Замена ежегодного отпуска денежной компенсацией – в каких случаях допускается и сроки выплаты, пример оформления заявления

Накопилась задолженность по отпускам — что делать?

Нередко у работников накапливаются задолженности по отпускам за несколько лет. И в таких случаях перед работодателем встает вопрос — как разобраться с этими «задолженностями»? Достаточно ли будет компенсировать их деньгами?

Ст. 126 ТК РФ устанавливает основную норму по отпускам: каждому гражданину РФ гарантированно положено 28 дней отдыха за отработанный год. И он должен использовать эти дни «в натуральном виде».

Таким образом, если у работодателя есть задолженность, например, в 100 дней отпуска, потому что сотрудник уже 4 года не брал отпуск, то заменить эту задолженность компенсацией просто так он не может. Только если работник увольняется. И в случае увольнения работодателю придется выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска, то есть за 4 года.

В каких случаях можно заменить отпуск деньгами

Право на отдых, в том числе и в период ежегодных оплачиваемых отпусков, устанавливает ТК РФ. Продолжительность отдыха должна быть не менее 28 дней в году (ст. 21, 115 ТК РФ). Право на отдых является одновременно и обязанностью работника: получить вместо отпуска денежный эквивалент, продолжая работу, он не может.

Вместе с тем, некоторым категориям работников положен более длительный ежегодный отпуск либо дополнительный.

К примеру, работники-инвалиды имеют право отдыхать более длительно — не менее 30 дней в году (ФЗ-181 от 24/11/95 г.), а работники с ненормируемым режимом труда, трудящиеся на Крайнем Севере, имеют право на дополнительные отпуска (ст. 116 ТК РФ).

Могут устанавливаться такие дополнительные выходные и локальными актами компании, предоставляться и оплачиваться по инициативе администрации.

Разница между установленной нормой отпускных дней (28) и более длительным отпуском, предоставленным работнику, может по его желанию компенсироваться. Отпуск в 28 дней или его часть не заменяется денежной компенсацией, за исключением случая, когда работник увольняется, не успев уйти в отпуск за проработанный ранее период.

Дополнительные отпуска, однако, не во всех случаях закон позволяет заменить компенсацией.

Бывают ситуации, когда работник, не пользуясь отпуском течение 2 лет, рассчитывает получить деньги за весь этот период или его часть: к примеру, отгулять 28 дней, а за оставшееся время, которое ему «должна» фирма, получить деньги. Однако компенсацию ему начислить в данном случае нельзя.

Законодатель позволяет «взять деньгами» все те же дополнительные дни за каждый год, все сразу или частями, а период по 28 дней за каждый год – отдыхать (абз. 2 ст. 126 ТК РФ). Конечно, это возможно только при условии, что эти дни ему положены по закону. Разберем указанные ситуации более подробно и рассмотрим порядок оформления денежной компенсации отпуска.

Компенсация за отпуск и претензии налоговиков

При выплате большой компенсации работодатель рискует вступить в спор с налоговиками. С их стороны могут появиться вопросы – почему компенсация за все 4 года была отнесена в расходы по налогу на прибыль? Ведь в соответствии со ст. 255 НК РФ на расходы на оплату труда при расчете налога на прибыль нужно относить только компенсацию в соответствии с трудовым законодательством. А трудовое законодательство предупреждает о том, что «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд» (ст. 124 ТК РФ).

Как правило, через суд работодатель оспаривает такие действия налоговиков, ссылаясь на ст. 127 ТК РФ, которая говорит о том, что в соответствии с Трудовым кодексом он обязан выплатить компенсацию работнику за все неиспользованные отпуска.

Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок

Узнать больше

Компенсация за неиспользованный отпуск в 2020 году

Содержание статьи

Законодательством Российской Федерации предусмотрено право каждого работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. У сотрудника, по ряду причин, не всегда есть возможность воспользоваться отпуском . В результате накапливаются дни неиспользованного отпуска. Можно договориться с руководством взять эти дни, когда будет нужно работнику. Но можно ли компенсировать отпуск деньгами 2020, если да, то как это оформить и положена ли компенсация за отпуск при увольнении 2020.

Компенсация части отпуска при условии наличия дополнительного отпуска

Если работник собирается продолжать работать в компании, то заменить компенсацией ему можно только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней. То есть такая компенсация предусмотрена для тех категорий работников, которым по закону положен удлиненный основной отпуск — более 28 дней. К ним относятся:

• работники-инвалиды, продолжительность отпуска — не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
• несовершеннолетние работники, продолжительность отпуска — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• муниципальные служащие, продолжительность отпуска — 30 календарных дней (п. 3 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ).

Также есть категории работников, которым положены по закону ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска:

• работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);
• работники, имеющие особый характер работы (ст. 118 ТК РФ);
• работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
• работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1).

Дополнительные оплачиваемые отпуска могут устанавливаться по усмотрению работодателя с учетом производственных и финансовых обстоятельств. При этом условия и порядок предоставления таких отпусков прописывается коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Стоит отметить, что замена части отпуска денежной компенсацией является не обязанностью, а правом работодателя. Поэтому он может отказать в компенсации. Эта позиция сформулирована, в частности, в Определении Верховного Суда Республики Коми от 15.08. 2011 № 33-4410/2011).

В ч. 3 ст. 126 ТК РФ обозначены категории работников, в отношении которых не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет;
• работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда — им не заменяется деньгами ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Компенсацию за отпуск все эти работники могут получить только в одном случае — при увольнении.

Минимальная продолжительность дополнительного отпуска составляет 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ). Однако конкретную продолжительность такого отдыха устанавливается трудовым договором на основании отраслевого соглашения и коллективного договора.

Та часть отпуска, которая превышает 7 календарных дней, может быть заменена компенсацией. Для этого работнику нужно написать заявление на замену отпуска компенсацией. Кроме того, условие о замене дополнительного отпуска деньгами должно быть отражено в отраслевом соглашении или коллективном договоре.

Работнику, подвергшемуся воздействию радиации в результате чернобыльской катастрофы, неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск компенсации не подлежит (предоставляется на основании п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Как заменить отпуск денежной компенсацией не при увольнении

Можно ли заменить часть отпуска денежной компенсацией? Ответ на этот вопрос положительный. Ежегодный оплачиваемый отпуск заменить денежной компенсацией можно, но не в полном объеме, а частично. Другими словами, заменить деньгами можно те дни ЕО, которые остаются сверх положенного срока в двадцать восемь дней. При совмещении ЕО, а также при переносе отпуска на последующий год, работник имеет право заменить денежной компенсацией части каждого из ЕО сверх положенных законом двадцати восьми дней. Заменить можно и все дни ЕО, превышающие 28 КД, и любое их количество по желанию.

Законом не регламентируется конкретный размер денежной компенсации, которой наниматель может заменить каждый день неиспользованного ЕО, но регламентирует способ начисления выплат.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

• Как оптимизировать налог на прибыль: законные схемы
• Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
• Бухгалтерия интернет-магазина: нюансы и подводные камни

Расчет осуществляется одинаково и в случае прекращения действия трудового договора, и в случае замены при превышении двадцативосьмидневного срока. За основу берутся данные о среднедневной оплате труда.

Кно = К × ЗПд,

где:

Кно — сумма компенсации при замене дней ЕО;

К — число дней ЕО, подлежащее замене;

ЗПд — среднедневная зарплата.

Определение величины среднедневного заработка зачастую вызывает затруднения. Расчет производится по следующей формуле:

ЗПд = ЗПначисл / Код,

где:

ЗПначисл — суммарные выплаты, полученные трудящимся за указанный период;

Код — число дней, когда сотрудник работал.

При определении числа отработанных дней имеет значение, полный или не полный месяц он отработал. Расчет в этих случаях осуществляется разными способами:

• Если работник отработал все месяцы полностью, то Код определяется как произведение числа отработанных месяцев на среднее число КД в месяце, равное 29,3.
• Если месяц был отработан не полностью, то необходимо определить отношение количества отработанных сотрудником дней в этом месяце к общему числу дней месяца. Полученную величину необходимо умножить на 29,3.

Компенсационные денежные выплаты за отпуск – это выплаты, связанные с трудовым взаимодействием фирмы и сотрудника.

Они подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Регламентирующим документом в данном случае является третий пункт (абз. 6 и 7) 422 статьи Налогового кодекса РФ. В нем перечислены исключения из общего правила, по которым НДФЛ можно не платить. Однако компенсационные денежные выплаты, заменяющие ежегодный отпуск, там не упомянуты.

Компенсация при увольнении

Правило исчисления компенсации при увольнении в Трудовом кодексе не установлено. Поэтому работодателям следует руководствоваться старым документом – «Правилами об очередных и дополнительных отпусках» (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).

В Правилах важно обратить внимание на п. 35, где указано, что «при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца».

В связи с этим правилом может возникнуть вопрос: как отсчитывать половину месяца в феврале, в котором, как известно, 28 дней? Нужно ориентироваться не на календарный, а на рабочий месяц, так как отпуск предоставляется за рабочий год.

Допустим, вы приняли работника на работу 17 сентября 2020 года. С 30 ноября 2020 года он увольняется. Работодателю нужно посмотреть, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Первые два месяца отработаны полностью: с 17.09.18 по 16.10.18 и с 17.10.18 по 16.11.18. А третий месяц сотрудник отработал с 17.11.18 по 30.11.18, поэтому, согласно п. 35 «Правил об очередных и дополнительных отпусках», компенсацию нужно платить только за два месяца.

В каких случаях вместо отпуска выдают компенсацию

Право на получение денежной компенсации вместо отпуска предусмотрено ст. 126 Трудового кодекса РФ. Однако надеяться, что можно проработать весь год без отдыха, а затем получить деньги, не стоит. По ТК работнику ежегодно предоставляется минимум 28 календарных дней оплачиваемого отпуска. Этот период замене на материальную компенсацию не подлежит. Это возможно лишь при увольнении сотрудника из компании. Если станет известно, что работник не отгулял отпуск, организацию оштрафуют. Поэтому большинству людей, трудящихся в обычных условиях, рассчитывать на компенсацию отпуска без увольнения не стоит.

Это важно знать: Отпускное удостоверение МВД (образец заполнения)

Однако в некоторых случаях это правило не действует. Даже при желании работника компания не имеет права выдать денежную компенсацию вместо отпуска следующим категориям:

• несовершеннолетним;
• беременным;
• работникам таможни (п. 2 ст. 35 ФЗ №114);
• сотрудникам МВД (ст. 45 Постановления ВС РФ №4202-1);
• работникам, чьи условия труда являются вредными или опасными.

Из последнего правила есть исключения. Согласно ст. 117 ТК РФ, отпуск для работников, чьи условия труда отнесены к вредным или опасным, должен быть увеличен минимум на семь дней. Если реальная длительность дополнительного отпуска больше (например, превышает стандартный не на 7, а на 10 дней), то часть сверх обязательной минимальной надбавки (в данном случае 3 дня) человек вправе по своему желанию заменить на денежную компенсацию. Точно так же, как и в общем случае, он может взять деньги за все дни сверх норматива, или за какую-то их часть. Это может быть сделано по инициативе самого работника или прописано в локальных актах.

Алгоритм действий для оформления и получения компенсации за отпуск

Чтобы получить деньги взамен части отпуска, работнику необходимо написать соответствующее заявление. Можно воспользоваться образцом.

Получив от работника заявление, работодатель издает приказ о замене части отпуска денежной компенсацией, составленный в произвольной форме.

В приказе нужно указать:

• ФИО и должность работника;
• количество дней отпуска, которые должны быть заменены денежной компенсацией, расчетный период;
• основание для издания приказа;
• реквизиты заявления работника.

Работник знакомится с приказом и ставить под ним подпись. После этого работодатель вносит в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2) в раздел 8 «Отпуск» сведения о замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска.

Как заполняются остальные графы?

В графе 1 «Вид отпуска» уточняется, какой отпуск заменяется денежной компенсацией (основной, дополнительный).

Для заполнения граф 2 и 3 «Периоды работы» специфических замечаний нет — они заполняются по общим правилам.

Количество дней отпуска, которое подлежит замене компенсацией, указывается в графе 4 «Количество календарных дней отпуска».

В графах 5 и 6 вносится соответствующая запись «Замена отпуска денежной компенсацией».

В графе 7 «Основания» отражаются реквизиты приказа. Эту же информацию следует зафиксировать в графике отпусков — в графе 10 «Примечание». Просто внесите запись о том, что часть ежегодного отпуска заменена деньгами, укажите при этом количество компенсированных дней.

Оформление заявления на денежную компенсацию ежегодного отпуска

Оформление заявления на денежную компенсацию ежегодного отпуска осуществляется сотрудником. Так как именно он должен изъявить такое желание, то и заявление пишет именно он. В данной бумаге следует указать:

1. Кому адресовано заявление (ФИО работодателя, а также занимаемая им должность).
2. От кого (ФИО работника).
3. Далее укажите следующую информацию: просьбу о начислении компенсации за отпуск, основываясь на ст.126 ТК РФ, укажите период отпуска, точное количество дней, которые должны вам компенсировать. Укажите также, дополнительный это отпуск или ежегодный.
4. Поставьте подпись и дату.

Данный пример заявления актуален и для компенсации части отпуска, и для полной его компенсации.

Кто имеет право на такую выплату при уходе с работы?

Все до единого, несмотря на длительность трудовой деятельности. Не нужно путать компенсацию за неизрасходованный отпуск с правом на отпуск, которое получают сотрудники, отработавшие минимум полугодие. Даже если вы проработали всего 1 месяц на работе, вам полагается оплата дней, которые должны были войти в ваш будущий отпуск.

Использовать весь полагающийся отпуск за раз необязательно и работники могут дробить его на разные части в течение года (разумеется, соблюдая правило обязательного наличия одного периода отпуска сроком не менее двух недель). Потому случается, что работник отработав полгода и израсходовав положенный ему отдых на тот момент, после проработал еще 6 месяцев, например, и решил уволиться. В таком случае из общего числа положенных ему дней за год вычтут использованные и оплатят дни, что сотрудник не израсходовал.

Кроме того, есть еще и понятие полного отпуска для всех работников, отработавших в течение целого года. Из любого правила есть исключения:

1. Выплату за свой полный отпуск могут получить и те, кто протрудился 11 месяцев, в полной мере вошедших в зачет срока работы.
2. На аналогичную компенсацию могут рассчитывать и те, кто проработал от 5,5 и до 11 месяцев, при условии, что увольнение происходит не по их вине, а вследствие ликвидации данного предприятия/организации/сокращения штата.&

Всегда, кроме указанных исключений, действует общее правило – расчет отпуска согласно отработанному вами стажу. И если для вас установлен минимальный в РФ отпуск, то есть 28 дней, делим эти 28 дней на 12 (мес. в году) и получаем число дней вашего отпуска, которые приходятся на каждый отработанный вами месяц – и это 2,33 дня. Этот показатель поможет вам рассчитать дни, подлежащие оплате, если вы проработали меньше года.

Например, Андрей отработал на предприятии всего 5 месяцев и нашел более высокооплачиваемую работу, но за эти 5 месяцев он вправе получить оплату отпускных дней. А чтобы посчитать, за сколько ему нужно оплатить отпуск, требуется умножить 5 на 2,33 – это 11,65 дней.

А Ирина проработала год полностью, кроме того, за предыдущий расчетный период она не в полной мере израсходовала положенный ей отпуск (осталось 10 дней). Тогда к 28 дням отдыха за истекший год добавляем 10 дней за предыдущий год и получаем 38 дней, за которые должны сделать ей оплату ее компенсации.

Может ли работодатель отказать?

Важно понимать, что работник вправе подать заявление на выплату и претендовать на нее, но требовать ее он, увы, не может – пойти навстречу сотруднику или отказать, решать работодателю. Кроме того, есть случаи, в которых согласиться и сам не вправе:

1. Если такой сотрудник беременная женщина.
2. Если работнику меньше 18 лет.
3. Если вы работаете в опасных или вредных условиях.

Для последнего, к слову, есть все же небольшое исключение – если работник работает во вредных условиях, но не хочет отдыхать весь отпуск, с ним можно подписать допсоглашение к его трудовому договору на основании коллективных, отраслевых, межотраслевых и иных договоров и отдать деньгами часть такого отпуска свыше семи дней. То есть, если в целом отдых у такого сотрудника должен длиться, например, 56 дней, 21 день может быть компенсирован деньгами.

Возможно, вам также будут интересны наши материалы про то, как будет происходить «Повышение пенсий россиян в 2020 году» и что делать тем, у кого «Зарплата в конверте — что грозит гражданам сегодня и в будущем?».

Примеры расчета

Пример 1

Ирина Николаевна — специалист отдела кадров в СПб ГБУЗ «Городская поликлиника №5». Зарплата Ирины – 30 тысяч рублей. Согласно коллективному договору у работника бюджетной сферы, к которой относится эта специальность ненормированный рабочий день. Поэтому Ирина Николаевна может дополнительно взять 14 дней к своему отпуску. С 1 мая 2020 года Ирина Николаевна отдыхала 28 дней. Выйдя из отпуска, сотрудница решила получить компенсацию за дополнительный отпуск и написала заявление на имя руководства с просьбой предоставить ей такую денежную выплату. В ближайший день зарплаты Ирина получит выплату в размере 14 286 рублей.

Пример 2

Беременная сотрудница, работающая на предприятии с вредными условиями труда, имеет право на дополнение к стандартному отпуску — 14 дней. Зарплата сотрудницы — 25 тысяч рублей. С 1 июня 2020 года женщина уходит в отпуск и хочет суммировать стандартный и дополнительный отпуска. Об этом она написала в заявлении своему работодателю. Таким образом, дата выхода сотрудницы на работу — 13 июля 2020 года. Отпускная выплата, которую она получит, будет равняться 35 714 рублей.

Декретные выплаты в 2020 году — узнайте полную информацию. Как правильно рассчитать средний дневной заработок правильно с учетом больничного, вы можете узнать здесь. О налоговом вычете на ребенке читайте в этой статье.

Все ли работники имеют право на замену дополнительного отпуска компенсаций?

Работодатель вправе предоставить дополнительный отпуск сотруднику вне зависимости от того, какую должность тот занимает. Даже если работа сотрудника не относится к перечисленным выше категориям.

Если же работа сотрудника связана с каким-либо из перечисленных пунктов, предоставить такой отпуск — обязанность работодателя.

Гражданин может воспользоваться дополнительным отпуском:

• в виде положенных нерабочих дней;
• в качестве денежной компенсации;

Исключением в данной ситуации является группа лиц, которым дополнительный отпуск не может быть компенсирован в денежном эквиваленте.

К ним относятся:

• Сотрудники, не достигшие восемнадцатилетнего возраста.
• Беременные женщины.
• Работники таможенной службы.
• Граждане, получившие радиационное облучение в процессе ликвидации катастрофы в Чернобыле.

Почему допускается перенос отпуска

Законодатель оговорил возникновение ситуаций во время отдыха, когда ежегодный отпуск должен быть прерван или предоставлен в иное время. Такими случаями являются:

• перенос отпуска в связи с больничным ;
• необходимость исполнения государственных обязанностей, на время которых дается по закону освобождение от работы;
• в иных случаях.

Неоплата отпускных, извещение о предоставлении отпуска менее чем за 14 суток до его начала также становятся основанием для переноса отдыха на другой, согласованный с работником срок.

Если производственный процесс требует присутствия работника и его уход в отпуск парализует деятельность организации, с согласия работника отпуск также переносится на другой период времени. При этом он должен быть использован в течение года, следующего за годом предоставления. То есть, работа в течение 2 лет без отпуска допустима.

Поэтому, если потребуется выяснить, допускается ли замена отпуска денежной компенсацией в случае его переноса, помните, что в данном случае законодатель говорит «нет» (ст.124 ТК РФ).

Работникам, возраст которых меньше 18-ти лет, а также занятым на вредных и опасных производствах отпуск должен предоставляться ежегодно, переносы не допускаются.