Должностная инструкция работника — обязательный документ?

Что это такое?

Справка. Должностная инструкция — локальный нормативный акт организации, регламентирующий полномочия и обязанности сотрудника.

Документ разрабатывается в соответствии с трудовым и федеральным законодательством по инициативе руководства.

Положения инструкции распределяют нагрузку между работниками организации с учетом их квалификации.

Иные задачи, которые решает инструкция:

выработка критериев оценки трудовой деятельности;
перечисление трудовых действий, ожидаемых от сотрудника;
оценка квалификации и разработка ориентиров для ее повышения;
оценка соответствия вакантной должности;
ранжирование должностей с индивидуальными системами оплаты и дисциплины;
сохранение дисциплинарного баланса за счет установления сроков выполнения задач;
определение функциональных связей с другими подразделениями или структурами;
установление прав и обязанностей работника.

Разработка должностной инструкции не обязательна, но позволяет решать ряд управленческих и исполнительных задач. Например, она может служить доказательством правомерного отказа в приеме на работу по причине недостаточной квалификации. В законе упоминается косвенно в Постановлении Минтруда РФ N 9 от 09.02.2004, где сказано, что в основе положений инструкции лежат квалификационные характеристики.

Отличие от функционального руководства

Функции и обязанности сотрудника формально различаются по нескольким признакам.

Функциональные руководства выделяют общие характеристики, присущие профессии или должности, и определяют цели трудовой деятельности.
Должностные позволяют их конкретизировать и классифицировать, а также отразить пути для достижения результатов.

Чем отличаются функциональные руководства от обязанностей:

Сущность. Функции означают цель и результат, обязанности — средства их достижения.
Иерархичность. Функциональные руководства первичны в отношении к должностным, на их основании устанавливаются обязанности сотрудника.
Оформление. Функциональные инструкции могут не издаваться отдельным соглашением, а быть частью трудового договора, в то время как должностные инструкции выступают в качестве самостоятельного документа.

К примеру, в соответствии с профессиональным бухгалтерским стандартом, утвержденным приказом Минтруда РФ №103н от 21.02.2019, бухгалтер выполняет функции по ведению финансового учета, из которых формируются обязанности по принятию первичных документов, денежное измерение объектов учета и их итоговое обобщение. Перечисленные позиции отражаются в трудовом договоре и должностной инструкции.

Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.

Задать вопрос

Описание должности

Почему необходимо описывать должность?

Успех в деле подбора кандидата на вакантную должность в большой степени зависит от тщательного описания его должности. Оно даёт Вам возможность взглянуть изнутри рабочего процесса на профессиональные и личностные характеристики, которые потребуются от сотрудника для успешного выполнения этой работы, и поможет Вам распознать подходящего кандидата на собеседовании.
Кроме того, описание должности закладывает фундамент ясного понимания между работодателем и кандидатом об ответственности, возлагаемой на данную позицию. Оно послужит базой для постановки целей, оценки исполнения и развития Вашего сотрудника в процессе его работы с Вами. Описание должности также окажет сильное влияние на содержание Вашей Заявки на подбор персонала нашим агентством.

В оперативной публикации вакансии мы используем сжатые сведения о требованиях, обязанностях и условиях, взятые из Вашей Заявки, что также влияет на эффективность поиска.

Таким образом, составление Описания должности – это основа успешного подбора. Если Вы точно представляете перед размещением заказа, кого планируете найти, то весь процесс подбора становится наиболее точным и быстрым.

Как начать

Описание должности – это список ответственностей, обязанностей, условий труда, требуемых личностных качеств и отчетностей для данной должности.

Следующие детали являются необходимыми для Описания должности:

Личностные качества (относящиеся к требуемой должности), например:

· Коммуникабельность, лидерство, организаторские способности, менеджерские навыки, инициативность, мотивированность и др.

Рабочая среда (специфичная для Вашей компании):

· Условия работы

· Режим работы

Общая информация о должности (относящаяся к структуре и задачам):

· Название должности и возможные отождествления

· Краткое описание работы

· Описание задач и обязанностей

· Описание подчинений (какой отдел, кто прямой начальник и т.д.)

· Режим работы для данной должности

· Контроль работы (отчёты, ожидаемые результаты и т.д.)

Сложные должности

Для некоторых должностей проще обозначить зону ответственности, описав перечень задач. Но для наиболее сложных должностей будет еще эффективнее сначала обозначить цели и ответственность, а только потом задачи. Подход, рассматривающий сначала цель, затем должен проводить к достижению результата через индивидуальные обязанности. Например:

Цель:

Максимальная информированность потенциальны клиентов о продукции компании

Задачи:

• Отслеживание тенденции методов продаж

• Определение стратегии распространения информации

• Планирование рекламных проектов с расчётом расходов и ожидаемых результатов

• Постановка задач креативному отделу и контроль их исполнения

• Составление отчётов по рекламным кампаниям

• Координация производителей и распространителей рекламного материала

• Координация сбора информации о продукции компании (техотдел, производственный отдел)

• Сбор и анализ результатов проводимых рекламных акций

• Подготовка управленческих отчётов с рекомендациями и планами развития

Можно расширить некоторые задачи до ключевых показателей. Из основанной на задачах информации кандидат сможет сделать выводы о том, что от него ожидается.

