренном в организации

Примеры внесения изменений в график

Образец заполнения графика, если переносится весь отпуск:

Образец измененного графика, если переносится часть отпуска при досрочном отзыве: