Факсимильная подпись — это точная копия оригинала. Другими словами, это штамп, который в некоторых случаях можно ставить на бумаги. Однако использовать факсимиле допустимо не на всех документах.
В российском законодательстве нет точного юридического термина, однако данный штамп на практике широко используется многими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Факсимиле — это печать, на которой в зеркальном виде отображена чья-то подпись.
Ее наличие очень помогает, когда необходимо подписать большой объем документов, но нет желания тратить на это время. Ведь поставить штамп гораздо быстрее. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.
Использование факсимильной подписи вместо оригинальной должно быть закреплено в договоре о взаимосотрудничестве. Однако даже в случае договоренности существует ряд документов, которые не обретут юридическую силу при подписании факсимиле.
К ним можно отнести: доверенности, платежные документы, первичную документацию, товарную накладную и счет-фактуру, а также документы, которые направляются в госорганы. Также важно отметить, что на основании факсимильных счет-фактур не получится принять НДС к вычету.
Если, несмотря на вышеперечисленные ограничения, вы считаете, что вам необходим штамп, то мы настоятельно советуем проконсультироваться с профессионалом. Он сориентирует, в каких случаех лучше применять факсимиле.
На каких документах можно ставить факсимиле
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Факсимиле на первичных документах
В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.
Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.
Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.
Факсимиле на доверенности
В вашей торговой компании большой штат торговых представителей или экспедиторов, которые обязаны ежедневно забирать у клиентов деньги по доверенности? Как же много сил уходит у ответственного лица, чтобы подписать каждую доверенность на сбор денежных средств. Было бы здорово решить эту проблему штампом.
К сожалению, не получится. В законе указано, что ставить факсимильную подпись на доверенностях нельзя ни при каких условиях, даже если выдается копия документа. Эта законодательная норма отражена в Письме МНС РФ № 18-0-09/
Факсимиле и счет на оплату
Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.
Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.
Факсимиле и счета-фактуры
Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.
https://youtu.be/IJoMAybiC1M
Необходимость и преимущества использования
Необходимость в применении факсимиле возникает в крупных организациях, где объем документооборота большой, и руководителю приходится тратить много времени на постановку личной подписи. Другие причины — излишняя занятость, отсутствие руководящего лица на рабочем месте.
Документация же требует подписания в определенный срок. Преимущества применения факсимиле:
- ускорение процесса документооборота, чтобы сотрудники не тратили время на изучение и проставление подписей документации при получении;
- возможность распознавания должностного лица, поставившего подобную подпись;
- обозначение в документе полной конфиденциальной информации, позволяющей компании (организации) нивелировать финансовые риски потерь;
- отражение исключительно достоверной информации в сформированном документе;
- быстрое заключение сделок между фирмами, компаниями;
- упрощение обмена документацией внутри компании и за ее пределами.
Справка! Факсимиле делает работу бухгалтеров и предпринимателей упрощенной, ускоренной. Утверждать порядок ее использования компания или фирма при высокой загруженности, обработке для подписания большого количества документов ежедневно вправе самостоятельно. Оригинальная копия подписи ускоряет процесс документооборота, что немаловажно при частом отсутствии руководителя или его заместителя на предприятии. Она может проставляться на первичных документах (нормативные акты, инструкции, регламенты, извещения, приглашения, грамоты, счета-фактуры, договоры, товарные накладные, акты), определяющих порядок ведения делопроизводства.
Гражданско-правовые сделки
Согласно ГК РФ оригинальная копия подписи должностного лица допускается к использованию для заключения гражданско-правовых сделок. Стороны между собой должны оформлять соглашение о порядке применения факсимиле для приобретения юридической силы, отражать подробно условия в тексте основного договора.
В соглашении необходимо четко прописывать все возможности подписания документации с помощью факсимиле либо заключать дополнительное соглашение сторон. В противном случае правовая сделка при спорах в суде может оказаться недействительной. Документ может оказаться фальсификатом, если будет подкреплен факсимиле в случаях, запрещенных законом.
Сфера применения оригинальной копии подписи руководителя — обширная, поэтому нет единой позиции по использованию с точки зрения законодателей. Согласно ст. 160 ГК РФ, подпись может применяться при гражданско-правовых сделках. Но одна из сторон должна ее принять, создав дополнительное соглашение.
Тесно сотрудничающим компаниям во избежание финансовых проблем на момент применения факсимиле юристы советуют разграничивать возможности использования для разных документов, т.е. то разрабатывать подробный перечень.
Предпринимателям же немаловажно сначала изучить судебную практику и правовые нормы, связанные с использование факсимиле. Подписывать соглашение о принятии подписи факсимиле, чтобы подобные документы при рассмотрении в суде могли стать весомым доказательством, приобретали юридическую значимость.
Спорные позиции
Случается, что суды рассматривают дела о степени правомерного применения факсимиле на документации. Конкретные случае разрешения либо запрета в законодательстве не описаны. Так, например, налоговики не принимают заявления на вычет НДС от налогоплательщиков, заявляя, что первичные финансовые отчеты должны подписываться собственноручно руководителем предприятия. Хотя заверение бумаг с помощью факсимиле не приведет к особым последствиям налогового характера.
Факсимиле применяется во многих случаях. Единой позиции законности по использованию не определено. Ясно одно, что ее разрешается применять при гражданско-правовых сделках. Гражданский кодекс РФ все-таки предусматривает законность подписания документов подобным образом.
Юридические сделки
При совершении юридических сделок законодательство не запрещает воспроизводить факсимиле. Однако порядок и случай не должен противоречить соглашению сторон и законодательным актам. Единственный вариант законного применения печати — составление соглашения сторон при заключении либо исполнении сделки.
Для возможности использования факсимиле должен составляться отдельный документ в произвольной форме либо прикладываться к основному договору полный перечь случаев с ее использованием. В тексте прописываются:
- условия;
- вся документация с возможностью использования печати;
- должности и инициалы работников с наличием права на использование оригинальной копии подписи.
Справка! Копия собственноручной подписи, равно как и печать, при разногласиях между компаниями и обращении в суд должна быть наделена юридической силой.
Первичная документация
Ставить оттиск подписи должностного лица на первичной документации в виде прямоугольного штампа не допустимо. Это запрещено законом. Бумаги должен подписывать главный бухгалтер либо руководитель фирмы лично, иначе налоговые службы по отношению к налогоплательщикам могут выдвинуть обоснованные претензии.
Чиновники часто ссылаются на Федеральный закон №129, где указано, что на первичных документах должна проставляться собственноручная подпись руководства. Налоговики в законном порядке вправе обратиться в суд, обосновать свои претензии к налогоплательщикам.
Счет-фактура
По поводу факсимиле на счет-фактурах ходят острые дискуссии. Это злободневный вопрос для налогоплательщиков, ведь фактура — основание для применения налоговых вычетов. Налоговики высказывают единое мнение по отношению к таким документах.
Ставить в них копию подписи недопустимо. Нужен оригинал, иначе счет-фактуры попросту не будут приниматься до вычета по НДС.
Заметка! При разъяснениях вопроса о проставлении копии подписи налоговики ссылаются на законодательные документы и нормы Налогового кодекса РФ, хотя суды нередко встают на защиту предпринимателей. Но выигрышным окажется дело только при составленном дополнительном соглашение сторон по использованию факсимиле. В НК РФ четко указано, что счет-фактура не является основанием для принятия суммы налога к возмещению или вычету, если будут составляться с нарушениями, не соответствовать установленному порядку (ст. 169 НК РФ).
Если счет-фактура выставляется индивидуальным предпринимателем, то она должна подписываться лично его рукой с указанием реквизитов, свидетельства о государственной регистрации. Если составляется организацией, то непосредственно – бухгалтером, главным руководителем, уполномоченным лицом на основании приказа
Договор
Договор можно оформлять, подкрепляя копией оригинальной подписи. Это не противоречит законодательным нормам, но при наличии соглашения между сторонами. Главное, чтобы действительность заверения через факсимиле внушала доверие.
При составлении дополнительного соглашения рекомендуется прикладывать таблицу с образцами подписей и соответствующих оттисков данных лиц, допущенных к использованию факсимиле. Такие действия должны оговариваться между сторонами – участниками сделок.
Если дело дойдет до суда, то договор после подписания будет признан правомерным только в случае совершения ряда действий, свидетельствующих о принятии договорных условий. Если договор заверяется без предварительно составленного соглашения или присутствия ответственного лица на момент подписания, то сделка может быть оспорена в суде.
Справка! Копия подписи применяется при заключении договоров (ст. 162 ЖК РФ). Документы приобретают юридическую силу, равно как и с обычной подписью, но если контрагент соглашается на принятие факсимиле в качестве подписи. В противном случае подобный договор может быть признан судом недействительным. Контрагент останется в проигрыше при несоблюдении письменной формы сделки.
Товарные накладные
Заверять товарные накладные копией подписи-оригинала можно при составлении на то дополнительного соглашения. Хотя налоговики опять-таки могут посчитать подобное заверение неправомерным, отказать в вычете НДС. По закону товарная накладная — первичный документ, значит, должна подписываться собственноручно уполномоченным лицом.
Но вопрос – спорный. Накладные идут типовой формы, учрежденной Госкомстатом. Значит, ставить на них подпись от руки необязательно. Полный запрет на воспроизведение факсимиле отсутствует, но проставляться она может лишь на унифицированных формах товарных накладных. Если форма разработана организацией самостоятельно, то применяться уже не может.
Акты
Акты о выполненных работах составляются в свободной форме, унифицированная не предусмотрена. В них отображаются обязательные реквизиты и собственноручная подпись должностного лица.
Напомним, что факсимиле — метод производства воспроизведения ручной подписи человека. В актах для заверения выполненных работ контрагенты имеют право применять, но опять-таки при заключенном соглашении об использовании.
Выпуск в новостей, в котором указан порядок использования факсимильной подписи в счете-фактуре, представлен ниже.
https://youtu.be/fteRnbrAicQ
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.
Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.
Судебная практика относительно факсимиле
Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.
Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?
Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.
В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.
Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.
Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.
Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.
Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.
Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.
Источники:
Об использовании факсимиле
О факсимиле на доверенностях
Правила подписания счет-фактур
Когда разрешается и когда запрещается
Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:
- письма благодарности;
- грамоты, приглашения;
- подтверждение оплаты по аккредитиву;
- патенты, свидетельства, сертификаты;
- результаты ЕГЭ.
При определении перечня документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью, следует обращать внимание на регион, так как этот фактор также оказывает влияние.
На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:
- законодательные акты;
- декларации для налоговой;
- трудовые договоры;
- доверенности;
- первичные документы;
- счета-фактуры;
- заявления физ и юрлиц.
https://youtu.be/KRS83STOIck