Кто должен разрабатывать документ на предприятии?

Распределение нагрузки и должностных обязанностей между подчиненными лежит на ответственности руководителя. В его полномочиях передавать управленческие функции сотрудникам организации или подконтрольным структурам. Должностные инструкции разрабатываются как единолично, так и в составе рабочей группы, в которую входят:

сотрудник кадровой службы, разрабатывающий методические рекомендации;
руководитель отдела, определяющий круг обязанностей;
штатный юрист, утверждающий юридические аспекты и определяющий соответствие положений инструкции закону;
директор, издающий приказ об утверждении инструкции.

Важно! Если руководитель организации не занимается разработкой трудовых документов, то полномочия передаются другому сотруднику на основании приказа о возложении дополнительных обязательств. В нем перечисляются функции, обязанности и реквизиты уполномоченных работников.

Как правильно оформить ДИ в 2020 году?

Форма документа законодательно не регламентирована, но при разработке должностной инструкции рекомендовано придерживаться справочника работ и профессий (ЕТКС) или классификатора должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС). Структура бланка разрабатывается в соответствии с требованиями ГОСТ.

Требования ГОСТ

Действующий ГОСТ Р 7.0.97.2016 отражает рекомендации по оформлению производственных и организационных нормативных документов. Среди них:

общие требования;
условия оформления реквизитов и схемы их расположения;
образцы бланков.

Локальные акты заполняются распространенными читабельными шрифтами №12-14 с отступом абзаца в 1,25 см. Основные требования по ГОСТу:

эмблема организации помещается в верхнем центральном или левом поле документа под реквизитами;
реквизиты располагаются справа, сверху или посередине в верхней части листа, где перечисляются наименование организации, адрес регистрации, ИНН, ОГРН, дата утверждения, должность и имя сотрудника, уполномоченного утверждать инструкции;
в созданных копиях ставятся пометки, расшифровывающие местонахождение оригинала;
подписи и печати ставятся раздельно и не сливаются;
для заверки несколькими лицами блоки с их реквизитами распределяются друг под другом в соответствии с должностной иерархией.

Внимание. Электронные документы заверяются цифровой подписью, которая не перекрывает текст документа. На бумажном носителе инструкция представляет лист формата А4.

При размещении информации на нескольких страницах они нумеруются. Схемы расположения реквизитов и образцы бланков приведены в Приложения — к ГОСТу.

Структура и разделы: как составить документ?

При создании должностных инструкций можно пользоваться типовыми образцами, собранными в базе ГАРАНТ https://base.garant.ru/6135453/. Для сотрудников подразделений, выполняющих функции по противодействию незаконному обороту наркотических и психотропных веществ, инструкции заполняются в соответствии с требованиями Приказа Госнаркоконтроля №235 от 25.11.2003.

По общепринятой форме под словом «Утверждаю» в шапке сверху перечисляются реквизиты организации, ниже посередине указывается наименование документа и должность, дата утверждения и учетный номер. Структура предполагает разделы, пронумерованные римскими цифрами:

Общие требования с указанием должности, наименования подразделения или отдела, порядка назначения и освобождения от обязательств, порядка замещения временным сотрудником, требований к квалификации.
Функции, отражающие цели и задачи работника в соответствии с должностью.
Должностные обязанности, перечисляющие действия сотрудника для выполнения возложенных функций.
Права в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, а также вытекающие из трудовой деятельности, например внесение предложений, ознакомление с решениями руководства, оказание содействия и получение информации.
Ответственность, отражающая исполнение обязательств в соответствии с инструкцией, материальную ответственность, недопустимость правонарушений.

Последним может располагаться раздел, регулирующий условия взаимодействия сотрудника с другими подразделениями. Ниже указываются реквизиты нормативного акта, на основании которого разработана инструкция (справочный классификатор, ТК РФ, бухгалтерский стандарт).

Документ согласовывается с руководителем подразделения, в которое оформляется сотрудник, о чем свидетельствует его подпись. В самом низу работник ставит отметку об ознакомлении. Также отметка об ознакомлении может ставиться в журнале или листе ознакомления в качестве приложения.

Важно! В реквизитах указывается дата утверждения, а не оформления инструкции.

Содержание раздела “Описание должности”

Значение должностных инструкций Читать далее: Ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция

3 Содержание раздела “Описание должности”

3.1. Обязанности

В этом разделе указывают должностные обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.

Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раздела “должностные обязанности” квалификационных характеристик по должностям служащих.

При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Требования к квалификации сотрудника могут быть изложены и в отдельном разделе должностной инструкции с одноименным наименованием. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений.

3.2.Права

В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами организации.

Конструкция раздела “Права” в наиболее общем виде может быть следующей:

Служащий вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководителя организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы.

2. Присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения).

3. Участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей.

4. Вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков.

5. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений.

6. Запрашивать лично или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

7. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя организации).

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9. Требовать от руководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

В данной статье может быть зафиксировано право служащего на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций, не запрещенных законодательством Российской Федерации.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:

1. Действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

2. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

3. Сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.

Те или иные права можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

Например:

Главный бухгалтер организации вправе:

…

3. Проверять в структурных подразделениях организации соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей.

Однако не следует забывать, что зачастую конкретизация прав приводит к ошибкам. Так, право главного бухгалтера, изложенное в п. 3 вышеприведенного примера, скорей является его обязанностью.

Положения о взаимодействии со структурными подразделениями организации можно обобщить в отдельный раздел “Взаимоотношения”.

Конструкция такого раздела, например, может быть следующей:

Начальник отдела документационного обеспечения в процессе работы взаимодействует:

1. Со всеми руководителями структурных подразделений организации – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами, подготовки и представления необходимых руководству материалов.

2. С юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

3. С отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела, документационного обеспечения.

4. С отделом материально-технического обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

5. …

Как правило, порядок взаимодействия сотрудников структурных подразделений определен Положениями об отделах, службах, и дублирование в должностных инструкциях не обязательно – достаточно отсылки. В том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельного специалиста (не входящего в штат какого-либо подразделения), целесообразно подробно изложить его взаимоотношения с подразделениями и отдельными специалистами.

3.3.Ответственность

Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства. В данном разделе должностной инструкции можно как ограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.

Например:

Главный бухгалтер несет ответственность за:

1. …

2. …

3. Несвоевременное проведение проверок и документальных ревизий в структурных единицах предприятия.

4. Нарушение сроков предоставления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

Как правило, такое подробное регламентирование ответственности сотрудника в должностной инструкции обусловлено наиболее часто встречающимися нарушениями конкретных положений законодательства, халатным отношением к отдельным обязанностям. Однако основными нормативно-правовыми документами, которые должен знать и которыми должен руководствоваться, например, главный бухгалтер организации, является Закон РФ “О бухгалтерском учете”, Налоговый кодекс РФ и иные документы, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей главным бухгалтером. Перечислить в должностной инструкции все возможные правонарушения, характерные для данного участка работы в финансово-хозяйственной деятельности организации, весьма затруднительно.

Представляется, что разработка юристами организации специальных таблиц, сводов извлечений из основных нормативно-правовых актов по вопросам ответственности служащего и ознакомление его с ними под расписку, является более разумным и эффективным. В должностной инструкции же можно отразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности за их совершение.

В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений — пункты о нарушении субординации.

Информация о работе «Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций (на примере Мэрии г. Новосибирска)»

Раздел: Менеджмент Количество знаков с пробелами: 43073 Количество таблиц: 0 Количество изображений: 0

Внесение изменений

Согласно разъяснениям в письме Роструда №4412-6 от 31.10.2007, руководитель вправе самостоятельно определять порядок внесения изменений в инструкцию. Если корректировки связаны с изменением трудового договора, то необходимо письменно оповестить об этом работника под роспись. Рекомендуется изложить документ в новой редакции. Положения инструкции допустимо корректировать на основании приказа о внесении изменений.

Задать вопрос

Обязанности сотрудника организации по ТК РФ

В ст. 12 ТК РФ приведены общие права и обязанности сотрудника. К последним относятся:

добросовестное исполнение обязательств в соответствии с трудовым договором;
соблюдение трудовой дисциплины;
соблюдение требований охраны труда и безопасности;
бережное отношение к имуществу работодателя;
оповещение руководства о возникновении ситуаций, угрожающих жизни или здоровью.

Важно! Работодатель вправе указывать иные права в трудовом договоре и должностной инструкции, вытекающие из специфики трудовой деятельности и возложенных функций.

Положения, ущемляющие интересы сотрудника и противоречащие законодательству, признаются недействительными.

Ответственность, которую несет работник перед работодателем за невыполнение обязанностей

Сотрудник обязан соблюдать нормы трудового договора. Если они не выполняются, работника привлекут к ответственности.

Она бывает следующих видов:

дисциплинарная;
административная;
уголовная;
материальная.

В первую очередь работодатель обязан оценить тяжесть дисциплинарного проступка сотрудника. Если действия работника не привели к нежелательным последствиям, необходимо ограничиться лишь устным замечанием.

Видео

https://youtu.be/kzU-Hmkw6ro

Понятие материальной ответственности приводится в статье 238 ТК РФ. Она возлагается на заключившего с работодателем договор сотрудника. Лицо должно возместить ущерб, нанесенный во время исполнения обязанностей. Однако если работодатель сам виновен в возникновении ситуации, истребовать денежные средства с работника не удастся. Упущенная выгода убытком не признается.

Обратите внимание: В соответствии со статьей 243 ТК РФ, работник несет полную материальную ответственность. Это значит, что лицо обязано возместить всю сумму нанесенных убытков. Однако в ряде ситуаций ответственность ограничена размером оклада гражданина.

К административной ответственности лицо могут привлечь, если нарушены положения КоАП РФ. Обычно к ней привлекаются лица, незаконно работающие на территории РФ. Однако в Трудовом кодексе приводится перечень лиц, которых уволить нельзя.

В список входят:

родители одного и более детей, возраст которых менее 3 лет;
одинокие родители, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет;
лицо, воспитывающее несовершеннолетнего гражданина, потерявшего родителей;
женщины, вынашивающие ребенка или находящиеся в отпуске по уходу за ним;
родители, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
иные граждане, которых защищает законодательство.

Видео

https://youtu.be/1VeIk-Ot9_A

Ненадлежащее исполнение обязанностей

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязательств выносятся замечание, выговор или оформляется приказ об увольнении. В качестве доказательства проступка работодатель испрашивает объяснительную записку, которая предоставляется сотрудником в течение 2-х дней. В случае отказа составляется акт, а затем применяются дисциплинарные санкции.

Работник не наказывается за отказ от работы, представляющей угрозу его жизни и здоровью (ст. 220 ТК РФ), за участие в законных забастовках (ст. 413—414 ТК РФ), за невыполнение обязанностей, не предусмотренных трудовым договором или инструкцией.

Должностная инструкция утверждается по инициативе работодателя, если требуется регламентировать функции и обязанности сотрудников. Документ составляется руководителем или уполномоченным лицом и вступает в силу на основании приказа. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязательств к нарушителю могут применить дисциплинарное взыскание.

Ответственность за нарушения

Существуют законодательно сформулированные виды ответственности за невыполнения своей трудовой функции (ст. 192 Трудового кодекса). Работодатель вправе самостоятельно определять степень и меру взыскания, в том числе обсуждать вопрос нарушения без фиксирования документально.

Виды взысканий:

предупреждение;
выговор;
расторжение трудового договора на основании вины сотрудника.
представление документа о служебном несоответствии;
понижение в занимаемой должности.

Взыскание применяется ситуации, когда по факту нарушения не было выявлено уважительных причин. Причём к нарушению относятся должностные обязанности и по трудовому договору, и по должностной инструкции.

Если сотрудник отсутствовал на работе в рабочее время без уважительной причины, факт должен быть подтверждён соответствующим актом, составленным с привлечением свидетелей. Под понятием «рабочее место» подразумевается не конкретное помещение, цех и т. п., а пункт, в котором работник должен находиться в назначенное руководителем время (командировка, рабочий визит, вылет на самолёт и т. п.).

При отказе работника исполнять свои обязательства по ТД или ДИ работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание. Если сотрудник уклоняется от работы из-за изменений в ТД или ДИ, решение – расторжение трудового соглашения по согласию сторон. Нарушением считается, если сотрудник нарушил правила охраны труда и пожарной безопасности.

Невыполнение требования по прохождению регулярного или внепланового осмотра медицинской комиссией является основанием для взыскания и ответственности, если это указано в договоре. Отказ выходить на работу без прохождения инструктажа по ОТ и ПБ – нарушение.

Несогласие работника подписывать договор о коллективной материальной ответственности равносилен нарушению трудовой дисциплины. Ответственность предусмотрена пунктами о невыполнении своих должностных обязанностей, если ДКМО неотъемлемо связан с прямыми трудовыми функциями.

Если в ходе служебного разбирательства установлено, что в результате невыполнения своей трудовой функции работник повлёк события, наносящие ущерб компании, может быть взыскан материальный ущерб. В подобных ситуациях работодателям не обязательно решение суда, право на получение компенсации за убытки в результате действий работника указано в 238 ст. ТК РФ. Например, при нарушении трудовой функции бухгалтером, в результате которого был нанесён значительный материальный ущерб за рамками начисленной ЗП, остаток задолженности перед предприятием взыскивается через суд.

Также закон действует, если имущество утрачено, повреждено, изношено. Когда для восстановления требуются финансовые вливания или возмещение ущерба, сумма также высчитывается с сотрудника.